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1、公司檔案管理制度附編號原則及表單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司檔案管理制度1.總則1.1為規(guī)范公司檔案管理工作，明確工作職責，保證檔案的完整和安全，根據(jù)中華人民共和國檔案法及有關(guān)法規(guī)政策，結(jié)合公司實際特制定本辦法。1.2檔案管理的范圍包括在生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中直接形成的、對公司有保存價值的各種文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式和載體的記錄。2.管理職責2.1行政人事部負責公司檔案管理工作，對各事業(yè)部的檔案工作負有指導(dǎo)和監(jiān)督的職責。2.2各事業(yè)部由綜合秘書根據(jù)本辦法負責本單位的檔案管理工作。2.3公司行政人事部負責2、職權(quán)范圍內(nèi)人事檔案的管理工作。3.檔案的形成與移交3.1歸檔范圍凡是在公司各項經(jīng)營管理活動中形成的具有查考利用價值的各類文件材料，不論其何種載體，都屬于公司檔案部門歸檔接收范圍，具體包括：3.1.1各級黨政機關(guān)、管理部門發(fā)布的需要公司貫徹執(zhí)行的公文、批示、決定、條例、規(guī)定、辦法和通知等；3.1.2公司及各部門發(fā)布的公文的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿及相關(guān)規(guī)定、辦法、規(guī)章制度、調(diào)查報告、專題報告、重要公函等；3.1.3公司各項重要會議的會議記錄、會議紀要、專業(yè)會議材料和其他相關(guān)文件材料； 3.1.4公司的歷史沿革、大事記、年鑒，反映公司重要活動事件的各類報刊雜志、聲像材料（錄音、錄像）、榮譽3、獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物、照片、聲像等文件材料；3.1.5公司內(nèi)部職能活動形成的工作計劃、總結(jié)、報告、財務(wù)預(yù)算、決算等文件；3.1.6公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要信件、電報、傳真、電話記錄，從外單位帶回的與本單位有關(guān)的文件材料；3.1.7公司的組織機構(gòu)、部門職責、人員編制、干部任免、勞動工資資料，員工名冊、員工簡歷、員工調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、獎懲、退職、退休、離休、撫恤、死亡等文件材料。3.1.8公司在經(jīng)營活動中形成的合同、協(xié)議及相應(yīng)的審批材料；3.1.9公司涉及訴訟活動形成的有關(guān)文件材料；3.1.10公司在生產(chǎn)技術(shù)管理、科學技術(shù)研究、基本建設(shè)工程(新建4、擴建、改建)等業(yè)務(wù)過程中形成的有關(guān)文件材料、圖紙、照片、聲像及電子檔案；3.1.11設(shè)備儀器文件材料；3.1.12公司的財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料及匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料；3.1.13公司分支機構(gòu)在歇業(yè)、清算時的所有檔案材料；3.1.14有關(guān)財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊。3.2檔案編號3.2.1檔案的編號設(shè)置如下：X-XX-XXXX-XXX 案卷順序號年份 二級類目一級類目3.2.2一級類目、二級類目的具體編碼規(guī)則，見（附件一：檔案編號原則） 3.3歸檔時間文件資料的歸檔一般采用“季度歸檔”及“年度歸檔”兩種形式，季度歸檔為季末次月，年度歸檔為次年二月至七月。3.3.15、行政、經(jīng)營等方面的文件材料按年度歸檔；3.3.2公司網(wǎng)上形成的電子文件及各業(yè)務(wù)單位和部門形成的其它相關(guān)電子文件按年度歸檔；3.3.3設(shè)備、基建、科研等方面的文件材料按工作階段或工程項目竣工后由項目負責人審定簽字，三個月內(nèi)歸檔；對周期較長的科技項目，可視具體情況按年度分批歸檔；對于重要的外來材料(如外購設(shè)備的隨機圖紙和文字說明材料等)須在工作完成時隨時歸檔；3.3.4產(chǎn)權(quán)方面的文件材料，由承辦部門在工作進行完畢或文件正式生效后及時歸檔；3.3.5會計檔案在會計年度終了后，應(yīng)由財會部門按照（財政部、國家檔案局 財會字199832號文執(zhí)行）整理立卷，保管一年后向檔案部門移交；3.3.6因公外出參觀學6、習、考察和參加會議獲得的文件材料在結(jié)束公務(wù)后一周內(nèi)歸檔。3.4歸檔要求3.4.1歸檔的文件材料必須齊全完整、真實準確、符合自然形成規(guī)律和規(guī)范要求，其制成材料必須易于長久保存，字跡工整、圖像清晰、簽字等手續(xù)完備；禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅墨水、復(fù)寫紙。3.4.2歸檔的文件材料必須是原件(定稿)，具有重大意義的文件應(yīng)同時保存歷次修改稿，重要的或利用頻率高的文件材料根據(jù)需要可復(fù)制若干份歸檔，工程項目前期資料必須歸檔兩份或兩份以上原件以備向上級檔案管理部門移交。