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1、公司各部門檔案資料收集保管及移交歸檔制度附表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1、 目的 為了集中統(tǒng)一管理本公司檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全、保密，便于利用，為公司的經(jīng)營、生產(chǎn)、工作服務(wù)。2、范圍 本制度適用于公司各部門檔案的資料收集、保管、移交歸檔。3、定義 檔案是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品開發(fā)、工作活動(dòng)中形成的，有利用、查考價(jià)值，有歷史憑證作用的材料。主要包括文書、技術(shù)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、合同的檔案材料。4、內(nèi)容4.1總則根據(jù)中華人民共和國檔案法，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。4.1.2公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理的2、原則，以便利用，維護(hù)檔案的完整與安全。4.1.3公司檔案工作在公司辦領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，公司辦所屬檔案室負(fù)責(zé)公司檔案的管理。4.1.4公司各部門應(yīng)保證所經(jīng)辦文件資料的完整，工作任務(wù)（項(xiàng)目）完成后各部門應(yīng)按規(guī)定及時(shí)將文件、資料向檔案室移交歸檔。4.1.5歸檔的文件資料必須按時(shí)間、問題、作者、產(chǎn)品型號(hào)、保管期限等特征分類立卷。4.1.6檔案室的任務(wù)A.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。B.組織開展公司檔案工作網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)，督促、檢查和協(xié)助各部門做好檔案文件資料的收集、歸檔工作，并進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。C.編制公司檔案分類目錄、索引、卡片、匯編等檢索工具和參考資料，辦理檔案資料的借閱、利用等服務(wù)工作3、。D.負(fù)責(zé)檔案保管期限、密級的鑒定劃分工作，辦理已過期檔案的銷毀等具體工作。E.每年第一季度末負(fù)責(zé)對全公司上一年的歸檔文件、資料進(jìn)行收集歸檔工作。F.認(rèn)真學(xué)習(xí)中華人民共各國檔案法、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握立卷的基礎(chǔ)方法，保證檔案質(zhì)量。 4.2歸檔范圍 4.2.1有關(guān)科研檔案歸檔范圍A.科研準(zhǔn)備階段：科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、專題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議書、合同書等文件。B.研究實(shí)驗(yàn)階段：各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請的有關(guān)文件材料、設(shè)計(jì)文件、圖紙、關(guān)鍵工藝文件、重要的來往技術(shù)文件等。C.總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段：工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單4、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、決算材料等。D.成果和獎(jiǎng)勵(lì)申請階段：成果和獎(jiǎng)勵(lì)申請材料及審批材料、推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。F.推廣應(yīng)用階段：推廣應(yīng)用方案，總結(jié)擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件、生產(chǎn)定型鑒定材料、轉(zhuǎn)讓合同、用戶反饋意見等。 4.2.2有關(guān)產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案歸檔范圍A.