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1、口岸公司印章和檔案行政管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 口岸公司行政管理制度第一章 總 則第一條 行政管理是公司全面管理的重要組成部分，是公司業務經營的組織和后勤保障工作。為了建立健全公司管理體系，保證公司經營業務的順利高效運作，特根據公司章程的有關規定訂立本制度，用于規范公司行政管理，促進公司健康穩定的發展。第二條 本公司日常辦公、行政事務、人事管理、部門協調、對外聯絡及其它后勤支持性工作，由辦公室在總經理的領導下，根據本制度由辦公室實行統一歸口管理和協調處理。第二章 辦公室的基本責任第三條 在總經理的領導2、下處理公司日常行政事務，保證公司領導與各部門之間、公司各部門之間以及公司內外部的信息交流渠道暢通無阻。第四條 負責督促檢查各部門對公司基本制度和各種規定的執行情況，督促檢查員工對員工守則和相關規定的執行情況。第五條 定期收集分析公司各部門按照運作流程工作的情況，及時向總經理做出綜合匯報。第六條 根據總經理的指示，負責組織召開行政性工作會議，安排做好會務工作。負責協調安排總經理召開的例會等各種會議。第七條 負責起草總經理安排布置的綜合性工作計劃、總結和工作報告，主動為總經理當好公司行政管理的參謀。第八條 負責組織起草公司各類行政性文件(對各職能部門起草的行政性文件負責審核)，做好公司文件的編號、3、打印、發放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。第九條 負責起草發送總經理安排的公司對外文書、處理公司一般性的對外文書往來。第十條 做好公司印鑒、介紹信的使用保管、函電收發、電子信箱的使用、報刊收訂分發工作等。第十一條 負責及時編寫公司日志，每月上交總經理核查后入檔保存。第十二條 負責組織并做好來客接待和小車的管理工作。第十三條 指導做好電話話務與機線維修工作。電話分類按照說明書里的分類第十四條 負責公司公辦室的分配調整及辦公用品標準的制訂和管理，并對辦公用品和用具標準化及各部門和崗位文明辦公情況進行檢查督促。第十五條 負責按時催辦、收取各管理工作崗位的定期工作報告，匯總后交給總經理。第十六條 4、在總經理的安排下，負責組織開展公司的公共關系等社交活動。第三章 辦公室橫向協調的權力第十七條 有權對公司總經理布置的任務的貫徹執行情況進行檢查督促。第十八條 有權檢查催促各部門按照公司的各項規章制度履行其職能。第十九條 有權向各部門索取必要的資料和情況，進行統一整理歸檔。第二十條 有權督促指導各部門及時做好文件資料的立卷、歸檔和保密工作。第二十一條 有權按總經理的指示進行各部門之間工作關系的協調以及員工之間糾紛的處理。第二十二條 有對各部門起草的行政性文件進行檢查、審核和校正的權力。第二十三條 對不符合上級規定或質量不高、效果不大的文件、資料有權拒絕打印發放。第二十四條 對要求多部門領導參加的5、會議有綜合平衡或精簡壓縮的權力。第二十五條 有按公司制度對公司員工進行紀律檢查和行政教育的權力。第二十六條 辦公室主任根據本章的規定行使這些權力時，應視作是總經理的授權，各部門應給予積極的配合。辦公室主任在行使這些權力時，應掌握恰當的工作力度和正確的工作方法，并根據具體情況及時向總經理請示匯報。第二十七條 辦公室橫向協調的權力范圍不包括各部門的業務工作，以免造成對部門業務工作的干預。第四章 辦公室的相關責任第二十八條 對未能及時根據公司的方針目標要求編制好公司行政工作計劃和實施方案所造成的不良后果負責。第二十九條 對得知公司行政后勤工作出現不正常情況，但未能及時向總經理反映，以致造成公司的重大6、損失負責。第三十條 對公司行政公文發生差錯、因收集與整理的資料失實所造成的嚴重后果負責。第三十一條 對機密文件和文書檔案管理不嚴因而發生的失密、泄密或丟失、損壞負責。