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1、大型物流公司檔案借閱銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第1節 總則第1條 目的為加強企業檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。第2條 行政部是檔案的管理部門，公司各部門應明確一位負責人分管檔案工作，并指定兼職檔案員統一管理本部門的相關文件材料，定期整理并按期向行政部移交。第2節 企業檔案管理體制第3條 歸檔范圍（1）紙質文件：公司設立變更類文件、董事股東文件、政府文件、項目批文、合同、管理制度、大事記、重要活動及大型展會、剪報照片錄音錄像等音像資料、請示及聯系函、各類報表、客戶資料、宣傳資料、工作總結2、計劃、會議紀要、人事資料、工程資料、設備資料、財務資料（憑證類、賬薄類、報表類）；（2）電子文件：一般工作產生的文件，如有電子文件同時產生（外來文件除外），移交紙質歸檔文件的同時，應有相對應的電子文件同時移交； （3）實物檔案（牌匾、獎狀、證書、獎杯等）、特殊載體檔案（磁性材料：光盤、磁盤、磁帶、膠片、照片等）。第4條 企業檔案工作實行集中與分散管理相結合的體制；由行政部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。第5條 各部門所形成的文件/合同/檔案，必須按公司對文件/合同/檔案規范要求規范操作；所有工作人員須及時向檔案管理員或兼職檔案管理員提交自己經手的文檔，不得私自留存3、。第3節 歸檔文件的管理第6條 將不同類別的檔案分類存放，按檔案時間先后順序排列。第7條 移交檔案時交接雙方須當面檢查驗收，并填寫文件簽收記錄表（見附件33），文件簽收記錄表一式兩份，雙方各執一份。第8條 庫房管理（1）注意防火、防蟲、防鼠、防潮、防盜，定期檢查；（2）檔案文件隨時入柜（架）加鎖；（3）非檔案管理人員，未經批準不準進入檔案室；非檔案室人員出入檔案室時，檔案室工作人員必須全程陪同；并作好相關登記；（4）出入檔案室的檔案，每次都要仔細地清點和登記；（5）配置合格的檔案架、柜、鑰匙專人保管；（6）若違反相關規定，則處以相應的罰款和其他處罰。第9條 機密級別以上的文件/合同/檔案由專人4、存放保管。第4節 檔案借閱第10條 因工作需要借閱檔案需填寫文件/合同/檔案借閱申請單，經各級領導簽批后方能調閱。第11條 檔案管理員按文件/合同/檔案借閱申請單調閱相應檔案，將檔案交于借閱人，并登記文件/合同/檔案閱覽登記表（見附件34），借閱時，檔案管理員應全程陪同和監督，以確保檔案不會被私下竊取、篡改、撕毀。第12條 所有檔案原則上不允許外借，如特殊情況需要借出，需填寫文件/合同/檔案借閱申請單，經各級領導簽批后方能借出，并登記文件/合同/檔案外借登記表（見附件35）；檔案管理員應在借閱檔案到期前一日通知借閱人如期辦理歸還手續。第13條 應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、5、剪裁、抽取、拆散或損毀；檔案歸還時，檔案管理員需當面查看清楚，如發現遺失或損壞應及時報告主管領導，經檔案管理員核查無誤后，檔案即放回原位，文件/合同/檔案借閱申請單由檔案管理員留存備查。第14條 經批準復印的文件/合同/檔案，應由檔案管理員復印后將復印件交由借閱人；凡借閱的文件、合同、檔案一律不得私自復印，一經發現將追究借閱人責任。第5節 檔案銷毀第15條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，填寫文件/合同/檔案銷毀申請表（見附件36）并將需要銷毀檔案作為附件，經相關領導共同鑒定，確定無保留價值時，報總經理批準后，再進行銷毀，以免誤毀。第16條 銷毀檔案文件必須在指定地點進行，并指派專人監督，文件銷毀后，監督人應在文件/合同/檔案銷毀申請表上簽字，文件/合同/檔案銷毀申請表由檔案管理員留存備查。