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1、公司會議數量與質量控制制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第1章 總則第1條 目的為了規范公司的會議召開程序，確保會議的高質量、高效率，幫助相關部門集思廣益、促進溝通、統一思想、協調步調，實現科學決策，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司各級、各類會議的組織與管理。第2章 會議分類第3條 根據會議范圍分類根據會議的范圍，可以分為以下五種。（1）公司級會議，包括全公司員工大會、全公司技術人員、項目經理、施工隊長等的大會或代表大會。召開此類會議，應經總經理批準，由各相關部門負責組織召開，公司領導參加。（2）專2、業性會議，指公司業務系統、技術系統等組織召開的會議。召開此類會議，應經公司領導批準，各業務主管部門負責組織召開，公司業務分管領導參加。（3）系統或部門工作會議，指由各職能部門、項目經理部召開的會議。召開此類會議，應經部門領導或項目經理批準，并報行政辦公室備案，由單位領導負責組織，公司領導視情況派員參加。（4）所、廠、庫、隊、班、組會議，指由基層單位領導根據工作、生活情況召開的會議，上一級領導也可派員參加。（5）上級或外單位在本公司召開的會議（現場會、報告會、演講會等）或公司的業務會（管線施工管理、維護管理、材料管理、車輛管理、員工管理、伙食管理等會議），應由行政辦公室或主管部門安排召開，分管的3、公司領導參加。第4條 根據會議內容分類根據會議的內容，可以分成四大類。（1）行政專業會議，包括董事常務會、董事代表會、董事辦公會、總經理常務會、公司事務性會議、公司年度員工大會、公司經營分析會、質量分析會、安全工作會、專業技術工作會、工程設計任務完成及調度專門會議、公司各級部門工作例會、班組班前例會等。（2）各類代表大會，包括員工代表會、各級各類人員代表大會、工會代表大會、黨團員代表大會、婦女代表大會、董事會代表大會等。（3）專題會議，包括問題研討會、專員研討會、工作專題會等。（4）其他會議，包括定期的例會、臨時性會議等。第5條 部分會議的議題安排上述部分會議的內容安排如下表所示。部分會議的內4、容細則會議名稱會議議題安排董事常務會研究公司重大事項、決策、人員任免等董事代表會部署、研討公司重大工作事項等董事辦公會研究、布置董事會工作及人員任免總經理常務會研究、布置公司行政工作，討論重大問題公司事務性會議月、半年、年工作例會，主要領導參加，公司總經理等主要領導主持公司年度員工大會總結工作、布置工作、表彰先進公司經營分析會匯報公司日常經營進展情況、各項指標完成情況、存在的主要問題，并提出改進措施等質量分析會匯報、總結公司在工程、維護、設計、生產以及管理工作中的質量情況、存在的問題，并研究改進措施和辦法安全工作會匯報、總結公司在安全作業與管理、治安、消防、行車等情況，分析發生事故原因，檢查事5、故防患措施專業技術工作會專業設計、工程技術中存在的主要技術問題專題研討，新技術、新規范、新標準的采用情況，專利利用及改進情況，專業技術研討、專業培訓、員工技術考核等公司部門工作例會檢討工作，總結布置工作，定時例會班組班前例會總結、布置工作和安全，布置后一天和總結前一天工作任務和安全生產情況，指出存在問題、注意事項、好人好事、上級有關通知要求等定期的例會每星期、每月、半年、年度定期召開的例會，其內容、召開時間、參加人員、會議地點、時長等應由行政辦公室統一規定，讓公司全體知曉；非臨時更改，一般不再通知臨時性會議一般應提前2天報行政辦公室審批；未經辦公室批準，不得隨意改動正常例會，以建立正常的、有規6、律的工作秩序第3章 會議數量與質量控制第6條 會議數量控制對會議數量的控制，行政辦公室主要應做好以下三個方面的工作。（1）建立嚴格的會議審批機制。公司一切會議歸行政辦公室審批，防止會議無準備、無預告、無明確議題，保證會議召開的必要性?？砷_可不開的會不開，能采用別的方法解決的不開，無實質性或純禮節性會議不開，能合并的不單獨召開，已有明確決議的不重復開等。本著“下級服從上級、小會服從大會、局部服從全局”的原則召開會議。凡涉及多部門的會務性會議，應統籌安排、刪減合并，確保會議的必要性和有效性。（2）科學設置例會。不斷檢查分析，取消無存在價值的例會，合并效率不高的例會。（3）提高相關人員掌握會議的水平7、。根據具體情況，選擇最適用和最有效的溝通方式，減少會議數量，可選擇面談、現場指導、打電話、發郵件等其他辦法。第7條 會議質量控制為有效地控制會議質量，應從以下10方面進行考慮。（1）會議目的是否明確。（2）開會時機是否成熟。（3）會議規模、規格是否適度。（4）會議應緊湊，決不短會長開。（5）準備工作應反復檢查，充分準備。（6）主持人應具備把握會議的能力，能適時引導會議按既定方案進行，達到預定目的和效果，不跑題、偏題、馬拉松開會。（7）排除會議干擾，要求手機設置為靜音，禁止在會場打電話、高聲談論，要求與會者坐姿端正并記錄會議決議等。（8）利用現代化信息技術，運用互聯網、投影、錄音、錄像等手段提高8、會議效率。（9）議題集中，不宜過多，保證較短時間內能完成全部議程，并保證問題解決的深度和效果。