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1、 公司檔案資料保管及借閱管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司檔案資料管理制度第一條為了規范公司檔案資料管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條檔案管理機構及其職責1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理。2、綜合辦公室負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的內勤負責本部門檔案資料的使用管理。第三條歸檔制度1、凡是屬于公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件2、制度、資料均屬歸檔范圍。2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理。3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合辦公室保存復印件。4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由經營管理部按中華人民共和國會計法的相關規定保存原件；屬于人力資源方面的資料，由綜合辦公室人力資源保存原件；屬于工程建設方面的，由工程后勤部保存原件。6、公司對外簽訂的經濟合同，應由經營管理部及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由經營管理部保存原件。7、歸檔范圍3、外的資料包括各部門收集的客史檔案、客情通報、經營數據分析、部門下發的內部通啟、工作聯絡單、以及經營部門的小票等由各部門自行保管。第四條檔案資料保管制度1、公司要設立存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。2、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學，以便于查找。3、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。4、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。5、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手4、續。第五條檔案資料保存期限1、凡是由公司名義發出的文件、請示、會議紀要、通報、管理制度、工程建設等檔案資料，以及公司收到的重要的文件、會議紀要、函件、相關批復等資料永久保存。2、凡是涉及金融財稅方面的資料、經營合同等保存期限嚴格按照中華人民共和國會計法的相關規定保存。3、在各部門存放的由部門下發的內部通啟、工作聯絡單，保存期限為一年。營業小票、預訂單、客情通報等在核對清楚業務已完結的情況下，保存期限為半年，業務仍未完畢的可酌情延長。4、各部門內勤要按保存期限及時將本部門保存的檔案資料進行整理，經部門經理審核后，按要求分類處理。屬于歸檔范圍的由部門內勤于年末移交綜合辦公室保存；屬于部門滿期存放的5、內部通啟、工作聯絡單等資料于年末由內勤移交綜合辦公室統一處理；屬于預訂單、小票、客情通報等資料于滿期后由內勤移交經營管理部統一處理。第六條檔案資料借閱制度1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。4、借出檔案時，要規定歸還時間（原則上不超過一周）。過期由檔案管理員及時催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。7、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。第七條注意事項在日常文件資料使用時，需加蓋印章的要嚴格印章的使用規范。公司各部門的印章只限于公司內部使用。需加蓋公司印章的要按要求履行相關審批手續。對于無用或作廢的文件資料凡加蓋印章、有公司領導簽字和客戶信息的該頁不得轉為他用，應做銷毀處理。第八條本制度從下發之日起執行。