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1、公司各部門工作會議管理制度附工作匯報表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目的及適用范圍1. 為全面掌握公司各方面情況，及時解決實際工作困難與難題，公司各級應定時召開不同層次的工作會議。2.會議是公司處理重要事務、實現科學決策的重要途徑，也是信息溝通、協調關系的重要手段。3.為加強各中心、部門之間及時的交流和溝通，加強對各項工作的及時檢查和信息反饋，提高會議的效率與效果，從而達到工作經驗共享，相互學習，相互提高，特制定本管理制度。4.適用范圍：本管理制度適用于公司各部門及分（子）公司。二、職責定義1.行政人資部:制2、訂和修訂公司會議管理制度；負責各類會議的組織及會務工作；根據需要，配合各中心、部門例會及專題會議的會務工作；負責公司會議場所和設備的日常維護和管理；負責會議資料的歸檔管理。2. 各部門及分（子）公司（以下統稱“單位”）：負責按本制度定期或不定期組織召開本單位會議；負責本單位會議記錄整理及歸檔工作。三、會議類型（一）公司年會1.目的：為與公司全體員工共同總結、回顧公司上一年度的工作、明確新一年度的工作任務和措施。通過對已取得業績的總結，增強員工的集團榮譽感，通過對未來年度內關鍵事項或事關全局的焦點、熱點問題充分討論，集中全體員工的智慧，并最后形成公開、民主的決策。2.會議成員構成：公司全體員工。3、3.會議召開：會議每年召集一次，安排在春節前或后兩周左右召開，如果遇其他情況不能如期召開，則由總經理另行決定會議召開時間。4.會議召集和主持：公司年會由總經理召集主持；如公司年會后有年會活動，則由行政人資部負責組織。5.會議事項:總結、回顧公司上一年度工作；表彰上一年度先進集體和個人；計劃公司新一年度的工作任務和措施。6. 會務工作：公司年會會務工作由行政人資部負責，由行政人資部根據工作需要協調總公司及各部門配合；會務具體工作包括組織年度總結會議的通知、籌備、組織、攝像攝影資料收集等等。 （二）公司年度經營總結會1. 目的：為與公司全體管理人員共同總結、回顧公司上一年度的工作、明確新一年度的工4、作目標和任務。 2.會議成員構成：由總經理、副總經理、總經理助理、各部門負責人、各分（子）公司負責人、各事業部負責人構成，在總經理認為有必要的情況下，可以指定部門副經理以下級別人員或子公司有關人員參加，聽取他們的意見。3.會議召開：會議每年在年會前召集一次，與春節前的最后一次經營管理辦公會安排在同一時間。4.會議召集和主持：由總經理召集主持。5.會議事項:總結、回顧公司上一年度工作；明確各部門、分（子）公司新一年度的工作目標和任務。 6、會務工作：由行政人資部負責會議的通知、籌備、組織、攝像攝影資料收集等等。（二）經營管理辦公會1.目的：經營管理辦公會是公司日常經營管理事項的決策機構，審議、決5、議公司內外經營事項，落實公司遠期及近期工作規劃。2.會議成員構成：經營管理辦公會由總經理、副總經理、總經理助理、各部門負責人、各分（子）公司負責人、各事業部負責人構成，在總經理認為有必要的情況下，可以指定部門副經理以下級別人員或子公司有關人員參加，聽取他們的意見。3.會議召開：會議一般每月的月30日或次月5日前召集一次，安排在公司會議室召開，如果適逢節假日，或遇其他情況不能如期召開，則由總經理另行決定會議召開時間。4.