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1、集團內各公司部門工作費用報銷管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 費用報銷管理制度第一章總則第一條：目的為了加強公司內部管理，規范公司費用報銷流程,合理控制費用支出，特制定本制度。 第二條：適用范圍本制度適用集團內各公司各部門。 第二章費用報銷制度及流程第三條：原始憑證有效性的規定：1、報銷人須取得真實合法的原始憑證。有效發票至少需要印有兩個章：國家或地方稅務局專用章+發票專用章，如少其中一個章，發票無效。財政機關批準并統一監制的行政事業性收據；郵政、銀行、鐵路系統的各類帶印戳的收據、支出證明單；原始憑證不得涂抹2、刮擦，內容和項目必須齊全；報銷時弄虛作假、虛報冒領者，除必須退回所報銷金額外，還要處以所報銷金額1-3倍的罰款，情節嚴重者，公司將給予包括開除在內的處分。2、取得費用報銷的發票時，應要求開票人在“客戶”處填列“上海*電子科技有限公司”，且金額大小寫須一致，開票日期、收費項目等項目須清楚，并加蓋收款單位財務專用章或發票專用章；3、經辦人員因特殊原因確實不能取得合法憑證時，須經副總級以上領導同意，報銷時憑副總級以上領導批示的情況說明，用同類發票抵沖；非正式發票或收據不得作為報銷憑證；一旦發現假票和不合規定的發票，公司可以拒絕報銷，由此造成的損失由個人承擔；第四條：費用報銷單填寫及票據粘貼要求：13、出差人在填報費用時須提供費用清單（按長途交通費、住宿費、市內交通費、招待費或餐補費用、其他費用等項目分類匯總，并將相關標準在報銷單空白處用鉛筆注明）；報銷單據填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改； 2、報銷單據一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫；所有簽名必須中文、全名親筆簽名，同時請注明簽字時間；如有特殊情況需代簽的，必須簽上代簽人姓名后面加“代”，并且所有簽名都要簽上當天日期。如有涂改，則在涂改處簽上本人姓名。3、所有報銷事宜都必須由當事人（或其委派的代理人）填寫，并在“報銷人”處簽名；涉及多人同時出差、費用又同時報銷的，所有報銷人都必須在“報銷人”處簽名。報銷人必須按規定的報銷內容填列完整，對報銷費4、用的真實性、合法性、合理性負責；任何人不得以任何理由委托、指派財務人員填寫、粘貼報銷單；當事人委派的代理人填寫、粘貼報銷單時對報銷單據真實性、合法性、合理性的責任，由委托、指派人簽名負責；4經辦人差旅費報銷單與后面的原始憑證粘貼單須大小一致，各票據不得突出于報銷單和粘貼單之外（票據過大時應按報銷單大小折疊好）； 5各票據應均勻貼在報銷單封面后的粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致；若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼；報銷單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列；報銷票據在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；6報銷單椐各項目5、應填寫完整，大小寫金額要一致，并經部門領導批準才有效；報銷單據不得涂改，粘貼好后請仔細核對金額，票據金額與填寫金額不符，財務不予報銷。7有實物的報銷單據須由驗收人驗收后在發票背面簽名確認，需入庫的實物單據應附入庫單；出租車票據需注明業務發生時間、起止地點、人物事件等資料，每張出租車票背面需有部門主管簽字確認；第五條：報銷原則在一個預算期內(一個月)，經辦人各項費用的累積支出原則上不得超出預算，超出預算部分不予報銷。