3.4.3照片(包括底片)、錄音、錄像帶等聲像檔案必須同其詳細的文字說明材料一起歸檔，電子檔案采用光盤、磁帶等載體歸檔。歸檔的電子文件必須7、是最終數(shù)據(jù)信息并制作相應(yīng)的紙質(zhì)文件同時歸檔。電子檔案歸檔后，其數(shù)據(jù)信息應(yīng)在各單位計算機中或系統(tǒng)中保留一年時間。3.4.4歸檔的案卷質(zhì)量要符合DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則、GB/T113222000科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求、DAT282002國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范、GB/T503282001建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)則、GB/T118212002 照片檔案管理規(guī)范國家標準的要求。3.5檔案的移交各門類文件材料在歸檔前應(yīng)由行政人事部驗收，歸檔部門或個人應(yīng)填寫歸檔材料（案卷目錄）移交清單，一式兩份，交接雙方簽字各自存檔。4.檔案保管4.1為了保證檔案材料的齊全，任何個8、人不得私自保存應(yīng)歸檔的文件材料。4.2檔案應(yīng)專柜存放，定期檢查，防止損壞和丟失，發(fā)現(xiàn)因信息載體問題而影響檔案壽命時，要及時搶救復(fù)制。4.3檔案存放地點應(yīng)安全可靠，并應(yīng)采取必要的措施對不同介質(zhì)的檔案妥善保存。辦公室必須保證檔案的安全，根據(jù)需要建立檔案專用庫房和配備足夠的檔案裝具。檔案庫房應(yīng)堅固，并力求配備防盜、防光、防高溫、防火、防污染、防潮、防水、防塵、防霉、防蟲等設(shè)施；保管的歸檔電子文件要采用專門的保護設(shè)備和保護技術(shù)手段。4.4對保密檔案的管理和利用、密級的變更和解密，必須按國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理。5.檔案保管期限5.1檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。5.2反映公司主要職能活動和9、基本歷史面貌，需要長遠利用的檔案列為永久保管；反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的文件材料列為長期保管（10-30年）；凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考利用價值的文件材料列為短期保管（3-5年）。5.3檔案的保管期限按檔案的所屬年份的下一年1月1日起計算，長期計劃、協(xié)議、規(guī)定、合同等有關(guān)文書材料的保管期限按其有效期滿后的下一年1月1日起計算。5.4介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。6.檔案的管理和利用6.1檔案要建立全宗卷，以積累、存儲本單位案卷的立卷說明、分類方案、交接憑證、鑒定報告、銷毀檔案、檢查記錄、全宗介紹等材料。6.2檔案的利用是檔案管理的目的。為便于查10、找和利用，檔案管理人員要熟悉庫藏檔案的情況，主動了解各項工作對檔案利用的需要，編制檢索工具（如案卷目錄）和參考資料，為利用者檔案提供便利條件。6.3因工作需要查（借）閱或復(fù)印檔案的，須提交檔案借閱審批單（附件二：檔案借閱審批單）經(jīng)行政人事部領(lǐng)導(dǎo)簽字批準，外單位借閱檔案人員，還須持單位介紹信及個人有效證件，經(jīng)行政人事部及公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后方可查（借）閱或復(fù)印。6.4合同調(diào)閱按合同管理的有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。6.5檔案原件原則上不外借，確因情況特殊，須經(jīng)其部門負責人確認，行政人事部及公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后方可借閱。6.6查閱涉及公司秘密的文件，須經(jīng)其部門負責人確認，行政人事部及公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準11、后方可查閱，一般不允許復(fù)印。6.7查(借)閱檔案嚴禁涂劃、拆損、抽換、遺失、轉(zhuǎn)借他人,要嚴格執(zhí)行國家相關(guān)規(guī)定，如有損壞、丟失，按照相關(guān)規(guī)定處理。6.8歸還檔案時，檔案管理人員要仔細檢查清點，發(fā)現(xiàn)有遺失或損壞現(xiàn)象的，應(yīng)及時報告行政人事部領(lǐng)導(dǎo)。6.9員工調(diào)離本企業(yè)，在離崗前必須做好資料移交工作，退還借閱檔案經(jīng)檔案室簽字后方可辦理調(diào)動手續(xù)。7.檔案的鑒定和銷毀7.1行政人事部根據(jù)規(guī)定的檔案保管期限，會同有關(guān)職能部門、業(yè)務(wù)單位的有關(guān)人員，定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。