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1、公司檔案管理制度及工作人員守則編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 檔案工作人員守則一、認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨和國家檔案工作方面的方針政策，執(zhí)行檔案工作法律法規(guī)，做到忠于職守，愛崗敬業(yè)。 二、認(rèn)真鉆研檔案工作理論和技能，接受繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn)，具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)，持證上崗。三、發(fā)揚(yáng)“甘為人梯，無私奉獻(xiàn)”的蘭臺(tái)精神，積極為單位的各項(xiàng)工作服務(wù)，為國家和民族積累檔案史料。 四、遵守保密紀(jì)律，嚴(yán)格控制機(jī)密檔案的使用范圍，及時(shí)做好檔案降密、解密工作。 五、執(zhí)行檔案登記備案和報(bào)送現(xiàn)行文件制度，及時(shí)向有關(guān)部門報(bào)送有關(guān)報(bào)表和文件。 六、積極2、參加檔案學(xué)會(huì)工作，結(jié)合工作實(shí)際開展檔案學(xué)理論研究，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和撰寫學(xué)術(shù)論文。 檔案鑒定銷毀制度 一、按照本單位檔案保管期限表，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料和已滿保管期限的檔案文件進(jìn)行鑒定，對(duì)不需歸檔的文件和不需繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀。 二、對(duì)是否歸檔文件材料進(jìn)行鑒定時(shí)，由檔案工作人員與承辦部門的文書人員一同完成；對(duì)已滿一定保管期限的檔案鑒定時(shí)，應(yīng)由單位領(lǐng)導(dǎo)主持。 三、鑒定檔案應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真，嚴(yán)格遵守鑒定原則，堅(jiān)持逐份鑒定，保證單位利益與國家利益不受損失。 四、銷毀檔案前，應(yīng)編制待銷清冊，報(bào)請單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案行政管理機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，不得擅自銷毀檔案。 五、銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指派兩名以上監(jiān)銷人員。銷毀后監(jiān)銷人員要在銷毀清3、冊上簽名蓋章，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式。銷毀清冊歸入全宗卷保存。 檔案保管制度 一、檔案櫥具要規(guī)范排列，各種設(shè)備放置整齊、合理，櫥箱鑰匙統(tǒng)一編號(hào)，集中存放，不準(zhǔn)隨便攜帶。 二、堅(jiān)持半年一次清點(diǎn)，核對(duì)室藏檔案，登記清點(diǎn)結(jié)果，做到賬物相符。 三、做好防盜、防火、防塵、防潮、防水、防蟲、防鼠、防強(qiáng)光工作，正確使用電器，熟練操作各種設(shè)備，做到人走燈滅、機(jī)停；門窗及時(shí)關(guān)閉、上鎖。 四、保持庫內(nèi)清潔，嚴(yán)格存放有毒和易燃易爆品。不準(zhǔn)在庫內(nèi)吸煙和放置雜物、花草及可食物品。 五、按時(shí)做好庫內(nèi)溫濕度測試、記錄，通過控制與調(diào)節(jié)，使溫度力爭達(dá)到14-20，恒對(duì)濕度達(dá)45-60%的要求。 文件材料歸檔制度一、本單位所有4、工作人員在公務(wù)活動(dòng)中形成的對(duì)單位和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形成的文件材料均須歸檔。 二、歸檔文件材料必須齊全完整，整理時(shí)做到分類科學(xué)，保管期限劃分準(zhǔn)確，檔號(hào)編制規(guī)范。 三、單位的文書、業(yè)務(wù)、照片、音像等文件材料在年度結(jié)束后，由承辦部門收集、整理，于第二年度上半年交檔案室集中管理。 四、單位的會(huì)計(jì)文件材料年度結(jié)束后，由會(huì)計(jì)部門整理編目，在會(huì)計(jì)部門保管一年，于第三年度上半年交檔案室集中管理。 五、承辦部門向檔案室移交檔案時(shí)要編制移交目錄，交接人員必須認(rèn)真清點(diǎn)，并在移交目錄上簽字。 六、任何個(gè)人與部門不得將應(yīng)當(dāng)歸檔的材料據(jù)為已有或拒絕歸檔。 檔案整理制度一、認(rèn)真執(zhí)行歸檔文件整理規(guī)則5、的規(guī)定，堅(jiān)持以件為單位進(jìn)行整理。 二、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，使整理后的檔案便于保管和利用。 三、注意區(qū)分檔案的不同價(jià)值，制定單位檔案保管期限表，使重要檔案得到重點(diǎn)保護(hù)。 四、按照“年度機(jī)構(gòu)”分類法編制單位檔案分類大綱。 五、歸檔文件要及時(shí)編目、裝盒，認(rèn)真填寫盒脊項(xiàng)目與備考表。 六、檔號(hào)編制必須做到不重、不缺、不變、不繁。 檔案查（借）閱制度一、檔案室保管的檔案，主要供本單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員使用，不屬開放范圍。外單位需查（借）閱我單位檔案資料，必須辦公室主任審查并報(bào)告單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。 二、本單位各部門工作人員因工作需要調(diào)閱檔案時(shí)，須經(jīng)本部門兼職檔案員同意，并認(rèn)真填寫6、“檔案查（借）閱登記”。 三、檔案室一般不外借檔案原件，確因工作需要帶出，必須嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，從嚴(yán)掌握借出時(shí)間。 四、查（借）閱檔案，必須做到愛護(hù)檔案，不得涂改、折抽案卷、不得擴(kuò)大閱讀范圍，及時(shí)辦理還檔手續(xù)。 五、檔案資料利用后，查閱者要填寫檔案利用效果登記，及時(shí)送交檔案室存查。 檔案統(tǒng)計(jì)制度一、檔案統(tǒng)計(jì)要實(shí)事求是，如實(shí)反映客觀情況，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整、系統(tǒng)。 二、建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，對(duì)檔案機(jī)構(gòu)、人員、室藏檔案資料狀況，檔案資料收進(jìn)和移出數(shù)量，利用情況，檔案庫房，設(shè)備等內(nèi)容及時(shí)填寫。 