第六條：費用報銷基本流程：部門審查財務一審財務二審金額在1萬以下財務總監審批經辦人填寫報銷單金額在1萬以上董事長審批第七條：其他方面的要求1、報銷時，票面金額與實際發生金額不一致時，6、按實際發生金額為準，但報銷金額不得高于票面金額；2、費用報銷審核審批程序中各責任人必須恪盡職守、嚴格把關，財務部將把各責任人的執行情況匯總到人事部，作為績效考核的依據；3、出差因故不能按時返回所產生的費用，必須報相關領導請示；未經批準的各項開支，由個人自行承擔；借故延長出差時間者，其相關費用自理；如發現報銷申請有弄虛作假，公司除將追回所領款額外，還視情節給予處罰，對相應個人處以其不當收入的2倍罰款；4、對于不按照報銷費用標準及流程進行且未得到董事長特批的費用，一律不予報銷，相關費用由報銷人自行承擔。第八條：差旅費用報銷標準1、差旅費提報：計劃出差人員于每月20日提報下月出差計劃，并于正式出差時7、間一周以前向部門負責人遞交由公司董事長簽批好的出差申請表，后由公司指定人員安排訂票或者按照公司要求自行訂票，并將出差計劃的執行情況交人事部備查。 2、差旅費內容：（1）、長途汽車、火車、船舶、飛機票 （2）、市內公共汽車、地鐵、出租車票（3）、住宿費（4）、出差餐費 （5）、其他伴隨出差發生的正當費用 3、差旅費中長途交通費用項目報銷標準 交通工具職位省際（出差起訖地直線距離超過800公里）市際總監及高級經理以上職級飛機經濟艙6折以內/高鐵二等座/普通火車軟臥高鐵二等座/普通火車軟臥/長途大巴大區經理、區域經理、大客戶經理及同等職級飛機經濟艙5折內/高鐵二等座/普通火車硬臥高鐵二等座/普通火車8、硬臥/長途大巴銷售主管、銷售助理、普通職員及同等職級高鐵二等座/普通火車硬臥高鐵二等座/普通火車硬臥/長途大巴3.1長途交通費說明： 出差起訖地直線距離超過800公里或總監級別及以上方可搭乘飛機；總監級別以下員工如遇特殊情況確需搭乘飛機的，需在出差申請單上特別注明，總監級別及以上負責人批準后，經董事長審核簽字后方可憑出差申請單訂票；乘坐火車出差的，時間在晚間且乘坐時長超過6小時的可乘坐硬臥；如遇特殊情況的，亦需總監級別及以上負責人批準；如遇突發狀況需要改變原定行程的，經總監級別及以上負責人審核，董事長批準后方可實施，并按規定報銷發生的費用；未經允許私自改變行程且未得到批準的，公司將不予報銷。39、.2 火車乘坐時間在3小時以內的，只能選擇火車硬座。 3.3 除長途大巴車外，飛機、火車票由公司指定人員根據需要統一預定和支付。銷售人員應提前按行程計劃向公司指定訂票人員說明，確保能訂到合適票。4、差旅費中其他項目各級別標準：4.1 各級別國內差旅標準(人民幣)：級別住宿費（上限 元/天）餐費補貼（不含上海市區）（元/天）市內交通費（元/天）一般地區特區董事長全部實報實銷總經理/副總經理/總助35040080全部實報實銷總監/高級經理28035070全部實報實銷部門經理/大區經理/區域經理/大客戶經理22028060據實報銷（上限50元/天)主管18022050據實報銷（上限50元/天)普通職10、員18015040據實報銷（上限50元/天)4.2 各級別國際差旅費標準(人民幣)：級別住宿費（上限 元/天）餐費補貼（上限 元/天）市內交通費（上限 