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1、鋼鐵公司文件管理制度（編制審批、修訂等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄 1 目的 1/7 2 適用范圍 1/7 3 定義 1/7 4 職責 1/75 管理內容及要求 2/75.1制度文件管理流程 2/75.2制度文件編制 2/75.3制度文件的審批、發布 4/75.4制度文件監控實施 5/75.5 制度文件評審 5/75.6制度文件修訂 6/75.7制度文件廢止 6/75.8文件保密及歸檔 6/76 附則 6/7 7 附件 7/71 目的為規范公司制度文件編寫、編碼、審核、批準、發布、執行、評審、修改、歸檔2、等的管理，對制度文件實施全過程控制，特制定本程序。2 適用范圍 本程序適用于鋼鐵股份有限公司（以下簡稱“公司”)制度文件管理。3 定義 3.1 制度文件：文件的廣泛含義是指信息及其承載媒體。其能溝通意圖、統一行動，有助于持續改進、具有重復性和可追溯性，并能提供客觀證據。企業的制度文件主要是指組織為規范自身建設，加強內部管理，維護工作秩序，提高工作效率，經過一定程序制定并需嚴格遵守的各項制度文件，它是組織管理的依據和準則。公司的制度文件主要包括：方針、目標/指標、管理手冊、A類文件、B類文件、標準、規范、公文、會議紀要、外來文件、記錄等。3.2 管理手冊：規定組織管理體系的文件。公司管理手冊是公3、司的最高法規性文件，用于闡明公司戰略、企業文化、管理方針，明確公司組織結構和部門職責，描述各項業務過程、活動之間的相互關系。3.3 A類文件：用于規范公司各項專業管理業務的公司級制度文件。3.4 B類文件：用于部門/單位（包括直屬機構，下同）內部管理或崗位操作的制度文件。4 職責4.1 企業管理部是公司制度文件管理體系的綜合管理部門，負責本程序的修訂完善；負責制定制度文件的編碼規則、編寫標準和管理流程；負責定期組織完善公司管理制度。4.2 公司辦公室負責公文管理及制度文件的檔案管理。4.3 各專業主責部門負責相關專業管理體系制度文件的策劃、起草、修訂、發布和控制。4.4 各子（分）公司負責根據4、各自體系管理要求，對本單位制度文件進行控制。5 管理內容及要求5.1 制度文件管理流程5.2 制度文件編制5.2.1 日常管理制度文件由各專業主責部門/單位負責編制。制度文件必須清晰描述管理/操作內容，體現PDCA持續改進思想。5.2.2 編寫原則a. 符合國家有關法律、法規及相關要求；b. 實事求是，寫所做，做所寫；c. 充分、適宜、可操作。5.2.3 格式要求除有特殊要求的文件外，對于一般的管理程序或管理辦法，原則上均要嚴格按照如下格式進行編制。5.2.3.1 采用word文檔、A4紙版面排版。制度架構由封面、修改履歷、目錄（包括正文目錄和審批目錄）、頁眉、正文組成。5.2.3.2 封面包5、括：文件編碼（仿宋4號），文件名稱（黑體1號），版次/修改號、發布實施日期、發布單位（仿宋3號）。5.2.3.3 文件名稱由“管理對象”和“業務特性”兩部分組成。如設備管理辦法，管理對象是“設備”，業務特性是“管理”。 5.2.3.4 頁眉（小4號黑體）中注明文件編碼、文件名稱、版次/修改號、頁數/總頁數，用眉線和正文分開。5.2.3.5 正文（仿宋3號，特殊要求除外，圖表中文字的字體字號依圖表需要設計）。主要內容結構包括：目的、適用范圍、引用（或相關）文件、定義、職責、管理內容及要求、記錄等。5.2.4 制度文件編碼5.2.4.1 為便于檢索和管理，對公司日常管理制度文件進行統一編碼，具體規6、則方法如下：a.管理手冊編碼方法：SGGF - SC 2015公司代號 管理手冊 生效年號b.