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1、會(huì)計(jì)師事務(wù)所合同檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 合同管理制度為明確各部門的合同管理的職責(zé)和要求，切實(shí)推進(jìn)全公司項(xiàng)目合同管理工作，有效控制成本和規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)利益，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定、健康的發(fā)展，加強(qiáng)合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)合同法及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本管理制度。一、合同檔案特點(diǎn)合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有以下的特點(diǎn)。1、突出的依據(jù)憑證性依據(jù)憑證性，是合同檔案最突出也是重要的特點(diǎn)，意思是說(shuō)依法訂立的合同對(duì)當(dāng)事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以2、及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律后果。由于具有這一作用，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，合同檔案時(shí)維護(hù)當(dāng)事人合法權(quán)益的最直接、最有效的手段之一。這點(diǎn)特點(diǎn)需要引起領(lǐng)導(dǎo)、管理部門以及檔案工作者的重視。2、時(shí)效性強(qiáng)時(shí)效是一個(gè)法律術(shù)語(yǔ)，指時(shí)間在法律上的效力。時(shí)間本身就是一種法律事實(shí)，能夠引起一定的法律后果。合同法民法等許多相關(guān)法律對(duì)在合同的要約、承諾、履行以及爭(zhēng)議解決各個(gè)不同階段內(nèi)合同的效力以及當(dāng)事人各種權(quán)力、義務(wù)的存在與消滅等均有所規(guī)定，可以說(shuō)時(shí)效性特征貫穿于合同始終。3、形式與內(nèi)容的規(guī)范性程序較高合同要對(duì)當(dāng)事人有法律的約束力，其自身必須具備法3、律規(guī)定的許可性，即對(duì)于合同本身是否具有法律效力，法律規(guī)定了特定的形式，不具備法律所要求的特定形式，該合同就不具有法律效力，視為無(wú)效合同。在訴訟中，要證明一個(gè)合同法律效力的成立，就應(yīng)當(dāng)以法律要求的特定形式去加以證明。而在合同檔案管理工作中經(jīng)常發(fā)生的“證據(jù)滅失”問(wèn)題，原因正是對(duì)合同形式與內(nèi)容的規(guī)范性要求不甚了解，以致在收集、保管過(guò)程中缺失了合同檔案的若干組成部分，造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失，導(dǎo)致當(dāng)事人合法權(quán)益受到損害。這些就是設(shè)立專人專管的重要性。二、合同實(shí)行統(tǒng)一管理和存放： 1、公司行政工作部門對(duì)所有合同原件實(shí)行統(tǒng)一管理，各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理4、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。所有公司需要的合同原件由辦公室設(shè)專人集中統(tǒng)一保管。記載合同名稱、數(shù)量、時(shí)間、部門、經(jīng)營(yíng)范圍。保證合同的及時(shí)性、連續(xù)性、有效性、安全性。以確保合同完整、完全和有效利用。 2、公司綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)集團(tuán)公司各類合同和復(fù)印件的存放。各部門因業(yè)務(wù)需要合同復(fù)印件的,指定專人統(tǒng)一到檔案室領(lǐng)取,并按公司合同管理規(guī)定辦理有關(guān)登記備案手續(xù)。 3、各子公司的合同由各子公司負(fù)責(zé)辦理年檢、升級(jí)等工作，集團(tuán)公司合同管理員負(fù)責(zé)督促、指導(dǎo)、咨詢、檢查、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。 4、財(cái)務(wù)合同、發(fā)票及有5、價(jià)證券由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理。 5、合同文檔管理可以以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)。 6、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。 7、合同管理組要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。 8、合同管理組應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢、利用工作。三、合同檔案管理應(yīng)著眼于全局有別于普通文書(shū)檔案，合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，不可能指望它會(huì)像普通文書(shū)檔案那樣按時(shí)、定期送上門來(lái)，稍不留心，就會(huì)出現(xiàn)遺漏。因此，在合同檔案的收集、整理過(guò)程中，合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與有關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合作，6、明確合同檔案的具體內(nèi)容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進(jìn)行修訂和補(bǔ)充，從而使合同檔案及時(shí)、完整地歸檔有了制度保證。在實(shí)際的工作過(guò)程中，合同檔案的管理人員還應(yīng)用系統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，為今后可能出現(xiàn)的該合同的各種相關(guān)或補(bǔ)充材料留下余地。在提供檔案合同利用時(shí)，可以及時(shí)主動(dòng)地提供相關(guān)材料上門服務(wù)。總而言之，要著眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時(shí)，進(jìn)而發(fā)揮應(yīng)有功效，維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。收集應(yīng)及時(shí)這要求檔案工作人員了解合同的辦理情況，正式合同文本簽字儀式都應(yīng)到場(chǎng)，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就及時(shí)收集歸檔。對(duì)于其他相關(guān)的合同材7、料已經(jīng)履行過(guò)程中當(dāng)事人之間所有有關(guān)合同內(nèi)容的意思表達(dá)信件、催告函件等，也應(yīng)采取隨時(shí)收集的方法歸檔，避免合同檔案的遺漏及時(shí)效的損失。