產(chǎn)品規(guī)劃階段：可行性研究報(bào)告、新產(chǎn)品開發(fā)市場信息調(diào)查、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批意見、技術(shù)協(xié)議書、合同、設(shè)計(jì)任務(wù)書、產(chǎn)品選型方案技術(shù)設(shè)計(jì)（方案總圖重要部件總圖、必要計(jì)算書、方案說明、標(biāo)準(zhǔn)化綜合要求、方案技術(shù)設(shè)計(jì)會(huì)記錄）。B.產(chǎn)品設(shè)計(jì)階段：（1） 產(chǎn)品施工圖：產(chǎn)品總清、總圖、產(chǎn)品總清單內(nèi)列出的部（組）件總圖、零件清單及零件圖。（5、2） 產(chǎn)品安裝圖：砌磚圖、基礎(chǔ)負(fù)荷圖、系統(tǒng)圖、煙風(fēng)道接口圖、熱膨脹系統(tǒng)圖及其它有關(guān)圖紙。（3） 技術(shù)資料：產(chǎn)品設(shè)計(jì)說明書、安裝說明書、熱力計(jì)算書、受壓元件強(qiáng)度計(jì)算書、安全閥排放量計(jì)算書、煙空氣阻力計(jì)算書、水力計(jì)算書、易損件清單、供應(yīng)客戶圖紙及技術(shù)文件清單、鑄件、鍛件、石棉制品、外購、外協(xié)清單及產(chǎn)品包裝文件（包裝清單、包裝圖、供貨清單）。C.產(chǎn)品試制階段：產(chǎn)品試制記錄、圖樣及技術(shù)文件修改通知書、產(chǎn)品試制總結(jié)。D.產(chǎn)品鑒定階段：產(chǎn)品試制報(bào)告、測試原始記錄、鑒定報(bào)告、鑒定大綱、審批文件、技術(shù)鑒定會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)鑒定證書、參加鑒定人員名單、質(zhì)量評定審查意見、熱工測試報(bào)告、鍋爐用戶測試報(bào)告、鍋爐運(yùn)行情況等6、。 E.成果和獎(jiǎng)勵(lì)申請階段：科研成果報(bào)告表、獎(jiǎng)勵(lì)證書、獎(jiǎng)金發(fā)放單。 4.2.3有關(guān)產(chǎn)品工藝文件歸檔范圍A.產(chǎn)品工藝方案、工藝調(diào)試報(bào)告。B.產(chǎn)品工藝路線。C.產(chǎn)品材料工藝消耗定額（冷加工、熱加工、金加工、焊接）。D.工藝守則。E.工藝細(xì)則卡。F.工藝規(guī)程(備料、冷作、金工、焊接、熱處理、鑄、鍛和典型工藝卡)。G.工藝試驗(yàn)研究方案和總結(jié)報(bào)告。H.專用工藝裝備設(shè)計(jì)圖紙、工藝裝備驗(yàn)證報(bào)告。I.非標(biāo)設(shè)備圖紙、說明書、調(diào)試報(bào)告、移交卡。J.焊接工藝評定。K.工藝標(biāo)準(zhǔn)。L.工藝發(fā)展規(guī)劃。M.生產(chǎn)服務(wù)(包括用戶反饋)、產(chǎn)品制造攻關(guān)記錄、重大工藝問題會(huì)議處理記錄。N.工藝文件修改通知書。 4.2.4有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量7、檔案歸檔范圍A.產(chǎn)品檢驗(yàn)大綱、檢驗(yàn)、試驗(yàn)計(jì)劃。B.主要零部件材料理化試驗(yàn)報(bào)告、機(jī)械性能試驗(yàn)報(bào)告、熱處理報(bào)告。C.主要零部件無損探傷檢查報(bào)告、X光底片。D.水壓試驗(yàn)報(bào)告。E.主要零部件加工記錄卡、計(jì)量檢測報(bào)告、技術(shù)聯(lián)系單。F.材料代用申請單、材料數(shù)據(jù)匯總表、焊材領(lǐng)用憑證。G.焊接材料記錄報(bào)告、試樣記錄報(bào)告。H.產(chǎn)品零件不合格品處理申請單。I.焊縫返修審批單、返修工藝卡。J.質(zhì)量檢查報(bào)告及重大質(zhì)量問題分析報(bào)告和處理記錄。K.用戶信息反饋及事故分析報(bào)告、用戶訪問記錄。L.鍋爐質(zhì)量合格證明書。M.市鍋檢所駐公司鍋檢組對產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告單。4.2.5有關(guān)基建檔案歸檔范圍A. 公司總平面圖、地下管道、線設(shè)8、施總平面圖、土地地形圖、土地征購報(bào)告及批準(zhǔn)文件。B. 地質(zhì)勘察設(shè)計(jì)、水文、地質(zhì)、氣象等分析技術(shù)資料。C. 基本建設(shè)工程項(xiàng)目的申請報(bào)告及上級批準(zhǔn)文件、紅線圖、規(guī)劃許可證、建筑許可證及產(chǎn)權(quán)證明。D. 基本建設(shè)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)任務(wù)書、總概算、預(yù)（決）算書、施工承包合同。E. 施工組織設(shè)計(jì)和技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄。F. 隱蔽工程檢查、驗(yàn)收記錄。G. 