第三十二條 對公文、函件、報刊、電報傳遞不及時或發生丟失、誤傳現象以致公司工作受到的影響負責。第三十三條 對所管印鑒、介紹信管理不嚴、使用不當造成的不良后果負責。第三十四條 對所屬部下服務工作質量差造成的不良影響負責。第三十五條 對本室所屬崗位發生設備、人身、交通、火災事故負責。第五章 公司辦公事務管理第三十六條 公司辦公文書、行政資料、一般性信息資料統一由辦公室收集、整理、歸檔、保管。公司重要文檔由辦公室負責監督協調管理（細則見7、本制度第九章）。第三十七條 實行總經理一般事務匯集代理制。凡是公司內部和外部需要與公司總經理交流的信息和事務，除了當事人與總經理直接交流的之外，辦公室一律負責代理匯集，不管總經理是否在公司，都要分輕重緩急及時地將信息傳遞給總經理，然后再將總經理的意見及時地反饋給當事人。第三十八條 實行文件簽收制。公司文件發放范圍為各個中層管理級部門。辦公室向各部門經理分發重要文件時，應進行專門登記簽收。第三十九條 實行文件傳閱制。對上級重要來文，按總經理所確定的傳閱范圍進行傳閱、執辦。第四十條 實行打印、復印、傳真文件資料登記制。打印、復印、傳真文件資料，須事先按要求進行登記，經文秘員審核后，予以操作。第四十8、一條 公司購置的雜志、專業用書等由專人保管，并實行借閱制。借閱人應妥善保管所借書籍，遺失者照書價的200%負責賠償。第四十二條 在保證辦公效益和質量的前提下，節約使用辦公設備、專用紙張、通訊設備等，嚴格控制辦公成本。第六章 公司總務管理第四十三條 公司的總務管理由辦公室負責管理，凡涉及成本控制和成本核算的由財務部負責檢查監督。第四十四條 員工對所使用的公司財產（包括固定資產和低值易耗品等）應在辦公室進行登記后交財務部存檔，發現缺少或破損的應在登記資料中及時反映。第四十五條 公司的財產和廢舊物品，不得擅自處理，須由辦公室呈報總經理同意后處置。第四十六條 需購置低值易耗品或大件辦公用品的，申請人應9、填寫購物申請單，呈報總經理審批后交由財務部核查。第四十七條 公司財產的購置，辦公用品、員工福利物品的購買，由辦公室負責協調采購，部門或個人登記領用。第四十八條 員工的工作用餐以及公司客人的用餐和住宿等，由辦公室負責安排協調。第四十九條 員工辭職或被辭退的，辦公室負責向其收回所領用的公司物品。非低質易耗品有遺失的，應在合理折舊的基礎上按價賠償（公司有規定的除外）。第五十條 保持辦公室、公用區域、領導辦公室的整潔，督促各部門保持各自工作區域的整潔，做到每日一小掃，每周一大掃。第五十一條 保證公司的空氣流通，不將腥、臭物品帶入公司并及時清理易腐易爛垃圾。第七章 公司安全與消防管理第五十二條 公司的安10、全與消防管理工作，在總經理的領導下，由辦公室牽頭，各部門共同參與管理。第五十三條 對出入公司的客人須以禮相待，并客氣地仔細詢問來訪目的，登記其姓名、單位、身份和聯系辦法等，盡可能記下留言。對可疑人員應采取合適的方式立即向領導報告。對有明顯惡意且可能或者已經傷害人身安全或破壞公司資產的壞人，應及時向駐地保衛部門或公安機關報告。第五十四條 員工攜帶與公司類同的私人物品進入公司，應事先與總臺（接待）說明并主動出示過目。離開公司時再主動出示核查。第五十五條 辦公室負責對財務辦公室的安全督查。 財務人員應嚴格按保險箱現金存放規定存儲現金，并經常對保險箱安全的可靠性進行檢查。財務保險箱的密碼應同時由總經理11、財務經理和出納三方掌握。保險箱的鑰匙由出納專門保管使用，但須將備份鑰匙交由財務經理保管。財務經理平時應將該備份鑰匙用信封封存好，由財務經理本人和出納在封口上同時簽名后妥善保管。當出納因故不在公司且公司急需打開保險箱時，財務經理應在辦公室主任在場作證的前提下打開保險箱，從中取出現金或票據等重要物品后，由辦公室主任在信封上注明打開保險箱的日期和取出的物品（包括現金數額）等，再由財務經理和辦公室主任將鑰匙放進新信封封好并在封口上簽名。