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1、工程公司檔案利用銷(xiāo)毀及保密管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 總 則（一）為了加強(qiáng)對(duì)工程資料的管理，完善和規(guī)范公司管理制度，特制定本規(guī)定。（二）本規(guī)定適用于公司總部及項(xiàng)目部。一、管理責(zé)任部門(mén)及相關(guān)人員職責(zé)（一）人事行政部負(fù)責(zé)制度的推進(jìn)以及各部門(mén)檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察，并直接向人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)。（二）總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批檔案銷(xiāo)毀登記表、文件丟失損毀報(bào)告表。（三）部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)審核本部門(mén)檔案借閱審批表、檔案復(fù)制登記表、檔案查閱登記表、檔案銷(xiāo)毀登記表、文件丟失損毀報(bào)告表，和明確相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集保管本部門(mén)的檔案資料，2、對(duì)部門(mén)資料的完整性負(fù)責(zé)。（四）各部門(mén)資料員/資料管理員 1、制度在部門(mén)的執(zhí)行； 2、按公司要求建立本部門(mén)的資料管理系統(tǒng)并運(yùn)作； 3、負(fù)責(zé)收集整理本部門(mén)形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期分類(lèi)整理保存。二、檔案分類(lèi)及歸檔范圍、要求（一）文書(shū)檔案 1.1歸檔范圍：1.1.1、集團(tuán)資料各類(lèi)營(yíng)業(yè)證照（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證書(shū)、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國(guó)土成交確認(rèn)函、國(guó)土合同等公司章程集團(tuán)公司發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等各類(lèi)正式行文1.1.2、紅頭文件公司下發(fā)和上報(bào)的各類(lèi)正式行文1.1.3、外來(lái)文件各政府機(jī)關(guān)部門(mén)、協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)下發(fā)給公司的與工程項(xiàng)目3、無(wú)關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請(qǐng)等文件1.1.4、會(huì)議資料會(huì)議紀(jì)要利用明源流程存檔專(zhuān)題會(huì)會(huì)議講義1.1.5、法律文件合同、協(xié)議審核； 訴訟材料1.1.6、物資采購(gòu)合同1.1.7、車(chē)輛資料公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機(jī)動(dòng)車(chē)輛的基本信息資料、證件、保險(xiǎn)單、維修記錄、事故資料 1.2歸檔要求：1.2.1、集團(tuán)證照資料：由財(cái)務(wù)部關(guān)注各類(lèi)營(yíng)業(yè)證照更新時(shí)間，保證證照及時(shí)更新，做好使用登記以及復(fù)制登記。1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來(lái)相關(guān)文件移交行政部；車(chē)輛資料直接移交車(chē)輛管理員。1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶(hù)簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。（二）人事檔案 2.1、歸檔范圍2.14、.1勞動(dòng)合同、聘用協(xié)議；2.1.2一般員工轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、任免、離職、降職文件；2.1.3職稱(chēng)評(píng)定材料；2.1.4面試表； 2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料；2.1.6員工培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、方案 2.2、歸檔要求2.2.1由人事專(zhuān)員保存于部門(mén)檔案柜；（三）建設(shè)類(lèi)檔案 3.1、歸檔范圍（附件：詳細(xì)列表），集中于工程部：3.1.1勘察設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理的招投標(biāo)文件、合同（協(xié)議）。3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件：3.1.3項(xiàng)目核準(zhǔn)（立項(xiàng)）階段3.1.4方案審查階段3.1.5初設(shè)審查階段3.1.6施工許可證階段3.1.7預(yù)售階段3.1.8竣工驗(yàn)收備案登記階段3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段 3.2、歸檔要求3.2.1政5、府有關(guān)部門(mén)或行業(yè)管理部門(mén)的批復(fù)、批示性文件，由報(bào)建人員取得后3日內(nèi)移交相關(guān)的管理人員。3.2.2工程部檔案按項(xiàng)目的可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收階段，在階段工作完成后及時(shí)將資料整理歸類(lèi)造冊(cè)，合理保存。3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團(tuán)保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖（變更圖紙）上加蓋“變更確認(rèn)”章。3.2.4招投標(biāo)文件、合同類(lèi)檔案?jìng)骱炌瓿珊螅山?jīng)辦人移交負(fù)責(zé)人保管。