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1、集團公司公文收發、立卷和銷毀、文件督辦制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公文管理制度第一章 總 則第一條 為使集團公文管理規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，充分發揮公文在集團各項工作中的作用，根據中央、省、市關于公文管理的有關規定，結合本集團實際，制定本制度。第二條 本制度所稱公文種類主要包括命令、議案、決定、指示、公告、通知、通告、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等。第三條 本制度適用于集團總部及各項目公司。第二章 公文管理第四條 集團總部行政管理中心是公文處理的管理部門，負責公司公2、文處理工作。包括文件的收發、登記、擬辦、追蹤、督辦、歸檔等。集團總部行政管理中心負有指導公司各部門、及各項目公司公文管理的責任。第五條 公文管理工作要堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到準確、及時、安全。第三章 發文管理第六條 公文草擬的基本要求1.文稿要符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。文稿的內容如涉及公司內相關部門的，應協商一致后方予發文。2.擬文要主題突出，觀點明確，文字精煉，條理清楚，書寫工整，標點準確，文字規范，篇幅力求簡短。3.凡以集團名義對外行文的，必須使用集團統一稿紙，擬稿、審批、核稿、簽發文件應使用碳素或藍黑墨水筆。文稿若有修改、添加內容時，修改后的正稿和原稿同時附3、上并歸檔。4.集團總部各部門，不能直接對外行文。對外上報的公文，應由各職能部門撰寫，其負責人審稿簽字并經集團總部行政管理中心核稿、編號、編寫主題詞，報相關領導會核、簽發，撰寫部門根據領導簽發意見修改、校對后，由集團總部行政管理中心以公司名義對外行文。 5.公文草擬后，由擬稿人通過公司0A流程交集團總部行政管理中后由集團常務副總裁簽批，特急件必須當天簽發，一般件簽發時間不宜超過兩天，擬稿人在發起OA流程時需標明緊急程度，未作標識的，視為普通文件處理。6.集團領導簽批后的文件，由擬稿人將文稿的電子版發到集團總部行政管理中心統一編號、打印，以保證格式統一。第七條 發文格式要求1.集團公文格式包括：標4、題、發文號、主送機關、秘密等級、急緩程度、正文附件、公司印章、發文時間、抄報或抄送單位等。2.機密公文應當在版頭左上方分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”，緊急公文應在文號的左下方標明“特急”或“急”。3.公文標題應準確、簡要概括公文的主要內容。4.主送機關要準確，不能使用簡稱。對上行文時，一般只寫一個主送機關；如需同時報送另一個上級機關，可以用抄報的形式。對下行文如有多個主送單位，按區域和級別分類，在同一區域應用頓號表示并列；在不同區域的二個或幾個單位之間應用逗號表示并列。5.行文格式：文件標題采用方正小標宋簡體二號字，加粗；正文使用仿宋_GB2312三號字；正文與標題之間空一行；文末的主題5、詞采用黑體三號字，加粗；文件其余部分使用仿宋_GB2312三號字。正文行間距選擇1倍或1.5倍行距。文件日期一律使用中文大寫數字，“二一年月日”中“”不可用阿拉伯數字“0”代替。文件編號需嚴格按發文順序編排。6.公文如有附件，應當在正文之后注明附件的序號和標題名稱。7.公文一律加蓋集團印章方可發送。第八條 發文程序要求1.擬稿。按照部門分工，誰主管，誰擬辦，涉及兩個或兩個以上部門的發文，應協商一致后由一個部門牽頭擬辦，有關部門會簽。2.審核。文稿擬好后，由擬稿人交部門負責人審核。3.核稿。由擬稿人將審核后的文稿發行政部門，行政部門履行發文程序。6.編號。公文由OA經公司領導簽發后，由集團總部行6、政管理中心統一登記、編號。第四章 收文管理第九條 收文處理程序1.拆封。所有外來文統一由信封所署部門自行拆封。2.歸口。