鋼筋混凝土構(gòu)件抗壓強(qiáng)度、予應(yīng)力張拉試驗(yàn)報(bào)告及鋼結(jié)構(gòu)焊件、應(yīng)力強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告、砌筑砂漿、金屬元件強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告。H. 材料代用換算單。I. 設(shè)計(jì)變更工程聯(lián)系單。J. 建筑物沉降觀察記錄。K. 原材料（鋼材、水泥）質(zhì)保書。L. 建筑安裝工程施工質(zhì)量評定證書。M. 建筑9、安裝工程質(zhì)量事故報(bào)告。N. 基本建設(shè)工程竣工驗(yàn)收報(bào)告。O. 基本建設(shè)建筑、動(dòng)力管道、電力照明、給水、排水、采暖通風(fēng)、環(huán)境保護(hù)、三廢治理等竣工圖（包括附屬設(shè)備基礎(chǔ)竣工圖）。P. 機(jī)械設(shè)備工藝布置平面圖。 4.2.6進(jìn)口及國產(chǎn)精、大、稀設(shè)備、儀器檔案歸檔范圍A.設(shè)備計(jì)劃購買申請書、協(xié)議書。B.引進(jìn)設(shè)備須有項(xiàng)目建議書、可行性報(bào)告、批文、合同。C.設(shè)備隨機(jī)文件材料、裝箱單、產(chǎn)品使用說明書、安裝使用說明書、電氣原理圖接線圖、備件圖等隨機(jī)文件材料、設(shè)備開箱驗(yàn)收證明書。D.設(shè)備安裝基礎(chǔ)竣工圖（包括隱蔽工程記錄）。E.設(shè)備精度檢驗(yàn)實(shí)例記錄。F.設(shè)備試車記錄。G.設(shè)備安裝驗(yàn)收移交單（包括固定資產(chǎn)編號(hào)、移交給車間10、設(shè)備附件、隨機(jī)工具清單、設(shè)備備件、易損件清單）。 H.設(shè)備在使用過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件、設(shè)備操作及安全技術(shù)規(guī)程、設(shè)備維修保養(yǎng)規(guī)程、設(shè)備潤滑卡、履歷表、保養(yǎng)記錄技術(shù)狀況調(diào)查、精度調(diào)整記錄、設(shè)備事故報(bào)告及處理記錄。I.設(shè)備維修階段：大修申請書、任務(wù)書、設(shè)備修理前預(yù)檢記錄、大檢查普查材料、測繪零件圖、設(shè)備修理后驗(yàn)收單。J.設(shè)備改進(jìn)、改裝、報(bào)廢過程中產(chǎn)生技術(shù)文件、申請書、批準(zhǔn)書、改裝圖及設(shè)備革新成果表。K.進(jìn)口設(shè)備各種外文資料和譯稿。4.2.7有關(guān)經(jīng)營銷售合同檔案歸檔范圍A. 經(jīng)銷及項(xiàng)目管理中的合同（合同修整書）、協(xié)議書、各種記錄、來往文件、信電等文件材料、產(chǎn)品出門證等。B. 用戶服務(wù)中形成的文件材料。11、4.2.8有關(guān)財(cái)務(wù)管理歸檔范圍A. 各種原始憑證、記帳憑證、調(diào)節(jié)表、輔助臺(tái)帳、備查帳。B. 總帳、各種日記帳、明細(xì)賬及銀行對帳單。C. 工資、獎(jiǎng)金、加班費(fèi)、冷飲費(fèi)等發(fā)放各種費(fèi)用的單據(jù)。D. 成本計(jì)算底稿（按月）、材料清單表（年度）及固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表。E. 年、季、月會(huì)計(jì)報(bào)表。4.2.9人事檔案歸檔范圍A. 勞動(dòng)合同及各種附加協(xié)議。B. 履歷材料。C. 自傳材料。D. 鑒定、考核、考察材料。E. 學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料。F. 參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料。G. 獎(jiǎng)勵(lì)材料。H. 處分材料。I. 錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退休、離職材料及各種代表大會(huì)代表登記表等材料。J.12、 其它可供公司參考的材料。4.2.10有關(guān)文書、檔案歸檔范圍 A.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的法規(guī)命令、批示、決定、決議、通知、任免、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)年報(bào)、預(yù)決算、規(guī)章制度、國家部委局頒布的各種標(biāo)準(zhǔn)、工作總結(jié)、報(bào)告等文件。B.公司向上級機(jī)關(guān)的請求報(bào)告、工作計(jì)劃及對下級機(jī)關(guān)的批復(fù)。C. 本公司各業(yè)務(wù)部門和發(fā)文及底稿、照片錄音、錄像帶等。D. 