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1、公司所需文件及記錄工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.目的：統籌管理本公司管理有效運作所需文件,確保文件的有效性,并使公司各部門能合理地獲得并使用正確的文件。2.范圍：本公司日常管理有效運作的流程、各類管理卡、規范、標準、方案、表格、管理制度以及外來文件或電子文件均屬之。（技術類文件由生技部統籌管理）3.定義：3.1外來文件：本公司范圍之外的機構所提供的文件，如客戶資料、法律法規等。4.工作內容：4.1 文件制作:由各部門負責人按日常工作所需進行策劃，或由公司按發展所需進行確定所需制訂的文件主題，安排各2、部門對應工作負責人進行撰寫，文件格式由文管中心統一安排、確保文件清晰,易于識別。4.2文件在正式發行前，需根據需要安排相關人員共同對文件內容進行研討，撰寫人再根據研討結果對文件進行調整，再交由各相關部門負責人進行會簽，最終交由總經理批準,會簽人員若有休假,則由上一級主管或職務代理人簽核。4.3 文件編號:目前公司實施的文件按如下規則進行編號： HZ-P-00 HZ：恒正簡稱 P：部門簡稱 00：流水號技術類文件由技術部門進行編號；外來文件不予編號，由辦公室采用登記表進行登記管理。4.4文件版本管理:文件若有不合現狀需修改、增訂者,由提議部門填寫文件制訂(修訂)申請單,提出修訂原因,交原擬案部門3、研討修改,送上級主管批準,由辦公室進行修訂、更換,文件修改后，版本號上升一位流水號，當修訂次數超過9次時，則版本號字母更改為下一字母。為考慮節約成本,如修改內容較少時，辦公室根據實際情況可只對修改當頁進行更換或利用文件修改章進行明確標示，但需在封面修訂記錄欄上進行簡要記錄,修訂次數可無限制延伸，修訂日期為該次更換之日期。4.5文件分發回收: 經會簽發行之文件,由辦公室以文件總覽表列帳管理,并依所需分發的部門,影印相應分數,加蓋“受控文件”章后發行。文件修訂及廢止時,舊版失效之文件應于新版文件頒布發行時即刻回收。舊版之原案由辦公室加蓋 “作廢暫留”章,并寫上日期,加以保存,需與有效之新文件分開。4、 對外發行之文件,由適當之對外部門填寫文件增(補)發申請單,經制訂部門主管簽核,呈總經理人員核準后,方可由辦公室登記入冊、發行,失效文件不予回收。 外來文件分發:各部門如收到外來文件,應交由辦公室統一處理,登記于外來文件登記表上,進行歸檔,如文件需分發至其它部門,由辦公室按實際需要,確定分發部門及份數,并做好簽收記錄,登記在外來文件登記表上，同時加蓋發行章進行控制。 外來文件之更改:.1 外來文件變更:外來標準發行新版本且為本公司采用時。客戶提供之規格、圖樣等變更時。技術參數發生更改時。.2 外來文件若有更改通知,則由辦公室在外來文件登記表上找出簽收記錄,在備注欄內注明“更正”。如有分發,依原5、部門重新分發,舊版文件收回,銷毀或蓋作廢章處理。.3 技術資料發生局部更改時,由發文部門通知各接收部門,可在原分發資料上進行修改,并在收發登記表上注明“更正”,將函文附于原件上。4.6 文件增補發作業： 各部門如須增發文件，應填寫文件增補發申請單。提出申請，并經其主管審核，副總經理以上人員核準后，由辦公室發行。 若文件遺失或破損時，須由責任部門填寫文件增補發申請單。提出補發申請，經審查、核準后，由辦公室發行。4.7 文件保存、銷毀作業： 文件保存：.1 經頒布發行之全部原稿文件，由辦公室以文件總覽表列賬管理。.2 經發行之文件，現場使用的應分類置放于適當場所，非現場使用的由收件部門依文件類別集6、中保管。.3 外來文件的保存： 所有外來文件與資料都應妥善保存，避免受潮受損。 特殊機密文件由對應部門主管保存。 傳真類：各部門應在接收傳真資料時復印保存，以免傳真紙失效。 計算機軟件檔案應備份保存。 外來文件保存期限由部門主管依實際情況決定。 文件銷毀：文件如需銷毀時，由辦公室負責收回并在正面加蓋作廢文件章。背面如可利用則進行利用，如不可利用則銷毀。文件原稿不進行銷毀，不可挪作他用，由辦公室加蓋“作廢暫留”章加以保存。其它文件由各部門視需要自行決定銷毀與否。