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1、公司工程技術檔案歸口劃分、文件編號制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 工程技術檔案管理制度1.目的：規范工程資料的編寫、收集、整理、組卷、傳遞、借閱管理，確保滿足工程施工和移交、歸檔要求。2.名詞解釋 各專業指：鍋爐專業、汽機專業、電氣專業、熱控專業、焊接專業。 3.歸口管理和劃分3.1 工程部為項目部工程資料歸口管理部門。 項目部各部門為各自職能范圍內的資料管理對口責任部門，負責職能范圍內的工程資料分階段或竣工時向資料管理人員提交歸檔，由資料管理人員統一向業主移交和向公司檔案室歸檔。3.2工程資料的存檔劃分：2、工程管理文件資料：1）工程合同、協議、招投標文件、租賃協議、工程概算結算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業；2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結束時歸檔資料管理人員）；3）行政文件，歸綜合管理部；4）工程施工技術及管理資料（音像資料等除外），歸工程部； 3.3 工程資料管理網絡和人員網絡 工程項目中標后一個月內由項目總工組織，建立項目工程資料管理網絡（應包括各部、室、專業組、專業公司等），明確負責人（負責人應為本現場技術負責人）、管理人員和各單位資料管理員。4.文件的編寫文件資料的編寫按以下規定執行（業主無特殊要求時） 4.1文件的編寫一律采用A4紙張，用激光打印機或噴墨打印機（黑色3、墨水書寫亦可）的打印件。規格要求參考作業指導書標準樣式（尺寸及頁邊距）。4.2文件必需采用雙釘裝釘（橫向、豎向均可）裝釘尺寸要求如下：橫向裝釘的，左側留裝訂線2.5cm，上邊距2.5cm，右邊距、下邊距1.5cm；縱向裝釘的，上下留出2.5cm的距離；釘與紙張的邊緣留出1cm的距離。對復印件A4紙豎向左側裝訂線留2.5cm。4.3正文文字一律采用四號宋體、1.5倍行距，標題為小三號宋體。凡是正文應有頁眉和頁腳，頁眉頁腳均使用五號，頁腳居中設置。 頁腳使用三位阿拉伯數字，從“第001號”開始，卷內目錄、卷內備考表及某一文件的附圖無正文的部分，不編寫頁號，但應在文件目錄中標明總頁數。4.4文件中附4、圖的幅面、構件代號均應符合我國國家或行業標準，圖紙的尺寸一律以毫米為單位。4.5案卷封面宜采用外封面形式，內外封面的式樣同作業指導書封面。4.6檔號：項目代號+分類號+案卷號項目代號：是公司指定的，項目中標后由公司檔案室給出。分類號：科技文件材料參考火電施工企業檔案分類表中6-9大類的有關規定，其它部門采用0-5大類的有關分類規則。案卷號：即為案卷順序號。移交資料的檔號按業主要求編制填寫。4.7案卷題名應簡明、準確揭示卷內項目的名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。4.8編制單位欄填寫卷內科技文件材料形成的單位或主要責任者。4.9編制日期填寫案卷內科技文件材料的起止日期。4.105、保管期限填寫其劃定的保管期限，將來移交時在資料管理人員管理人員的統一指導下填寫。4.11密級依據保密規定填寫(移交時業主給出，統一填寫)。4.12縮微號和檔案館號由竣工檔案接收單位或部門填寫。4.13卷內目錄及卷內備考表（各種表格）的格式由資料料室統一提供。4.14竣工移交所使用的卷盒由綜合管理部根據公司檔案室要求統一購置。4.15編寫受控文件時均應標明文件編碼。(文件編碼按質量部工程質量體系文件編碼與受控編號方法進編寫)。5.工程中使用的表格 工程中使用的各種表格包括：質保、過程控制、試驗與檢驗、工程管理與技術管理、有條件發生的記錄表格。各種表格的使用按以下規定執行：5.1國家、部或局已經下6、發現成表格（或有要求）的，使用其統一表格。