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1、公司辦公室文書檔案、會議管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則一、 為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規范化，結合實際情況，特制訂本制度。二、 本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規定。三、 切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。四、 辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。第二章 職責范圍一、 辦公室管理人員直接受行政人事主管領導2、，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。二、 負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。三、 負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。四、 協調各部門之間的行政關系，為各部門工作開展提供相應的服務。五、 負責公司對內、對外公共關系的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。六、 收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。七、 協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印制、收發傳真等。第三章 工作規范一、 辦公室工作規范包括儀容儀表規范、禮儀3、規范、言語規范、行為規范，相關規定按照員工守則細則執行。二、 辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規范開展工作。第四章 辦公室事務管理一、 文書管理制度文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自己的職責范圍所制發的具有執行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件;而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續。現把文件、文書、檔案統歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規定。(一) 文件管理制度第一條管理要點1、 為使文件管理工作制度化、規范化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。2、 文件管理的范圍包括：上級下發4、文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規范，表達無歧義。4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。第二條制度規范1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門5、負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清6、。9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。第三條文件管理流程設計1、 內部文件管理流程：起草文件審查編號審批、簽發打印文件下發文件文件存檔2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀3、 借閱流程：提出申請，辦理手續批準借閱清退文件存檔文件銷毀(二) 文書管理制度第一條管理要點1、 為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。2、 文書管理范圍包括：一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部7、發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。3、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。4、 根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。第二條制度規范1、 根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。2、 按照文書管理范圍，行政人事部的發文根據需要填寫發文簿，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。3、 行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表;閱讀者需認真學習并簽名備注。4、 按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終8、歸檔相結合，對照編號列出整理清單。5、 根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀;須上級審批同意，方可銷毀。6、 辦公室負責人為第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。7、 違反以上規定者按照相關規定予以懲處。第三條流程設計起草文書填寫發文簿(需要時)張貼存檔更新目錄(紙質檔與電子檔)借閱清退審批銷毀(三) 檔案管理制度第一條管理要點1、 為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。2、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔9、的信息資料。3、 根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。第二條制度規范1、 應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批復、定稿等。2、 所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標簽。3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。4、 各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。5、 檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。6、 檔案接收10、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。第三條流程設計根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案排序整理，編制編目存檔借閱清退二、 辦公用品管理制度第一條管理要點1、 為了加強辦公用品管理，規范辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。2、 辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。3、 辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。4、 辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。第二條制度規范1、 公司辦公用品的采購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。2、 辦公用品購置應遵循以下程序：每月211、7號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經部門主管批準，財務部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管批準。3、 根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。4、 各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄;因特殊情況急需領用未填表登記，事后須及時補填。5、 任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。6、 辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。7、 辦公室建立公司固定資產總賬，每年12、進行一次匯總普查。8、 管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。第三條管理流程設計編制需求計劃表審批采購入庫登記發放編制需求計劃統計申購情況月末清算匯總出庫登記三、 圖書管理制度第一條管理要點1、 為了讓大家有一個良好的借閱環境、快捷的辦理手續，規范圖書管理工作。2、 圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。3、 根據圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡以備員工查閱。第二條制度規范1、 各部門可根據實際工作需要，申請申購圖書。2、 按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責采購圖書1-2次。3、 對所有圖書進行分類整理，貼上類別標簽并編號登13、記，注明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。4、 按照規定時間借閱圖書、歸還圖書;借閱期滿，未按時辦理續借手續經通知仍未還書者，按照規定進行懲處。5、 借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、涂寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。6、 圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。第三條管理流程設計1、 申購流程：填寫申購單審批采購圖書入庫登記2、 借還流程：查閱圖書目錄卡填寫借閱單圖書卡簽字圖書借閱續借圖書，再次填寫圖書借閱單四、 會議管理制度第一條管理要點1、 為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規范會議14、管理。2、 根據公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。3、 清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。4、 會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限;提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，保證會議實效。5、 按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，并遵守會議紀律。6、 會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。第二條制度規范1、 收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。2、 會議主持人負責會議的召開并負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。3、 行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，15、及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。4、 按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。5、 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規定執行。第三條管理流程設計會前：確定議題、會上所需資料準備、通知會中：積極參與，做好會議記錄會后：整理會議記錄張貼歸檔整理五、 清潔衛生管理制度第一條管理要點1、 為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衛生管理工作順利進行。2、 按照規定，清潔人員完成所有規定項目，并達到相應潔凈標準。3、 辦公室管理人員為第一責任人，管理所有清潔項目并不定時對衛生進行保持與維護。第二條制度規范1、 清潔區域包括：辦公區域、衛生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。2、 按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衛生檢查工作。3、 清潔衛生實行衛生責任制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衛生，當日值日生按時做好所有的清潔，監督者及時做好相應的督察。4、 由辦公室管理員不定時對清潔衛生進行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衛生紙供應等工作。