會議主持：會議由總經理或總經理指定一名副總經理召集并主持召開，如總經理遇特殊事務不能參加，由總經理指定副總經理主持。5.審議事項：包括經營方針與計劃事項；公司組織機構與制度事項；6、公司財務事項；項目經營事項；辦公事務事項；月度述職。6.決議方法：經營管理辦公會審議的所有事項，應在充分聽取與會人員意見的基礎上由總經理最終決策并形成決議。7.決議執行與實施報告：經營管理辦公會一經形成決議，由相關部門經理負責，及時貫徹決議內容，并負責本部門的執行工作；決議內容如需變更，其決定權在總經理；部門經理有義務和責任在適宜時候，把決議實施過程、情況與結果，向總經理報告；公司行政人資部負責會議決議實施的監督及落實。8.會務工作：經營管理辦公會會務由總經理辦公室或行政人資部經理或指定助理負責。會務工作包括：會議通知、會議資料準備，包括要求與會各中心、部門在會前提交工作匯報表（附表1：工作匯7、報表），以便會議討論及決議；會議記錄與紀要整理。（三）項目例會1.目的：會議的目的在于促進各中心、部門與項目間的信息溝通，謀求相互間的配合協調，緊密各部門的工作聯系。2.會議成員構成：項目例會參加人員為各相關部門負責人及其他相關人員。3.會議召開：根據項目要求及進度定期安排會議。4.會議主持：會議由項目主管領導主持，如主管領導由于特殊原因不能親自主持會議，可指定其他人員主持。5.審議事項：報告上一階段的工作落實結果，共同探討下一階段的工作內容與重點，確定工作目標。借此，公司各中心、部門與項目部可彼此了解現況，并商討在工作進展過程中所遭遇的各類問題，與會人員可提供有關的策劃意見或向相關部門提出管8、理建議，促進各部門與項目部更加緊密合作。6.決議方法：項目例會審議的所有事項，應在充分聽取與會人員意見的基礎上由項目主管領導最終決策并形成決議。7.決議執行與實施報告：項目例會一經形成決議，由相關部門經理負責，及時貫徹決議內容，并負責本部門的執行工作。決議內容如需變更，其決定權在項目主管領導；部門經理有義務和責任在適宜時候，把決議實施過程、情況與結果，向項目主管領導報告。8.會務工作：項目例會會務工作由項目部門負責，會后應形成會議紀要。（四）專題會議1.目的：為了動員各方力量來配合解決工作過程中出現的一些較重大事項，達到與各中心、部門及分（子）公司更好地協調工作、征求其他部門處理意見。2.會議9、成員構成：參會人員由主要責任部門指定。如主要責任部門認為需要總經理出席會議，或總經理認為有必要出席會議，則經總經理本人同意可安排總經理出席。3.會議召開：專題會議不受時間、次數的約束，只要對公司有利的重大議題均可召集有關人員開會商討；專題會議為不定期性的臨時性會議，當一個專題需要多次的研討才能定案時，可以相互約定次數與日期，但仍應以一題一會為原則。4.會議主持：會議由該專題的主要責任部門召集并主持。5.審議事項：工作過程中出現的某一個專門問題。6.決議方法：專題會議審議的所有事項，應在充分聽取與會人員意見的基礎上由召集會議的主要責任部門負責人或該部門主管領導最終決策并形成決議。7.決議執行與實10、施報告：專題會議一經形成決議，由主要責任部門指定相關人員負責，及時貫徹決議內容，并負責本專業/中心、部門/分（子）公司的執行工作。決議內容如需變更，其決定權在召集會議的主要責任部門負責人或該部門主管領導；各指定相關人員有義務和責任在適宜時候，把決議實施過程、情況與結果，向召集會議的主要責任部門負責人或該部門主管領導報告。8.