5.2項目部管理制度匯編已給出工程項目管理工作中的表格，這些表格按類別存在專門的數據庫中,如需使用可直接提取使用，簽名為手寫。5.3如上述表格不能滿足施工要求，可根據需要自制表格，經專業部室領導批準(按審批權限)，方可使用。6.工程資料的收集工程項目的檔案資料，是整個工程項目從醞釀、決策到建設投產（使用）全過程中形成的文字、圖紙、圖表、計算書、聲像資料等不同形式、不同載體的資料，包括項目的提出、調查、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產等，項目部有責任盡量將資料收集齊全 。 6.1工程項目開工后由總工組織編制XX7、項目部歸檔文件資料目錄。其中應至少明確第一批開工項目應歸檔的文件資料目錄。 （1） 技術文件內容依據公司規定執行。各類文件資料的收集策劃應以分項或分段工程為單位。 （2）隨工程進展對歸檔文件資料進行補充，待工程圖紙80%或專業系統圖100%到達項目部后15日內，對目錄進行修改，分別報業主和公司各職能處室，作為正式文件執行。 （3）各項資料在單位工程未完時，由劃分的文件收集、整理部門保存，待階段性檢查之后，或單位工程施工結束，按資料管理人員要求的時間，將資料移交給資料管理人員，正式歸檔。6.2任何單位、部門和人員不管以何種渠道獲得技術資料，均應交資料管理人員登記、備案，由有關領導核準后方可使用。8、6.3各部門收集的資料除歸檔資料外，還應根據上級單位監檢大綱的有關條款，對其它工程資料進行收集整理。7.工程資料按以下要求進行整理和組卷7.1項目文件資料一般按其專業、單位工程項目和形成時間先后進行整理組卷。7.2有關設備的文件按依據性材料、設備開箱驗收、設備安裝調試、設備運行維修、隨機圖樣等排列，隨機圖樣也可單獨組卷。7.3管理性文件按問題、時間或重要程序排列。7.4案卷內技術性文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在后。7.5每一單位工程項目的卷內文件按管理、依據、施工安裝記錄、檢測試(實)驗評定、證明等排列。7.6文件材料組卷時，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原9、件一起立卷，不得分開。文件材料的排列：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉發文件在前，被轉發文件在后；立卷人填寫卷內目錄，立卷人和有關負責人應在卷內備考表的簽署欄簽署姓名；卷內目錄和卷內備考表格式由資料管理人員統一提供。 7.7卷內備考表(各種表格)、卷內目錄、卷內文件的裝釘尺寸及頁邊距應一致。7.8存檔文件材料應盡量使用原件，如沒有應標明原件的存放地點。7.9資料管理人員編制工程管理案卷總目錄及卷內目錄，工程部長審核、總工批準。 8. 文件資料的傳遞文件資料的傳遞包括發放與往來。8.1文件發放：文件資料在發放前，發放部門應填寫文件發放審批表，根據審批權限審批文件確定10、資料發放的范圍，并建立文件發放登記表臺帳。從業主、監理方接收領取的文件資料兩小時內在網上公布，24小時內發放到使用單位、部門8.2文件往來往來文件指與項目部以外單位的文件往來，一般包括與業主、監理、當地政府有關部門、設計院、設備廠家、調試部門、公司等的文件。（1）接收：資料管理人員建立文件接收登記表對接收的文件資料進行登記。任何人無論從何途徑得到的與工程有關的文件資料，都應交到資料管理人員，由資料管理人員組織識別并登記 。對接收的文件資料，資料管理人員根據審批權限送交領導審批 。（2）項目部任何部門、任何人向項目部以外單位發出與項目有關的文件資料，都應根據審批權限進行審批，在發出前在存檔部門進11、行備案，對反饋信息及時歸檔。 （3）項目部各部門、各專業公司也應建立文件接收登記表。9. 