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1、公司及會議室使用行政管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 名 稱會 議 管 理 辦 法文件編號：1、目的： 聚焦公司戰略，保證公司戰略實施過程中信息傳遞的及時、準確，領導團隊決策的有效，從而確保公司內各公司工作的整體性、資源的優化，提高工作效率。2、范圍：武漢公司所屬各異地公司、異地項目公司均適用本辦法。3、職責3.1行政部負責公司辦公例會的準備、擬制會議紀要并及時下發；負責跟蹤會議決定的執行情況。3.2各部門各部門相關人員參加辦公例會，并負責提供會議所需的本部門相關資料；各部門相關人員負責執行會議決定；3.3總2、經理總經理（或副總經理）負責主持辦公例會，并對會議議題做出決策、指導；4.武漢公司會議類型及要求4.1會議類型及召開時間公司辦公會議分為周例會、月度例會、季度會議、年度會議。一般周例會在每周五下午13：30召開；月度例會在每月2日召開；季度會議在本季度最后一個月或次季度第一個月召開（具體時間視情況而定）；年終會議一般在第四季度最后一個月或次年第一個月召開（具體時間視情況而定）。4.2會議要求4.2.1每周例會的主要例會議程包括，但不限于：上周工作回顧、檢查；項目實施過程中需協調的事項研究、決定；公司運作中需研究決定的一般事項；下周工作安排（落實到部門和個人）。月例會的主要例會議程包括，但不限于3、：上月工作總結和本月工作安排（落實到部門和個人）。各部門業務運作過程中的溝通、交流；公司運作過程中針對需領導團隊研究決定的相關事項進行溝通；4.2.2公司周例會參加人員為：總經理、副總經理、部門經理；月度例會召開的具體時間、地點、參加人員及主持人與周例會相同，如有特殊原因由行政部負責提前通知參會人員；4.2.3月度例會可以順延或取消，但不得連續取消二次月度例會。4.2.3周例會由公司總經理主持召開。總經理不在時，由總經理委托指定人員主持召開；每周五下午13：30召開周例會，不做專門通知。如時間有變化，由行政部通知各部門。情況特殊時，如不能召開周例會，可以順延或取消，但不能連續取消三次周例會：44、.2.4部門經理因特殊情況不能參加周例會，可指定代表參加，但須經會議主持人同意。4.2.5周例會提出的要求和形成的決定，由各部門經理自行記錄。會議結束后兩天內，行政部負責整理形成會議紀要并下發各部門經理。各部門依據例會決定，按時如實填寫工作進度周報，以便下次例會時對照檢查。生效日期頁 次3/3編制部門行政部名 稱會 議 管 理 辦 法文件編號4.2.6總經理因故不能參加月度例會，副總經理及管理者代表必須參加月度例會，部門經理不能同時有二名以上缺席：4.2.7月度例會召開前，各部門經理負責對本部門的工作進行小結，并對以下內容進行匯報：上月考核指標總結與下月考核指標討論；業務運作程序的執行情況；已5、出現或可能出現的問題；需提請會議討論決定的其它問題。4.2.8月度會議討論的問題及形成的決議，由行政部負責整理成月度會議紀要，并下發各部門。4.3 其他會議4.3.1其他各類會議應由組織部門委托行政部于2天前（可根據具體情況）書面通知會議參與部門和人員；4.3.2在會議開始前30分鐘，會議組織組織者須作好會議場地的準備工作（包括桌、椅、投影儀、會議資料及特別需要等）；4.3.3.由各部門自行組織的各項會議，應由各部門指定專人作好會議記錄，會下整理形成會議紀要并報行政部備案。5、參會人員要求5.1參加會議的人員要提前5分鐘到達會議現場并簽到，不得無故遲到、缺席。5.2會議開始時，參會人員手機、傳6、呼機等通訊工具要關閉或處于靜音狀態。 5.3會議期間，無特殊情況不得頻繁出入會議室和中途離席超過5分鐘以上。6、會議室使用管理規定6.1會議室預約程序6.1.1會議召集人確定會議主題、時間、地點、與會人數與所需設備；6.1.2會議召集人提前一天到行政部辦理申請手續，行政部根據會議室的預定情況在10分鐘內給予回復。6.2會議室使用期間的有關要求6.2.1會議召集人須提前5分鐘到達會場，作好會務準備工作。6.2.2與會人員應準時參加會議、準時結束會議。6.2.3與會人員必須自覺愛護會議室各類設備及物品，未經申請不得隨意動用。6.2.4會議結束后，與會人員攜帶好各自物品、離開會議室。生效日期頁 次3/3編制部門行政部名 稱會 議 管 理 辦 法文件編號：6.2.5會議召集人負責關閉設備、電源、門等；如有借用設備請借用人及時到相關部門辦理歸還手續；6.2.6如因會議不能準時結束，而該會議室又另有會議安排，必須中途結束會議或另選會場，以保證預期的會議能如期開始；6.2.7每個會議室的相連的會議須間隔10分鐘，以保證下場會議的準備工作。6.2.8在沒有預定的會議內可安排接待臨時來訪的客戶并通知行政部。7、本辦法訂/解釋權歸屬行政部。生效日期頁 次3/3編制部門行政部