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1、公司內部文件發放、回收及作廢管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第1章 總則第1條 目的。通過對公司內部文件控制流程進行管理，使文件管理控制工作更加系統、科學、規范、高效，以保證各部門及人員及時、正確地使用有效文件，提高工作效率。第2條 適用范圍。本制度中的“文件”包括公司日常運營過程中產生或所需的文件資料、公司業務往來公文以及公司對內發布的所有流程、制度、作業標準與規范、作業指導書等。根據公司各類文件的性質進行縱向層級劃分，可分為下列五級文件。具體如下表所示。公司內部文件各層級內容范疇文件等級文件內容一級文件2、公司章程、基本法、質量手冊等體系文件、公司營運資質證照等二級文件公司核心的業務流程和管理流程等三級文件公司日常工作流程和制度四級文件各部門、車間內部文件五級文件各類記錄第3條 管理職責劃分。（1）各級主管副總主要負責所轄職責范圍內的文件進行審核、批準工作，其中，總經理（或管理者代表）還承擔著對公司各類體系文件進行定期評審的職責。（2）總經理辦公室主要負責公司一級文件的組織編制、審核，以及二級文件的會審組織工作。（3）綜合管理部負責本制度的編制、解釋與修訂工作，并由其行政專員負責公司營運、資質類文件資料的保管；其中，綜合管理部下轄體系文件管理室，并由其文控員專職負責公司各類體系文件的統一編號、收3、發、存檔、作廢等管理事宜。（4）各職能部門負責對各歸口職能和分管業務線的有關文件的編制和副本保管工作。第2章 公司內部文件編碼細則第4條 公司內部文件的編碼主要由以下五個部分組成。（1）第一部分：公司代號，代碼為。（2）第二部分：層級分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。（3）第三部分：大類代碼，代碼分別為綜（綜合管理類）、制（生產制造類）、市（市場營銷類）、研（研發類）、其（其它類）等。（4）第四部分：小類分類代碼，代碼分別為目標（目標計劃類）、人力（人力資源類）、辦公（辦公類）、總務（總務后勤類）、保衛（保衛類）、生產（生產類）、質管（質管類）、項管（項目管理類）、產研（產品研發類）、其4、（其它類）等。（5）第五部分：文件流水號，代碼為001999。第5條 公司內部各級文件編碼示例如下（以綜合管理部文件為例）。（1）一級文件：1001。（2）二級文件：2綜001。（3）三級文件：3綜行政001。（4）四級文件：4綜行政001。（5）五級文件：5綜行政001001。第3章 公司各級文件編制、審核、審批規定第6條 公司一級文件，由公司總經理辦公室組織相關人員進行編制。一級文件編制完成后，需經總經理辦公室主任審核后，交由公司總經理審批。第7條 公司二級文件，由各業務歸口部門協同流程協同作業部門共同編寫。二級文件編制完成后，由總經理辦公室組織相關部門及人員進行會審。經會審后，二級文件需5、交總經理審批。第8條 公司三級文件，若其覆蓋范圍超過2個（含2個）職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，并交主管副總審核后，交總經理審批。具體分工如下。（1）目標類、計劃類三級文件由總經理辦公室負責組織編制，交分管運營副總審核。（2）人事、行政、總務類三級文件由綜合管理部負責組織編制，交分管行政副總審核。（3）財務類三級文件由財務部負責組織編制，交分管的財務副總審核。（4）生產制造類三級文件由生產部組織編制，交分管的生產副總（或廠長）審核。（5）市場營銷類三級文件由營銷部及相關部門組織編制，交分管的營銷副總審核。（6）供應類三級文件由采購部及相關部門組織編制，交分管的運營副總審核。第96、條 公司四、五級文件的編制、審核、審批規定如下表所示。公司四、五級文件的編制、審核、審批規定表文件類別覆蓋范圍編制主管部門審批人員部門發文分管業務線的專業性文件，如設備部的設備操作保養卡及各類機械圖紙、技術部的工藝作業指導書、生產部的各工序生產作業指導書等歸口職能部門分管各部門的主管副總部門、車間內部文件僅限于本部門、本車間，此類文件的內容應保證與公司各項流程和制度不相沖突各部門、各車間內安排部分管副總各類記錄參與質量體系文件中的記錄控制程序第10條 除部門、車間內部文件外，其它公司內部文件在內容審核后，必須交綜合管理部或體系文件管理室進行有關文檔格式、文件內容重復性與沖突性的二次審核。二次審7、核合格后，各文件編制部門方可送交相關批準人批準。