（10）一切會議應有計劃、議程主要發言人必須有發言稿或詳細發言提綱。第4章 會議準備第8條 參加人員（1）需要通知參加會議的人員，主要包括四類。對會議目標負有主要或直接責任者。對會議議題有絕對決定權力者。會后行動的直接執行者。對會議議題有專門知識或經驗者。（2）會議主辦部門應嚴格控制參會人數，無關或不需要參加的人員能不參加則不參加。例如，對于討論性會議，總人數一般不超過20人。第9條 會議時間確定會議的時點與長短，需要做好以下四個方面的工作。（1）事先調查，保證會議安排在多數與會人員能集中精力開會的時9、間段。（2）盡量安排在關鍵人員的最佳開會時間。（3）在保證效果的前提下力求開短會，并留有機動時間。（4）把握開會時機，時間緊迫的會議應盡早開，留給與會者執行落實會議決議的時間；需要與會者充分研討的，應提前較長時間告知會議議題，給與會者留出充分的準備時間。第10條 會議議程安排議程由主辦單位擬定，主要包括會議內容、討論事項、達到目的、其他要求等。（1）重要議題安排在會議前一時間段。（2）明確或控制會議中各議題的時長，防止時間失控。（3）控制議題數量，保證議而有決，能解決問題。（4）保證與會者有備而來。（5）注意引導、歸納、提升會議議題。（6）需發放的資料應提早分發，讓與會者在會議正式開始前可以明10、確會議內容、準備自己的看法，減少會中宣讀、閱讀、演講的時間耽擱。（7）連續23小時以上的會議應安排中間休息，一般為10分鐘。第11條 會場布置會場布置工作主要包括會場空間、座位、條幅標語、音響、投影、照明、通風等的安排和布置，具體要求如下。（1）會場空間應便于與會人員進出。（2）座位應有利于主要與會人員的視野通暢、便于相互交流、便于記錄和閱讀。（3）會議必須的設備應有質量保證，并應進行會前檢查。（4）會場一般應設“禁止抽煙”、“請勿喧嘩”等警示牌，保證會議環境。第12條 會議通知（1）通知的擬定和要素：參加人員名單、會期、開始時間、地點、需要準備的事項及要求，并應注明經辦聯系人、電話號碼、職務11、以及所在單位和蓋章等。（2）通知書寫：文字應簡潔明了、全面周到，用電話等形式的會議通知應準備底稿。（3）無記名參加的人員，對范圍、對象、職務要通知清楚。（4）為保證與會人員按時到會，可采用預先通知和正式通知兩步進行。（5）對于重要會議進行預先通知后，應監督準備情況，保證開會時各方面均準備到位。（6）對參會的關鍵人員應當面通知或多次核實能否按時到會。第5章 會中管理第13條 人員簽到（1）準備簽到表格、牌、卡或與會人員簽到花名冊等。（2）簿式簽到：參加會議人員在預先準備的簽到簿上簽名以示到會。（3）大會工作人員代簽：按準備好的應參加人員花名冊，來一個由大會工作人員“”表示到會，“”表示缺席，“O12、”表示請假等。（4）證卡簽到：預先打印參加大會的卡，發給個人填寫姓名及其他內容，到會場交給主持大會工作人員，以統計到會、未到會人員情況。（5）座次表簽到：預先將參加大會人員安排座位，到會人員到座位在表上消號或打“”。（6）電腦簽到：預先將與會者的指紋或磁卡信息輸入電腦，到會人員按指紋或刷磁卡簽到。（7）簽到完成后，工作人員應盡快統計出應到、實到人數，未到人，交大會主持人。第14條 會場服務（1）引導座位：工作人員按事前安排的座位，引導與會人員盡快就坐，特別要注意主要領導人員和主席臺就座人員的座次位置。（2）分發會議文件、材料：重要文件可發到個人或主要負責人手里，可事先認領簽收，也可會場提前認領13、簽收。（3）內外聯系、傳遞信息：對大會進行中領導對外要辦的事項，外來人員電話重要日程安排布置等的辦理，外來記者等接待陪同等事項。（4）維護會場秩序：保證會場內外的肅靜，注意周圍警戒和保衛，嚴防各種事故發生，減少會議中的走動。（5）處理會中臨時事項：承辦主要領導或重要與會人員交辦的急事。（6）其他服務：對會中一般需用物品應有余量準備，以應付個別需求。保持會場通風、采光和衛生。第15條 會議進程管理（1）主持人應熟悉會議議程、議題、目的和會議精神等。（2）尤其主持人和主講人應按時到位，在開會前10分鐘由主持人清點人數，按時開會。（3）要注意基層與會人員的想法、看法。（4）主持人應集中與會者的意見后14、做總結，引導圍繞中心暢所欲言，避免爭執和人身攻擊。（5）討論前應明確討論的議題，要及時糾偏和引導。（6）科學安排議程，注意中間休息和節奏安排。（7）減少中途退席，特別是主要與會人員退席的發生。（8）一般情況下不改變議程安排。（9）當議論達到預期目的時，應及時小結并引導轉換議題。（10）主要研討的議題一般應放在大會前半部分時間。第16條 會議記錄（1）行政辦公室應派專人對會議內容予以詳細記錄，具體包括會議名稱、時間、地點、出席人員情況、會議組織情況、主持人等，重點要做好會議議題、討論發言情況、所形成的決議等內容的記錄。（2）會議紀要應由專人負責，并及時在會上通過。第6章 會后工作第17條 行政辦公室的會后工作（1）督促參會行政人員及時整理會議記錄，形成會議紀要、決議等結論性文件，并分發存檔。（2）按會議紀要和決議內容，督促相關部門和人員逐項落實會議決策，以期達到召開會議的預期目的。第18條 會議主持人員會議主持人員應及時對會議的主持情況進行總結，不斷提高主持會議的能力。第7章 附則第19條 本制度由人事行政部負責解釋。第20條 本制度由發布之日起開始執行。