出納回來后應核對情況，準確無誤后再在新的信封封口上簽名，以供下一次急需時使用。第五十六條 財務部保管使用的各種票據、報表、帳冊、公文和財務專用章等，應嚴格按照財務管理12、的規定和慣例進行內部交叉控制和保管，并將保管方式報知總經理和辦公室。辦公室對此內容須嚴加保密。第五十七條 除非需要，非財務人員不得隨意出入財務室。第五十八條 辦公室負責公司的鑰匙管理。1、 為了保證公司的安全與運作順利，公司各部門、各辦公室的門和柜子的鑰匙都須有一把備份交由辦公室或總經理統一保管，以供意外和急需時使用。2、 各部門負責自己部門的門和柜子鑰匙的日常管理。未經辦公室同意登記，不得隨意配制辦公室鑰匙。確需配置鑰匙的，須報辦公室批準并由辦公室統一配置登記。員工因工作需要所持有的公司鑰匙應在調動工作或離開公司時交還公司辦公室。3、 員工使用的辦公桌的鑰匙完全交由員工專門保管使用，平時注意13、不要遺失。由于遺失鑰匙而要對辦公桌進行破壞性打開的，員工須承擔費用。辦公桌的鑰匙要列入移交范圍，在調動工作或離開公司時交回辦公室。第五十九條 辦公室負責督促檢查公司辦公場所的衛生情況。嚴禁亂丟雜物、廢紙、煙蒂等。吸煙完畢時，應立即撳滅煙蒂，不準留有火星。第六十條 員工下班離開公司時，應注意切斷電源，關閉辦公室的門窗并上好門鎖。最后離開辦公室的人應將公司共用場所的電源切斷并關好共用窗戶和大門。第六十一條 因工作需要休息天在公司加班的員工，應事先在辦公室登記說明，在公司加班時應遵照公司關于安全衛生的規定。第六十二條 員工應加強消防火險意識，掌握“三懂”、“三會”等消防知識，在發生意外的情況下保護人14、身安全和公司財產的安全。第八章 公司印章的管理第六十三條 辦公室接受總經理的委托，對公司法人章（即大公章）、人事專用章和合同專用章等進行保管和控制。作為公司印章的集中保管部門，辦公室應由專人負責印章的安全管理，并須嚴格遵守公司印章的使用規定和程序。辦公室主任負責印章的使用，但不保管印章；保管印章的專人在辦公室主任的監督指導下對印章實行保管控制，并按照印章使用規定和程序使用印章。印章應使用專門的抽屜，鑰匙由保管專人保管，同時將該抽屜的備份鑰匙交總經理保管，以便總經理在急需時打開使用。第六十四條 除了在公司程序安排上需要蓋章的例行文檔如發文、公文、通知、信函等之外，所有用章均需由申請人填寫印章使用15、申請單，由辦公室主任審核并由其根據自己的權限規定給予批準或報請總經理批準。每次用章時，須由印章保管人蓋章，同時應在用章登記簿上登記用章日期、用章目的、何人批準等內容，由申請人在最后一欄簽名，以便事后查對。第六十五條 公司對外經營活動的重要文件如合同書、協議書、備忘錄等契約或承諾性文件，須經公司領導審核，由公司董事長簽字批準后才能蓋章。董事長不兼任總經理時，總經理簽署的重要文件須有董事長的書面授權，才能蓋章。第六十六條 部門對外往來或個人對外事宜需要加蓋公司印章的，須經部門負責人審核并提出申請，再經辦公室主任審核同意后，才能蓋章。重要的事宜須由辦公室主任報請公司總經理批準。第六十七條 如果加蓋公16、司印章的重要文件屬于孤本性質（發送出去后沒有底稿留下的），應將加蓋印章后的文件復印，按照檔案處理（參見第九章）。第六十八條 員工因公或因私需要公司出具證明和介紹信等文件，應該在寫好或填滿內容后，經辦公室主任審核后決定是否蓋章或是否報請總經理批準。公司蓋章后的證明和介紹信的內容應與底根內容一致。應該杜絕在空白紙和空白介紹信上蓋章。開出的介紹信原則上應注明有效時限。第六十九條 公司開出的完整介紹信，應該得到妥善保管，不得轉讓他人使用。未能使用的介紹信應交回辦公室處理。第九章 公司檔案的管理第七十條 公司的一般檔案管理由辦公室集中統一負責，財務檔案的管理在辦公室的協調和監督下由財務部負責。