7.2檔案的鑒定應(yīng)在公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負責人的主持下，由行政人事部會同有關(guān)部門組織“鑒定小組”共同進行。鑒定工作結(jié)束后寫出鑒定報告12、，對超過保管期限，確無保存價值的檔案編制清單及檔案銷毀清冊（附件三：檔案銷毀清冊），按有關(guān)權(quán)限報批后銷毀。非經(jīng)鑒定與批準，不得任意銷毀檔案。7.3銷毀檔案時，應(yīng)指定專人 (兩人)負責監(jiān)銷，防止檔案遺失、泄露、漏銷，銷毀完畢，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊存檔，永久保管。8.附則8.1公司行政人事部及各業(yè)務(wù)單位可根據(jù)本及國家相關(guān)法規(guī)制訂相應(yīng)的檔案管理細則。8.2本辦法由行政人事部負責解釋和修訂，自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件一：檔案編號原則一級類目二級類目類目解釋X-行政類01-政務(wù)公文各級黨政機關(guān)、管理部門發(fā)布的需公司執(zhí)行的公文、批示、決定、條例、規(guī)定、辦法和通知等02-公司及部門發(fā)13、布的公文公司及各部門發(fā)布的公文的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿及相關(guān)規(guī)定、辦法、規(guī)章制度、調(diào)查報告、專題報告、重要公函等03-會議記錄、紀要及相關(guān)文件公司各項重要會議的會議記錄、會議紀要、專業(yè)會議材料和其他相關(guān)文件材料04-公司文獻資料公司的歷史沿革、大事記、年鑒，反映公司重要活動事件的各類報刊雜志、聲像材料（錄音、錄像）、榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物、照片、聲像等文件材料05-計劃、總結(jié)與報告公司內(nèi)部職能活動形成的工作計劃、總結(jié)、報告、財務(wù)預(yù)算、決算等文件06-公務(wù)活動相關(guān)資料公務(wù)活動形成的重要信件、電報、傳真、電話記錄，從外單位帶回的與本單位有關(guān)的文件材料07-其他行政資料未列14、入以上內(nèi)容的行政資料，如商標管理、信息管理等R-人事類01-組織結(jié)構(gòu)與定崗定編定員公司的組織機構(gòu)、部門職責、人員編制、干部任免、勞動工資資料02-員工檔案資料員工名冊、員工簡歷、員工調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、獎懲、退職、退休、離休、撫恤、死亡等文件材料03-績效考核資料部門、員工績效考核記錄04-其他人事資料未列入以上內(nèi)容中的人事資料H-合同類01-公司資信文件公司法律資質(zhì)相關(guān)文件02-公司合同管理文件公司在經(jīng)營活動中形成的合同、協(xié)議及相應(yīng)的審批材料03-公司法務(wù)文件公司涉及訴訟活動形成的有關(guān)文件材料G-工程類01-設(shè)備管理資料設(shè)備的使用與維護狀況等02-現(xiàn)場管理資15、料項目管理的相關(guān)資料03-質(zhì)量與安全管理質(zhì)量與安全的資質(zhì)、規(guī)范、要求等文件04-其他工程管理資料未列入以上內(nèi)容中的工程管理資料J-技術(shù)類01-技術(shù)研發(fā)與申報公司專利技術(shù)的管理，新技術(shù)的研發(fā)與申報02-技術(shù)支持技術(shù)的評審，標書的制作，技術(shù)參數(shù)、標準的確定，技術(shù)服務(wù)工作等03-工程預(yù)算工程項目的預(yù)算04-其他技術(shù)管理資料未列入以上內(nèi)容中的技術(shù)管理資料Y-業(yè)務(wù)類01-市場與客戶管理資料市場分布、市場開拓情況，客戶的歸類管理等，采購管理的情況02-采購管理資料供應(yīng)商、施工隊等采購的管理資料03-其他業(yè)務(wù)資料未列入以上內(nèi)容中的業(yè)務(wù)管理資料C-財務(wù)類01-固定資產(chǎn)資料公司固定資產(chǎn)的登記與管理02-財務(wù)賬目16、管理財務(wù)進出項目的賬目管理03-投融資管理重大資金的使用與流向、投融資決策管理04-上市管理資料涉及上市的公司財務(wù)事務(wù)的綜合管理資料05-薪酬福利資料員工薪酬數(shù)據(jù)、福利發(fā)放情況的登記與歸檔06-其他財務(wù)資料未列入以上內(nèi)容中的財務(wù)管理資料附件二：檔案借閱審批單檔案借閱審批單編號：借閱單位（人）聯(lián)系電話有效證件登記或部門證明借閱時間歸還時間案卷名稱寫明借閱目的或解決問題借閱數(shù)量卷號：，共卷其中：圖張，文字頁原件 需復(fù)印 借閱部門領(lǐng)導(dǎo)簽字經(jīng)辦人公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見集團辦審批意見檔案室接收人備注：1、公司檔案原則上不外借，特殊情況視情審批，必要時報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 2、借閱期限不得超過三天。歸還時，雙方當面清點，接收人應(yīng)嚴格檢查歸還的檔案， 無損壞、丟失、污染等情況，并簽署意見，不得有誤。附件三：檔案銷毀清冊檔案銷毀清冊序號案 卷 或文 件 名年代目錄號卷號或文件號件卷內(nèi)文件頁（數(shù)）原期限銷毀原因備注