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1、鞋業制造公司文件控制管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 上海xx 鞋業有限公司文件控制管理辦法1. 目的為了規范管理公司文件傳真、復印，使得每個部門所使用的文件為最新版本及重要文件不被丟失，特制定本辦法。2.適用范圍：2.1公司傳真2.2郵件、快遞3作業內容3.1各部門文件窗口人員的指定3.1.1為使各部門的文件管理有效、有序，各部門必須指定專人負責文件的收發、登記與管理工作（稱為文件窗口人員）。3.1.2各部門文件窗口人員必須在文控中心登記備案，文控中心將各部門的文件窗口人員登錄在“文件窗口人員登記表”上2、（見附件一），如果部門文件窗口人員因工作需要發生調換，應事先進行調換登記，并進行工作移交。3.2 ISO與OHSAS相關文件ISO與OHSAS相關文件的收發、存檔與銷毀管理遵照文件與資料管理程序上制定的原則進行作業。3.2.1文件制訂、修訂后由文控中心對文件編號、版本、版次核對無誤后登錄于文件一覽表（見附件二），給予建檔保存。3.2.2程序文件由文控中心通過公司網絡發布，用作閱讀使用而不可修改，通過網絡權限的控制對文件閱讀使用進行控制。其他文件由文控中心復印所需份數后，于每頁右上角蓋“受控文件，復印無效”，并請收文單位人員與“文件分發、回收記錄表”（見附件三）上簽收，若文件窗口人員不在，由部門3、負責人簽收。若為修訂或廢止的文件需如數收回原發行的文件。3.2.3所有回收的文件除留有原本以便于知識經驗的積累保存外（但需加蓋作廢章作廢）其余均給予銷毀。文控中心銷毀文件時先要填寫“文件銷毀申請表”（見附件四），然后經部門主管審批后方可進行文件銷毀作業。“文件銷毀申請表”中注明銷毀文件的原因，并注明申請人、批準人和監督銷毀人。3.3公司傳真3.3.1傳真收發原則3.2.1.1非公司文件嚴禁傳真。3.2.1.2涉及到鞋的設計款式（跟、大底、楦頭、鞋圖等）、產品成本、客戶資料等公司機密文件原則上嚴禁傳真，若確實因業務需要，要有部門主管簽字后方可進行傳真作業。3.2.1.3傳真必須以公司統一格式發送4、，見附件五。3.3.2發傳真3.3.2.1若各部門要進行傳真作業，各經辦人員先填寫“快遞、傳真業務申請表”（見附件六），經各部門主管簽核后方可生效。3.3.2.2經辦人員在發送傳真之前須詳細填寫“傳真、電子郵件收發登記表”，注明日期、內容、經手人等以便于追溯。3.3.2.3后由傳真管理人員負責負責發送，傳真管理人員根據其文件之緊急程度將傳真分急件和非急件，若所發傳真為急件則在傳真作業前須加蓋“急件”章（見附件七）。傳真作業結束后由傳真管理人員加蓋“FAX OUT”以利區別（見附件七），標明傳真編號，以便對傳真有序管理。3.3.3收傳真3.3.3.1傳真管理人員將所收到之傳真先登記于“傳真、電子5、郵件收發登記表”（見附件五）上，加蓋“FAX IN”序號章（見附件七），并按順序放置于相應之部門的文件筐內，文件筐上應清楚標明部門別。3.3.3.2傳真管理人員收到傳真后及時通知各部門文件窗口人員，由各部門文件窗口人員至文控中心或傳真出接收，在“傳真、電子郵件收發登記表”（見附件十）上經手欄內作好簽收手續。3.3.4總經理辦公室和技術開發處的傳真收發，由其傳真人員按此辦法作業。3.4打印/復印/影印3.4.1非公司之辦公用公文或資料禁止復印。3.4.2各部門人員在每次復印、打印之前須在“文件打印/復印記錄表”（見附件八）上登記復印內容，份數，部門，復印人。3.4.3經管制人員確認復印份數和文件6、性質后由復印管理人員輸入復印機密碼后，方可予以復印作業。