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1、公司文件資料歸檔、調(diào)閱及銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為了更進一步規(guī)范公司的文件資料管理, 完善公司文件資料的歸檔,實現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:1、行政類: 本公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要。公司各類證照。2、經(jīng)營業(yè)務類: 公司規(guī)劃、年度計劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項目方案等。3、人事類: 勞動人事檔案、勞動工資檔案等。4、財務類2、: 各種財務票證、票據(jù),財務審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料等。5、音像類: 公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。二、公司文件、資料歸檔的編制及編號公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合: 統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關市新江控股資產(chǎn)營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第個字母, SXK冠以編號之首。2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類; 2經(jīng)營業(yè)務類; 3人事關類; 4財務類; 5音像類。3、公司文件、資料的歸檔編號3、按照入檔時間的先后,以百位數(shù)進行歸編。4、公司文件、資料的歸檔,應根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA” 代表重要級,“AAA” 代表機密級。“A”一般級文檔包含: 公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經(jīng)營項目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。“AAA”機密級文檔: 內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項4、目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-發(fā)布年號-歸檔序號-受密級。例如: 將 2010年第份歸檔的公開發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-2010-001-A三、公司文件、資料檔案的的保管、調(diào)閱與移交1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號后形成文件檔案,并根據(jù)文檔的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。其中: 股東會、董事會、監(jiān)事會專項文檔由董事會秘書負責保管; 人事專項文檔由人力資源部負責保管;財務專項文檔由財務會計部負責保管;其它文檔均由總經(jīng)辦指定專人負責保管。2、巳歸檔的公司文件、資5、料,由專管員負責填寫文檔管理登記冊,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。3、公司文件、資料檔案必須依照職務級別進行調(diào)閱。調(diào)閱時須填寫文檔調(diào)閱申請單。一般級公司文檔,須經(jīng)主管領導批準方可調(diào)閱。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可調(diào)閱。機密級公司文檔, 須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調(diào)閱。4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱, 須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱 。5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫文檔移交清冊,文檔移交清冊一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。四、公司文件、資料的歸檔保存期限1、永久保存: 本公司章程、股東名簿、股東會、董事會6、監(jiān)事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章制度、不動產(chǎn)所有憑證、債權債務憑證。公司規(guī)劃、年度計劃、年度經(jīng)營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統(tǒng)計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。2、十五年保存: 根據(jù)需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料各種財務票證、票據(jù)等按國家相關規(guī)定執(zhí)行。3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結后的項目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經(jīng)核定己完結且無必要保存的文檔。五、公司文件、資料檔案的銷毀1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。2、待銷毀的文檔由專管員填報文檔銷毀申請單,并經(jīng)相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可銷毀。機密級公司文檔, 須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可銷毀。3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫文檔銷毀登記表。4、文檔銷毀申請單和文檔銷毀登記表各式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。六、其它 本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善, 過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執(zhí)行。各關聯(lián)公司可參照執(zhí)行。本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。