第4章 文件發放管理規定第11條 所有公司內部發布的文件均需由綜合管理部制定分發號，加蓋“受控”章才能發放。每份文件不同的復印件必須注明不同的分發號，以便追溯。第12條 體系文件需由體系文件管理室文控員負責發放管理工作，其它內部文件的發放由綜合管理部行政專員負責實施。第13條 根據文件發放批量劃分，文件發放主要兩種情況：大批發放與零星發放。（1）大批發放時，應建立公司內部文件配置、發放與回收登記表，并報各文件歸口職能部門的分管副總審批。（2）零星發放時，應建立公司內部文件發放與回收登記表。第14條 文件領用人應在公司內部文件配置、發放與回收登記表8、或公司內部文件發放與回收登記表上簽名后，方可領取注有分發號和“受控”狀態標識的文件。第15條 領用部門領到文件后，應及時建立收文登記表。第16條 文件發放完畢后，綜合管理部行政專員或體系文件管理室文控員應及時對文件進行分類、歸檔保存，并更新公司內部文件清單。第5章 公司內部文件使用與借閱規定第17條 文件使用部門應及時向相關人員進行文件內容宣貫、培訓，將文件放置在適當的位置（場所），確保相關人員能夠及時、正確地使用文件。第18條 當出現以下情況時，使用部門可填寫文件領用、借閱申請表，申請更換或增發。（1）文件破損嚴重影響使用時。（2）根據使用需要須新增、改版時。（3）文件丟失需重新領用時。第19、9條 文件領用、借閱申請表需經綜合管理部審批后方可實施更換或增發。更改或重新領用時，使用原文件分發號；增發時，應按原分發號順序新增一個分發號。第20條 公司內部文件借閱規定如下。（1）當其他公司或個人需借閱文件時，應填寫文件領用、借閱申請表，經綜合管理部或體系文件管理室批準后，行政專員或文控員方可辦理借閱手續，并負責催討。（2）借閱時最長時間不得超過半個月。（3）公司內部各部門、各車間需借閱文件時，應經綜合管理部或體系文件管理室審批和登記后，方可辦理借閱手續。借閱時，行政專員或文控員要負責明確借閱期限與催討工作。第6章 公司內部文件更改、回收、作廢與評審規定第21條 公司內部文件在使用時若遇到10、下列情形之一的，應進行修改。（1）公司現行文件與有關國際標準、國家標準、地方標準和法規及行業標準相沖突時。（2）文件內容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時。（3）文件的內容不正確、不適合或操作性不強時。（4）有更合適、更先進的或更具可操作性的產品標準、操作方法、管理手段時。第22條 文件修改程序規定如下。（1）公司一級文件修改或其它各級文件大批修改時，公司應專門成立文件修改小組進行運作，修改完后的審核、批準、發放使用以及舊文件回收均按本制度的相關條款執行。（2）文件需要更改時，由文件編制部門填寫文件變更審批表并附具體修改內容，交文件原審核人審核、原批準人批準后方可進行文件更改。（3）文件11、更改由綜合管理部行政專員或文控員按文件變更審批表負責組織實施。更改可采取劃（改）或換頁等方式，同時要做好修改狀態標識的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應覆蓋該文件發放的所有場所。如采取換頁的形式，應將原未更改的頁面回收。第23條 文件回收與作廢規定如下。（1）當文件改版或修改時，會產生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應做好作廢文件的回收、登記和標識區分工作。（2）作廢文件應進行定期處理。行政專員或文控員應填寫作廢文件審批表交部門主管批準后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標識，歸檔保存一年備查，其他的進行銷毀。第24條 文件評審規定如下。（1）綜合管理部經理應定期組織行12、政主管、行政專員等相關人員做好文件評審工作。（2）文件評審的時間可與體系文件的管理評審相結合，評審內容包括現有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續改進文件的可操作性和科學性。第7章 附則第25條 本制度由綜合管理部編制，解釋權歸綜合管理部所有。第26條 本制度經行政副總審核、總經理審批后，自發布之日起開始執行。一、文件目錄清單文件標題文件類別規范類 規格類 標準類文件號文件名稱版本頁數日期備注123二、文件發放清單日期文件編號文件名稱版次數量領用人領用部門補發經手人備注三、文件回收清單文件名稱文件編號回收頁次/全部經辦人回收部門數量/頁次回收日期人員簽字四、文件作廢申請單文件名稱文件編號作廢頁數申請作廢部門作廢原因申請人日期申請部門主管日期需回收數量分布部門數量文件管理部門主管日期備注