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1、公司文件、傳真、檔案與接待管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、總則第一條 為加強公司辦公事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。第二條 本規定所指辦公事務包括以下十個方面的簡要性管理規定。二、文件管理規定第三條 所有的來函和來件，首先由辦公室指定的人員登記，然后再按類別轉送到有關部門或個人簽收，需要處理的文件，還須備附公文處理單。第四條 文件（包括重要的資料）應該分為：絕密的，只適用于總經理及總經理批準的人調閱；機密的，只適用于經理及經理批準的人員調閱；一般的，適用2、于各級人員借閱。第五條 對外發文一律要規范，要擬稿、核對、編發文件字號后安排打印，再呈總經理（或相關負責人）簽發后方能外送或下發。第六條 來文、發文按其重要性和保存價值要分類整理、立卷、存檔，一般性的年終集中登記銷毀。三、傳真管理規定第七條 發送傳真件要以公司或部門的名義。原則上須由總經理或指定責任人簽發后方能發出。第八條 收到傳真件后，辦公室指定的人員應在第一時間內進行登記，并發送到收件人處進行簽收。第九條 重要的傳真件不得擅自銷毀，待年終清理后列出清單交辦公室審查。四、接聽電話管理規定第十條 重要的通知、信息、情況及事項等須作記錄，并及時通報。第十一條 辦公室須備專用電話記錄本，以備查閱。3、五、打印、復印、印章管理規定第十二條 各部門需打印的文件由辦公室許可后作出安排，未經批準，不得擅自打印。第十三條 任何文件的復印均須填寫登記，由辦公室簽字批準后方能復印。第十四條 需要印章的文件、合同、資料等必須事先填寫登記，呈總經理（或相關負責人）批準后方能加蓋。六、檔案管理規定第十五條 歸檔范圍，公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、協議、合同、項目方案、通知、紀要等具有參考價值的文件材料。第十六條 檔案管理由辦公室指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整。密級檔案必須保證安全。七、網站信息管理規定第十七條 由辦公4、室專人負責網站維護、收集、整理相關信息和電子郵件，再按類別轉送到有關部門或個人簽收或查閱。第十八條 發布信息，均須填寫登記目錄，由辦公室簽字批準后方能發布，重大的信息發布須呈總經理（或主要負責人）批準。第十九條 每周五編印出一期信息快遞，供內部參考。八、公關、接待管理規定第二十條 由辦公室安排，并指定專人接待洽談。第二十一條 重要接待要制訂出周密的計劃后，再行實施。九、協調管理規定第二十二條 由分管辦公室工作的副總經理主持。第二十三條 先由部門之間溝通，拿出舉措，然后協商解決。第二十四條 特殊情況組織協調會解決。十、匯報、報告、請示管理規定第二十五條 日常工作以口頭匯報為主。第二十六條 日常工作中重要事項以書面報告為主。第二十七條 重大事項必須及時地采取口頭和書面形式向公司請示。十一、會議管理規定第二十八條 會議按層次或性質分類，并分別確定各類會議的程序和具體時間安排。第二十九條 各種會議均須規范做好記錄，重要的會議須作出紀要或決定決議。第三十條 本規定如有未盡事宜或隨著公司的發展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交辦公室研究，并提請總經理（或主要負責人）批復。第三十一條 本規定解釋權歸辦公室。第三十二條 本規定從發布之日起生效。