會務工作：專題會議的會務工作原則上由主要責任部門負責，如需公司職能部門配合，應提前三天通知該職能部門；每個專題會議均應形成會議紀要，由主要責任部門整理、裝訂后交行政人資部歸檔管理。（五）晨/夕會1.目的：為了加強職業技能教育、增強公司凝聚力、向心力，晨會對一天的工作進行合理11、安排分工；夕會對一天的工作進行總結與回顧。2.會議成員構成：本部門或本門店的全體員工。3.會議召開：門店管理每天必須召開晨/夕會；各部門可根據部門工作實際情況安排，是否召開晨/夕會。晨會召開時間在每天上班前召開，時間控制在10分鐘左右；夕會在下班后的10分鐘內召開，會議時間控制在15分鐘左右。4.會議主持：由部門/門店負責人主持召開，如部門/門店負責人有事不能主持會議，則由部門/門店負責人指定部門/門店主管主持。5.審議事項：晨/夕會應有相應的會前準備（附表2：晨/夕會工作記錄表）；晨會主要宣傳公司理念、最新政策等，鼓舞士氣；夕會主要針對工作中出現的問題進行總結。6.決議方法：會議審議的所有事12、項，應在充分聽取與會人員意見的基礎上由召集會議的主要責任部門負責人或該部門主管領導最終決策并形成決議。7.決議執行與實施報告：晨/夕會一經形成決議，由相關主管負責，及時貫徹決議內容，并負責本組的執行工作。決議內容如需變更，其決定權在部門/門店負責人；主管有義務和責任在適宜時候，把決議實施過程、情況與結果，向部門/門店負責人報告。8.會務工作：晨/夕會會務工作由各部門/門店負責，對會議上形成的決議事項應形成會議紀要。（六）部門工作會1.目的：為了加強部門工作指導、管理與交流，達成部門成員間工作協調、促進部門合作，收集并指導部門員工在工作中遇到的問題。2.會議成員構成：本部門全體員工。3.會議召開13、：由部門負責人負責組織定期召開，一般為每周五召開。4.會議主持：由部門負責人主持召開，如部門負責人有事不能主持會議，則由部門負責人指定部門主管主持。5.審議事項：包括部門工作計劃事項；部門與其他職能部門協調事項；部門經營事項；辦公事務事項；工作進度；公司安排重要工作事項；部門應知應會學習/上傳上達事項。6.決議方法：會議審議的所有事項，應在充分聽取與會人員意見的基礎上由召集會議的主要責任部門負責人或該部門主管領導最終決策并形成決議。7.決議執行與實施報告：部門工作會一經形成決議，由相關主管負責，及時貫徹決議內容，并負責本組的執行工作。決議內容如需變更，其決定權在部門負責人；主管有義務和責任在適14、宜時候，把決議實施過程、情況與結果，向部門負責人報告。8.會務工作：部門工作會會務工作由各部門負責，對會議上形成的決議事項應形成會議紀要。四、會議管理(一)會議的基本要求1.目的明確：每次會議都應有明確的目的、議題、出席人、主持人、場所、時間、準備事項。2.節時高效：用最少的時間解決最多的問題，不開馬拉松會、議而不決的會。3.寧少勿多：嚴格限制會議次數和出席會議人數，可以個別聯系、小范圍協商解決的問題，就不要通過會議來解決。4.集中精力，勤于動腦，積極發言，并做到簡明扼要。5.克己奉公，出以公心，堅持實事求是原則，大膽發表不同意見。6.虛心聽取不同的意見，不固執己見。爭議問題注意方式、方法和語15、氣。7.遵守少數服從多數的組織原則。（二）會前準備1.會議必要性的審核：會議召開前應先就需解決的問題、會議時機的選擇、會議內容的安排、會議費用的支出等多方面進行分析考慮，盡可能減少會議負擔。某些情況下可利用傳閱文件的方式或通過現代通訊手段來代替傳統的面對面的會議。對于經常性的會議，應以例會形勢固定下來，以方便參會人員預先合理安排時間，避免因出席會議而影響重要工作。