收集范圍應(yīng)注意全面與準(zhǔn)確通過(guò)對(duì)合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析，我們可以知道，人們對(duì)合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性的要求較之于其他種類的檔案要高很多。這就要求檔案管理專員熟悉相關(guān)的法律法規(guī)，了解合同的辦理狀況，保證不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料，能夠準(zhǔn)確、有力地反映當(dāng)事人的合法權(quán)益。提供利用應(yīng)注意規(guī)范鑒于合同檔案的重要意義，檔案部門在提供利用時(shí)，除特殊情況時(shí)一般不應(yīng)提供合同文本原件，而是提供復(fù)印件，既方便了利用又減少了磨損，同時(shí)對(duì)合同檔案的查閱也應(yīng)制度化，對(duì)于事關(guān)單位機(jī)密的合8、同檔案應(yīng)采取保密措施，以免泄露單位機(jī)密。四、檔案管理與業(yè)務(wù)部門的協(xié)作互動(dòng)要做好檔案合同的管理工作，離不開(kāi)業(yè)務(wù)部門的合作與支持。同時(shí)，檔案部門也可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性，配合業(yè)務(wù)部門定期檢查合同的辦理情況，對(duì)辦理完畢的新合同或補(bǔ)充協(xié)議等及時(shí)歸檔，清理遺漏的合同材料，對(duì)有期限規(guī)定的合同的辦理情況進(jìn)行通報(bào)督促。還應(yīng)大力宣傳合同檔案的重要意義與相關(guān)的法律知識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門的檔案意識(shí)，為合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。五、企業(yè)合同的借用、借出及復(fù)印程序：各部門因工作急需借用公司相關(guān)合同，須出據(jù)書(shū)面申請(qǐng)，并在申請(qǐng)上注明使用時(shí)間、事由及相關(guān)事項(xiàng)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，到行政部門辦理借用登記手續(xù)。使用合同的部門和當(dāng)事人，應(yīng)妥9、善保管，不得遺失。用完及時(shí)歸還。如合同遺失，應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告。凡遺失合同所造成的一切經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任均由借用當(dāng)事人或部門承擔(dān)和賠償。六、管理制度細(xì)則 1、公司對(duì)外簽訂的各類合同一律適用本制度。 2、合同管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，搞好合同管理，對(duì)于公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟(jì)利益的取得，都有積極的意義。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部、法人委托人以及其他有關(guān)人員，都必須嚴(yán)格遵守、切實(shí)執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信譽(yù)”為核心的合同管理工作。 3、合同談判須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同參加，不得一個(gè)人直接與對(duì)方談判合同。 4、簽訂合同必須遵守國(guó)家的法律、政策及有關(guān)規(guī)10、定。對(duì)外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書(shū)的法人委托人，法人委托人必須對(duì)本企業(yè)負(fù)責(zé)。 5、簽約人在簽訂合同之前，必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況。6、合同除即時(shí)清結(jié)者外，一律采用書(shū)面格式，并必須采用統(tǒng)一合同文本。7、合同對(duì)各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。 8、簽訂合同：除合同履行地在我方所在地外，簽約時(shí)應(yīng)力爭(zhēng)協(xié)議合同由我方所在市人民法院管轄。9、任何人對(duì)外簽訂合同，都必須以維護(hù)本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時(shí)假公濟(jì)私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴(yán)懲。 10、合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，方能正式簽訂。11、合同11、原則上由部門負(fù)責(zé)人具體經(jīng)辦，擬訂初稿后必須經(jīng)分管副總經(jīng)理審閱后按合同審批權(quán)限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問(wèn)審查。合同審查的要點(diǎn)是：（1）、合同的合法性。包括：當(dāng)事人有無(wú)簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、政策和本制度規(guī)定。（2）、合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無(wú)誤。（3）、合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對(duì)方是否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)；合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。12、根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同還應(yīng)當(dāng)或可以呈報(bào)上級(jí)主管機(jī)關(guān)鑒證、批準(zhǔn)，或報(bào)工商行政管12、理部門鑒證，或請(qǐng)公證處公證。 13、合同依法成立，既具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽(yù)”的原則。嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實(shí)際履行或全面履行。14、合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒(méi)有合同條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清，工程竣工并驗(yàn)收合格、價(jià)款結(jié)清、無(wú)遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。15、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理或匯報(bào)。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。16、在合同履行過(guò)程中，碰到困難的，首先應(yīng)盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行或適當(dāng)履行13、確有人力不可克服的困難而需變更，解除合同時(shí)，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。 