凡屬集團所涉項目在設計、施工、監理、竣工驗收及后續工程等過程中發來的文件，歸口集團總部項目管理中心處理；其他重要文件、資料、需辦復文件，各項目、各中心的請示、報告等，歸口集團總部行政管理中心處理。3.登記。集團總部行政管理中心按照要求嚴格做好登記工作。4.催辦。集團總部行政管理中心和各部門都有文件追蹤和催辦的責任。5.整理歸檔。對辦理完畢的文件，集團總部行政管理中心按類別、文號分別歸檔，方便查詢。第十條 收文登記要求1.外單位來文和報公司的請示、報告，均交由集團總部行政管理中7、心統一登記。2.集團領導或各部門負責人參加有關會議所帶回的文件、材料，一律交集團總部行政管理中心統一登記。3.登記時應包括：來文單位、編號、收文日期、內容摘要、份數、秘密等級等。4.文件的流轉過程應有詳細的登記，注明呈送對象和時間等。凡由集團總部行政管理中心送呈的承辦文，各部門應做好登記，清楚文件去向，及時做好催辦工作。5.所有閱文，特別是密件，未經集團常務副總裁或集團總裁批準，一律不準翻印。第十一條 文件擬辦。集團總部行政管理中心負責人根據文件的內容，決定該文件是閱文還是辦文。閱文是由指定的部門、人員或公司有關領導閱知，不需給予答復或進一步辦理的文；辦文則要根據具體內容送呈有關部門主辦或批辦8、。第十二條 呈辦和閱文。凡需呈辦的文件，由集團總部行政管理中心按擬辦順序傳遞；如集團領導另有批注，按集團領導批注傳遞。文件批轉完畢后交主辦部門具體辦理。涉及幾個部門的承辦件，由有關部門提出書面意見，行政管理中心匯總后綜合辦理。閱辦完成的文件交檔案管理部存檔。第十三條 辦文時限。急件當日完成，一般件二個工作日完成，各種會議決議事項，三個工作日報告辦理結果，下級請示件最遲不能超過三個工作日。第十四條 需要承辦又必須帶走的文件，如當日處理不完，下班前應送回集團總部行政管理中心保管，不得擅自復制和擴大閱讀范圍。第五章 文件督辦第十五條 督辦范圍1.上級單位和政府主管部門發來的需要報送情況和執行情況的公9、文。2.上級單位及上級領導的批示辦件。3.下級單位的請示或報告。4.公司辦公會議決議事項。5.公司下發的，需要反饋落實情況的文件。第十六條 督辦程序1.凡列入督辦程序范圍內的文件，均由單位行政部門提出期限：急件、領導重要批示當日內完成；一般件兩個工作日辦妥，各種會議決議事項，二個工作日報告辦理結果；下級請示件最遲不能超過三個工作日。2.由單位行政部門按照呈辦期限對文件進行催辦，并定期向領導匯報。3.如不能按期辦理完成，承辦人應主動向本單位行政部門說明情況，以便向申請單位答復。4.涉及幾個部門的承辦文件，由有關部門提出書面意見，本單位行政部門負責匯總后辦理。第六章 公文立卷和銷毀第十七條 公文辦10、完后，應及時將公文的正本及有關材料整理立卷。第十八條 公文歸檔應當根據其相互聯系、特征和保存價值，分類整理立卷，要保證檔案齊全、完整，能正確反映本公司的重要工作情況。第十九條 立卷的公文由單位行政部門統一保管，個人不得保存存檔的公文。 第二十條 沒有存檔價值和存查必要的公文，經單位行政部門鑒別，分管領導批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文要進行登記，要有專人監督，保證不丟失，不漏銷。 第二十一條 公文的歸檔、整理、立卷、銷毀等規范標準按集團檔案管理制度（試行）中相關要求辦理。第七章 附則第二十二條 本制度由集團總部行政管理中心負責解釋及修訂，從印發之日起執行。XXX公司發文審批單發文號密級印份標題11、主題詞主送抄報抄送內發擬稿部門擬稿人部門負責人分管領導法律部集團行政管理中心集團常務副總裁集團總裁文印室集團總部：擬稿人擬稿人部門負責人（審核）分管中心總監（審核）法律部（審核） 集團行政管理中心（審核）集團常務副總裁（審核）集團總裁（審批）行政部（打印分發存檔）發文號密級印份標題主題詞主送抄報抄送內發擬稿部門擬稿人部門負責人綜合部項目公司負 責 人法律部集團行政管理中心集團常務副總裁集團總裁綜 合 部文印專人項目公司：擬稿人擬稿人部門負責人（審核）綜合部（審核）項目公司負責人（審核） 法律部（審核）集團行政管理中心（審核）集團常務副總裁（審核）集團總裁（審批）綜合部文印專人（打印分發存檔） XXX公司文件簽收單 編號：文件清單文件名稱頁數/份數文件編號原、復印件/收文單位 收文人簽收欄：已收到上述文件。 簽收公司（公章）： 簽收人：時間： 年 月 日