2.參會人員的確定：應按解決問題的需要來確定參會者，凡對會議要實現的目標負有主要責任或與會議行動直接相關者、具備專門知識經驗有助于議題深化者、對討論的問題有決策能力者，應考慮確定為參會人員。3.開會時間的選擇：開會時間的安排考慮與會者16、中關鍵人物的最佳時間并結合大多數參會者的方便時間段，避免會議打亂公司工作的正常運行秩序，會議本身的時間根據會議的性質最好控制在3小時之內；4.開會地點選擇與會場布置：選擇會議地點及會場布置要與會議的性質、內容相符合；會場環境應安靜無干擾，會場空間安排要避免過分冷清或擁擠；會前應備齊會議中將用到的各種設備；公司辦公區會議室的使用由行政人資部統籌管理。5.會議議程擬定：議程一般由會議主持人擬訂，讓參會者知悉各項議題的討論順序和時間分配。6.會議通知的擬發：根據會前準備擬發會議通知，內容包括會議的名稱、時間、地點、參會人員、議題等（附表3：會議通知模版）；會議通知應盡早發給參會者以方便安排時間。會議17、如有書面議程，應隨會議通知一并發給參會者。7.其他準備事項：由主持人指定會議記錄人，該記錄人員應有一定的秘書工作知識和經驗，熟悉會議情況，明確會議基本精神，并自始至終一直參加會議；如果會議內容涉及公司機密，應預先考慮保密程序或措施。8.會前準備基本工作及流程：擬定會議計劃和工作方法；選定會議議題，擬定會議議程、日程和程序；確定出席、列席會議人員名單、分組名單和召集人，確定會議記錄人，明確機密事項；準備會議文件、資料和用具（必要時與會者每人一套）；確定會議時間、地點；報請領導批準以上各項問題后，發布會議通知；會務分工工作：公司對內、外的會議由行政人資部負責；各部門/分（子）公司的對內、對外會議，18、由各部門/分（子）主辦。(三)會中管理1.會議簽到：參會者因故不能到會應事先請假； 參會者要養成按時到會的習慣，不得遲到，不得無故缺席；公司組織的會議訓，通知參與的人員應按時到場，如未按時到場，部門經理及以上管理人員按每分鐘5元樂捐，最高上限200元，員工按每分鐘2元樂捐，最高上限80元。到會后首先辦理簽到手續（附表4：會議簽到表）。2.會場服務：會議工作人員應做好座位引導、材料分發、會場內外聯系、會議總務等具體工作，并及時妥善處理好各種臨時交辦事項。3.會議主持：準時宣布開會，按議程嚴格控制會議進度，應注意引導參會者始終圍繞議題討論，并及時做出結論。4.會中紀律：會議發言要緊扣議題，言簡意賅19、；會上集中精力，認真聆聽，不得竊竊私語；與會人員不得擅自中途離會；個人手機應妥善處理，會議開始前置于振動/無聲狀態或關閉，避免影響會議秩序；與會人員手機響鈴，樂捐20元/次。5.會議記錄：會議記錄應從會議組織（名稱、時間、地點、主持人等）和會議內容（議題、發言、決議等）兩方面真實、準確、完整地記載；一般日常性工作會議采用摘要記錄方式，要求抓住重點，摘錄要義，取舍得當；特別重要的會議應采用詳細記錄方式，要求有言必錄，可考慮借助錄音設備。6.會議的一般程序。會議的層次要分明，一般分五個階段 ：開會：主持人講話，說明會議目的、背景、議題、討論的方法和主要事項；提出問題：運用陳述事實、提問、闡述觀點、20、展示資料等方法切入會議主題，盡可能的把情況介紹詳細，以便與會者盡快進入角色；組織討論：最好一個一個問題進行，充分發揚民主，讓每個與會者都能發表意見；歸納總結：根據多數人的意見，歸納出正確結論；講評會議：對各類意見、建議、提案等作出評價，布置落實會議精神、決議，指定貫徹落實的負責人。