企業(yè)文書檔案管理制度立卷歸檔等.doc
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上傳人:職z****i
編號(hào):1103729
2024-09-07
13頁
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1、企業(yè)文書檔案管理制度(立卷歸檔等)編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 檔案管理制度一、文書檔案立卷歸檔制度(一)總則第一條 根據(jù)郵電部郵電文書立卷歸檔辦法為加強(qiáng)本公司文書立卷工作,特制定本制度。第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷2、毀。(二)文件材料的收集管理第四條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員,負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。第五條 凡本單位繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。1.工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。2.召開會(huì)3、議,由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。第七條 各部門專(兼)職文書的職責(zé):1.了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷,每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。3.承辦人員借用文件材料時(shí),應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。(三)歸檔范圍第八條 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有4、關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。第十條 本單位對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。第十一條 本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。第十二條 本單位反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第十三條 本單位的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。第十四條 信訪工作材料。第十五條 本單位與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第十六條 本單位干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。第十七條 本單位職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。第十八條 本單位的歷史沿革、大事記及反映本單位重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。(四)平時(shí)歸卷第十九條 各部門都要建立健全平5、時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切,并編上條款號(hào)。第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。第二十二條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照案卷類目條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座,并在收發(fā)文登記薄上注明。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十四條 案卷6、質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十六條 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議7、文件放在會(huì)議開幕年,其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序,依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號(hào)。第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓8、名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。第三十二條 案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式:案卷裝訂。裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十四條 案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。二、聲像檔案管理辦法(一)總則第一條 為加強(qiáng)本單位的聲像檔案,特制定本辦法。第二條 本單位的聲像檔案是指本單位各部門或個(gè)人在9、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家、社會(huì)和單位有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。第三條 聲像檔案是本單位全宗的組成部分,必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。(二)聲像檔案資料的收集第四條 收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)工作成果和存在問題的聲像資料;2.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本單位有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料;3.本單位有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議,會(huì)見以及外事活動(dòng)的聲像資料。4.涉及本單位和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。5.其它單位形成的與本單位有關(guān)的重要聲像資料。6.其它具有保存價(jià)值的聲10、像資料。第五條 收集時(shí)間1.聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔;如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時(shí)間。2.檔案部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的具體保存價(jià)值的聲像資料。第六條 收集要求1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全,按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的,其形成費(fèi)用不予報(bào)銷,以防散失;2.接收原版、原件,特殊情況下可接收復(fù)制件;3.聲像資料的內(nèi)容要真實(shí),底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。第七條 聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷本公司各部或個(gè)人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費(fèi)用,只要將檔案資料按要求向檔案歸檔,經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可,財(cái)務(wù)部門應(yīng)給予核報(bào)費(fèi)用。(11、三)聲像檔案的整理第八條 聲像檔案的整理,包括分類、組合、排列和編目,使其系統(tǒng)起來,便于保管和利用。第九條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé),檔案部門協(xié)助。第十條 分類、編號(hào)1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào),同時(shí)填寫其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。格式:全宗號(hào)-流水號(hào)。2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類,按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷,編一個(gè)案卷號(hào),然后每盤再依次編排序號(hào)。3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)/(檔案形態(tài))檔號(hào)。第十一條 保管期限:應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素,劃定保管期限。第十二條12、 文字說明的編寫1.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。2.編寫文字說明的要求:(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容,概括其反映的全部信息,標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全;(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報(bào)像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明:(3)文字簡潔、語言通順;(4)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第十三條 編制格式1. 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號(hào)-文字說明-參見號(hào)-攝制時(shí)間-攝制者。2. 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式:在盒套上置標(biāo)注頁。按要求逐項(xiàng)填寫。第十四條 案卷要求1.將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲13、像資料組成案卷,集中編放。2.卷內(nèi)目錄:照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄;錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。3.卷內(nèi)備考表,用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。第十五條 編目聲像檔案的著錄依照檔案、著錄規(guī)則進(jìn)行。(四)聲像檔案的保管第十六條 聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查,對(duì)已被污損的,要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。第十七條 保管條件底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15之間,相對(duì)濕度應(yīng)保持35%-45%;照片庫溫應(yīng)保持14-24,相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%;錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24,相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%。第十八條 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放,磁帶庫必須避開3014、奧斯特以上的磁場(chǎng),磁場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm;存放磁帶最好不用鐵皮柜。第十九條 對(duì)庫存的照片檔案,要兩年檢查一次。第二十條 歸檔保存的聲像檔案,任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改;銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定,征得歸檔單位同意,報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,登記造冊(cè)。第二十一條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度,做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。(五)聲像檔案的開發(fā)利用第二十二條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具,為利用提供方便條件。第二十三條 建立聲像檔案借閱,利用制度,嚴(yán)格審批手續(xù),根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度,確定利用范圍。第二十四條 具有專利的聲像檔案,外單位利用時(shí),應(yīng)按中華人民共和國專利法的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的,所得專利收益,原則上應(yīng)撥給原移交單位,檔案館收取保管費(fèi)。第二十五條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借;外單位借用或復(fù)制聲像檔案,由檔案室負(fù)責(zé)辦理,并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi),實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞,則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。第二十六條 在不影響保密的前提下,各單位可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì),編輯綜合性或?qū)n}性畫冊(cè)、資料片等,積極開發(fā)利用現(xiàn)在的聲像檔案。
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