17、對(duì)方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。18、變更、解除合同，必須符合合同法的規(guī)定，并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)的手續(xù)。19、變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按本制度規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。20、變更、解除合同，一律必需采用書(shū)面形式（包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無(wú)效。21、變更、解除合同的協(xié)議在未達(dá)成或未批準(zhǔn)之前，原合同仍有效，仍應(yīng)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。22、因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的，除法律允許免責(zé)任的以外，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任14、，并在變更、解除合同的協(xié)議書(shū)中明確規(guī)定。23、以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟(jì)私之實(shí)，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)懲處。24、合同在履行過(guò)程中如與對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的，應(yīng)按合同法等有關(guān)法規(guī)和本制度規(guī)定妥善處理。25、合同糾紛由有關(guān)業(yè)務(wù)部門與法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)處理，經(jīng)辦人對(duì)糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。26、處理合同糾紛的原則是：（1）、堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩，法律沒(méi)規(guī)定的，以國(guó)家政策或合同條款為準(zhǔn)。（2）、以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人友好協(xié)商，在既維護(hù)本公司合法權(quán)益，又不侵犯對(duì)方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。（3）、因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅(jiān)15、持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)尊重對(duì)方的合法權(quán)益，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，并盡量采取補(bǔ)救措施，減少我方損失；因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實(shí)事求是，分清主次，合情合理解決。27、在處理糾紛時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)溝通，積極主動(dòng)地做好應(yīng)做的工作，不互相推諉、指責(zé)、埋怨，統(tǒng)一意見(jiàn)，統(tǒng)一行動(dòng)，一致對(duì)外。28、合同糾紛的提出，加上由我方與當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間，應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)進(jìn)行，并必須考慮有申請(qǐng)仲裁或起訴的足夠的時(shí)間。29、凡由法律顧問(wèn)處理的合同糾紛，有關(guān)部門必須主動(dòng)提供下列證據(jù)材料。(1) 、合同的文本（包括變更、解除合同的協(xié)議），以及與合同有關(guān)的附件、文書(shū)、傳真、圖表等；(2)、16、有關(guān)方違約的證據(jù)材料；(3)、其他與處理糾紛有關(guān)的材料。30、對(duì)于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)的，應(yīng)簽訂書(shū)面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章。31、對(duì)雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書(shū)，上級(jí)主管機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書(shū)、仲裁書(shū)，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，分別送與對(duì)該糾紛處理及履行有關(guān)的部門收?qǐng)?zhí)，各部門應(yīng)由專人負(fù)責(zé)該文書(shū)執(zhí)行的了解或履行。32、對(duì)于當(dāng)事人在規(guī)定的期限屆滿時(shí)沒(méi)有執(zhí)行上述文書(shū)中有關(guān)規(guī)定的，承辦人應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。33、對(duì)方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書(shū)、仲裁決定書(shū)或判決書(shū)的，可向人民法院申請(qǐng)執(zhí)行。34、在向人民法院提交申請(qǐng)執(zhí)行書(shū)之前，有關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真檢17、查對(duì)方的執(zhí)行情況，防止差錯(cuò)。執(zhí)行中若達(dá)成和解協(xié)議的，應(yīng)制作協(xié)議書(shū)并按協(xié)議書(shū)規(guī)定辦理。35、合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備考。36、本公司對(duì)合同實(shí)行專業(yè)歸檔制度，法人委托書(shū)制度，基礎(chǔ)管理制度。37、公司所有合同均由辦公室統(tǒng)一登記編號(hào)、經(jīng)辦人簽名后，按審批權(quán)限分別由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理或其他書(shū)面授權(quán)人簽署。38、辦公室會(huì)同有關(guān)部門認(rèn)真做好合同管理的基礎(chǔ)工作。具體如下：(1)、建立合同檔案；(2)、建立合同管理臺(tái)帳；(3)、填寫(xiě)“合同情況月報(bào)表”。七、罰則嚴(yán)禁任何人擅自復(fù)印企業(yè)合同，更不得涂改、出租、出借、偽造、轉(zhuǎn)讓或出賣企業(yè)合同，違反上述規(guī)定者，追究合同管理人員及當(dāng)事人責(zé)任，嚴(yán)肅處理。對(duì)違反合同管理制度的，采取通報(bào)、批評(píng)、警告及經(jīng)濟(jì)處罰相結(jié)合的方式處理。對(duì)情節(jié)嚴(yán)重、涉及廉政、違反法律法規(guī)的，移交司法機(jī)關(guān)處理。