本公司的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表（包括干部、勞動(dòng)工資等情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表）。E. 本公司的正式發(fā)文的總結(jié)、調(diào)查材料、重要的電報(bào)稿、重要的電話記錄。F. 本公司的組織、人事、保衛(wèi)部門工作中形成的屬于文書檔案材料及干部、職工名冊。G. 本公司領(lǐng)導(dǎo)同志在有關(guān)會(huì)議上的重要講話材料和各種重要的會(huì)議記錄、13、會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)要。H. 領(lǐng)導(dǎo)的重要批示單、批閱單。I. 本公司的簡報(bào)、工作條例、章程、大事記錄及各種交接憑證。J. 公司與有關(guān)單位的來往信件、各種協(xié)議書、合同等。K. 公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié)。L. 國際交流和合資企業(yè)來往文件、協(xié)議、報(bào)告和會(huì)談紀(jì)要等文件材料。M. 其它具有保存價(jià)值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。N. 外單位直接發(fā)送給公司各處室的主、抄送信件，如與公司以往辦的函件有關(guān)，為保持文件的完整，應(yīng)予保存立卷。4.2.11有關(guān)技術(shù)管理方面的歸檔范圍包括企業(yè)管理、技術(shù)改造、技術(shù)引進(jìn)、廠標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、節(jié)能、環(huán)保等技術(shù)管理中形成的各種文件材料、圖紙。4.3立卷要求 4.3.1立卷14、的文件材料，應(yīng)按照文件內(nèi)容自然形成、保持有機(jī)聯(lián)系的原則進(jìn)行立卷。 4.3.2在一個(gè)案卷內(nèi)按問題或文件形成的時(shí)間進(jìn)行排列。 4.3.3擬定案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限。保管期限原則上分為永久、長期、短期三種。 4.3.4按歸檔要求填寫卷內(nèi)目錄、備考表、編號(hào)并進(jìn)行裝訂。 4.3.5全部案卷組成后，要對案卷統(tǒng)一排列編寫檔案卷號(hào)，填寫案卷目錄。4.4歸檔時(shí)間與程序和要求 4.4.1科技檔案A 產(chǎn)品設(shè)計(jì)和工藝方面和科技檔案由技術(shù)處所屬曬圖室隨時(shí)發(fā)送檔案室，由檔案室整理歸檔。B 基建方面的科技檔案，應(yīng)在工程竣工交接驗(yàn)收后三個(gè)月歸檔。由基建處將歸檔文件材料組成保管單位移交檔案室歸檔。15、C 設(shè)備、儀器方面的科技檔案，在設(shè)備安裝試車驗(yàn)收結(jié)束后，一個(gè)月內(nèi)歸檔。進(jìn)口、國產(chǎn)精、大、稀設(shè)備及精密儀器，應(yīng)在設(shè)備開箱時(shí)交檔案室驗(yàn)收歸檔。其中設(shè)備在安裝、使用、預(yù)檢和維修過程中，形成的有關(guān)歸檔文件材料及非標(biāo)設(shè)備工藝由制造公司管理中心提出清單移交檔案室歸檔。自制的非標(biāo)設(shè)備設(shè)計(jì)方面的檔案資料由工藝處提出清單移交檔案室歸檔。D 產(chǎn)品質(zhì)量方面的科技檔案、各種試驗(yàn)記錄報(bào)告、X光底片、質(zhì)量處理單等在產(chǎn)品制造完工后，第二年首季末由探傷中心、檢驗(yàn)處負(fù)責(zé)要將歸檔的文件材料填寫清單交檔案室歸檔。用戶產(chǎn)品質(zhì)量信息反饋文件資料由售后服務(wù)處在第三年一季度將文件資料（組成保管單位）移交檔案室歸檔。E 科研及技術(shù)開發(fā)方面的16、科技檔案，在課題完成并經(jīng)鑒定成功后歸檔。對失敗的科研檔案應(yīng)在告一段落后歸檔。由課題負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)將歸檔的文件材料交檔案室歸檔。F 其它方面的科技檔案，如有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件、技術(shù)規(guī)程、規(guī)范應(yīng)及時(shí)歸檔，由經(jīng)辦部門隨時(shí)移交給檔案室，由檔案室整理歸檔。 4.4.2財(cái)務(wù)檔案，由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)在第二年首季末將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由部門負(fù)責(zé)人審定簽章移交公司檔案室歸檔。 