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1、公司會議流程及資料存檔制度規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為規范公司的會議流程，特制定本制度。第一節 公司內部會議第1條 會議等級劃分會議等級會議類型參會人員備注A級公司員工大會公司所有員工所有會議必須先上報外聯部高層會議、核心員工會議、后備核心員工會議集團人力資源部人員一名、外聯人員一名、其他符合條件的人員外聯會議（非每周常規）外聯部所有人員、集團人力資源部人員一名、其他符合條件的人員董事長召開的會議人力資源部人員一名、外聯部人員一名、其他符合條件的人員B級各事業部總經理召開的會議事業部人力資源部人員一名、跟2、進事業部的外聯人員一名、其他符合條件的人員各事業部每周常規管理會議事業部人力資源部人員一名、跟進事業部的外聯人員一名、其他符合條件的人員各事業部每周常規業務會議事業部人力資源部人員一名、跟進事業部的外聯人員一名、其他符合條件的人員外聯部每周常規會議所有外聯部人員、集團人力資源部人員一名外聯人員和事業部工作聯系會議事業部人力資源、跟進事業部的外聯人員C級各地市子公司副總經理召開的會議當地管理人員、指定參會人員D級部門經理召開的會議指定參會人員E級員工討論會議指定參會人員第2條 會議流程圖會議召開人發出會議指令組織員發布會議通知召開會議接受指令人員作為會議組織員，策劃會議方案會議相關資料存檔、會議3、宣傳第3條 會議指令發布的權限職位發布會議指令的權限備注董事長所有會議A級會議只有董事長有權限召開（除外聯會議）事業部總經理本事業內的B級及B級以下會議事業部副總經理本事業部的會議需通知事業部總經理各地市子公司副總經理子公司會議部門經理部門會議第4條 會議邀請如要召開超越指令權限的會議，可作為會議邀請；舉例：如除董事長外的一名高層要召開核心員工會議，可以通知組織員，由組織員向所有核心員工進行會議邀請。接到會議邀請的人員必須對邀請做出回復，但不強制要求一定接受邀請，也可以拒絕會議邀請。第5條 會議授權1）如果需要召開的會議超越了會議發起人的指令權限，而會議很重要或者對公司很有價值，可以通過向有權4、限發布指令的人員申請會議授權。2）被授權人有權發布授權書上指定的會議指令。3）會議授權必須是紙質，說明情況，并附帶授權人和申請人的親筆簽名（會議授權書模板詳見附件1）。第3節 會議組織員會議組織員由會議指令或者會議邀請發起人在管轄權限內自由指定人員。周期性的會議可以固定會議組織人員。第6條 會議組織員工作l 根據會議指令和會議邀請完成會議策劃，確定會議主要內容參會人員、地點、時間、照相人員（如果是培訓會議則需要攝像）、會議記錄員等。l 組織員要通知所有參會人員會議的相關事項（時間、地點、主旨等），確保通知到位。l 簽到采用公司專用會議簽到模板，不得代簽。l 監督會議照相、攝像工作和會議記錄工作5、。l 操作視頻會議，控制會議整體流程。l 會議前的準備事項：嚴寒、酷暑季節提前半小時打開空調；參會領導茶水準備、功放測試、話筒電池（話筒加滿電池的情況下，多備4節備用電池）。第7條 參會l 參會一律采用加捷時間，提早10分鐘。如會議開始時間為8：30，則8：20必須到場，未到則按遲到記錄。l 參會人員必須攜帶筆記本和筆或者采用電腦記錄下會議的重要事項、相關精神。l 會議期間不得大聲喧嘩、議論（除會議討論時間）、上網聊天、玩手機、玩游戲等。l 入會場前要將手機調成震動，如有電話和短信一律到會場外處理。第8條 會議記錄1）會議記錄必須采用統一模板（詳見附件二）。2）頁眉左邊必須是加捷的商標LOGO6、；3）頁眉右邊為召開會議的事業部名稱（如無法歸類到事業部的就顯示“浙江加捷科技有限公司”字樣）；4）會議編號組成如“2011081701”，其中“2011”為年份，“08”為月份，“17”為會議當日日期，“01”為編號。l 會議的異常事項必須在會議記錄里體現，由會議記錄員報送給相應地市管理員。l 會議記錄由會議記錄員整理后通過OA發給參會人員和相應領導。 會議等級會議記錄需要傳發的人員備注A級公司高層、參會人員會議具有保密性，只有參加會議的人員和有權限獲得會議記錄的人員可以知曉會議內容， 不得將會議內容透露給其他人。