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1、信息技術公司合同檔案歸檔要求、借閱管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 北京xx信息技術有限公司文件編碼XZ-ZD-008版 本A修改狀態0名 稱合同檔案管理制度頁 數1/4合同檔案管理制度 第一章 總 則一、為了規范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過程中的有價值材料，維護公司的經濟利益，降低經營風險，特制定本管理制度。 二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過程中形成的協議、單證、函電及與此相關的具有保存價值的材料形成。第二章 合同分類一、采購合同：指為生產產品采購原器件、外協部件、商品、禮品、固定資產等而2、簽訂的合同或框架協議。二、銷售合同：指銷售公司產品而簽訂的合同或框架協議。 三、技術服務合同：指提供技術服務、產品維修、技術咨詢、技術轉讓等簽訂的合同。四、產品合作合同：指公司購買或轉讓技術、合作開發技術或產品、合作或委托生產產品、外協加工以及商務合作等簽訂的合同。五、測試協議：指用公司產品、商品、部件等用于外部測試的協議。 六、聯盟協議：指為拓展銷售渠道而簽訂的分銷商或代理商協議。 七、市場營銷合同：指為市場運作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣傳等市場活動合同。 八、 財務合同：指與相關金融機構簽訂的借款、還款、債券、保險等合同。九、 企發合同：指為企業發展與相關機構、部門、行業組織簽訂的合同。十3、 綜合合同：區別于上述類別的其他合同或協議。第三章 檔案管理的責任分配一、合同檔案管理的歸口部門為經營管理部。經營管理部合同管理專員負責所有文件編號歸檔；非采購、非銷售類合同的蓋章和合同編號分配；合同相關檔案資料的收集、整理；所負責文件合同檔案的借閱、保存和銷毀。二、各部門設檔案管理員予以協助管理。各部門負責本部門合同或協議的編號北京xx信息技術有限公司文件編碼XZ-ZD-008版 本A修改狀態0名 稱合同檔案管理制度頁 數2/4分配、檔案資料的收集整理。第四章 文件合同歸檔要求一、文件合同編號規則合同號是合同檔案唯一的保管單位。銷售合同號14位，其余均為12位。文件合同號由公司號、年度號、4、分類號、順序號、部門代碼組成。 基本模式： ST - 2004 XS 0001 HT 公司號 年度號 分類號 順序號 部門代碼 1 年度號：年度號由四位阿拉伯數字組成，指文件材料形成的年度。 2 分類號：分類號是檔案號的主體, 分別依照合同類別拼音首字母給予識別代碼。 3 順序號：順序號4位，用阿拉伯數字表示：0001、0002 ，表示公司當年某一類合同的序號。 4 部門代碼: 部門代碼僅限銷售合同，為各部門的漢語拼音簡稱； 二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經辦人辦理合同評審手續；經領導審批后，到檔案管理員處編號并登記，到印鑒管理員處登記并蓋章。合同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到檔5、案管理員處存檔。 三、 合同簽訂人或經辦人負責將合同相關檔案資料及時提交給檔案管理員，并按月將合同的所有檔案資料提交完整。四、 所有檔案資料整理完整后，每月月初部門檔案管理員辦理檔案移交，填寫檔案移交單，雙方簽字認可，管理專員歸檔。五、 所有以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門及平臺只留復印件備查。檔案管理員每月初將統計出各部門30天前簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。六、 檔案管理員每月5號前匯總本部門上月度的完整合同檔案資料，制作合同北京xx信息技術有限公司文件編碼XZ-ZD-008版 本A修改狀態0名 稱6、合同檔案管理制度頁 數3/4檔案匯總表提交經營管理部，并填制檔案歸檔單歸檔。 七、 公司各部門的投標標書文件，無論是否中標，都要求在投標后1個月內將文件的電子文檔（或光盤）交檔案管理員存檔。第五章 合同檔案保管期限及銷毀一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開始計算檔案保管期限。 二、合同金額在50萬元（不含）以下的保存10年；合同金額在100萬元（不含）以下的保存15年；合同金額在5000萬元（不含）以下的保存50年；合同金額在5000萬元以上的永久保存。 三、 檔案銷毀 1任何組織或個人未經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。 2各檔案管理人員應定期對檔案進行檢查。 3. 合同文檔的保存條件要有7、防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。4凡是超過保管期限又確無保存價值的檔案應在檔案銷毀清單上登記，經主管業務負責人批準后，專人監銷，由檔案管理專員銷毀，并由檔案銷毀清單立卷永久保存。 第六章 檔案借閱一、公司合同原件，一般不予借出。 二、特殊原因需要借閱公司檔案的，若借閱本部門簽訂的合同，應填寫借閱申請單，經部門經理審核后，到檔案管理員處辦理借閱手續。若借閱非本部門簽訂的合同，則除本部門經理簽字外，還要報公司主管業務負責人批準方可借閱。檔案材料的復印手續同借閱。 三、借出檔案借用期限為一周。借閱人應到期歸還。確因工作需要繼續借用的，必須再次辦理借閱手續（續借）。對逾期1周仍不歸8、還者，由檔案管理員下發催還單，此后一周內仍不歸還者。 四、借閱人應注意檔案安全和保密，嚴禁涂改，轉借、損壞、遺失。北京xx信息技術有限公司文件編碼XZ-ZD-008版 本A修改狀態0名 稱合同檔案管理制度頁 數4/4第七章 責罰制度一、公司各部門凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款200元，并予以通報批評。二、公司所有員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機密的，涂改、拆散或未經經營管理部批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款200-1000元，并予以通報批評9、；三、公司所有員工違反第六章第三條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查，并對借閱人進行績效處罰100元；四、一般檔案資料若出現丟失、損壞、缺頁等情況，應立即報告檔案歸檔部門并辦好補辦手續，同時對借閱人進行績效處罰100元；如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，扣除借閱人及部門負責人一個月績效工資，并視情況嚴重程度追究其相關責任。五、不按規定存放電腦檔案，不按規定接收檢查者給予相應的紀律處分并給予通報批評。六、對借閱公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責任。 第八章 附 則一、 本制度由行政部門負責解釋及修改，由總經理辦公會批準后執行。該規定10、可以依據實際情況進行隨時或定期修訂, 修訂的版本獲得總經理辦公會批準后生效,且自動替代以前的版本。公司全體員工應遵循最新版本的規定。二、 本制度自下發之日起執行。 三、 附件 附件1 檔案移交單附件2 檔案借閱單附件3 檔案銷毀清單 附件4 合同登記本附件1：檔案移交清單 序號 檔案編號檔案名稱移交日期頁數移交人接受人說 明 附件2：檔案銷毀清單 序號 檔案編號檔案名稱銷毀日期頁數銷毀原因審批人 附件3：檔 案 借 閱 單序號 檔案名稱 案卷號 小計：共 件 借閱日期： 年 月 日借閱人： 歸還日期： 年 月 日簽收人： 審核人 批準人 注：本單一式二聯，第一聯于案卷退還后由檔案室退還調卷人，第二聯留存檔案室備案。 附件4： 合同登記本管理部門： 管理人：序號 登記日期合同編號合同對象內容說明合同金額合同簽訂期簽訂人批準人是否歸檔123