元/天）歐、美、日其他地區歐、美、日其他地區董事長全部實報實銷總經理/副總經理/總助1000800500400全部實報實銷總監/高級經理800600400300全部實報實銷部門經理/大區經理/區域經理/大客戶經理600400300200據實報銷（上限50元/天)主管500300200100據實報銷（上限50元/天)普通職員500300200100據實報銷（上限50元/天)注：1、特區是指直轄市、省會城市、副省級計劃單列市；一般區域是指除了特區以11、外的大陸地區城市；歐、美、日指的是歐洲發達國家、美國和日本；2、總監及高級經理人員以上因公有超標準費用項目須書面申請或電話請示董事長，同意后方可支付；在報銷時，必須附董事長簽批的書面申請或由董事長直接審批該項費用；否則一律不得報銷，費用由自己承擔；3、酒店和住宿由公司指定人員根據需要統一預定和支付，住宿人員在退房后開具正規的發票；如果在外特殊時候由客戶安排住宿的，公司不再報銷住宿費；如住宿費用實際發生額低于報銷標準的，以實際發生額為準；因特殊情況需要超額住宿的，必須事先書面申請或電話請示董事長同意后方可執行，但在報銷時，須附董事長簽批的書面申請或由董事長直接審批該項費用；否則一律不得報銷，費用12、由自己承擔；4、業務出差中，總監級別以下同性別同事一同出行一地的必須合住一室，同住一間的標準可以以職級較高的人員對應的標準進行費用報銷；總監及以上級別同性別同事一同出行一地，盡量安排合住一室，具體按實際發生金額報銷；5、如發生業務招待費用的當日報銷餐費補貼減半；如果在當天12點前出差，餐費補貼算一整天；在12點后出差餐費補貼算半天；在晚上7點以后出差，餐費補貼從第二天算起；6、員工在上海本地外出公干誤餐費或加班餐補報銷標準為 15元/人；7、如外出招待客戶，不得領取此項餐補；8、員工加班餐補需向部門負責人提出申請，經總監級別及以上領導簽字確認后方可報銷；9、其他伴隨出差的正當費用：在費用合理合13、法合規的情況下，憑正規發票報銷。第九條：辦公用費用管理1、辦公費用包括采購費包括采購行政資產、辦公用品（含電腦、打印機等）。2、辦公用品采購費用報銷時須提供采購入庫單和正規發票，如遇集中采購和大宗采購，采購部門需提供比價記錄和正規采購合同。3、各部門工作所需用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規定報部門領導審批后，由行政部統一安排廣告公司印制。4、各部門所需辦公用品，月底前在U8系統中填寫“采購申請單”，經部門和公司領導審批后，由行政統一采購；5、各部門所需購置的辦公用品，統一到行政部領用，并辦理領用登記，同時記入部門費用；6、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。7、個人領用的辦14、公用品、工具量具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作變動時，必須辦理移交手續，如有遺失，照價賠償。8、公司辦公費用報銷必須嚴格按公司費用審批程序執行，對各部門每月超出預算的所有辦公費用將不予審批；第十條：業務招待費管理客戶來訪接待標準和招待費標準客戶級別陪同接待人員招待費標準（上限）關鍵客戶副總級及以上人均200元重要客戶總監及以上人均150元一般客戶大區經理、區域經理、大客戶經理及同等職級人均100元1、客戶來訪，由該區域市場具體負責人提前制定好接待流程，并全程安排好接待細節，提前通知好相關陪同接待人員，客戶來訪前，應提前和客戶約定時間，盡量將接待時間安排在工作日，如有特殊情況，需向部門負責15、人提出申請，經副總級以上領導批準后方可執行；2、外部公關費用應盡量避免，如確需要發生招待費用的，參照招待費標準，以實際發生費用為準；超標準接待或總價消費在人民幣500元以上的交際費用，需在費用發生前提請副總級以上領導批準后方可執行；報銷時需寫明事由（有副總級以上領導簽字和參與人員信息表并附主要客戶名片復印件），且需票據與費用匹配的當地正規有效發票方可報銷；發票適用情況請參見各地稅務局具體規定，如有疑問可咨詢當地稅務機關。