文件、資料審批權限9.1接受項目經理委托，由生產經理、商務經理、總工（副總工）發放（傳閱）審批的范圍：國家、行業有關本工程的文件、要求，業主、監理公司文件、會議紀要、工程聯絡單（確認有效性和發放范圍后下發）、通知等，設計院文件，設備圖紙、涉外技術文件資料，外單位交流信息，業主委托、工程變更（根據確定的范圍），公司有關本工程的文件和要求，項目部有關工程管理的文件、要求、通知，工程簡報，上報業主、監理、公司的文件和材料，施工組織設計等。9.2各部門負責人的審批范圍：本部門分管專業范圍體系內的文件、資料、規程規12、范、標準、制度、規定，本部門編制的管理制度、規定、辦法、計劃、通知等，本部門所組織的專業會議紀要、總結、工作聯系單，處罰通知等。9.3資料管理人員發放審批：施工圖紙、圖集，作業指導書、施工措施（包括監理批復意見），圖紙會審記錄，設計變更，技術例會紀要、專業會議紀要、工程總結等。10.文件資料的更改和作廢文件處理10.1文件更改由更改提出人或提出部門的負責人填寫文件更改審批單，重要更改要附上文字依據，由該文件、資料的原審批人或部門進行審批。文件更改申請獲批準后，由原文件發放部門（單位）按文件發放登記表的名單發放文件更改一覽表，文件領用人按文件更改一覽表對所持文件進行更改，如換頁更改則進行換頁。113、0.2文件的失效和作廢文件經多次更改或文件需進行大幅度修改時應進行換版，原版本作廢，換發新版本。文件發放部門(資料管理人員)應根據文件發放登記表把失效和作廢的文件及時通知給各部門（單位）。作廢文件應根據發文登記及時更換或撤回；收回的失效或作廢文件由發放部門填寫作廢文件資料銷毀申請及銷毀記錄，經總工批準后執行。 需要作為資料保存的作廢文件應加蓋“作廢參考”標識。10.3文件中有關問題處理結果的反饋文件的接收部門（單位或人員），接到工程文件后要對照文件中有關要求及領導的批示意見，及時處理有關問題，并將辦理結果以文字形式反饋（也可在網上反饋）。11. 工程資料管理辦法11.1 工程圖紙管理辦法工程圖14、紙的收發統一由資料管理人員管理。各個專業的圖紙在工程開工前，由各專業工程師按施工進度計劃編制專業圖紙需求計劃，遞交資料管理人員，由資料管理人員編制項目工程圖紙需求計劃，工程部長審核，總工批準，提交建設單位和設計單位，并在資料管理人員存檔。 資料員擬訂工程圖紙發放范圍和文件發放審批表，正式施工圖紙的發放范圍由資料管理人員審批，設備圖紙和非正式圖紙由總工或副總工審批 ，資料員發放。 圖紙發放時要特別注意留出用于移交和歸檔的圖紙。資料員統計圖紙到位情況，按圖紙交付計劃向建設單位催交，接收的圖紙進行登記（文件接收登記表），接到圖紙兩小時內在網上公布，未按計劃到的圖紙及時向資料管理人員和專業工程師匯報。15、 任何人員不論從何種渠道得到施工圖紙，都要首先交資料管理人員，由資料管理組織確認。 11.1.4施工過程中，各單位要注意保護圖紙，施工結束立即交回資料管理人員。11.2 工程變更資料管理 工程變更由專業工程師及以上領導簽字認可后生效見設計變更、變更設計和工程委托管理制度）。 資料員接收到生效的工程變更后按工程圖紙發放的范圍進行發放。工程變更必須加蓋設計變更章并在圖紙中反映出。（1）資料管理人員在工程開工后確定工程變更蓋章分工，根據分工，資料管理人員提供印章。 （2）資料管理人員下發設計變更的同時下發 設計變更標注通知單，圖紙使用部門或單位接到設計變更及標注通知單后在通知欄簽字，圖紙使用部門或專16、業人員在被變更的圖紙上用紅筆標注（相關方無特殊要求時）變更內容，標注后在標注通知單確認欄簽字，資料管理人員資料員核實變更確已標注后，收回設計變更標注通知單；存檔圖紙的設計變更由資料管理人員管理人員標注。（3）同一項目有兩次及以上變更，以最新版變更為準，原變更收回，蓋“作廢參考”章存檔備查。（4）設計變更章加蓋在相應圖紙標題欄上方10mm處，當變更不是針對具體圖紙時， 在本套圖紙的目錄頁及總圖上蓋設計變更章。11.3 施工過程形成資料的管理辦法 每個單位工程按施工技術管理過程控制記錄做詳盡的記錄。