7.主持人應注意事項：把握開會時間，防止會議超時、松散；把握會議議題，引導與會者圍繞討論題開展討論，及時糾正和制止跑題和爭執，隨時調整方式方法；議題一時難以形成一致意見的，可說明理由，中止討論，轉題；營造氣氛，讓與會者自由的表述意見，給每個人發言機會，一般不要硬性指定發言，討論中不宜感情用事，阻礙發言；對每一個議案，21、都應根據少數服從多數原則，付諸表決，及時宣布結果；特殊情況下，可由責任人裁定結果。（四）會后工作1.整理會議記錄：會議記錄作為第一手材料，是會議內容的客觀反映，會后應及時整理原始記錄使之完善；2.撰寫會議紀要或簡報：根據會議的性質內容來決定是采用會議紀要的形式還是會議簡報的形式。在整理會議記錄的基礎上，再進行分析、綜合、提煉，選擇能夠反映會議宗旨和精神的內容撰寫會議紀要或簡報。會議紀要的寫作要求紀實、扼要，除簡述會議的基本情況外，還需闡述會議討論的問題、基本結論、會議所做出的正式決定并指定執行人和完成時間（附表5：會議紀要）；重要或大型會議，可以簡報的形式把會議情況和內容向內部或下屬單位傳達通22、報，以起到指導和交流的作用，也可在公司刊物或公司網站中刊發；3.簽發會議紀要。會議紀要寫好后交會議主持人審核簽發，然后根據內容的相關性和保密性等具體情況，再將會議紀要內容以全文或摘錄方式印發給與會人員和有關部門；原則上在會議結束三個工作日內，主持人有義務負責安排好會議紀要的整理、撰寫、簽發工作；4.會議內容保密：與會者應嚴格保守會議機密，對會議決定，在正式公布前不得以任何方式向任何人泄露；對屬于保密性的文件資料應妥善保管，方式散失和泄密；5.檢查催辦決議事項：會議形成的決議應認真貫徹執行，會議主持人應設專人負責催辦工作，定期記載催辦事項的進展情況，定期或不定期向領導匯報催辦事項的進展情況；6.23、會議檔案管理：每次會議后由行政人資部門負責，盡快把各類會議內容整理成文或收集，立卷歸檔，作為歷史資料，加以長期保存。一般在三個工作日內完成。五、附則1.本制度公司全體員工必須了解、認識并能夠在實際工作中遵守和執行；2.本制度自 年 月 日起正式實行；3.本制度解釋、監督、執行權歸行政人資部。附表1：工作匯報表 附表2：晨/夕會工作記錄表附表3：會議通知模版 附表4：會議簽到表 附表5：會議紀要附表1：工作匯報表附表2：晨/夕會工作記錄表附表3：會議通知模版通知桂林XX投資管理有限公司 司0930-14號關于召開 會的通知 司屬各部門、分（子）公司、各部負責人： 為更好的分析總結公司 月份的經營24、工作，及時查找問題，研究解決措施，明確 月份經營重點工作，結合公司實際情況，現就召開 月月度經營例會的相關安排通知如下：1、 會議時間：年 月 日（星期 ）8:40-9：40.2、 會議地點：XX公司會議室。3、 會議主題： 月份工作總結及 月重點工作計劃4、 會議主持人： 5、 會議參與人： 6、會議準備： A、各分（子）公司、部門負責人在年 月 日15:00前將 月工作總結和 月重點工作計劃以電子文檔形式發送至公司QQ號3389694289。B、行政部于年 月 日 :00前將會議例會提綱發送至參會人員郵箱，以便提前做好會議準備。7、 會議紀律：A、 所有參加會議人員需準時到場簽到，并做好相關會議記錄。B、 會議期間通訊工具保持靜音或震動。8、 附件：工作總結與計劃（ 月）模板表.xls特此通知 公司印章 主題詞： 呈報 ：總經理辦公室 抄報： 年 月 日 共印4份 附表4：會議簽到表附表5：會議紀要