如不進行銷毀時，應能夠清楚識別其狀態以免誤用。4.8 文件管理： 辦公室：.1 辦公室設專人管理，以確保文件之正確使用。.2 經發行之文7、件的全部原稿由辦公室依文件類別在計算機中備份存盤。 使用部門：.1 分發至各部門的正式文件，嚴禁影印及私自借予非相關人員或帶出廠外。.2 現場部門使用的文件必須置于作業場所適當位置。.3 非現場部門使用之文件必須由部門派專人集中保管，但應便于取閱。.4 使用者不得在正式文件上標注文字、符號，不得隨意修改文件內容。4.9 文件借閱：當各部門有需要向辦公室借閱文件時，借閱者須經部門主管核準后，再由辦公室備案，方可借閱文件。如向其它部門借閱相關文件時，應取得該部門主管的許可。4.10文件評審:文件制訂初期,文件制訂部門應召集與該文件內容相關的部門人員，對新訂文件內容進行統一研討,待取得一致后該文件方8、可生效。制訂部門也可根據實際情況以文件傳閱單的形式由相關的人員對文件內容進行評審，待取得統一意見后該文件方可生效。文件修訂時,修訂部門亦可根據需要召集相關作業部門人員對新訂文件內容進行評審,待取得一致后該修訂內容方可生效。4.11 電子資料管理：由資訊管理人員根據公司實際編制相關管理辦法進行有效管理。4.12表格、記錄管理：4.12.1空白記錄表格的編制、審批由主要使用部門組織編制，其部門負責人負責審批。為利于統一管理，所有空白表格均須進行編號，編號原則如下：例：HZ-001/A。 HZ代表人事，001代表流水號，A代表表格修訂次數。各部門取部門前兩個中文字的拼音第一個字母作為部門代碼，將部門9、編制的表格統一進行編號，制作所有使用表格的清單，連同編號、空白表格樣版一并送交辦公室。4.12.2標識、歸口、編目、保存期限:1) 空白記錄表格由主要使用部門管制，將原版格式交由辦公室文件管理員統一歸口管理。辦公室文件管理員編制記錄總覽表，其中應根據產品的保質期、保修期、壽命期、法律法規要求的保存期及合同的有效期等規定出記錄的保存期限（保存期限由該記錄的形成部門進行規定）。2) 已填寫的記錄由規定的保存（發出與送達）部門按易于識別、查閱和檢索的原則進行歸口管理。在歸檔時進行按類別編目和標記，以方便檢索。3）各部門人員在接收記錄時，應檢查記錄項目填寫是否齊全，確保所收集的記錄有效。4.12.3記10、錄空白表格的使用和填寫規定4.12.3.1辦公室文件管理員根據記錄總覽表，將最新版本的空白表格復制或印刷后發放給使用部門。4.12.3.2記錄人員應清楚地填寫記錄的每項內容，確保記錄完整、準確、清晰，反映實際情況。4.12.4管理、保護和過期處置4.12.4.1各部門應確保記錄的貯存地點、貯存方式、貯存環境適宜，同時注意防潮、防蛀、防止丟失、防止混亂，使記錄在保存期內不會丟失、損壞或變質。4.12.4.2必要時，辦公室可檢查各部門對記錄的管理和保存情況，查看是否符合規定的要求，確保記錄方便存取、檢索，在保存期內不會丟失、損壞或變質。4.12.4.3對于超過保存期限的記錄，由各部門整理后，報部門11、負責人審批后，統一銷毀。4.12.5空白記錄表格的增減、更改:1) 記錄表格類別的增減通過修改相應程序文件的方式進行。2) 同一類別記錄表格的增減，根據各項工作任務的策劃結果直接確定。3) 修改：提出部門填寫文件制訂修訂申請單，部門負責人確認后，由引用該記錄的文件審批崗位審批。4) 更改申請獲得批準后，由文件管理員按要求對記錄進行修改，并進行記錄。5) 辦公室文件管理員按記錄總覽表的規定將最新的版本的空白表格復制并發放給使用部門，收回舊版的空白表格并對其使用加以限制。5.管理約定：5.1未按本文件規定要求使用統一格式編寫文件或未按程序進行會簽者，罰款5元/次；5.2未經許可私自影印文件者，每次對責任人罰款20元；5.3未經許可私自對文件內容進行修改者，每次對責任人罰款10元；5.4文件因管理不善導致有亂涂亂畫或損壞者對其部門負責人罰款10元/份，導致文件丟失者罰款20元/份；5.5將有效文件私自挪作他用者，每次對責任人罰款20元；5.6私自將公司文件或電子檔案傳遞給外部人員或機構者處罰50元/份（正常業務往來除外），造成公司機密外泄者按公司相關規定進行處理。6.記錄表格：（略）