3.4.4生產處和技術開發處的影印亦由該部門復印管理人員按此辦法作業3.5郵件、快遞3.5.1收郵件3.5.1.1公司所有郵件、快遞先統一由公司一門衛值班人員負責接收，并登記于“郵件、快遞登記表”（見附件九）寫明收件日期、收件人、寄件地址。3.5.1.2值班保安在收到郵件和快遞時應及時通知各部門文件窗口人員到公司一門衛領取其部門郵件或快遞，由各部門文件窗口人員在“郵件、快遞登記表”上經手人欄內簽名后接收。3.5.2發郵件3.5.2.1各部門如需發快遞業務進行傳遞訊息時，由各部門經辦人員填寫“傳真、快遞業務申請表”（見附件六），經主管簽核后7、，交給各部門文件窗口人員，再由文件窗口人員填好郵件資料交至一門衛，值班人員在“傳真、快遞業務申請表”詳細填寫郵件相關資訊作好簽名后，由一門衛郵件接收值班人員統一交給快遞公司。3.6電子郵件3.6.1收電子郵件3.6.1.1電子郵件管理人員將收到之電子郵件列印一份后加蓋E-mail序號章（見附件七），并登記于“傳真、電子郵件收發登記表”（見附件十）上。3.6.1.2電子郵件管理人員應及時通知各部門文件窗口人員，電子郵件郵件由各部門文件窗口人員在“傳真、電子郵件收發登記表”上經手人欄內簽名后接收。3.6.2發電子郵件3.6.2.1需發電子郵件者在“傳真、電子郵件收發登記表”上登記，注明內容，部門，8、日期、經手人姓名。3.6.2.2登記后由電子郵件管理人員進行電子郵件發送作業。3.7文控中心每日統計各部門傳真、復印、電子郵件紙張使用情況，填寫“復印、打印使用情況分析表”（見附件十一），統計出各部門每天的紙張使用數。4.此管理辦法至總經理簽核之日起實施。文件窗口人員登記表 序號部門姓名聯系電話備注1.總經理辦公室2.管理處3.技術開發處4.業務處5.生產處6.生產計劃部7.倉儲部8.試作車間9.實驗課10.品保部11.采購部12.國內銷售部13.國內銷售部（開發部）14.人力資源部15.后勤部16.財務處附件二文件一覽表一階文件 二階文件 三階文件 外來文件NO文件編號文件名稱版本發行日期權9、責分發單位/份數制定單位核準說明：分發單位欄填寫份數，若廢止于NO注欄前注記。核準： 復核： 填表： QM-MP-401-02A附件三文件分發、回收記錄表NO:文件名稱文件編號序號部門簽收回收備注時間份數簽收人時間份數簽收人12345678910111213141516審核： 填表：附件四銷毀申請表文件編號版次文件名稱份數備注申請銷毀原因申請人部門主管核準監督銷毀人申請日期 NO: QM-MP-401-08A附件五AURORA FOOTWEAR CO., LTDxx/xx鞋業有限公司FAX(傳真) :+86-(0)21-57617686TEL(電話) :+86-(0)21-57617687PO10、ST:201601ADD(地址) :NO.168 JIUGAN ROAD INDUSTRIAL PARK,SIJING TOWN,SONGJIANG DISTRICT SHANGHAI CITY, CHINA.中國上海市松江區泗涇鎮泗涇工業區九干路168#電子郵件(電子郵件地址) :FAX TO:FAX NO.:ATTN:DATE:FROM: PAGE：C.C: 附件六xx、xx鞋業有限公司快遞、傳真業務申請表快遞傳真部門日期地址或號碼申請原因核準申請人附件七FAX IN 流水號日期FAX OUT流水號日期E-mail急 件附件八 文件復印/打印記錄表 日期部門內 容經手人張數備注附件九郵件、快遞收發登記表郵件 快遞 日期部門內容地 址經手人備注傳真收發登記表電子郵件 傳真 收發日期 部門地址/號碼經手人備注收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發收 發附件十一復印、打印使用情況分析表 年 月 日部門使用種類頁數備注 填寫人：