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1、公司檔案利用及保密管理制度附表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 公司檔案管理制度第一章 總則第一條 目的：為了加強(qiáng)公司檔案管理，維護(hù)檔案的完整性、統(tǒng)一性和安全性，有效地為公司的決策、發(fā)展及各項(xiàng)工作的需要提供信息，特制定本制度。第二章 公司文件、材料歸檔管理第二條 公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。1、綜合類(lèi)：主要包括政府企業(yè)、行政管理部門(mén)在工作中形成的文件材料。2、房產(chǎn)檔案：主要包括涉及公司產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的房屋的圖紙、合同、證件等文件材料。3、工程檔案：主要包括公司的每2、一項(xiàng)目工程開(kāi)發(fā)建設(shè)及后期物業(yè)管理中形成的圖紙、函件、聯(lián)絡(luò)單、招（投）標(biāo)文件、合同等文件材料。4、經(jīng)營(yíng)檔案：主要包括物資采購(gòu)、房屋銷(xiāo)售及其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的檔案材料。5、財(cái)務(wù)檔案和人事檔案由財(cái)務(wù)部和行政部單獨(dú)歸檔。6、歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。第三條 文件材料的歸檔要求：1、公司各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。2、歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確。3、歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。4、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有3、機(jī)聯(lián)系。5、歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。6、歸檔的文件材料必須為正本，本公司編制的文件應(yīng)附發(fā)文稿紙，歸檔的合同必須附有合同會(huì)簽表及會(huì)簽過(guò)程當(dāng)中產(chǎn)生的修改版。7、歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。8、非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。9、外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。10、為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書(shū)寫(xiě)文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。書(shū)寫(xiě)工整、圖像、字跡清4、晰。第四條 歸檔時(shí)間1、公司行政部和財(cái)務(wù)部按年度歸檔，應(yīng)在次年四月底前歸檔。2、工程部應(yīng)項(xiàng)目竣工完成后一個(gè)月內(nèi)將所有相關(guān)圖紙、與相關(guān)業(yè)務(wù)單位的往來(lái)信函和部門(mén)周會(huì)議記錄歸檔，合同應(yīng)在簽訂完成三日內(nèi)歸檔，涉及招（投）標(biāo)程序的，招（投）標(biāo)文件應(yīng)與合同一起歸檔。3、銷(xiāo)售部客戶資料及銷(xiāo)售合同等文件材料應(yīng)在當(dāng)期交房工作完成后一個(gè)月內(nèi)歸檔。4、物資采購(gòu)應(yīng)在采購(gòu)供應(yīng)合同訂立后3天內(nèi)歸檔。第五條 凡由公司與其他單位協(xié)作、合資完成的項(xiàng)目，公司必須保存一整套檔案。第六條 送交材料的部門(mén)，要填寫(xiě)移交檔案材料登記表一式兩份，接交雙方簽字，履行交接手續(xù)。任何部門(mén)與個(gè)人不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。第七條 歸檔文件5、留存1、因涉及合同履行，經(jīng)辦部門(mén)自留合同復(fù)印件一份，合同履行過(guò)程中涉及的其他部門(mén)由經(jīng)辦部門(mén)各送合同復(fù)印件一份；2、與政府企業(yè)、業(yè)務(wù)單位之間的函件、聯(lián)系單等由經(jīng)辦部門(mén)視情況自留復(fù)印件。第七條 檔案保管期限保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期1、永久：凡是反映公司主要職能活動(dòng)基本歷史面貌、對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。保管期限為50年以上。2、長(zhǎng)期：凡是反映公司的一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16至50年。3、短期：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。第八條 檔案管理1、檔案室應(yīng)制訂科學(xué)合理的檔案分類(lèi)方案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編6、號(hào)、排架；2、檔案室應(yīng)對(duì)全年檔案的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；3、檔案室對(duì)保管期限己滿的檔案，應(yīng)造冊(cè)報(bào)總經(jīng)理室批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得銷(xiāo)毀任何檔案。4、檔案室對(duì)己破損和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)修復(fù)和復(fù)制。5、檔案室對(duì)所存檔案和資料的保管情況定期檢查，遇有特殊情況，應(yīng)立即向董事會(huì)及總經(jīng)理室報(bào)告，及時(shí)處理。第九條 檔案的利用與開(kāi)放1、公司檔案室所保存的檔案主要供公司內(nèi)部利用，公司工作人員借出、查閱、復(fù)印業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案室資料，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。借出、查閱、復(fù)印非業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2、其他單位或個(gè)人需查閱檔案時(shí)，應(yīng)持介紹信，并報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，7、方可接洽。