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1、規劃設計集團公司費用報銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 費用報銷管理制度1. 目的為加強費用支出，嚴格執行有關標準和財務預算制度，依據企業內部財務制度，結合本公司實際情況，特制定本制度。2. 適用范圍深圳市*規劃設計集團有限公司（含子公司）全體員工。3. 費用報銷支付原則公司各類費用的發生嚴格按本制度執行，費用報銷支付實行預算控制。公司對費用報銷實行嚴格限額管理、憑據報銷，定額包干、貨幣化支付相結合。每月5日前財務部門依據年度財務預算并結合當時的實際情況編制下月的資金收支計劃經財務總監審核后，報總裁/董事長2、批準后執行。具體的貨幣資金支付必須按照規定的審批權限經有關領導簽字，否則財務不得支付。3.1費用支付審批流程：。3.1.1 3.1.1報銷人員必須用藍黑簽字筆、鋼筆、水筆，不得使用訂書針、大頭釘、回形針串別。不符合規定的財務部門作退回處理。正確簽寫費用報銷單經過本中心負責人初審后，然后交到財務部會計復審。3.1.2財務部會計在審核費用支出的真實性、合理性、清晰性、及時性、合法性之后，由財務總監復查，對預算范圍和有關標準之內的，統一送總裁批準；金額超過500元（含），由董事會簽名批準（總裁自身發生的所有費用，必須由董事長批準），才能作為報銷的依據，出納方能付款。3.1.3流程:報銷人直屬中心負責3、人初審財務會計總監復審總裁/董事長審批出納付款。出納以銀行轉賬方式轉至個人工資卡或支付現金,并由申請人在報銷單簽字確認。3.2特別規定： 3.2.1費用支出，必需提供有效合法原始憑證。合法的原始憑證包括套印稅務機關發票監制章的發票以及經省級稅務機關批準不套印發票監制章的專業發票和財政部門管理的行政性收費收據以及經財政部門、稅務部門認可的其他憑證。確實無法取得，可以采用收款收據或付款憑單代替，但需寫明詳細原因，且金額不得超過100元。 3.2.2當費用報銷已超過預算或標準，財務可停止支付或延期下月支付，或要求相關部門書面報告，向總裁申請增加預算，經批準后，財務方可辦理付款。3.2.3要求支付金額4、超過2000元的，必須提前二天電話預約。4.費用報銷填寫的要求：4.1費用報銷單填報要求。報銷人填寫費用報銷單且要保證所報銷事項的真實性和取得原始票據的合法性，并且將報銷事項統一填寫在費用報銷單上及時交到財務部。費用發生且條件許可應該在3個工作日之內交到財務部報銷，費用報銷單無特殊理由不應跨月報銷。4.2財務部對不能證明真實性的費用報銷單可以退回：對所取得的票據不合法的報銷單可以退回；對超過標準和不屬于公司承擔的費用可以退回。財務部對報銷人之前有借款的，應該將借款全部扣回，報銷金額和借款扣回實行多退少補。4.3其他相關部門應當獨立的按照既定要求證明報銷單真實性并且簽字確認。有相關登記單據、表格5、的必須使用統一的單據和表格記錄。 4.4報銷的時間。非特急事項只能在每月第2和4周的星期五下午到財務部辦理報銷。 5費用內容：5.1差旅費的報銷審批5.1.1所有人員出差，必須事先提出申請，做好出差工作規劃，填寫出差申請與出差計劃審批表（見附件），詳細列明出差時間、地點、對象、工作目標、費用預算等，按規定程序批準后方可出差。出差申請流程。