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1、企業(yè)公司本部會(huì)計(jì)檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 第一條 為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法和中華人民共和國(guó)檔案法的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制訂本辦法。第二條 本辦法適用于本部。第三條 會(huì)計(jì)檔案的范圍1.會(huì)計(jì)憑證。包括外來(lái)的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對(duì)外對(duì)私改造資料，銀行對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。 2.會(huì)計(jì)賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。 3.財(cái)務(wù)報(bào)告。包括會(huì)計(jì)制度規(guī)定和主管部門臨時(shí)通知2、編報(bào)的主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)，月、季、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表，報(bào)表附注及財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書。上級(jí)主管部門對(duì)報(bào)告的批復(fù)及社會(huì)審計(jì)的審計(jì)報(bào)告。 4.其它會(huì)計(jì)核算資料。與會(huì)計(jì)核算緊密相關(guān)的，由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)資料。主要指會(huì)計(jì)移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，銀行對(duì)賬單及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)專業(yè)資料。第四條 會(huì)計(jì)檔案管理部門 1.公司本部檔案主管部門和財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。一年以內(nèi)未交檔案部門保管的會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，交檔案部門管理的檔案由檔案管理部門負(fù)責(zé)，要指定專人負(fù)責(zé)在專門地點(diǎn)進(jìn)行保管。保管地點(diǎn)應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。3、 2.公司財(cái)務(wù)部，必須建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。 第五條 會(huì)計(jì)檔案的整理 會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個(gè)類型的案卷，將各卷按順序編號(hào)。 1.會(huì)計(jì)憑證。 （1）按月立卷：每月末將裝訂成冊(cè)的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。 （2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。 （3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：?jiǎn)挝幻Q、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。 2.會(huì)計(jì)賬簿。 各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬4、后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。 （1）會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。 （2）會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)，核對(duì)各個(gè)賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。 （3）活頁(yè)賬簿去空白頁(yè)后，將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全，撤去賬尺，用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊(cè)。不同規(guī)格的活頁(yè)賬不得裝訂在一起。 （4）會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序： 會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面賬簿啟用表賬戶目錄按本賬簿頁(yè)數(shù)順序裝訂賬頁(yè)會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。 （5）裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁(yè)現(xiàn)象。 （6）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。 （7）裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊5、背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。 （8）會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細(xì)賬、輔助賬。 3.會(huì)計(jì)報(bào)表。 會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。 第六條 會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管 1.當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。 2.會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。 3.機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。 第七條 會(huì)計(jì)檔案的借閱使用 1.財(cái)務(wù)部6、門建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)。 2.凡需借會(huì)計(jì)檔案人員，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。 3.借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊(cè)，更不得抽換。 4.借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。 第八條 各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限 1、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證保管期限為15年。 2、會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬，輔助賬簿保管期限15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限25年；固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后再保管5年。3、會(huì)計(jì)報(bào)表類：月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告（包括文字7、分析）保管期限為3年；年度決算財(cái)務(wù)報(bào)告（包括文字分析）永久保存。4、其他類：會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管期限為15年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保存， 銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為5年。第九條 會(huì)計(jì)檔案的銷毀 1、會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)由檔案部門提出銷毀清單，匯同財(cái)務(wù)部門共同鑒定后，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。 2、按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案部門和財(cái)會(huì)部門、審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)，銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 第十條 附則 1、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施，未涉及情況按國(guó)家有關(guān)規(guī)定處理。