公司公文通用文件管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1103906
2024-09-07
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1、公司公文通用文件管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 為了規(guī)范公司公文處理程序,保證公文高效、安全、流暢運行,特制定本條例,本條例適用于公司所屬各部門。公司辦公室是公司公文和外來公文的歸口管理部門,負責收、發(fā)文處理和文檔管理工作。第一條 公文的種類一、決定、決議類1、對重要事項或重大活動作出安排,用“決定”。2、對會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項,用“決議”。二、通知、通報類1、適用于批轉或轉發(fā)有關公文、發(fā)布規(guī)章、傳達要求下屬單位辦理和通知有關單位了解或共同執(zhí)行的事項,用“通知”。2、表揚批評、處分獎勵、傳達重要2、情況,用“通報”。三、報告、請示類凡上行文均使用呈批呈閱件。其中,向上級主管和部門匯報工作、反映情況、提出建議,用“報告”;向上級主管和部門請求批示、批準,用“請示”。四、公函類對外商洽工作、詢問和答復,用“函”。五、會議紀要記錄和傳達會議議定事項和主要精神,以便在一定范圍內貫徹與執(zhí)行,用“會議紀要”。第二條 公文的格式一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、主題詞、密級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送機關、附注、發(fā)送范圍等部分組成。一、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容,并應標明發(fā)文機關和公文種類。如:公司部關于的通知。二、發(fā)文字號。(一)發(fā)文字號包括公司、部門字號、年號、3、順序號。(二)公司級文件。1、使用“上發(fā)”字的,僅限于由總經理起草和公司辦公會確定的文件。2、使用“上(*)發(fā)”字的,特指由某一部門主辦的、涉及公司全局的或需要多個部門配合的文件可以以公司名義下發(fā),但須由部門經理對文件內容進行審核后在“審簽人”處簽字確認。3、使用“上(*)發(fā)”字的,若為幾個部門聯(lián)合發(fā)文,則只標明主辦部門發(fā)文字號,并由主辦部門經理對內容進行審核后在“審簽人”出簽字。如財務部和服務部聯(lián)合發(fā)文,主辦單位為服務部的公司級文件發(fā)文字號為:(服)發(fā)部門2005年號2號序號公司上(三)部門文件不使用公司字號,直接由部門字號、年號、順序號組成。部門文件主要用于部門內部管理事務,以下情況不得以4、部門文件下發(fā):涉及規(guī)章制度類文件;涉及公司財務制度或財務規(guī)定的制定、修改的文件,需見股份公司批文,并以公司級文件形式由總經理本人直接簽發(fā);涉及獎懲的文件;涉及其他部門的文件。三、主題詞是公文標題的簡縮詞,用于電腦文件的檢索。如關于春節(jié)放假的通知主題詞簡寫為“春節(jié) 放假 通知”。四、公文一律加蓋印章,并應注明簽發(fā)人。五、加蓋印章的頁面如無正文時,應在頁面左上方括符說明(此頁無正文)。六、公文應注明發(fā)送范圍和印數(shù)。上行文用“報送、并報、抄報”字樣,下行文用“發(fā)送”;平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份文件,應注明“傳閱”字樣。上行文一般只標識一個報送領導,如需同時報送幾個上級機關或領導,可以用5、并報、抄報形式。有時為了使領導之間、部門之間相互了解各自對某一文件的看法、意見、態(tài)度可采用傳閱方式。七、密級公文應分別標明“秘密”字樣,是否屬于秘密應由發(fā)文主管單位領導根據文件內容確定。八、緊急公文應分別標明“特急”、“急”。九、文件頁面標準格式(附件1-1、1-2、1-3)。第三條 行文規(guī)則一、公司各部門之間未對有關問題協(xié)商一致時,一律不得各自向下行文。二、公司各部門可以聯(lián)合行文。三、公司所屬各部門不得越級請示。四、請示的公文一般應一文一事。