發票信息查詢參見上海稅務局網：第十一條：市內交通費1、員工本地外出公干，公交、地鐵等公共交通工具優先，特殊情況經副總級以上領導批準方可打車；報銷車費時需詳細注明事由和起始地點，16、并有副總級以上領導簽字；2、出租車費用：部門經理以上職級可根據實際情況需要自行選擇；部門經理以下職級人員在時間緊迫按照正常計劃安排不過來，需要拜訪重要客戶或處理重要事務，可在副總級以上領導的批準下選擇乘坐出租車，但在報銷時，須附副總級簽批的書面申請或由董事長直接審批該項費用；否則一律不得報銷，費用由自己承擔；3、地鐵公交車費用：地鐵和公交車費用憑發票報銷，特殊情況下沒有發票的，報銷時部門負責人依照銷售行程審核屬實的，憑副總級以上領導批示的情況說明，可憑其他發票抵消；4、如使用公司公務車輛外出辦事，不允許再報銷車費；使用自用車輛者，油費、停車費和過路費可以實報實銷（在使用之前，必須得到董事長的批17、準，在報銷時須附董事長簽批的書面申請或由董事長直接審批該項費用；否則一律不得報銷，費用由自己承擔）；第十二條：通訊費 1、凡由公司負責統一充值的工作手機號碼，僅限工作用途，超出標準部分由各使用人承擔；享受話費補貼的人員不得再報銷電話費，特殊情況發生的費用由董事長特批；2、公司為關鍵人員辦理統一的電話號碼及相對應的通信套餐，電話號碼屬于公司所有，員工離職后必須交回；所有人員必須保持24小時開機，如果在連續2小時內（飛行時間除外）發現仍然處于關機狀態，當月電話費全部由個人承擔（享受話費補貼的人員在工資中扣除）；第十三條：快遞費1、員工因公如需發送快遞，應填寫快遞申請單，需寫明選擇的快遞公司、送達快18、遞的地址、事由、發送時間，交所屬部門負責人簽字并確認，行政部審批后，交門衛室，月底由行政部按部門匯總統計，經財務部復核后統一與快遞公司結算。2、行政部門要做好統計工作，在送財務審核付款前，交由發送快遞部門的部門領導審核簽字確認，計入該部門的費用。3、托運費報銷，附上物流部領導審核并簽字確認的托運登記表及托運回單，填寫費用報銷單；第十四條：其他事項未涉及的其它事項發生的費用，根據實際情況，由財務部上報董事長酌情處理。 第三章借款標準第十五條：借款標準 1、員工因公（因私一律不予借支）需要借款，不允許超過500元，超過時須有公司擔保人（未特別指明擔保人時，現金借款單上的部門負責人為默認的擔保人，借19、款人未能償還借款，由擔保人承擔連帶還款責任）；2、試用期員工原則上不允許借款，確需借款的由主管領導擔保，方能辦理手續，若借款人未能償還借款，主管領導應負連帶責任。 3、員工因公需要借款時，應合理預計所需金額并填寫借款單，經董事長批準后，方可到財務部領取現金；在原有借據未辦理報銷手續或未還清欠款的不得再借。4、 員工完結事務后，在報銷時扣回借款，交回剩余現金。因特殊原因當時不能扣回借款或交回現金的，在本月發放工資時扣回。 第四章費用審批管理第十六條：費用審批管理1、公司所有貨幣資金收付均按照審批權限審批，金額1萬元以下由財務總監批準；金額1萬元以上由董事長批準。2、在緊急情況下，董事長可直接通知20、出納付款制單，經財務總監復核后予以支付，事后由出納負責補辦審批手續。3、報銷人徇私舞弊、弄虛作假，對違規違紀金額不予報銷；對已經報銷的，除退回違規報銷金額外，同時對報銷人予以違規報銷金額13倍的罰款，情節嚴重者一律開除并做進一步處理。 4、審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽字準予報銷的，對審核人及審批人予以違規報銷金額10%-30%的罰款。5、費用審核人在收到報銷單據后應審核報銷單據是否填寫、粘貼規范，是否經過有效批準，所附單據是否合法合規等，對符合要求的報銷單據應及時審核并按照審批權限審批后交給出納付款。6、出納收到報銷單后應檢查部門負責人、批準人、初審、二審簽名是否齊全，對審批手續齊全的報銷單據應及時給予報銷、支付，對于不符合審批手續的報銷單出納有權拒絕報銷、付款。第五章附則第十七條：本制度解釋權和修改權歸公司所有。第十八條：本制度從董事長批準之日起生效。