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1、 公司密級文件確定及歸檔管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.目的：為規范密級文件管理工作，對密級文件進行有效控制，防止文件泄密行為的發生，特制定本規定。2.范圍：本規定適用于公司所有密級文件的管理。3.權責：3.1 公司文控中心負責密級文件的歸口管理。3.1.1 負責文件密級的確定、變更核準和密級文件的標識；3.1.2 負責外來密級文件的核準、保管、分發方式和范圍；3.1.3 負責對各部門密級文件使用、保管的監督檢查。3.2 公司各部門負責本部門涉及到的密級文件的管理，指定專人負責密級文件的調檔借閱、使用登2、記及歸檔等工作。4.定義：4.1秘密：公司主體基本資質、產品資質；公司人事檔案、人事合同和協議、職員工資性收入；尚未進入市場或尚未公開的各類信息屬于秘密范圍。4.2機密：公司的規劃；財務資料、統計資料；重要會議記錄；公司對外交往中簽訂的合同、協議；公司經營情況屬于機密范圍。4.3絕密：公司經營發展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料（例如：公司章程、股東會決議、董事會決議、監事會決議等）；客戶的資料及供應商資料；一切裝備的技術資料；所設計的圖文資料；專有技術；公司認為是絕密的其他重要資料屬于絕密范圍。4.4非保密事項：一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件；外來文件不屬于3、保密范圍。5.內容：5.1 密級文件的分類、范圍、密級確定和標識5.1.1 密級文件的分類文件保密等級按泄露后可能使公司權益遭受損害的嚴重程度分為三種密級：a) A級絕密文件：泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重損害的公司最重要文件。b) B級機密文件：泄露會使公司的權益和利益遭受嚴重損害的公司重要文件。c) C級秘密文件：泄露會使公司的權益和利益遭受損害的公司一般文件。5.1.2 密級文件的范圍a) 關鍵設計圖紙：具有專利性與獨創性的設計圖紙。b) 技術性資料：獨特技術性的改造方案、與外方技術合作或外方技術指導資料、產品配方、產品開發、改良或試驗資料、重要資產管理資料、國外現場實習報告及其他4、技術上屬于保密的資料。c) 業務性資料：財務資料、目標及資金計劃資料、人事資料、審計資料、銷售成本資料、市場情報、合同及協議、國外業務考察報告及其他業務上屬于保密的資料。d) 文件資料：標明為絕密、機密、秘密的文件資料。e) 其他列入密級文件管理的資料。5.1.3 密級的確定企業經營發展中，直接影響企業權益的重要決策文件資料為A級絕密文件； 5.1.3.2企業的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、企業經營情況為B級機密文件；5.1.3.3企業主體基本資質、產品資質、企業人事檔案、合同、協議、職員工資性收入尚未進入市場或尚未公開的各類信息為C級秘密文件。5.1.3.4一般性決定、決議、通告、5、通知、行政管理資料等內部文件、外來文件不屬于保密范圍。5.1.3.5按照“誰主管、誰負責”的原則，由責任部門按照秘密信息密級劃分表和實際工作需要，確定文件資料的密級。如果對密級的確定有異議，由總經理最終確定文件的密級程度。5.1.4密級文件的標識a) 密級文件的標識應在封面文件受控狀態標識旁予以醒目、清晰、持久的密級標識。密級：A級絕密；B級機密；C級秘密。b) 密級文件由總經辦的文控中心或各部門的文件管理員進行標識。5.2 密級文件的歸檔整理和保存5.2.1歸檔要求:5.2.1.1歸檔的密級文件材料須是原件或正本。5.2.1.2歸檔時，須把同一內容、不同載體形式的密級材料一起歸檔，如紙質文件6、電子原件、軟件光盤等。5.2.1.3歸檔的密級文件材料須按本規范要求分類整理，將文件材料的密級、保管期限和份數標注完畢。5.2.1.4外文資料的題名需譯成中文，必要時，其卷內章條目錄也須譯成中文，并與原文一起歸檔。5.2.2 歸檔時間5.2.2.1屬于各部門保管的密級文件材料，各部門文件管理員須在相關事項辦結后的3個工作日內歸檔完畢。5.2.2.2屬于文控中心保管的密級文件，各部門文件管理員或者經辦人員須在相關事項辦理結束的3個工作日內，或者收到密級文件的當日內，將密級文件材料整理齊全提交文控中心。文控專員應當在收到密級文件之日起的3個工作日內，做好密級文件的整理和歸檔工作。5.2.2.3文7、控中心和各部門對密級文件的保管范圍，具體詳見檔案管理規定。5.2.3歸檔方式5.2.3.1紙質密級文件歸檔時，密件經辦人可視密件等級，確定是否需將密件封套后歸檔。密級文件歸檔時必須在封面上注明歸檔單位、歸檔人、文件名稱、附件數、件數、頁數、成文日期、保存年限、機密等級、保密期限、解密條件等相關檢索性信息。5.2.3.2密級文件歸檔時應制作一式兩份的檔案移交目錄，交接雙方根據移交目錄對歸檔文件進行清點核對，并在移交目錄上簽字確認。簽字后的檔案移交目錄由檔案室和移交部門各留一份。5.2.4密級文件的保存5.2.4.1密級檔案應單獨建立檔卷，須與公共檔案分開存放，絕密、機密檔案實行專區、專柜、專人管8、理。5.2.4.2密級檔案須以件為單位裝盒入柜保管，盒內檔案以文件編號的先后順序進行排列，不同密級的檔案不得裝入同一盒內。5.2.4.3企業須根據密級檔案資料的數量、未來發展規模，設置安全、堅固、適用的檔案專用檔案柜，配備專業檔案保管設備，妥善保管好檔案。5.3密級文件的解密文控中心或部門文件管理人員每年年底清理檔卷，將認為已無需繼續保管或已消失秘密性質的文件，填寫“密級變更申請表”，報分管領導審核、總經理批準后處理。5.4 密級文件的使用5.4.1 各部門需調閱密級文件時，應指定專人負責辦理調檔借閱、使用登記及歸還等工作。借閱人應填寫【文件借閱登記表】，注明調卷期限及用途，經調閱部門負責人簽9、字證明，根據不同密級經公司領導批準后，才能調卷。5.4.1.1 A級-絕密文件資料：一般禁止出借，除非經總監或總經理簽字同意，方可出借。5.4.1.2 B級-機密文件資料：只能在文控中心閱覽，一般不準外借，除非經總監或總經理簽字同意，方可出借。5.4.1.3 C級-秘密文件資料：經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時，借用時間不得超過1周；如需出借，應當由出借部門的最高主管和保管部門主管簽字同意。5.4.1.4密級文件資料的借用，本部門由部門負責人審批，跨部門的由文件存放部門主管批準；屬于公司的密級文件借用由總經理批準，總經理因公外出時可委托董事會秘書或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內10、容執行。5.4.2密級檔案只許在文控中心的檔案室查閱，不得帶離檔案室。非經總監或總經理批準，任何人不得對密級文件進行復制和摘抄。5.4.3 在對外交往與合作中需要提供企業秘密事項的，應當事先經總經理批準。6.附件： 6.1附件一 密級文件范圍、權限一覽表 6.2附件二 密級文件印章模板附件一：密級文件范圍、權限一覽表密級程度密級代碼密級確定借閱權限批準權限秘密A級1、公司主體基本資質、產品資質；2、公司人事檔案、人事合同和協議、職員工資性收入；3、尚未進入市場或尚未公開的各類信息。經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時，借用時間不得超過1周。在對外交往與合作中需要提供企業秘密事項的，經借閱部11、門主管、保管部門主管同意并簽字后，可借閱、使用。特殊情況下，出借公司主體基本資質、產品資質寄出投標的，應當由出借部門的最高主管簽字。機密B級1、公司的規劃；2、財務資料、統計資料；3、重要會議記錄；4、公司對外交往中簽訂的合同、協議；5、公司經營情況。只能在文控中心閱覽，一般不準外借。應當經總監或總經理批準簽字。絕密C級1、公司經營發展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料（例如：公司章程、股東會決議、董事會決議、監事會決議等）；2、客戶的資料及供應商資料；3、一切裝備的技術資料；4、所設計的圖文資料；5、專有技術；6、公司認為是絕密的其他重要資料。一般禁止出借應當經總監或總經理批準簽字。無無1、一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件；2、外來文件。辦理借用手續后，可以出借。經借閱部門主管、保管部門主管同意并簽字。