第四條 部門申請“上(*)發(fā)”公文辦理程序否總經理秘書相關部門辦公室歸檔程序用印發(fā)送簽發(fā)辦復不符合審簽擬稿擬稿人部門經理辦公室報審初審定稿發(fā)文號部門經理6、 第五條 起草公文要求。一、起草必須使用辦公室統(tǒng)一的文件格式。二、公文簽發(fā)涉及公司全局性重要文件由總經理簽批,辦公室下發(fā)。涉及某一方面工作的部門文件由主管領導簽發(fā)。如涉及其他部門,以公司級文件下發(fā)。三、凡以“上(*)發(fā)”字號發(fā)出的公文,必須報辦公室審核。審核的重點:是否需要行文,公文內容、文字表達、文種使用、格式等是否符合本條例的有關規(guī)定。各部門發(fā)出的公文由部門經理審核,報辦公室備案存檔。四、公文用印應填寫用印登記,經相關領導簽批后,辦公室方可辦理。部門自行用印,應建立登記制度,辦公室將隨時不定期進行檢查。五、傳遞秘密公文時,必須采取相應的保密措施,確保文件安全。第六條 收文處理程序。歸檔程序7、來函簽收拆封登記收發(fā)室行政助理公司領導相關部門登記擬辦分類批辦部門經理公司處理來文程序應注意:一、公文的收發(fā)、傳閱登記制度由辦公室統(tǒng)一制定,并隨時抽查各部門執(zhí)行情況(收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等)。二、對需要催辦的文件,要建立嚴格的登記制度。承辦部門必須在規(guī)定的時間內將承辦處理情況,填妥收文處理箋向發(fā)文部門復命。三、公文辦理完畢,主辦部門應將公文處理情況和結果書面向主管領導回復。四、各部門凡需由總經理以上領導簽批的公文,一律由辦公室呈報,其處理程序見“第六條 收文處理程序”。第七條 公文立卷、銷毀。一、與公司經營活動有關的上級機關來文,重要會議文件資料,經濟活動中的合同、協(xié)議、公司文件、8、部門文件等一切重要文件均應歸檔。二、公司各相關單位應在當年三月三十日前,將上年度應當立卷歸檔的材料收集整理后,向辦公室集中移交。三、辦公室收到各單位交來的歸檔文件、資料后,采取年度組織機構檔案內容的分類編目方法,進行整理立卷。四、沒有存檔價值和存查必要的公文,應由辦公室列出清單,征求業(yè)務部門意見后,經辦公室主任批準即可銷毀。對于批準銷毀的文件,要指定專人(兩人以上)監(jiān)銷,監(jiān)銷人應在銷毀文件清冊上簽名。附件1-1:公司級文件格式秘密等級緊急程度#有限公司文件上發(fā)年份號 簽發(fā)人:標題字號:小初號黑體字,紅色。發(fā)文字號:4號仿宋GB2312字,居中排布;年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識:年份應標全稱,序號9、不編虛位(即1不編為001)不加“第”字。如果是某部門主辦的公司級文件,在上和發(fā)之間加入帶括號的部門簡稱。空一行關于的決定公文標題:用3號仿宋GB2312體加深,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。標題中除引號“ ”和書名號 外,一般不使用其它標點符號。空一行、:主送機關:標題下空一行,左側頂格用4號仿宋GB2312體字標識,回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。(空一行)附件:1.2.(空一行)年月日時間:領導簽發(fā)日期,用大寫數(shù)字將年、月、日標全 (加蓋公章)公文正文:為小4號仿宋GB2312字體,每自然段左空2字,回行頂格,數(shù)字、年份不能回行。結構10、層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”,第四層為“(1)”。頁碼:阿拉伯數(shù)字1、2、3,居中。公文如有附件,在正文下空一行,左空2個字符,用小4號防宋字體標識“附件”,后標全角冒號和名稱。附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標識“附件”,有序號時標識序號;附件的序號和名稱前后標識要一致。如無附件,在正文下空一行,標注日期,加蓋公章。公章必須加蓋在正文頁上。距最后一行正文不超過2mm-4mm,用印必須清晰、端正。(此外,頁面邊距為上下各1.5cm,左右各2.5cm)題詞小4號黑體字: 小4號仿宋體字,詞目之間空1字發(fā) 送:、 小4號11、仿宋GB2312字,詞目間頓號 校 對: 小4號仿宋GB2312字#有限公司 年月日印發(fā)小4號仿宋GB2312字制文時間,數(shù)字小寫附件1-2:部門主辦的公司級文件格式秘密等級緊急程度#有限公司文件上(*)發(fā)年份號 審簽人: 簽發(fā)人: 標題字號:小初號黑體字,紅色。