B級公司高層、所有外聯人員、總裁辦人員、參會人員C級事業部總經理、事業部副總經7、理、所有外聯人員、總裁辦人員、參會人員D級事業部總經理、事業部副總經理、參會人員E級部門經理、參會人員第9條 會議宣傳l 所有A級會議都必須有相應的新聞稿作為宣傳（其他會議需要領導指定）。l 新聞由會議組織員安排參會人員撰寫，跟進，直至發布，同時通知新聞監督人進行監督。l 參會人員對會議的感想和意見可以形成文檔形式上交會議組織員，由組織員收齊后上交外聯部。由外聯部評選，對好的感想和建議適當獎勵。第10條 會議資料存檔會議資料包括簽到表、會議記錄、會議照片、會議影像、會議新聞等相關資料。由會議組織員整理后交給檔案管理員存檔。第二節 對外參會第11條 會議等級劃分會議等級會議類型參會人員備注A級省8、級及以上各行業會議會議信息上報外聯后，由董事長制定人員參加所有會議必須先上報外聯部市級公司主營四大行業會議重要領導邀請參加的會議省級及省級以上范圍的會議B級市級以下各行業會議外聯部將參會安排下放事業部，事業部總經理安排人員參會各類培訓會議市級、區級其他會議C級鄉鎮級會議第12條 會議流程圖信息上報外聯部對外參會負責人通報董事長概況對外參會人統計后上報外聯部負責人審核參會董事長直接指定人員參會；外聯部將參會安排下放事業部，事業部總經理安排人員參會參會人員和外聯部對接，參會備案會議相關資料存檔、禮品入庫、會議宣傳第13條 參會備案接到董事長或者事業部總經理參會指令的人員必須第一時間和外聯部對外參會9、負責人對接，將會議時間、地點、主辦方、主旨等內容核對清楚。第14條 參會l 參會人員要對需要回執的會議及時回執；l 參會人員必須在開會前半小時聯系外聯部對外會議負責人，報備其參會情況，必須在會議時間基礎上提早10分到場。l 參會人員必須攜帶筆記本和筆或者采用電腦記錄下會議的重要事項、相關精神。l 會議期間不得大聲喧嘩、議論（除會議討論時間）、上網聊天、玩手機、玩游戲等，做影響公司形象的事情。l 入會場前要將手機調成震動，如有電話一律到會場外處理。l 參會人員要對會議情況做好照相工作，必須攝入會議背景。 第15條 會議宣傳l 所有對外會議都必須有相應的新聞稿作為宣傳。l 新聞直接由對外參會負責人10、和新聞監督人對接情況。新聞監督人安排新聞撰寫、跟進，直至發布。第16條 會議資料存檔l 會議資料包括會議資料、會議照片、會議影像、會議新聞等相關資料。由參會人員整理后交給外聯部對外參會負責人存檔。l 參會人員需及時將參會所得的禮品上交到禮品管理員處，由管理員對其進行入庫。第三節 處罰條例第17條 公司內部會議處罰條例所有違反公司內部會議制度的行為以及任何造成會議無法正常進行的行為（除不可抗因素：地震、臺風、斷電等）均視為會議異常，異常一次扣一分考核分，累計記錄。異常情況由會議記錄員上報對應管理員，體現在每周異常匯總里。第18條 對外參會的處罰條例l 參會遲到、早退，給公司形象照成損傷的，扣除參11、會人員當月考核分2分，處以現金處罰500元；l 會議信息上報后，對外會議負責人沒有及時上報給外聯部負責人，而造成錯過參會的，扣除對外會議負責人當月考核分4分，并處以現金處罰1000元；l 外聯部負責人沒有及時安排到事業部，而造成錯過參會的，扣除外聯部負責人當月考核分4分，并處以現金處罰1000元；l 事業部總經理沒有及時安排人員參會，而造成錯過參會的，扣除事業部總經理當月考核分4分，并處以現金處罰1000元；l 由于參會人員遺忘，而造成錯過參會的，扣除參會人員當月考核分4分，并處以現金處罰1000元；會議授權書本人 ,現授權 此處填寫職務和姓名 召開 會議。會議主要內容：會議參加人員：授權人簽字： 被授權人簽字 授權期限： 天授權日期： 年 月 日附件1附件二.標題 會議編號xx會議主題：XXXXXX會議時間：xx會議地點：XXXXXXX會議召開人：XXX會議組織員：XXX會議記錄員：XXX參會人員：地區部門/職務姓名嘉興外聯部XXX、XXX技術部杭州管理部XXX會議異常:地區部門/職務姓名異常情況扣分情況（考核分）嘉興外聯部XXX手機鈴響、遲到2技術部XX會場接電話2次2湖州業務部XX視頻會議話筒壞了未報備1會議內容：注：除不可抗力（地震、臺風等）導致的，所有影響會議正常進行、影響會議秩序的事項均屬異常主題詞：關于對公司會議制度規定的公告抄送公司領導：