公司級A類作業文件的編碼方法：SGGF - AZY 公司代號 A類作業文件代碼 部門代碼 作業文件順序號c. 部門B類作業文件的編碼方法：SGGF - BZY 公司代號 B類作業文件代碼 部門代碼 作業文件順序號 （注：以上部門代碼見附件）5.2.4.2 文件修改換版時仍執行原編碼；文件作廢時，原編碼作為空碼保留，并根據需要用于標識新增文件。5.2.4.3 各子（分）公司制度文件編碼由各單位按照各專業體系要求自行編制，不適用于此規則。5.2.4.4 管理制度文件所附帶的記錄是制度的重要組成部分，其編碼7、規則按照其所屬制度編碼進行相應編號。即在相應制度編碼前加記錄代碼“JL”，后加上記錄順序號即可。例如：公司級（A類）管理制度的記錄編碼方法是： JL - 文件中記錄序號相應作業文件編碼記錄代碼5.2.4.5 對于運營管理中適用的法規、標準、圖紙等的編碼，按文件原有編碼進行管理；公文編碼按公文管理規定執行。5.3 制度文件審批、發布5.3.1 各專業主責部門負責起草擬定的公司級A類制度文件，經主責部門領導、公司分管副總經理審核通過后，報總經理或總經理辦公會審核同意后發布；需要提交董事會或黨委會的，董事會或黨委會通過后發布。所有制度文件由文件專責人員，在公司OA網站“制度匯編”平臺發布。制度文件審8、批發布流程如下：5.3.2 對已審批發布的管理制度文件，制度編制部門要及時通知有關單位，并組織制度宣貫，確保有關單位/人員及時獲悉、貫徹執行。5.3.3 發布新版制度文件時，要對舊版制度文件予以撤銷/回收、歸檔管理。 辦公室負責制度檔案管理。如需要，已歸檔制度文件可以申請查閱。5.4 制度文件監控實施5.4.1 制度文件管理本著“誰編制、誰負責”的原則，制度文件編制部門要對所發布制度實施情況進行監控，對制度的充分性、適宜性和可操作性進行跟蹤檢查。5.4.2 對于貫徹執行不力的制度文件，主責部門要分析原因，若屬于制度編寫問題，要及時修訂制度；若屬于執行問題，要強化管理、督促整改。5.5 制度文件9、評審5.5.1 對所有制度文件，要進行動態管控。公司每年組織一次針對管理制度整體運行情況的綜合評審，并根據評審情況，確定管理制度是否需要修訂、換版或作廢等處置。5.5.2 各專業主責部門除每年配合公司制度評審外，要根據日常管理變化需要，及時組織評審、修訂相關專業管理制度，并根據評審情況，采取改進措施。制度評審、修訂要保留記錄。5.5.3 制度文件評審處置方式主要有三種：a.文件有效，繼續使用；b.需進行修訂/換版；c.文件失效，需要作廢。5.6 制度文件修訂5.6.1 經評審需要修訂的制度文件，由其起草部門負責組織修訂。修訂后的制度文件要重新走審批流程發布、實施。5.6.2 制度文件修改完畢后10、，要填寫“修改履歷”，標明文件修改狀態。5.7 制度文件廢止經評審失效的制度文件，經制度編制部門主管領導確認后予以廢止，并及時撤離使用現場，具有保留價值的紙質管理制度加“作廢保留”標識。5.8 制度文件保密及歸檔5.8.1 公司OA網“管理體系”控制平臺中的電子版文件，用戶須登錄后方能查閱。 所有單位和個人不得將公司電子版或紙質體系文件對外泄露。 被更新后的舊版電子文件由公司辦公室定期進行歸檔,其它文件按照公司檔案管理辦法由主責單位歸檔管理。6 附則6.1 各子（分）公司對本單位制度文件進行控制，文件編碼可執行本單位體系文件編碼規則。6.2 本制度由企業管理部負責解釋并監督執行。7 附件：公司各部門、直屬機構代碼表序號單位部門代碼1辦公室/黨委辦公室BG/DB2證券部ZQ3規劃部GH4企業管理部QG5安全環保部AH6財務部CW7審計部SJ8資本運營部ZB9人力資源部RZ10法律事務部FW11組織部ZZ12黨群部DQ13紀委/監察部JW/JC14銷售中心XS15采購中心CG16運行協調中心YX17鋼鐵研究院GY