公司員工因公出差，需提前一天填寫“出差申請單”（見附件），先交由部門負責人審核，人事行政總監復核，總裁審批方可出差；出差人員借款，必須先到財務部領取借款單，寫明出差時間、地點，借款金額原則按“往返車費+（住宿費+生活補助）*預計出差天數”計算借款金額，填寫好后6、，先經中心負責人同意，再由財務審核，最后經總裁審批后，方予借支；前次借支未還或者出差返回時間超過3個工作日內（以回程機、車票日期次日算起，節假日順延），及時進行費用報銷，清理個人所借款項，凡超過3天報銷的，財務部有權拒絕報銷，并將定期在公司予以通告,強制性從工資中扣回。5.1.4出差人員在出差前要填寫外出申請單，如果需要用公司車輛或者需要公司聯系車輛的還需要填寫用車申請單。外出申請單一式兩聯，人事行政中心和報銷人員各執一聯。并且將報銷聯粘附在費用報銷單后面。出差人員將出差的過程詳細的記錄在差旅費報銷單上，差旅費報銷單作為費用報銷單的附件，報銷人直接在差旅費報銷單寫上“附件”字樣。單據名稱使用說7、明費用報銷單用于填寫差旅費詳情（車、船、飛機票、住宿費等），報銷單后需粘附出差申請單復印件，以便財務核算費用。報銷單據粘貼單對小票較多，按類別分層次粘貼，附在費用報銷單后面。借款審批單填寫個人差旅費等暫借款。各部門負責人應嚴格控制外出人員，并考慮完成任務的期限，確定出差日期。對因公外出人員均對號入座按標準辦理應報銷費用。同性別兩人一起出差，只能住一間雙人間，按一個人（職務較高者）住宿標準計算。出差伙食補貼的計算依據，按整天計算出差市內短途交通費，憑票據據實報銷。員工出差應當根據業務的實際需要選擇合理的、經濟的交通工具，交通工具只含地鐵、公交等；需要公司派車的，需要事先寫用車申請單，得到批準的，8、方可坐上指定的車輛出差。（詳見公司車輛管理辦法）。員工出差需住宿的，統一由商務部秘書代訂酒店或賓館，提前做好需入住酒店或賓館的資料登記（見附件）；商務部秘書及時以電話或短信的方式通知出差者已訂酒店或賓館的名稱、地址及電話等。特殊城市住宿，如：旅游城市碰到旅游季節，項目地點屬中心區域的，出差前須人事行政總監，總裁批準。5.1.9餐費標準及住宿標準如下： 類別及標準費用類別一類地區二類地區三類地區總裁級餐費150元/天120元/天100元/天中心總監餐費100元/天90元/天80元/天中心總監以下人員餐費80元/天70元/天60元/天總裁級住宿費400元/天350元/天300元/天中心總監住宿費39、50元/天300元/天250元/天中心總監以下人員住宿費300元/天250元/天200元/天一類地區:指各省省會城市、直轄市和以下城市：東莞、中山、珠海、佛山、江門、惠州、汕頭、廈門、泉州、蘇州、無錫、常州、寧波、溫州、嘉興、煙臺、青島、大連。二類地區指地級城市，三類地區指縣級城市（區）(1) 5.1.10. 如果公司已安排就餐或客戶請吃飯的則不適用餐費補貼;住宿費按規定標準憑票報銷，高于標準部分自理，不予報銷；香港、澳門、臺灣住宿費實報實銷;出差的員工，乘坐指定交通工具，應提交“出差申請單”給商務部秘書統一訂票，標準如下：出差人員級別交通工具標準飛機動車（高鐵）輪船火車 總裁、中心總監經濟艙10、二等座二等艙軟座中心總監以下經濟艙二等座三等艙硬座 5.2業務招待費標準及審批 因業務需要等所發生的招待費用及公司集體活動所發生的費用管理業務需要開支招待費的，一律先行申請，由經辦人填寫餐費申請單，列明事項、對方人員、我方人員及費用預算，由中心負責人，總裁直至董事長批準。業務招待費報銷需填寫費用報銷單，報銷單據必須有的正式發票，列明公司抬頭，數字清楚，先由經手人簽名，注明用途，部門負責人加簽證實，方能付款報銷。業務招待費報銷單上要注明消費地址、客人職位及名單、本公司陪同人員職位及名單。