3、借出、查閱、復(fù)印只限于批準(zhǔn)范圍內(nèi)的檔案材料，不得隨意擴(kuò)大查、借閱和復(fù)印范圍，對(duì)重要的、珍貴的檔案和資料，一般不提供原件，如特殊需要，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十條 檔案室檔案管理員崗位職責(zé)1、根據(jù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的安排，積極主動(dòng)地開(kāi)展工作，努力完成好各項(xiàng)工作任務(wù)和崗位職責(zé)。2、負(fù)責(zé)收集、整理、分類(lèi)、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全公司各類(lèi)檔案資料。3、對(duì)接收入庫(kù)的各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理，編制檢索工具，為公司的各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4、貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于保守機(jī)密的規(guī)定，維護(hù)涉密檔案的安全，維護(hù)公司機(jī)密，不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案室利用范圍，非經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自借、閱和銷(xiāo)毀檔案材料。5、做好“八防”工作，嚴(yán)格遵守檔案的8、保管、保護(hù)制度，確保各類(lèi)檔案材料的完整、安全，努力提高檔案的使用壽命。6、努力鉆研各類(lèi)檔案的業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，熟悉庫(kù)藏，了解庫(kù)藏，每年度對(duì)各類(lèi)檔案數(shù)量以及變動(dòng)情況作出精確的統(tǒng)計(jì)，積極參加檔案局舉辦的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)。7、檔案管理員在工作變動(dòng)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行檔案移交手續(xù)。第十一條 對(duì)于違反中華人民共和國(guó)檔案法的行為，由公司對(duì)直接責(zé)任人員給予處理。第十二條 檔案室查、借閱制度1、凡本公司各部門(mén)因工作需要，可以查借閱有關(guān)檔案。2、查借閱檔案者一律履行查借閱手續(xù)，并限于所申請(qǐng)查借閱的范圍，完畢后，應(yīng)立即歸還并當(dāng)面點(diǎn)清注銷(xiāo)。3、查借一般檔案由本部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查閱非本業(yè)務(wù)范圍的檔案或重要機(jī)密文件，需經(jīng)總經(jīng)理批9、準(zhǔn)后方可查借閱。4、機(jī)密檔案不辦理外借手續(xù)，不得復(fù)制，不得隨意抄錄，如有特殊需要限抄有關(guān)部分，但用完須按有關(guān)保密制度和規(guī)定處理。5、對(duì)重要的、珍貴的檔案室和資料，一般不提供原件使用，如有特殊需要，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，限期歸還，借出時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)一個(gè)月。6、查借閱檔案時(shí)，必須愛(ài)護(hù)檔案資料，不得私自在文件上作任何標(biāo)記或涂改，不得損毀和抽走案卷的張頁(yè)，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。7、對(duì)非機(jī)密文件，外單位或個(gè)人因工作需要復(fù)制時(shí)，應(yīng)持介紹信，注明閱檔內(nèi)容、范圍、用途，并報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可復(fù)制。第十三條 保密制度1、不該說(shuō)的機(jī)密，絕對(duì)不說(shuō)。2、不該知道的機(jī)密，絕對(duì)不記。3、不該看的機(jī)密，絕對(duì)不看。4、10、不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案室陳設(shè)和保密情況。5、不得在公共場(chǎng)所、家庭及子女親友面前談?wù)摴緳C(jī)密。6、不得在私人通信中涉及公司機(jī)密事項(xiàng)。7、不得隨身攜帶機(jī)密文件。8、不得私自處理無(wú)保存價(jià)值的文件材料。9、檔案室接收檔案應(yīng)及時(shí)入庫(kù)裝柜，不得隨意堆放他處。10、銷(xiāo)毀檔案材料時(shí)，必須造具清報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)由董事會(huì)或總經(jīng)理室委派兩名以上工作人員監(jiān)毀，并在清冊(cè)上簽名。11、一年內(nèi)結(jié)合節(jié)、假日進(jìn)行幾次保密檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，對(duì)保密有功者給予表?yè)P(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反保密規(guī)定者，應(yīng)根據(jù)國(guó)家保密法令，視情節(jié)輕重，給予批評(píng)或處分。第十四條 保管制度1、公司除財(cái)務(wù)檔案和人事檔案外的所有檔案由檔案室統(tǒng)一保管，任何部門(mén)或個(gè)11、人不得占為己有。2、非檔案室工作人員，未經(jīng)允許，不得隨意進(jìn)入檔案室。3、每年定期接受各部門(mén)、各項(xiàng)目工程應(yīng)歸檔的檔案。4、工作人員要加強(qiáng)責(zé)任心，對(duì)檔案的收集、借出、利用、銷(xiāo)毀情況及時(shí)進(jìn)行登記，調(diào)閱后的檔案當(dāng)即檢查，歸還原位。5、檔案室的全部檔案，按分類(lèi)大綱整理排列、編目、上架。6、保證檔案的絕對(duì)安全，注意維護(hù)檔案室內(nèi)的清潔衛(wèi)生，禁止吸煙，嚴(yán)禁易燃、易爆物品及其他雜物，做好防火、防盜、防蟲(chóng)、防有害氣體、防光、防高溫、防潮、防霉等工作，門(mén)窗箱柜的鑰匙要妥善保管，隨時(shí)注意關(guān)閉上鎖。第三章 附則第十五條 行政部為檔案室的管理部門(mén)。第十六條 本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。第十七條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。 