三、準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年表，及時(shí)上報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)與檔案行政管理部門備案。 四、認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)資料的整理分析工7、作，要從中發(fā)現(xiàn)問題，改進(jìn)工作。 五、各種統(tǒng)計(jì)資料均應(yīng)歸入全宗卷保存。 檔案設(shè)備維護(hù)使用制度一、檔案室應(yīng)對(duì)檔案設(shè)備建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，準(zhǔn)確反映檔案設(shè)備配置的時(shí)間、數(shù)量、型號(hào)、價(jià)格、功能，防止檔案設(shè)備丟失。 二、建立健全檔案設(shè)備檔案，便于對(duì)其使用和維護(hù)。 三、注意檔案庫房與閱覽室的清潔衛(wèi)生，加強(qiáng)防火、防盜、防塵、防潮、防高溫等措施。 四、檔案設(shè)備要有專人管理和使用，定期對(duì)檔案設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)和維修，檢查供電線路與閘盒，清除一切安全隱患。 五、設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，對(duì)責(zé)任事故搞好分析，吸取教訓(xùn)，并根據(jù)情況對(duì)當(dāng)事人作出處理。 檔案保密制度一、檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)保密法，遵守保密工作制度不準(zhǔn)以任何借8、口和形式向無關(guān)人員泄露和談?wù)摷皣液蛦挝幻孛苁马?xiàng)的檔案文件內(nèi)容。 二、劃分密級(jí)的檔案資料單獨(dú)組建保管單位，嚴(yán)格管理，控制使用，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得提供利用。 三、按照國家有關(guān)規(guī)定及時(shí)處理檔案降密、解密工作。 四、銷毀保密檔案材料，必須嚴(yán)格履行批準(zhǔn)手續(xù)，防止銷毀過程中出現(xiàn)失泄現(xiàn)象。 五、檔案庫房為單位機(jī)要重地，非檔案管理人員未經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。確需進(jìn)入，須經(jīng)批準(zhǔn)和嚴(yán)格登記，并由檔案管理人員陪同。 電子文件歸檔管理制度一、電子文件歸檔管理工作納入單位文書處理程序，納入工作人員崗位職責(zé)。二、業(yè)務(wù)部門（電子文件形成部門）負(fù)責(zé)電子文件收集和整理，并接受檔案部門監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。三、電子文件的9、處置和留存要符合國家相關(guān)規(guī)定，采取必要措施確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性。四、歸檔電子文件應(yīng)同時(shí)具備電子和非電子簽章，不同數(shù)據(jù)形式的電子文件分別以國家規(guī)定的通用格式保存。做好電子文件背景信息、軟、硬件環(huán)境的登記和收集工作。五、業(yè)務(wù)部門定期將電子文件及其背景數(shù)據(jù)備份到本機(jī)和符合保管要求的脫機(jī)載體上，并及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)或脫機(jī)載體向檔案部門移交，由檔案部門進(jìn)行真實(shí)、完整、有效性檢測。六、歸檔電子文件按DA/T22規(guī)定和本單位檔案分類方案進(jìn)行整理。歸檔范圍和保管期限執(zhí)行紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)。具有永久和長期保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件必須同時(shí)保存紙質(zhì)文本或縮微品。七、已歸檔整理的電子文件（含機(jī)讀目錄、背10、景數(shù)據(jù)等）按數(shù)據(jù)類別代碼相對(duì)集中組織存儲(chǔ)載體（分別封存、提供利用、異地保存）。存儲(chǔ)載體必須符合耐久性要求（不允許使用軟磁盤），且按要求填寫載體封面和有關(guān)登記表。八、經(jīng)檢測和驗(yàn)收合格的電子文件歸檔載體進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。保管環(huán)境除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案保管要求外，還應(yīng)達(dá)到防寫、防擦劃、遠(yuǎn)離磁場、強(qiáng)熱、有害氣體等、溫度17-20、相對(duì)濕度35%-45%、豎放保管等要求和標(biāo)準(zhǔn)。九、每年檢查電子文件處理設(shè)備更新情況，定期（2-4年）抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，及時(shí)做好數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、轉(zhuǎn)存工作。十、歸檔電子文件（含載體）的利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等工作執(zhí)行紙質(zhì)檔案的相關(guān)規(guī)定。檔案室管理制度一、做好防盜、防火、防蟲、防潮、防光等各項(xiàng)工作，保證所有設(shè)備運(yùn)行正常；定期對(duì)檔案案卷進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施。二、檔案室嚴(yán)禁吸煙及堆放食物、易燃易爆物品。三、檔案室鑰匙由專人保管，不得亂放，進(jìn)出檔案室要隨手關(guān)門。四、檔案員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，要辦好交接手續(xù)，做到不清不交、不清不接。檔案員職責(zé)一、忠于職守，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案的專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案業(yè)務(wù)，遵守有關(guān)規(guī)章制度。二、做好檔案資料的收集和整理工作，確保歸檔材料齊全、完整、準(zhǔn)確。三、增強(qiáng)保密觀念，嚴(yán)格檔案借閱手續(xù)，做到借閱有登記，歸還有檢查。四、重視發(fā)揮檔案的利用效益，做好利用檔案登記，定期做好利用效果登記，定期做好匯編。五、保持庫房整潔，達(dá)到“八防”要求。