每項記錄由單位工程技術員、質檢員、施工員（根據各自職責）分別做出記錄，分類建檔，逐級審核后存于資料管17、理人員。所有記錄按要求填寫標準表格，內容要真實。11.4 關于安裝設備開箱資料的管理規定工程施工安裝設備的開箱資料，在設備到場后由物資辦事處綜合管理員向資料管理人員移交（移交的內容包括：設備開箱檢驗記錄、設備清單（含專用工具）、安裝說明書等）。由資料員登記存檔，物資管理人員工作必須留用的資料，從資料管理人員復印。所有開箱資料必須堅持先歸檔后復印使用的原則，各部門、專業公司如需要，到資料管理人員借閱或辦理復印手續（由資料員負責復印），使用復印件。資料管理人員按與業主洽商的移交規定辦理移交手續（一般情況下，設備開箱檢驗記錄單在工程進行中移交，其余資料竣工時移交）。11.5 受控法規性文件管理規定資18、料管理人員編制XX項目部受控法規性文件目錄，經工程部部長、質量部部長、安監部部長審核、總工批準后，發至各部門、專業公司執行。資料管理人員依據公司規定，擬訂發放范圍，依據規定發放。 法規性文件均應加蓋持有單位的受控印章，并應有登記（本單位及資料管理人員），無受控印章的視為無效文件，不得使用。已經下發的文件，如不能滿足工程需要，再次領用受控法規性文件，仍須填寫文件領用申請單，經總工批準后，方可領取。從資料管理人員領出的受控法規性文件，在工程結束時，按要求進行整理，及時交還資料管理人員。11.6文件的借閱和工具書的管理文件的借閱 資料管理人員存檔的文件資料原則上只能查閱，不能借出。確需借出的，填寫文19、件（記錄）借閱申請表，借閱時間在15日以內的由資料管理人員審批，一個月內的由工程部長審批。資料管理員建立工程資料借出情況清單，在網上公布，并設定借出期限自動提示。資料員對逾期不還者下發催還通知單。工具書的管理施工手冊及技術規范由資料管理人員錄入計算機，建立數據庫，在網上共享，并制成光盤。技術人員一般情況不專門配工具書，使用時也可到資料管理人員處查閱，但原則上不能借出，如需借閱執行（一）審批規定。 11.7 作業指導書編審 項目中標后根據中標范圍，參照質量部編制的XX工程項目質量計劃，由資料管理人員編制XX項目部施工作業指導書總目錄和XX項目部防護作業指導書總目錄，工程部長審核，總工批準。 作業20、指導書全部采用頂部、雙釘裝釘。12.表格 12.1 文件（記錄）借閱申請表 12.2 文件資料發放登記表 12.3文件資料發放審批表 12.4 文件資料更改審批表 12.5 文件資料領用申請表 12.6 作廢文件資料銷毀申請及銷毀記錄表 12.7 設備開箱檢驗記錄 12.8 設計變更標注通知單 12.9 XX項目部施工作業指導書總目錄 12.10 XX項目部防護作業指導書總目錄13. 附件13.1作業指導書表樣文件（記錄）借閱申請單序號文件名稱計劃借閱時間借閱時間借閱用途借閱申請部門/人歸還日期審批人檢驗人備注文件發放登記表 編號：序號文件名稱文件編號受控號領用部門/人領用日期發放人備注文件發21、放審批表 編號：文件名稱文件編號發放范圍 填報人 年 月 日審批意見 審批人 年 月 日文件更改審批表 編號更改文件名稱文件編號申請更改部門申請更改原因： 申請人： 日期更改前內容更改后內容（可另附頁）更改人 日期更改審查意見 審改人 日期批準： 批準人 日期文件領用申請表編號：文件 名稱文件 編號申請領用部門申領原因：申請人、日期部門領導批準文件領用部門審核 簽字 日期文件管理部門批準 簽字 日期備注遺失、破壞文件的分發號碼：補發文件的分發號碼：其它事項：作廢文件（資料）銷毀申請及銷毀記錄作廢文件（資料）銷毀申請文件名稱銷毀內容銷毀原因銷毀數量備注申請人： 日期 ： 批準人 ： 批準日期：作廢文件（資料）銷毀記錄文件名稱銷毀數量銷毀方式銷毀日期銷毀人： 日期： 見證人： 日期：XX項目部施工作業指導書總目錄清單 序號作業指導書名稱編寫單位審核部門（人）審批人XX項目防護作業指導書總目錄序號作業指導書名稱編制單位審核部門（人）審批人