第七十一條17、 公司的一般檔案主要分為：1、 法人資料（營業執照、稅務執照、股東協議、公司章程、評估報告、資信證明等）；2、 商標、專利、證書等；3、 公司基本管理制度和相關規章；4、 公司行政公文（包括公司日志和各種會議記錄、管理層工作報告和批復等）；5、 對外書信往來（包括客戶資訊和商談記錄等）；6、 對外經濟合同、協議書、備忘錄、意向書等（包括項目公司和子公司的重要文件）；7、 內部文字工作成果（如各種可行性報告、調研報告、項目建議書等）；8、 對外宣傳資料（包括媒體廣告等）；9、 人事文檔（包括員工登記表、聘用合同、考評總結等）；10、 公司財產的原始資料（如車輛有關資料、計算機等電器以及家具的購買18、合同、維修卡和質量保證書）等。第七十二條 檔案的形式分為文字、錄音、錄象、光盤和電腦文檔等。第七十三條 辦公室應根據檔案工作的基本要求，并結合本公司的實際，對檔案加以分門別類的收集、保存與管理，同時建立方便查閱的檔案使用規章細則，包括制作檔案目錄和總目。絕密和機密的檔案應配套建立查閱登記本，用以記錄查閱者的身份、何人批準和查閱時間等內容。第七十四條 業務部門的項目資料，未成終稿的由各業務部門自行保管。凡是成為終稿的、需要公司加蓋公章的文件或報告，應該將其一份正本或副本交辦公室存檔。凡是經公司法人代表或總經理簽字并加蓋公章的任何文件資料（包括項目運作文件），都需向辦公室送交一份正本或副本作為檔案19、保存。第七十五條 公司檔案管理應嚴格遵守有關保密的規定和要求。公司檔案按照重要性和需要保密的程度分為絕密、機密和秘密三種，應在封皮的右上角標明。未標明為密件的檔案為一般性資料，也須妥善保管，不得隨意流傳和丟失。第七十六條 絕密和機密檔案原則上應該制作備份，經過批準程序提供讓人查閱時應盡可能出示備份。制作的備份應該有標記，并注明備份的份數。第七十七條 根據公司的實際情況，所有密件檔案和一般性資料暫時都定為不限期限的長期保存檔案。某些需要及時銷毀的檔案應在規定的時限和條件下給予銷毀。第七十八條 員工因工作需要閱讀保密檔案的，須向辦公室主任提出申請，秘密檔案由辦公室主任批準，機密和絕密檔案應報請總經20、理批準。第七十九條 員工獲準查閱保密檔案時，應遵守下面的規定：1、 在登記本上登記查閱人姓名、查閱目的、查閱內容、查閱時間等內容。2、 絕密、機密資料不得帶出檔案資料室；3、 閱讀絕密、機密資料時應愛護文本，不得在文本上做標記或更改內容，不得損壞文本，不得抄錄、拍照或復印。4、 閱讀絕密資料應在絕密資料的登記本上簽下本人姓名和查閱時間。簽名自動包含了對該資料的保密承諾。5、 秘密資料如需借出檔案資料室，應辦理借閱登記手續，但不得帶出公司，不應轉借他人，并應在當天歸還。6、 因工作需要復印秘密資料和一般性資料的，應向辦公室主任提出申請，按照程序得到批準后由辦公室復印。第八十條 辦公室工作人員和其21、他所有因工作需要保管、接觸和借閱保密檔案的員工，都須嚴格遵守公司關于保密工作的規定，認真履行員工守則中關于保密的條款。第八十一條 公司外部人員需查閱公司檔案資料的，一律須經公司總經理批準后才能進入檔案資料室查閱或者借出。第十章 公司通訊工具的管理第八十二條 辦公室負責與財務部協調，做好公司員工通訊工具的配備、布置和管理。第八十三條 公司常規通訊工具，包括電話、傳真、互聯網等，由辦公室統一安排、布置和管理。第八十四條 各部門在使用電話時，應遵行節約和效率相結合的原則，既要保持與外部世界特別是客戶和合作者的有效聯系，又要注意辦公成本的控制。因公打長途電話時，應該考慮好打電話的最佳時機，并事先準備好22、通話的內容，盡量注意控制通話時間。第八十五條 公司一律禁止撥打各類商業性聲訊電話，嚴格控制撥打國際長途電話。員工因公需要打國際長途電話的，須先將通話的對象、目的和內容向部門負責人闡明并填寫國際長途電話申請單，獲得辦公室的許可后才能撥打。第八十六條 員工上班時間應盡量少打因私電話，不打因私長途電話。接聽因私電話時，應盡量壓縮通話時間。