（四）會(huì)計(jì)檔案4.1、歸檔范圍 4.1.1、會(huì)計(jì)憑證類(lèi):原始憑證、記賬憑證、匯總憑證； 4.1.2、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：（1）總賬；（2）現(xiàn)金日記賬，（3）銀行6、存款賬、銀行明細(xì)賬；（4）輔助賬簿；4.1.3財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：（1）年度決算報(bào)表（經(jīng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)后）；（2）月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表；（3）不定期重要一次性報(bào)表；（4）審計(jì)報(bào)告；（5）驗(yàn)資報(bào)告；（6）資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。4.1.4其他類(lèi)：（1）會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)；（2）銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單； 4.2、歸檔要求 4.2.1會(huì)計(jì)憑證、賬簿由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員保存于部門(mén)檔案柜，財(cái)務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個(gè)工作日內(nèi)完成當(dāng)月會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿的整理和裝訂工作。；4.2.2財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)、其他類(lèi)會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后妥善保管。（五）實(shí)物檔案 5.7、1、歸檔范圍：5.1.1、照片、音像類(lèi)（1）反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等主要職能活動(dòng)以及重要的工作成果。（2）黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團(tuán)公司有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)。（3）公司組織或參與的重大外事活動(dòng)。（4）記錄公司重大事件。（5）與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會(huì))。（6）其他具有保存價(jià)值。5.1.2、公司獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書(shū)、光榮冊(cè)等5.1.3、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫(huà)、工藝品等5.1.4、公司社會(huì)交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品、其它有保存價(jià)值的實(shí)物 5.2、歸檔要求：5.2.1、底片、沖洗的8、照片、說(shuō)明一同整理和存放；數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專(zhuān)員電腦專(zhuān)用文件夾。5.2.2、其他實(shí)物檔案由各部門(mén)資料員或兼職資料員負(fù)責(zé)移交人事行政專(zhuān)員。三、檔案移交、整理、編號(hào)（一）移交1.1、各部門(mén)檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類(lèi)別的檔案歸檔登記表中登記，由移交人確認(rèn)簽字。1.2、各部門(mén)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向人事行政專(zhuān)員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部才給予核報(bào)。（二）整理鑒定分類(lèi)掃描成電子文件錄入卷內(nèi)目錄印臨時(shí)檔號(hào)裝訂對(duì)號(hào)裝盒入檔案柜 （三）編號(hào)（公司）簡(jiǎn)稱(chēng)+（業(yè)務(wù)部門(mén)）簡(jiǎn)稱(chēng)-檔案類(lèi)別代碼（一9、級(jí)+二級(jí)）-年度+順序號(hào)；四、檔案的利用（一）查閱 1.1、查閱的授權(quán)范圍（1）總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。（2）部門(mén)經(jīng)理有權(quán)查閱本部門(mén)產(chǎn)生的所有檔案。（3）普通員工有權(quán)查閱本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。（4）跨部門(mén)檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫(xiě)借閱單。（5）由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無(wú)權(quán)查閱該檔案。 1.2、檔案查閱程序要求（1）權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。（2）權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專(zhuān)員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時(shí)歸還。（二）借閱 2.1、借閱程序10、要求（1）員工憑經(jīng)審批的檔案借閱審批表外借檔案原件資料；（2）各部門(mén)檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在檔案查閱登記表上簽字，備查。 2.2、檔案的歸還（1）借出的檔案原件，檔案管理人員應(yīng)定期進(jìn)行整理和跟蹤，督促各使用人及時(shí)歸還，歸還時(shí)在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)。（2）檔案使用人歸還檔案時(shí)要保證檔案的完整性和本來(lái)面目且不應(yīng)無(wú)故扣押檔案。 2.3、其他規(guī)定會(huì)計(jì)檔案原則上不借出。（三）檔案復(fù)制 申請(qǐng)復(fù)制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調(diào)取檔案原件進(jìn)行復(fù)制提供給查閱者。五、檔案的保管（一）檔案的保管期限 各部門(mén)的檔案管理人員根據(jù)文件材料的價(jià)值，11、確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長(zhǎng)期保存兩類(lèi)。