4.4.3人事檔案、出國人員報(bào)告、批復(fù)，由公司辦隨時(shí)收集，整理歸檔。 4.4.4文書檔案，由公司辦等部門負(fù)責(zé)在第二年首季末要將應(yīng)歸檔的文件材料，由部門負(fù)責(zé)人審定簽章移交檔案室歸檔。 4.4.5底圖（產(chǎn)品圖紙、技術(shù)文件、工藝卡、工裝圖、17、包裝圖）檔案，由產(chǎn)品開發(fā)處、工藝處、綜合車間在產(chǎn)品部件設(shè)計(jì)完成后，將底圖移交檔案室，由移交人填寫技術(shù)圖紙（文件）入庫單，交接人簽字后，移交入庫。 4.4.6經(jīng)營及項(xiàng)目管理檔案由項(xiàng)目處按項(xiàng)目組成保管單位，在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)移交檔案室，由移交人填寫移交清單一式二份，交接人簽字后移交入庫。 4.4.7學(xué)會(huì)活動(dòng)交流的材料，經(jīng)學(xué)會(huì)負(fù)責(zé)人審定，由參加人負(fù)責(zé)，及時(shí)將歸檔的文件材料交公司檔案室歸檔。4.4.8外出考察、學(xué)習(xí)、工作歸來的人員，應(yīng)將帶來的考察報(bào)告、學(xué)習(xí)、工作總結(jié)等有關(guān)資料，經(jīng)團(tuán)組負(fù)責(zé)人審定，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料交公司檔案室歸檔。各部門在工作中形成的有查考價(jià)值的資料，在第二年首季移交檔案室。 418、.4.10凡屬歸檔材料必須內(nèi)容真實(shí)，要符合歷史過程，反映歷史面貌，收集齊全，要保證檔案材料完整、準(zhǔn)確，對缺少的檔案材料必須加以說明。 4.4.11歸檔材料字跡工整、清晰，文字不得用鉛筆、普通圓珠筆書寫。文件（圖樣）幅面要符合國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)。 4.4.12公司與其它幾個(gè)單位共同協(xié)作完成的科技項(xiàng)目，若公司為主單位則應(yīng)保存一套完整的檔案，若公司為協(xié)作單位則應(yīng)保存由公司承擔(dān)部分的檔案。 4.4.13為保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，必須組成保管單位，抄好卷內(nèi)目錄，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字方能向檔案室移交，移交時(shí)辦好手續(xù)，填寫移交卡，移交清單一式二份，雙方在交接單上簽字積存一份備查。4.5檔案保管期限 歸檔19、的文件材料的保管期限，劃分永久保存（永久保存）、長期保存（保存期限為六十年）、短期保存（保存期限為十五年）。4.6檔案分類 公司檔案分為十類： 4.6.1行政管理類； 4.6.2經(jīng)營管理類； 4.6.3生產(chǎn)技術(shù)管理類； 4.6.4產(chǎn)品檔案類； 4.6.5基本建設(shè)類； 4.6.6設(shè)備儀器類； 4.6.7科學(xué)技術(shù)研究類； 4.6.8會(huì)計(jì)合同類； 4.6.9底圖類； 4.6.10人事類。4.7檔案秘級 公司檔案秘級分為機(jī)密、秘密和一般三類及重要檔案。 機(jī)秘檔案是指公司辦會(huì)議記錄、人事檔案、國外引進(jìn)的產(chǎn)品技術(shù)圖紙、軟件、專利技術(shù)、產(chǎn)品成本及銷售價(jià)格。 秘密檔案是指財(cái)務(wù)報(bào)表、數(shù)據(jù)、產(chǎn)品制造圖紙、新工藝、20、新技術(shù)、企業(yè)建筑物總平面圖、電線、電纜圖、水汽管道圖。 除機(jī)秘、秘密檔案以外其它檔案為一般檔案。 重要檔案是指本公司重要的證照。4.8檔案保管 4.8.1接收的檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，以卷、冊、盒、袋組成保管單位，組卷質(zhì)量符合要求，編目清楚。 4.8.2存放檔案用專用箱柜，排架方法科學(xué)、美觀、醒目便于提供利用。 4.8.3機(jī)密以上檔案不得隨便放在柜子外面。4.9檔案鑒定： 4.9.1根據(jù)鑒定工作的內(nèi)容，隨時(shí)組織有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)熟悉情況，了解企業(yè)檔案利用價(jià)值。 4.9.2根據(jù)有關(guān)規(guī)定編制檔案保管期限表。 4.9.3定期對已過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定（銷毀或延長保管期限），對失去利用價(jià)值的檔案，填寫“檔案銷毀登記21、表”。 4.9.4嚴(yán)格執(zhí)行檔案鑒定銷毀的審批手續(xù)，并對鑒定檔案寫出鑒定報(bào)告。 