發(fā)文字號:4號仿宋GB2312字,居中排布;年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識:年份應標全稱,序號不編虛位(即1不編為001)不加“第”字。帶括號的*為主辦部門的部門簡稱。空一行關于的決定公文標題:用3號仿宋GB2312體加深,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。標題中除引號“ ”和書名號 外,一般不使用其它標12、點符號。空一行、:主送機關:標題下空一行,左側頂格用4號仿宋GB2312體字標識,回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。(空一行)附件:1.2.(空一行)年月日時間:領導簽發(fā)日期,用大寫數(shù)字將年、月、日標全 (加蓋公章)公文正文:為小4號仿宋GB2312字體,每自然段左空2字,回行頂格,數(shù)字、年份不能回行。結構層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”,第四層為“(1)”。頁碼:阿拉伯數(shù)字1、2、3,居中。公文如有附件,在正文下空一行,左空2個字符,用小4號防宋字體標識“附件”,后標全角冒號和名稱。附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂,并在附件左上角13、第1行頂格標識“附件”,有序號時標識序號;附件的序號和名稱前后標識要一致。如無附件,在正文下空一行,標注日期,加蓋公章。公章必須加蓋在正文頁上。距最后一行正文不超過2mm-4mm,用印必須清晰、端正。(此外,頁面邊距為上下各1.5cm,左右各2.5cm)主題詞小4號黑體字: 小4號仿宋體字,詞目之間空1字發(fā) 送:、 小4號仿宋GB2312字,詞目間頓號 校 對: 小4號仿宋GB2312字#有限公司 年月日印發(fā)小4號仿宋GB2312字制文時間,數(shù)字小寫附件1-3:部門文件格式秘密等級緊急程度#有限公司部文件*發(fā)年份號 簽發(fā)人:發(fā)文字號:文件頭用黑體,小初字,間距一經固定,不得改動。4號仿宋GB214、312字,居中排布;年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識:年份應標全稱,序號不編虛位(即1不編為001)不加“第”字。*為部門簡稱,如“服發(fā)”。 空一行關于的決定公文標題:用3號仿宋GB2312體加深,可分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。標題中除引號“ ”和書名號 外,一般不使用其它標點符號。空一行、:主送機關:標題下空一行,左側頂格用4號仿宋GB2312體字標識,回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。(空一行)附件:1.2.(空一行)年月日時間:領導簽發(fā)日期,用大寫數(shù)字將年、月、日標全 (特殊情況需加蓋公章)公文正文:為小4號仿宋GB2312字體,每自然段左空15、2字,回行頂格,數(shù)字、年份不能回行。結構層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”,第四層為“(1)”。頁碼:阿拉伯數(shù)字1、2、3,居中。公文如有附件,在正文下空一行,左空2個字符,用小4號防宋字體標識“附件”,后標全角冒號和名稱。附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標識“附件”,有序號時標識序號;附件的序號和名稱前后標識要一致。如無附件,在正文下空一行,標注日期,加蓋公章。公章必須加蓋在正文頁上。距最后一行正文不超過2mm-4mm,用印必須清晰、端正。(此外,頁面邊距為上下各1.5cm,左右各2.5cm)主題詞小4號黑體字: 小4號仿宋體字,詞目之間空1字發(fā) 送:、 小4號仿宋GB2312字,詞目間頓號 校 對: 小4號仿宋GB2312字#有限公司部 年月日印發(fā)小4號仿宋GB2312字制文時間,數(shù)字小寫