（二）專(zhuān)項(xiàng)檔案的保管規(guī)定 2.1、公司各部門(mén)檔案（含會(huì)計(jì)檔案）：應(yīng)指定專(zhuān)人保管，整理立卷，裝訂成冊(cè)，存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對(duì)各部門(mén)自行保管的檔案資料進(jìn)行檢查。 2.2、電子版檔案的傳遞和保存（1）原則上除電子設(shè)備檔案和財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、帳簿檔案外其他檔案必須同時(shí)保存電子版檔案。（2）人事行政專(zhuān)員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對(duì)應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。（3）每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤(pán)，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。（三）檔案的正式裝盒、造冊(cè) 3.1、裝訂要求：參照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。 3.2、裝盒：12、人事行政專(zhuān)員于每年固定時(shí)間進(jìn)行上年檔案的正式裝盒造冊(cè)及調(diào)整工作。（四）檔案的存放檔案建目后應(yīng)存放在專(zhuān)用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類(lèi)別、檔號(hào)、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄（分目錄）及備考表。裝盒檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類(lèi)別的次序自左向右，自上而下地排列。（五）檔案意外損毀的處理 檔案丟失或發(fā)生意外損毀時(shí)，檔案管理人員應(yīng)立即將事件情況填寫(xiě)文件丟失損毀報(bào)告表，報(bào)部門(mén)經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。檔案丟失、或損毀無(wú)法進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原，借用人應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時(shí)，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對(duì)事件發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案的銷(xiāo)毀（一）目的：判定13、檔案價(jià)值、定期對(duì)失去保存價(jià)值的檔案銷(xiāo)毀。（二）程序及要求2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價(jià)值，識(shí)別出失去保存價(jià)值及保管期屆滿的檔案，并填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀登記表，交部門(mén)經(jīng)理及總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷(xiāo)毀。2.2、正式銷(xiāo)毀前檔案管理人員應(yīng)再次進(jìn)行核對(duì)；銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)有檔案管理員和監(jiān)銷(xiāo)人同時(shí)在場(chǎng)；銷(xiāo)毀后監(jiān)銷(xiāo)員在銷(xiāo)毀登記表上簽字確認(rèn)。2.3、檔案銷(xiāo)毀情況應(yīng)做到及時(shí)登記。（三）會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀3.1、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)由檔案室會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。3.2、總經(jīng)理在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)14、。3.3、銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由至少兩人共同銷(xiāo)毀并簽字確認(rèn)。3.4、監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。七、檔案保密制度 1、嚴(yán)禁將密級(jí)文件、資料帶回家或帶到公共場(chǎng)所，嚴(yán)禁在公共場(chǎng)所談?wù)撁孛苁马?xiàng)，嚴(yán)禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容； 2、打印密級(jí)文件的草稿、校對(duì)稿在文件制成后均應(yīng)銷(xiāo)毀15、，各部門(mén)掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷(xiāo)毀； 3、嚴(yán)禁打聽(tīng)和記錄與自己工作無(wú)關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容； 4、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶(hù)和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理； 5、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作； 6、嚴(yán)禁與工作無(wú)關(guān)的人進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財(cái)務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地； 7、公司領(lǐng)導(dǎo)或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露； 8、對(duì)模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟(jì)處罰；對(duì)因失密、泄密觸犯國(guó)家法律者，將報(bào)送司法機(jī)關(guān)對(duì)其依法處理。 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。