12、行政部 xx年09月附表一 各類(lèi)文件保存期限一覽表附表二 移交檔案材料登記表附表一序號(hào)文件類(lèi)型保存期限備注1通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、大會(huì)發(fā)言、提案、選舉結(jié)果、討論通過(guò)的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、重要的照片、錄音（像）帶等文件永久2賀信、賀電、討論未通過(guò)的文件長(zhǎng)期3小組會(huì)議記錄、參考文件、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料短期4公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過(guò)的文件材料永久5討論未通過(guò)的文件材料等短期6主要文件材料長(zhǎng)期7其它文件材料短期8直屬上級(jí)企業(yè)頒發(fā)的，屬本企業(yè)主管業(yè)務(wù)的，和非直屬上級(jí)企業(yè)頒發(fā)的針對(duì)本企業(yè)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的重要的文件材料永久913、直屬上級(jí)企業(yè)頒發(fā)的屬本企業(yè)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一般文件材料長(zhǎng)期10其它需要執(zhí)行的文件材料短期11黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)企業(yè)視察、檢查本地區(qū)、本企業(yè)工作時(shí)形成的題詞、講話、聲像等重要文件材料永久12本企業(yè)黨組（包括實(shí)行黨委制的黨委）和行政辦公會(huì)的記錄、紀(jì)要、討論通過(guò)的文件永久13通知、名單、日程、報(bào)告、講話、決議、決定、紀(jì)要、重要的聲像材料永久14典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)長(zhǎng)期15小組會(huì)議記錄、參考材料短期16紀(jì)要、通知、總結(jié)、講話、報(bào)告、重要的聲像材料長(zhǎng)期17典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)短期18方針、政策法規(guī)性的，重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久19一般業(yè)務(wù)問(wèn)題的長(zhǎng)期20事務(wù)性有參考價(jià)值的短期21重要的法規(guī)性的長(zhǎng)期序14、號(hào)文件類(lèi)型保存期限備注22其它的短期23綜合成果、專(zhuān)題成果、方案、總結(jié)、報(bào)告永久24原始記錄長(zhǎng)期25重要的永久26一般的短期27方針政策性的重要問(wèn)題的永久28一般事務(wù)性問(wèn)題的短期29主要職能活動(dòng)年度和年度以上的、重要專(zhuān)題的永久30半年的、季度的、一般專(zhuān)題的長(zhǎng)期31年度和年度以上的永久32季度的、月份的短期33匯總的、年度和年度以上的、專(zhuān)題的永久34季度、月份的短期35本企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱(chēng)更改、組織簡(jiǎn)則、工作條例、人員編制、啟用印信交件材料永久36本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人，本企業(yè)對(duì)直屬單位領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料永久37本企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的任免材料長(zhǎng)期38省級(jí)以上的永久39地、縣級(jí)以下的長(zhǎng)期40影響大、15、問(wèn)題嚴(yán)重的永久41影響、問(wèn)題一般的長(zhǎng)期42本企業(yè)中黨、團(tuán)、工會(huì)的基層組織形成的工作報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議文件和團(tuán)員名冊(cè)等文件材料長(zhǎng)期43本企業(yè)組織沿革、大事記永久44本企業(yè)及本企業(yè)批準(zhǔn)的有關(guān)區(qū)域變化和解決邊界糾紛、征用土地的文件材料 永久45本企業(yè)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證長(zhǎng)期46本企業(yè)編輯的并反映主要職能活動(dòng)的出版物定稿和樣本永久47有歷史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的永久序號(hào)文件類(lèi)型保存期限備注48重要的長(zhǎng)期49一般的短期50重大活動(dòng)的主要文件永久51一般活動(dòng)的審批手續(xù)、考察報(bào)告長(zhǎng)期52其它文件材料短期53企業(yè)之間協(xié)商工作的往來(lái)文件材料短期54同級(jí)企業(yè)和非隸屬企業(yè)制發(fā)的非本企業(yè)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件16、材料短期58有省以上領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的永久59有上級(jí)企業(yè)或本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的長(zhǎng)期60其它有重要處理結(jié)果的短期61沒(méi)有處理結(jié)果的短期62年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，重大問(wèn)題的專(zhuān)題報(bào)告長(zhǎng)期63年度以下的總結(jié)一般專(zhuān)題的報(bào)告和備案的短期附表二會(huì)計(jì)檔案保管期限表序 號(hào)檔案名稱(chēng)保管期限備 注一會(huì)計(jì)憑證類(lèi) 1原始憑證15年 2記帳憑證15年 3匯總憑證15年 二會(huì)計(jì)帳簿類(lèi)4總帳15年包括日記總帳5明細(xì)帳15年 6日記帳15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)投資清理后保管5年8輔助帳簿15年 三財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)包括各級(jí)主管部門(mén)匯總財(cái)務(wù)報(bào)告9月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年包括文字分析10年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久包括文字分析四其他類(lèi)11會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年12會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久 13會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久 14銀行余額調(diào)節(jié)表5年 15銀行對(duì)帳單5年 移交檔案材料登記表序號(hào)歸檔文件名稱(chēng)內(nèi)容概要存檔時(shí)間存檔人接檔人備注