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1、公司文件檔案歸檔調閱管理制度 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第1章 總則第1條 目的。為了規范公司檔案管理工作，做好文件資料的保管、借閱回收、銷毀工作，發揮檔案價值，防止公司信息泄露，特制定本制度。第2條 檔案管理體系（1）公司成立兩級檔案管理體系，人事行政部下屬檔案室為公司檔案主要責任單位，人事行政部的行政專員為兼職的公司檔案管理人員；公司二級管理部門為本單位文檔保管部門，均應指定專人兼職負責。（2）檔案分類、目錄、編號的原則由人事行政部統一制定。公司的檔案庫應與公司的其他資料庫，如工程施工、設計資料庫等分開管2、理。密級檔案必須保證安全。文書結案后，原稿或正本應歸檔，需經常性使用的，應留副本使用。第2章 文件、檔案整理第3條 文件點收文件結案移送歸檔時，根據如下原則點收。（1）檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。（2）文件如經過抽查，應有管理部門主管的簽認。（3）文件的處理手續必須完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門科室。（4）與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門。（5）有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門送人事行政部簽收后，將文件歸檔處理。第4條 文件整理點收文件后，應依下列方式整理。（1）中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂3、為原則。（2）右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢。（3）文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第3章 檔案分類第5條 檔案分類應根據內容、部門組織、業務項目等因素，按部門大類、小類三級分類。先以部門區分，然后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。第6條 檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多、三級分類不夠應用時，須在第三級之后增設第四級“細類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。第7條 同一“小類”（或細類）的案件以裝訂于一個檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔類裝訂4、，并于小類（或細類）之后增設“卷次”編號，以便查考。第8條 每一檔夾封面內首頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。第9條 檔號的表示方式如下：A1A2B1B2C1C2D1E1E2；其中，A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號，D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次。第4章 檔案名稱及編號第10條 檔案名稱。（1）檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。（2）各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示：其位數使用視案件多少及增長情形斟酌決定。（3）檔案分類各級名稱經5、確定后，應編制檔案分類編號表，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。（4）檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。（5）檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第11條 檔案編號。（1）新檔案。應從檔案分類編號表查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔案號。（2）檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔案號并予以同號編列。（3）檔案號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述多件事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔案號。（4）檔案號應自左而6、右編列，右方裝訂的檔案，應將檔案號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。第5章 檔案歸檔管理第12條 歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔案夾內，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。第13條 檔案夾的背脊應標明檔案夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第14條 文件保存期限，除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下表所列的規定辦理。檔案保存期限一覽表類別永久保存類10年保存類5年保存類1年保存類內容1公司章程2股東名冊3公司組織規程及規章制度、工作細則等4總經理、股東會記錄5財務報表6政府機關核準的文件7不動產所有權及其他債權憑證8工程設計、施工7、竣工資料9其他規定須永久保存的文書1公司內部預、決算書類2會計憑證、賬簿、報表3事業計劃資料4其他規定需10年保存的文書1期滿或已解除的合同文書2正在執行當中的合同文書3其他規定需保存5年的文書結案后無需長期保存的文書注：上述非永久保存的資料過期之后，必要時可以用光盤存錄備查。第6章 檔案調閱管理第15條 各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填寫檔案調閱單，經其部門主管核準后向檔案保管人員調閱。第16條 調閱檔案包括文件資料必須在檔案調閱登記簿登記后方可借閱秘密級以上的檔案文件須經經理級領導批準方能借閱。第17條 案卷不許借出只供在檔案室查閱未歸檔的文件及資料可借出。第18條 檔案管理人8、員接到檔案調閱單，經核查后，取出該項檔案，并于檔案調閱單上填注借出日期，然后將檔案交與調卷人員。檔案調閱單例按歸還日期先后整理，以備催還。第19條 調閱期限不得超過2個星期，到期必須歸還如需再借應辦理續借手續。第20條 調閱檔案的人員必須愛護檔案，要保護檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞。否則，按違反保密法追究當事人責任。第21條 調閱的檔案交還時，必須當面點交清楚。如發現遺失或損壞應立即報告領導。第22條 外單位調閱檔案，應持有單位介紹信，并經總經理批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。第23條 外單位摘抄卷內檔案應經總經理同意，并對9、摘抄的材料進行審查簽章。第24條 檔案歸還時，經檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔案夾。檔案調閱單由檔案管理人員留存備查。第25條 調閱的檔案應與經辦業務有關，如借閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。第7章 檔案清理第16條 檔案管理人員應及時擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。第17條 每年更換時，依規定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀。銷毀前，應造冊呈總經理核準，并于目錄附注欄內注明銷毀日期。第18條 保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，檔案管理人員應將檔案目錄表上注明在其保留文件，并在上注明部分銷毀的日期。第19條 每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。第20條 對于已失去作用的檔案進行銷毀或用碎紙機進行處理，銷毀檔案材料要認真鑒定，確定銷毀檔案材料已列冊登記。第21條 銷毀檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。第8章 附則第22條 本制度由人事行政部檔案室負責制定、修訂與解釋事宜。第23條 本制度經人事行政部經理審核、報主管行政事務的行政副總審批后生效。修訂、廢止時亦同。第24條 本制度自公布之日起執行。