如遇特殊事情需要打因私長途電話的，應向部門領導請示，獲得辦公室批準后再打，但要在電話記錄本上記下通話的時間和因私字樣，費用由辦公室根據電話記錄集中統計，從員工工資中扣除。第八十七條 員工因工作需要配備手機、傳呼機的，經本人書面申請，部門負責人簽署意見，由辦公室和財務23、部出審后報總經理批準，方可給配。通訊工具的日常消費（包括私機公用的），根據不同職務，按下列定額予以報銷，超額部分由本人承擔（費用含月租費、通話費）。手 機：副總經理 每月不超過550元 部門經理 每月不超過400元 部門副經理 每月不超過300元傳呼機：按實報銷第八十八條 手機的配備原則上控制在部門副經理以上的管理人員的范圍內。第八十九條 執有公司配備手機、傳呼機的非正式員工（指人事檔案未進公司的），須與公司簽署責任協議書。第九十條 為了保持公司與公費持機員工的聯系，公費持機員工在正常上班時間以及在外出的大部分時間（除了在禁止開機的環境中）保持手機和傳呼機的開機狀態。第九十一條 因崗位變動而不24、再有持機資格的，應以完好的狀態及時交回公司辦公室。第十一章 公司交通工具的管理第九十二條 公司購置轎車的主要目的是為公司領導和公司有關員工為了完成公司業務而提供便利快捷的交通服務，同時為公司外部的有關領導和重要客人提供相關服務。第九十三條 公務用車應遵行保證領導用車、保證重要項目用車的原則，遵守交通安全的規定，服從辦公室的調度安排，做到安全行車，并注意節約成本。第九十四條 公司領導用車應隨時發車。其次，優先安排公司領導對員工的指派用車。除此以外，因公務需要用車的，均需事先填寫派車申請單，向辦公室提出申請、預約，由辦公室做出統一安排。未經辦公室同意，一律不得擅自用車。第九十五條 因公務需要用車時25、間超過半天的或需要駛出杭州市行政區域之外的，須事先得到公司領導的準許。一般情況下，需在用車的前一天距下班至少一小時之前填寫派車申請單，提交辦公室提前做好統籌安排。第九十六條 凡是因公務緊急需要臨時用車的，可以在用車之后補填派車申請單，由辦公室辦理補簽手續。第九十七條 司機在出車之前和出車過程中，應保持良好的精神和身體狀態，行車時保持精力集中，有權拒絕各種違背交通安全的要求。第九十八條 司機與乘車員工應互相尊重，互相幫助。司機對所服務的外部領導和公司客人要以禮相待。第九十九條 每趟行車結束時，司機應將車輛停放在公司指定的停車場內，并按照派車單的內容據實填寫車輛出勤表，注明何人用車、行車路線、行駛26、里數、油耗等情況，交給辦公室查驗、保存和統計。第百條 非公司領導派車或非按公司派車手續出車的，均為違紀用車，應根據情節程度受到處罰，發生交通事故或者導致車輛受損或丟失的，一律由司機自負后果。第百一條 司機應按照車輛維護的要求，保證車輛處于完好和隨時可用的狀態，注意保持車輛各個部位和儀表儀器的正常無損，搞好定期維修和日常檢查，一經發現問題，應及時提出維修申請，經辦公室批準后進行維修。需要購買零配件的，應填寫購件申請表，交由辦公室協調審批后執行。第百二條 司機平時應將車輛停放在公司停車場內待命，并隨時保證車輛的內外清潔和油料的充足。接到派車單出車之前，應檢查車況是否合乎行車要求，保證安全行車和及時27、達到目的地。第百三條 司機在行車過程中因違背交通安全受到執法部門處罰的，罰金應由司機承擔。司機在執行公務過程中發生交通事故導致人員受傷和車輛受損的，應查明責任。凡是由于司機違背交通安全的規定或不按照操作規程駕駛所導致的事故，應由司機承擔責任。第百四條 辦公室應建立司機檔案和車輛檔案，隨時掌握司機和車輛的狀況。第百五條 司機應保管好隨車的各種證件（如行駛證、通行證、養路費憑據等），保管好隨車的各種零部件和用具。第百六條 辦公室應按照公司的管理制度和交通安全部門的要求，對司機進行安全教育和監督，指導督促司機做好車輛的維護保養等事宜，并負責車輛的養路費的交納和保險等事宜。第十二章 附 則第百七條 本制度中的一些規定，需要進一步作出說明的，可由辦公室制訂相關的實施細則。第百八條 本管理制度由公司總經理負責解釋。