4.9.5經(jīng)批準(zhǔn)需要銷毀的檔案應(yīng)按保密規(guī)定執(zhí)行銷毀處理，同時(shí)“檔案銷毀登記表”連同“審批手續(xù)”一起歸檔。4.10檔案統(tǒng)計(jì) 4.10.1熟悉專業(yè)，掌握庫藏，以實(shí)事求是的態(tài)度認(rèn)真進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、整理、分析。 4.10.2在檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用的過程中，用登記簿的形式統(tǒng)計(jì)庫藏量指標(biāo)體系、質(zhì)量體系、利用工作指標(biāo)體系及工作條件指標(biāo)體系。 4.10.3各指標(biāo)數(shù)值分絕對數(shù)指標(biāo)、相對數(shù)指標(biāo)和平均數(shù)指標(biāo)，指標(biāo)計(jì)量單位是卷、冊、盒、袋，并且折合長度（米）。4.11檔案庫房管理 4.11.1檔案庫房的管理應(yīng)按照“以防為主22、，防治結(jié)合”的原則。 4.11.2對庫藏的檔案每月檢查一次，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告處理。 4.11.3庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、使用電爐、存放易燃易爆物品、堆放與檔案無關(guān)的雜物。 4.11.4安全使用電氣設(shè)備，定期檢查電器線路。 4.11.5庫房必須符合六防（防光、防火、防蟲、防潮、防盜、防塵）要求。配好溫度計(jì)、濕度計(jì)及消防器材，并按要求定期檢查、更換。 4.11.6庫房必須清潔衛(wèi)生，無蟲霉滋生物，道路暢通，空氣流通。 4.11.7離開檔案室隨手鎖門，切斷電源。 4.11.8無關(guān)人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。 4.11.9按保密規(guī)定的有關(guān)條款，定期開展保密安全檢查。4.12檔案利用 4.12.1借（查23、）閱檔案，要辦理登記手續(xù)，復(fù)印機(jī)密、秘密、重要檔案時(shí)需填寫借（查）閱、復(fù)印檔案審批單，并辦理審批手續(xù)。 4.12.2查閱檔案一般應(yīng)在檔案室進(jìn)行。如確需外借，一般檔案，應(yīng)經(jīng)公司辦主任同意，機(jī)密、秘密、重要檔案外借至辦公地點(diǎn)，須經(jīng)借閱所在部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意。借閱機(jī)密、秘密、重要檔案原件至公司外（除年檢、年審?fù)猓╉毥?jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.12.3檔案借閱者確因工作原因需要復(fù)印有關(guān)檔案，一般檔案復(fù)印應(yīng)經(jīng)公司辦主任批準(zhǔn)，機(jī)密、秘密、重要檔案復(fù)印應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)印由檔案管理員辦理。 4.12.4借閱檔案時(shí)間，一般檔案最長不超過一周，機(jī)密、秘密、重要檔案應(yīng)當(dāng)天歸還。 4.12.5本24、公司員工一般不得查閱與本人業(yè)務(wù)無關(guān)的檔案。 4.12.6外單位人員查（借）閱檔案，須出具介紹信，并由處室人陪同，查閱機(jī)密、秘密、重要檔案和復(fù)印檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)印由檔案管理員辦理。 4.12.7查閱檔案時(shí)應(yīng)自覺愛護(hù)案卷，不得弄臟、亂劃、損壞和任意拆散，如有違者，管理人員有權(quán)立即收回，嚴(yán)重者報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)視情節(jié)處理。5、本制度報(bào)呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后公布實(shí)施，修改時(shí)亦同。6、本制度由公司辦負(fù)責(zé)解釋。借（查）閱、復(fù)印檔案審批單部門經(jīng)辦人文件名稱借用日期 年 月 日歸還日期 年 月 日借（查）閱、復(fù)印理由：復(fù)印份數(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)審核意見： 日期：公司辦主任審批意見： 日期：公司主管領(lǐng)導(dǎo)批示： 日期：董事長/總經(jīng)理批示： 日期：附：工作流程歸檔文件/材料技術(shù)檔案質(zhì)量檔案文書檔案合同檔案財(cái)務(wù)檔案移交、接收移交、接收整 理分類、組卷排列、編目入 庫統(tǒng) 計(jì)借閱、利用