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1、公司檔案點收、整理及分類管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司檔案管理制度第一條 管理部門1.文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為 特殊案 件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經文書管理部門主管同意后妥為保存，文 書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經理室或事業部經理室統一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經理室。第二條 文件點收文件結案移送歸檔時，依如下原則點收2、：1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。2.文件如經抽存者，應有管理部門主管的簽認。3.文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。5.有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部門，經辦部門應送指定保管部門簽收后 ，文件送歸檔。 第三條 文件整理點收文件后，應依下列方式整理：1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。 第四條 檔案分類13、.檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為 若干小類。 2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后 另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。3.同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個 檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。4.每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。5.檔號之表示方式如下A1A4、2B1B2C1C2D1E1E2A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第五條 檔案名稱及編號1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多 寡及增長情形而斟酌決定。3.檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。5.檔案分類各級名稱及其代表數字一5、經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第六條 檔號編定1.案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左 方裝訂者則填寫于右上角。第七條 歸檔與檔案清理1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應6、標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第八條 保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及 股東會紀 錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設 計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。2.10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核 定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。4.1年保存：結案后無長期保存必要者。5.規章由規章管理7、部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。第九條 檔卷清理1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時， 依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必 要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“ 收(發)文登記單”第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯上注明部分銷毀之日期。第十條 調卷程序1.各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門主 管(科長以上)核準后持向管檔人員調閱。2.管檔人員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上8、填注借出 日期后，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。4.檔案歸還時，經管檔人員核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存備查。第十一條 調卷管理1.“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長 調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。2.調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。3.調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。4.調閱案件限與經辦業務有關者，9、如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。 檔案管理辦法一.總則 1. 為規范檔案管理工作，特制定本辦法。 二.公司檔案范圍 公司建檔范圍確立為： 1. 公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 2. 公司股東會、董事會、監理會形成的文件材料； 3. 財務、會計及其管理方面的文件材料； 4. 勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料； 5. 經營管理方面的文件材料； 6. 生產技術管理方面的文件材料； 7. 產品生產、能量消耗、安全生產方面的文件材料； 8. 儀器、設備方面的文件材料； 9. 基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料； 1010、. 科研、技術引進、轉讓方面的材料； 11. 教育培訓方面的文件材料； 12. 信息、情報方面的文件材料； 13. 黨群（工、青、婦）組織方面的文件材料； 14. 其他具有利用和保存價值的文件材料。 以上文件材料包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃和工作總結。公司檔案還包括聲像資料：1. 照片檔案：新聞、科技、藝術照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構成； 2. 影片檔案：原版底片、拷貝及文字說明； 3. 錄音檔案：唱片、錄音帶； 4. 錄像檔案：政治、經濟、科技、文娛、廣告活動。 三.公司檔案管理體制 1. 公司檔案工作，要實行集中與分散管11、理相結合的體制。由行政部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。行政部可設立專門檔案室，配備專了、兼職行政主管分管公司主體檔案工作。 2. 根據有關檔案法規規定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。 3. 公司應有庫房或場地和必要的設施及保護設備保管檔案，確保檔案的安全。暫不具備檔案案安全保管條件時，要委托有關檔案部門代為保管。 四.檔案管理工作(一).檔案材料的收集： 1. 建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限； 2. 對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全； 3. 及時催辦理完畢的文件上交回收，12、在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。 (二).檔案的歸檔、立卷與管理。 1. 區分全宗，確定立檔單位。 2. 分類。依據檔案來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。 3. 歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。 4. 案卷排列。立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄，并復印出四至五份。 5. 整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。 6. 對所有公司檔案系統排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。 7. 每13、年對檔案進行一次清理： 1. 清除不必要保存的材料； 2. 對破損和褪色的材料進行修補和復制。 (三).檔案的保管： 1. 防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全； 2. 公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案； 3. 做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。 (四).檔案的鑒定： 1. 從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。 2. 確定各類檔案的中管期限表。其中財務檔案見財務檔案保存期限表。 公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。(五).檔案的銷毀： 1. 對已失效14、的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存； 2. 辦理銷毀手續，經董事會或總經理批準，方能銷毀； 3. 銷毀時要有二人以上監銷，關在清冊上簽字。 1. 公司終止、解散時，檔案應移交控股股東或主管部門或當地國家檔案館。 2. 公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。 (六).檔案借閱、利用工作 1. 凡需使用檔案者，均須填寫文件調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱 2. 案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。 3. 借閱期限不得超過棗星期（如三個星期），到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。 4. 借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整15、性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。 5. 外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。 6. 公司內檔案利用的方式有： 1).提供檔案原件； 2).提供檔案復印件； 3).提供文獻索引資料。 7.檔案管理部門應主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等。 8.檔案主管應接受公司有關部門、人員定題咨詢要求。 9.依據國家檔案、統計法律法規，做好企業檔案統計工作。 10.政府有關部門依法執行公務，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協助。五.附則 1. 檔案部門積極采用電腦信息系統對檔案進行管理，提高管理效率。 2. 本辦法由行政部解釋、補充，由公司總經理批準頒行。