超過審批標準外的業務招待費，一般不予開支，如有特殊情況，須經總裁/董事長審核。 5.2.4招待費的一般標準如下11、：(1)中心總監以下人員參加的招待應酬，按人均不超過80元標準，我方人員不得超過2人；但在參加人數為4人以下時，其招待費標準可增加40元/人；(2)中心總監人員參加的招待應酬，按人均不超過100元標準，我方人員不得超過3人；但在參加人數為4人以下時，其招待費標準可增加50元/人；(3)總裁參加的應酬活動及陪同人數、接待標準由總裁確定.5.3培訓費的報銷培訓費包含培訓期間由公司承擔的所有的除工資以外的與培訓直接相關的費用。包含但不限于差旅費、餐費補貼、培訓材料費、培訓費。公司的培訓，應有培訓的計劃和費用預算。5.3.1公司因管理需要,外請的顧問公司,一律簽訂服務合同,明確雙方義務,職責,合作期限12、,達到的效果,付款方式,發票等要求.5.3.2涉及有相關資格證的培訓費用報銷的需要將人事行政中心門已經簽字的資格證件的復印件填附在費用報銷單后面，人事行政中心將此資格證件及報銷的費用記錄在個人的人事檔案上。5.3.3涉及培訓費用比較高且有相關資格證明的，在培訓前接受培訓的職員要與公司簽訂員工培訓合同，在合同中規定培訓費的歸屬、支付條件及員工承諾的服務期。證件的年審費比照培訓費辦理。有法律及法規相關規定的比照法律及法規的相關規定辦理。5.4房屋租賃費、物業管理費、水電費的報銷由相關部門填寫費用報銷單報銷，財務部統一按照目前登記在案的有效的租賃合同辦理。并且將支付記錄在房租、物業管理費、水電費登記13、表上登記。5.5汽車加油費、過路費、維修費、停車費、洗車費公司的車輛按照各個部門的用車申請單進行安排。各個部門的用車申請要提前一天交到人事行政中心，否則人事行政中心可以不予派車。公司車輛的加油費施行定點加油，公司和定點加油站月結。公司為每輛車辦理粵通卡，車輛由司機和行政人員每天檢查，避免可能出現事故。車輛的維修原則上定點維修，如遇偶發情況事前取得的主管部門同意后可就近維修。停車費和洗車費據實報銷。5.6快遞費的報銷到付快遞統一由人事行政中心的前臺接收快遞后登記，快遞接收人簽收。憑快遞單、發票和-年-月快遞到付一覽表每月辦理一次。公司寄出的快遞和貨物費用，固定快遞單位，月結辦理。公司寄出的快遞登14、記在-年-月快遞寄出一覽表。5.6辦公用品費用及其他零星物品的報銷辦公用品統一由使用部門填寫零星采購申請單申購、人事行政中心審核后統一購報銷的辦公用品費不能超過上述的申請的數量。 其他零星物品的購買，參照上述辦公用品的購買。6處罰規定6.1出納人員對于手續不完備或不按上述流程規定直接予以報銷的，處以單筆次10元的罰款。6.2未按報銷規定審批費用且出納給與報銷的，對出納和相關責任人處以單筆次50元的罰款。6.3將費用拆分報批、逃避更高授權級別人員審查的，一經發現，對相關責任人處以單筆次50元的罰款，并責令整改。6.4相關人員互相勾結，亂支亂用虛假報銷的，一經發現，沒收非法所得并對相關責任人處以100元的罰款，情況嚴重的給予開除、永不錄用。6.5故意隱瞞費用、拖延不報的，一經發現，對相關責任人予以通報批評，情節嚴重的對相關責任人處以開除、永不錄用。7說明及記錄7.1本規定解釋權在公司財務中心，部分條款效力的待定或者無效不影響其他有效條款的執行。7.2 附表附表1費用報銷單 財務部附表2借款單 財務部附表3出差申請單 人事行政中心附表4用車申請單 人事行政中心附表5差旅費報銷單 財務部附表6招待費審批單 財務部批準： 審核： 制定：日期： 日期： 日期：XX-1-01