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1、 公司檔案分類、借閱及移交管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司檔案管理制度一、總則1、為了規范公司檔案管理，特制定本制度。2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。3、本制度最終解釋權歸檔案管理部，檔案管理部負責本制度的修訂完善。二、檔案管理機構的設置及基本要求（一）檔案劃分及管理部門1、檔案是指本公司過去和現在，在從事經營管理、科學技術、企業文化等活動中形成的對公司有保留價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2、公司設立檔案室，隸屬于檔案管理部，并設置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司2、制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。3、公司檔案根據其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規范進行分類，有規范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。（二） 各部門資料管理1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。2、各部門根據部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統一的標準分類管理。3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規定執行。三、檔案分類（一）檔案質量1、檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容3、。2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。3、檔案必須遵循文件材料形成的規律和特點，保持文件材料之間的聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。4、檔案盒表面為檔案目錄，檔案盒內文件沒有提名的，由檔案人員根據內容擬定標題。（二）分類1、檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。2、公司檔案大致分為以下幾類：（1）證照類：營業執照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；（2）文件類：分外來文件和內部文件；（3）制度類：管理制度匯編；（4）合同類：分內部經4、營管理合同和業務合同兩種。（5）計劃總結類：分年度計劃及總結等；（6）會議紀要類：辦公例會紀要等;(7) 項目類： 完成項目進行歸檔.（三）檔案編號1、檔案分類各級名稱經確定后，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。2、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。3、公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理，各部門要積極配合公司檔案管理工作。四、檔案日常管理（一）借閱1、借閱手續：（1）各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱，經辦人必須在公司借閱5、登記表上簽字。（2）檔案員接到借閱條，經核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。（3）檔案歸還時，經檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經檔案管理部批準。5、借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。（二）銷毀1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的檔案銷毀清冊，報公司負責人審核批準，并指定其監銷人后方可進行6、銷毀。檔案銷毀清冊需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名，并將監銷情況報告本單位負責人。檔案銷毀清冊需永久保管。3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。（三）移交1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報公司負責人審核批準并指定其監交人后，方可進行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。2、移交前，按照清冊清點7、；移交后，在清冊上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。 （四）保密1、檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經許可不得使用及隨意翻動。六、附則（一）在本制度框架下，公司各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發生沖突，經報綜合管理部備案后，與本制度具有同等效力。（二）本制度自印發試行之日起執行。檔案8、員職責1、負責收集、統計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；2、認真學習檔案管理的相關規定、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應當附上抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。檔案移交登記表序號文件名稱頁數/分數/冊數移交原因移交時間備注1234567891011121314151617移交人: 接收人: 監交人:日期: 日期: 日期: