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1、集團公司日常費用報銷及審批管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄第一章 總則3第三條 本制度適用公司本部及各分公司。3第二章 日常費用報銷及流程3第四條 原始憑證有效性的規定31、報銷人應取得真實合法的原始憑證37、電子發票不得重復報賬，財務部應對電子發票建立備查臺賬。4第五條 費用報銷單填寫及票據粘貼要求41、報銷單據填寫應整潔美觀，不得隨意涂改。45、報銷單據一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫。4第六條 單據類型51、員工借款填寫借款單，無需附件。5第七條 費用報銷審批流程51、公司本部費用支付審批52、分公司（2、不含）日常生產、經營費用資金支付審批54、站日常生產、經營費用資金支付審批56、備用金借款的審批6第八條 重大事項審批權限61、分公司的以下事項須經分公司班子成員會議72、以下事項須經實業公司總經理辦公會議7第九條 報銷時間的規定7第三章 日常費用的審批管理7第十條 日常費用審批管理7第四章 非生產性日常費用管理9第十一條 差旅費94、差旅費標準9第十二條 辦公用費用114、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。12第十三條 業務招待費129、其它非公招待客人一律個人承擔 。13第十四條 市內交通費13第十五條 車輛使用費134、嚴禁公車私用，禁止使用公車參與一切私人活動。14第十六條 通3、訊費15第十七條 員工培訓費15第十八條 會議費16第十九條 其他費用16第五章 生產性日常費用管理16第二十條 生產性日常費用管理16第六章 附則17 公司日常費用管理及報銷制度 第一章 總則第一條 為加強公司內部管理，進一步規范公司本部及分公司日常費用報銷流程,合理控制費用支出，根據公司法、會計法、會計基礎工作規范等法律法規，參照集團公司（下稱集團公司）財務管理制度，結合公司實際，特制定本制度。第二條 根據公司實際情況，將日常費用報銷分為非生產性日常費用（包括差旅費、辦公費、業務招待費、市內交通費、車輛使用費、通訊費、培訓費、會議費、其他費用等）和生產性日常費用（包括日常維護費、零星勞務等4、）。第三條 本制度適用公司本部及各分公司。第二章 日常費用報銷及流程第四條 原始憑證有效性的規定1、報銷人應取得真實合法的原始憑證（1）印章：稅務局監制章+開票單位發票專用章，如少其中一個印章發票無效。（2）財政機關批準并統一監制的行政事業性收據或繳款書。（3）郵政、銀行、鐵路系統的各類帶印戳的收據、支出證明單。2、發票的真假辨別：發票章的單位名稱需要和網上注冊的名稱一致，可以登錄發票上提供的查詢網址進行核實，避免假票。3、發票抬頭：必須填寫購買方全稱及納稅人識別號，不得用簡稱或有錯別字，如果是增值稅專用發票，需提供給開票公司的完整開票信息。4、發票版面：不允許有任何涂改痕跡，包括金額、購貨方5、名稱以及其他項目，即使對方手工涂改后再加蓋發票專用章也無效。5、當報銷人獲得增值稅專用發票時，注意查看專用發票抵扣聯是否加蓋了與銷貨方名稱和稅號一致的發票專用章。同時，注意專用發票抵扣聯不能折疊，不能有痕跡，避免影響發票認證。6、取得發票時，注意所開具內容必須與發生的經濟行為及相關附件信息一致。7、電子發票不得重復報賬，財務部應對電子發票建立備查臺賬。8、發電廠的費用發票原則上必須取得增值稅專用發票，公司本部及其他分公司的費用索取普通發票即可。第五條 費用報銷單填寫及票據粘貼要求 1、報銷單據填寫應整潔美觀，不得隨意涂改。2、報銷單與后面的原始憑證粘貼單須大小一致，各票據不得突出于報銷單和粘貼6、單之外（票據過大時應按報銷單大小折疊好）。各票據應均勻貼在粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致。3、報銷單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列。4、報銷票據在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額。 5、報銷單據一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫。6、報銷單椐各項目應填寫完整，大小寫金額一致；報銷單據不得涂改，票據金額小于報銷金額的不予報銷。7、報銷時經辦人和證明人（若有）須在發票背面簽名，有實物的報銷單據須由驗收人驗收后在發票背面簽名確認。第六條 單據類型1、員工借款填寫借款單，無需附件。2、差旅費報銷，填寫差旅費報銷單后附住宿費、過路費等發票。3、除上7、述1、2條外的其他業務報銷，現金支付的使用支付證明單，銀行支付的使用請款單，并按要求后附發票等原始憑據。第七條 費用報銷審批流程1、公司本部費用支付審批經辦人（填寫“支付證明單、請款單”并黏貼合法完整票據）部門負責人部門分管領導（若有明確部門分管領導）財務負責人審批總經理審批董事長審批財務部辦理。2、分公司（不含）日常生產、經營費用資金支付審批經辦人（填寫“支付證明單、請款單”并黏貼合法完整票據）部門負責人部門分管領導財務負責人審批分公司總經理審批財務部辦理。3、公司與集團、公司與分公司之間的內部資金劃轉流程：財務部經辦財務負責人審核財務部辦理。4、站日常生產、經營費用資金支付審批經辦人（填寫8、“支付證明單、請款單”并黏貼合法完整票據）部門負責人部門分管領導上堡水電站財務負責人上堡水電站總經理。5、領導層的開支報銷須履行互簽手續：總經理、董事長的開支互簽；副總經理的開支，由總經理批準；設專職書記的分公司，分公司總經理的開支報銷須經專職書記審批；未設專職書記的分公司，分公司總經理的開支報銷須經副經理、副書記等相當級別的副職審批。領導的司機不得作為經手人報銷相關費用（汽車費用除外）。6、備用金借款的審批（1）備用金是為保證公司公務需要而設的，因私不能借備用金。員工因公需要借款時，應合理預計所需金額并填寫借款單，經批準后到財務部領取現金；在原有借款未辦理報銷手續或未還清欠款的不得再借。（29、）借款審批程序：借款人申請部門負責人部門分管領導財務負責人總經理（分公司為分公司總經理）審批財務部辦理。（3）員工完結事務后，在報銷時扣回借款并交回剩余現金。因特殊原因當時不能扣回借款或交回現金的，在發放工資時扣回。員工報賬歸還跨月借款時要求財務部出具還款收據，以免重復入賬。（4）每年12月25日前，原則上所有備用金借款都必須結清歸還。第八條 重大事項審批權限一般專項工程項目（包括大修、技改、專項工程等）、重大專項工程項目的上報、實施嚴格按照集團公司相關規定執行。涉及使用國家專項資金的項目完成后，須按照國家有關規定進行項目竣工結算審計。1、分公司的以下事項須經分公司班子成員會議（1）一般專項工10、程項目的上報。（2）單項3萬元以上的非生產性開支，以及10萬元以上的生產開支、物資或設備采購、一般專項工程項目實施，其中需經集團批復的要先批復才能實施。2、以下事項須經實業公司總經理辦公會議（1）本部及各分公司的年度預算編制和分配方案。（2）分公司單項50萬元以上的一般專項工程、重大專項工程項目上報集團公司。（3）涉及使用國家專項資金的項目上報及實施。3、xx發電廠的煤炭采購定價、結算以及質量管理等事項均須經xx發電廠的煤炭管理委員會會議。相關會議紀要報實業公司備案。第九條 報銷時間的規定1、原則上在完成審批流程后財務方予報銷，為了提高工作效率，遇特殊急付報銷，在領導出差情況下，允許電話請示報11、銷后補簽。2、原則上超過三個月以上（含三個月）的費用將不予報銷，特殊情況需經董事長、總經理或分公司總經理同意。第三章 日常費用的審批管理第十條 日常費用審批管理1、公司本部費用審批權限屬公司總經理及董事長，分公司審批權限屬分公司總經理及支部書記或專職副書記。2、審批人應當在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。3、資金支付的批準方式為書面形式。4、各級審批、審核人員職責：經辦人對業務真實性合理性負責。部門負責人審核真實性和合理性。部門分管領導審核真實合理性和可行性。財務負責人審核票據合法性、合規性，核定報銷金額，并審核是否在預算范圍內。董事長、總經理（或分公司總經理）審批是否同意支出。各審批審12、核人員審批時必須要有明確的審核審批意見。5、公司及分公司的費用支付以“誰批準、誰負責”為原則，經辦人、審核人、批準人要對由本人經辦、審核批準支付的費用承擔相應責任，以防范資金風險，保證資金的安全。 （1）費用報銷人不得徇私舞弊、弄虛作假違規違紀報銷費用。（2）審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下不得簽字準予報銷。6、財務人員在收到報銷單據后應審核報銷單據的填寫、粘貼是否規范，是否經過有效批準，所附單據是否合法合規等，對符合要求的報銷單據應及時審核，經逐級審批后交與出納付款，對不符合要求的應退回報銷人并向報銷人說明退回理由。7、出納收到報銷單后應檢查部門負責人、各級審批人13、員簽名等是否齊全，對審批手續齊全的報銷單據應及時給予報銷，對不符合審批手續的報銷單有權拒絕報銷或付款。8、本制度涉及所有費用的使用應厲行節約，并嚴格執行集團公司的預算管理，將費用控制在年度預算范圍內，不得無故超支。第四章 非生產性日常費用管理第十一條 差旅費 1、公司本部及分公司員工因公出差時提前填寫出差審批表，出差期限應該由派遣分管領導視情況而定。員工將出差審批表交于公司或分公司人力資源管理部門，以記錄考勤，若因工作需要延長出差時間的，應打電話向分管領導請示。3、董事長、總經理出差相互知會后，告知綜合辦公室。分公司總經理出差須報告董事長或總經理，并知會分公司綜合辦公室。4、差旅費標準出差所發14、生的交通費、住宿費、出差伙食補貼等按以下標準在限額內實行實報實銷，超出部分不予報銷。職 務差旅費標準交通方式及費用（憑票實報報銷）市內交通費住宿費（元/人.天）伙食補（元/人.天）飛機高鐵或動車火車輪船出租車（元/人.天）其他交通工具一類地區二類地區一類地區二類地區一類地區二類地區董事長總經理經濟艙二等軟臥二等艙實報實銷實報實銷實報實銷4003208050副總經理、財務總監、總經理助理、分公司總經理及享受同等待遇員工經濟艙二等軟臥二等艙實報實銷實報實銷實報實銷3502808050公司部門正副職、分公司副總經理及享受同等待遇員工經濟艙二等硬臥二等艙據實報銷據實報銷實報實銷2802308050分公15、司部門正副職及享受同等待遇員工二等硬臥二等艙據實報銷據實報銷實報實銷2402008050其他人員二等硬臥二等艙據實報銷據實報銷實報實銷20018080504.1、地區分類：一類地區指直轄市、省會城市、深圳、珠海、杭州。二類地區指除上述地區以外的其它地區。4.2、交通方式及交通費說明（1）“其他交通工具”是指除出租車以外的其他市內交通工具，如公共汽車和地鐵等。（2）連續乘坐火車時間超過12小時,或在當日二十時至次日七時時間段內乘坐火車超過6小時的,可購本人標準臥鋪票。（3）特殊情況需要乘坐超過本人標準的交通工具時，董事長、總經理需先征得集團公司分管領導的同意，分公司總經理需先征得公司董事長或總經16、理的同意，其他人員需先征得相關分管領導的同意,并由分管領導簽字后方可報銷。（4）不同級別的人員一同出差所乘交通工具可享受最高級別所使用的工具。部門正副職及其以下員工出差確需乘坐飛機的，一律先申請，經分管領導批準后方可乘坐飛機。 （5）到達目的地后，因特殊原因等需乘坐出租車的，應在出租車票背面詳細注明時間、起止地點及事由。 4.3、住宿費報銷說明（1）住宿費報銷時必須提供住宿發票，實際發生額未達到住宿標準金額，節余部分的30%作為獎勵金發給個人，超出標準部分自行承擔。為同一日和同一地點往返的,在取得同行最高職務員工同意的前提下,住宿標準可以按同行最高職務員工標準封頂報銷。（2）住宿費標準為一個標17、準間標準。同性兩人一道出差可一同住宿的，住宿標準可提高40%，但不再計算節余部分獎勵。4.4、出差期間招待客戶需事先經主管領導同意后方可報銷招待費，回來后補辦申請手續。伙食補助費按實際誤餐餐數計算。因業務需要有宴請的,陪餐人員按各自標準每餐扣當天40%伙食補助費。4.5、出差時由對方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。出差員工須在“差旅費報銷單”的“報銷事項的扼要說明”一欄中予以說明。4.6、未享受通訊費補貼的員工出差,按實際出差天數核定通訊費補貼,標準為10元/人天,最高限額為120元/人月,隨次月工資發放。4.7、由集團公司統一安排調配到異地工作的已婚管理人員,1個月內可報418、次往返工作地與居住地的汽車或高鐵費用。4.8、出差人員報銷差旅費時，需填寫差旅費報銷單，并附出差清單（注明出差日期、事由、地點、到達時間、報銷金額），同時注明有無住宿費，貼上住宿票，其他費用憑發票報銷。4.9、報銷差旅費須在回公司十個工作日內辦理報銷手續，繳還預支差旅費。第十二條 辦公用費用1、辦公費用包括印刷各種帳表、打印紙、辦公用品、筆墨、印制名片、郵寄、書報等費用。由本部或各分公司的綜合辦公室統一負責經辦和管理，并做好采購入庫工作。 2、各部門工作所需用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規定報部門負責人和分管領導審批后，由綜合辦公室統一安排印制。 3、各部門所需辦公用品，統一到綜19、合辦公室領用，并做好領用登記。 4、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。5、個人領用的辦公用品、工具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作變動時，須辦理移交手續，如有遺失，照價賠償。6、綜合辦公室購買辦公用品時，需填報采購計劃經分管領導批準后實施采購，報銷時須附購買清單并加蓋銷貨方章。對于快遞費，可以與取件人采取簽單的形式，定期開發票一次。第十三條 業務招待費1、公務接待應當堅持有利公務、務實節儉、反對鋪張浪費。要根據接待人數合理安排菜色品種和份量，嚴禁大吃大喝，杜絕浪費，做“光盤”行動典范。2、公司或分公司相關部門因公接待須事先經主要負責人或分管負責人審核認可后，嚴格按標準安排接待,原則20、上不允許先斬后奏。參與招待活動的人員中（董事長、總經理及分公司總經理除外），以最高級別的人員為報銷申請人，不得指定下級人員提出申請并自已審批報銷。3、嚴格按照規定標準用餐。本部及有食堂的分公司，應盡量安排在食堂就餐。嚴格控制陪餐人數，接待對象在10人以內的，原則上對口陪餐人數不得超過3人；超過10人的，原則上不得超過接待對象人數的三分之一，特殊情況須經董事長、總經理及分公司總經理審批。4、宴請不得提供魚翅、燕窩等高檔菜肴和用野生保護動物制作的菜肴，不得提供香煙，特殊情況提供酒水須經董事長、總經理或分公司總經理批準。不得安排到私人會所、高消費餐飲場所。5、接待住宿應當在協議酒店安排，執行協議價格21、，并以標準間為主。6、不得組織旅游和與公務活動無關的參觀，不組織到營業性娛樂、健身場所活動，不以任何名義贈送禮金、有價證券、紀念品和土特產品等。7、接待費用報銷憑證應包括接待申請（承辦）單、發票及相關附件，并先經接待批準領導審批。招待費發票統一索取普票，發票內容不得出現“煙、高檔酒、禮品、土特產、服務費”等字樣。8、因員工加班需要發生誤餐費，須先征得分管領導同意，報銷時需注明加班事由、加班人員，經部門負責人和分管領導的審批。9、其它非公招待客人一律個人承擔 。 第十四條 市內交通費市內辦理業務的員工原則上應盡量安排公車或乘坐公交車，特殊情況下需要乘坐出租車或自用車的，必須事先取得部門負責人的批22、準，報銷憑證上需注明時間、路程起始點、外出工作內容。第十五條 車輛使用費所有公車統一歸口綜合辦公室或分公司綜合辦公室管理和調度。1、車輛的使用：員工外出辦事需用車的，應填寫用車登記表，注明派車事由、用車時間、出車地點、預計公里數等信息，綜合辦公室依據各部門工作的輕重緩急和業務的重要性順序派車，統籌安排，合理調配車輛。2、車輛的保管：公司所有車輛鑰匙由綜合辦公室統一保管。未出車時，車輛應停放于公司或分公司指定停車場。3、無論任何時間段，出車返回后，必須將車輛停放在公司或分公司指定的停車場，未經綜合辦公室同意，任何人員不得擅自將公司車開回家存放或開出停車場私用。節假日或業余時間車輛的使用應呈請董事23、長、總經理或分公司總經理批準后方可用車。4、嚴禁公車私用，禁止使用公車參與一切私人活動。5、公司所有車輛統一辦理油卡加油，一車一卡，油卡由綜合辦公室管理，不得外借。除出差可以在異地加油外，均須憑卡加油，否則費用自理。6、因公需自駕車外出辦事，須經董事長、總經理或分公司總經理同意，并嚴格遵守交通法規。7、車輛維修保養時需填制報修單，經綜合辦公室及分管領導同意后方可維修（異地故障電話請示，后補手續）。8、車輛使用發生的加油費、路橋費、洗車費、車險等報銷時應注明費用發生時間、車輛車牌號，不得將多輛車費用合并報銷。維修保養報銷時須附報修單、修理單位打印或蓋章的物料及工時結算單。9、每月綜合辦公室將用車24、登記表、加油回執交財務部，財務部須每月對公司車輛的行駛公里數及用油量進行核查，并及時上報。第十六條 通訊費通訊費按工作需要在定額范圍內執行實報實銷，超支自付。（1）公司本部電話費補貼標準如下表：序號職務類別月補貼標準(元)1黨委書記、董事長7002總經理7003黨委副書記、副總經理5004財務總監5005總經理助理5006工會主席2007中層正職（含副職主持工作）2608中層副職120（2）分公司電話費補貼標準如下表：序號職務類別月補貼標準(元)1支部書記、總經理4002副支部書記、副總經理3003總經理助理2604工會主席2005中層正職（含副職主持工作）1206中層副職80（3）兼任不同職25、務類別的人員，只能選擇一個標準享有電話費補貼。（4）享有上述補貼的人員憑電話費發票在標準內報賬。第十七條 員工培訓費1、培訓費用由公司或分公司的人力資源部門統一備案、統一管理、統一安排。2、費用發生前受訓部門應向人力資源部門申報員工培訓計劃、培訓時間、所需經費，經人力資源部門審核、主管領導審批后送一份至財務部門。 3、費用使用部門應按照計劃在申請范圍內使用費用，報銷時須附上審批單、培訓費發票及相關附件。第十八條 會議費1、各部門因工作需要參加各種會議的，應寫申請報告，詳細注明會議性質、內容、目的、會議地點、參會人數、會議天數及所需經費，后附“會議邀請函”，經部門負責人核實、主管領導簽字后方可前26、往。2、參會人員應嚴格控制費用開支，除會議組織方安排的食宿、交通外，出差期間的費用參照差旅費報銷規定。 3、會議結束后十日內按規定辦理費用報銷手續，報銷單據須附經審批的申請報告及“會議邀請函”。 第十九條 其他費用1、需要外請勞務或零星維修項目，應事先做好費用預算，并經分管領導及總經理或分公司總經理審批同意方可實施。原則上單次費用超過1萬元的項目須簽訂合同，項目完成后應組織相關部門進行驗收。費用支付時須附上發票、合同或結算清單、驗收單等資料，按審批流程報銷。2、水電費、物業管理費、固定電話費、社保等固定費用，由經辦人員根據真實合法單據按流程申請報銷。未涉及的其它事項發生的費用，根據實際情況，由27、經辦部門上報主管領導酌情處理。第五章 生產性日常費用管理第二十條 生產性日常費用管理1、各分公司因生產需要發生日常維護維修費、零星勞務等，須向所在企業的生產技術部（各分公司可根據實際情況指定對口部門）提出，由生產技術部做好預算報分管領導及分公司總經理審批后方可實施。2、原則上單項費用超過3萬元的項目須簽訂合同，并在項目完成后由生產技術部組織相關部門驗收（各分公司可根據實際情況確定）。相關款項支出時須附上審批會簽單、合同或結算清單、發票及驗收單等資料，按審批流程報銷。第二十一條 與生產相關的物資采購、大中修及技改工程等項目的實施及流程，按照物資采購管理規定、專項工程管理規定執行。第六章 附則第二十二條 本制度自公布之日起執行。第二十三條 公司本部及各分公司有關其他與本制度相抵觸的,以本制度為準。 公司出差審批表出差人填寫申請人申請部門出差事由及天數出差隨行人員出發地目的地交通工具時間拜訪目的領導批示：分管領導：部門負責人：出差人：公司接待審批單申請部門申請人接待類別餐飲（ ）住宿（ ）會議（ ）其他（ ）接待標準接待對象、人數及內容接待時間接待地點陪同人員費用情況領導批示：分管領導：辦公室負責人：部門負責人：