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1、公司來(lái)賓接待、文件發(fā)放及存檔管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 制度公司來(lái)賓登記、接待管理制度簽發(fā)簽發(fā)日期文件編號(hào)總頁(yè)碼1內(nèi)容一、 公司服務(wù)臺(tái)工作人員負(fù)責(zé)來(lái)訪者接待、登記工作，并建立來(lái)賓登記簿。二、 對(duì)來(lái)訪者登記姓名、來(lái)訪部門(mén)、來(lái)訪人、時(shí)間、事由等后，發(fā)“來(lái)賓卡”。三、對(duì)總經(jīng)理的客人應(yīng)及時(shí)與辦公室聯(lián)系，由辦公室通報(bào)總經(jīng)理，對(duì)需等待的客人應(yīng)主動(dòng)遞送茶水。四、服務(wù)臺(tái)工作人員需熟悉各部門(mén)內(nèi)線電話，有來(lái)訪者立即電話通知被訪者。五、來(lái)訪者離去時(shí)，及時(shí)將“來(lái)賓卡”收回，在登記本上注明結(jié)束時(shí)間。六、服務(wù)臺(tái)工作人員不得擅自離崗2、，如有特殊原因，應(yīng)及時(shí)通知辦公室，辦公室安排有關(guān)人員接替。七、前臺(tái)人員工作時(shí)間早8：30至晚6：00。執(zhí)行部門(mén)： 責(zé)任人簽名：制度商務(wù)中心管理制度簽發(fā)簽發(fā)日期文件編號(hào)總頁(yè)碼1內(nèi)容 一、公司商務(wù)中心負(fù)責(zé)打印、復(fù)印公司各部門(mén)的文件材料。二、凡需商務(wù)中心打印的文件、資料須經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審查在原稿上簽字，再填寫(xiě)商務(wù)中心打印文稿審批單，經(jīng)辦公室審批簽字后，方可打印。三、商務(wù)中心應(yīng)建立打印、復(fù)印登記簿，對(duì)各類(lèi)文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要求統(tǒng)一登記，并根據(jù)重要、緊急程度，安排工作。 四、對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文件資料，做好登記，并在月底作統(tǒng)計(jì)核算，費(fèi)用記各部門(mén)。 五、商務(wù)中心的工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完3、成任務(wù)，并及時(shí)通知有關(guān)人員取回打印件或復(fù)印件。六、商務(wù)中心只負(fù)責(zé)打印或復(fù)印，打印稿的校對(duì)工作由供稿部門(mén)負(fù)責(zé)完成。七、文件打印、修改完必，取件人需將原稿與打印件清點(diǎn)后簽字，方可取回。八、工作人員應(yīng)樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印件、復(fù)印件截留或?qū)?nèi)容透露給他人。九、商務(wù)中心的計(jì)算機(jī)、復(fù)印有專人使用、保管，非本室人員未經(jīng)允許不得隨意動(dòng)用。執(zhí)行部門(mén)： 責(zé)任人簽名：制度辦公室及辦公區(qū)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)簽發(fā)簽發(fā)日期文件編號(hào)總頁(yè)碼1內(nèi)容一、 辦公室及辦公區(qū)的衛(wèi)生由保潔員負(fù)責(zé)打掃。 二、辦公室衛(wèi)生每日應(yīng)早晚兩次打掃清理。早8：30以前保潔將各辦公室及會(huì)議室清理干凈。晚6：30以后，開(kāi)始徹底清掃辦公室。 三、辦公區(qū)衛(wèi)4、生每日隨時(shí)清掃，保持環(huán)境整潔，空氣清新，每晚7：00后做徹底清掃。四、保潔員打掃辦公室衛(wèi)生時(shí)，應(yīng)先將桌面、電腦、打印機(jī)用干凈抹布擦拭干凈，然后將紙婁內(nèi)廢棄物倒掉，更換垃圾袋，用掃帚將地面清掃一便后再用墩布將地面擦拭干凈。五、保潔員打掃總經(jīng)理辦公室及會(huì)議室時(shí)，有高檔辦公桌、會(huì)議桌的，應(yīng)先噴碧麗珠后，再用干凈的干抹布擦拭。六、辦公區(qū)、樓道的地面、墻面隨時(shí)擦拭，保持整潔干凈、要經(jīng)常噴灑空氣清新劑。七、辦公區(qū)衛(wèi)生間應(yīng)隨時(shí)打掃，倒紙婁、用清水沖刷地面后，用干墩布擦干，衛(wèi)生間應(yīng)保持干凈清潔、無(wú)異味。八、保潔員每日打掃完衛(wèi)生后，應(yīng)將抹面、墩布清洗干凈、晾曬，保持干燥無(wú)異味。 執(zhí)行部門(mén)： 責(zé)任人簽名：制度文件5、發(fā)放、存檔管理辦法簽發(fā)簽發(fā)日期文件編號(hào)總頁(yè)碼1內(nèi)容一、 公司各職能部門(mén)設(shè)有專人負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、存檔工作；二、 文件起草打印完畢，需經(jīng)本部門(mén)主管審核簽字，報(bào)公司總經(jīng)理審批簽字后，方可下發(fā)。三、 建立文件發(fā)放登記表，登記表將記錄文件名稱、發(fā)放時(shí)間及各部門(mén)、收件人等內(nèi)容。 四、發(fā)文部門(mén)持所發(fā)文件及文件發(fā)放登記表，由各部門(mén)收件人簽字后領(lǐng)取文件。五、 文件登記表與所發(fā)文件一并存檔。六、 各部門(mén)建立本年度各類(lèi)文件文件夾，文件根據(jù)文號(hào)編排順序放入文件夾。 七、每月對(duì)文件夾內(nèi)的文件進(jìn)行整理，如有遺漏，盡快與發(fā)文部門(mén)聯(lián)系補(bǔ)齊。 八、年底將所有文件夾內(nèi)的文件整理、分類(lèi)、裝訂成冊(cè)，存入文件柜備查。九、公司重要文件按6、年度、類(lèi)別裝訂造冊(cè)，存入文件柜中，在文件柜門(mén)上附有柜內(nèi)文件目錄。十、凡借閱重要文件者，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意簽字后，到辦公室打借條，辦理借閱手續(xù)。十一、借閱文件要按時(shí)歸還，撤消借條。十二、對(duì)于重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，經(jīng)部門(mén)主管審核同意，報(bào)辦公室粉碎銷(xiāo)毀。執(zhí)行部門(mén)： 責(zé)任人簽名：制度公司介紹信管理辦法簽發(fā)簽發(fā)日期文件編號(hào)總頁(yè)碼1內(nèi)容一、 公司介紹信分給幾個(gè)職能部門(mén)管理使用。二、領(lǐng)取空白介紹信的職能部門(mén)需嚴(yán)格履行登記簽收手續(xù)。三、 使用介紹信者，應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由職能部門(mén)介紹信管理者根據(jù)情況填寫(xiě)。四、 使用介紹信者的身份與事由要嚴(yán)格審核。用信人的姓名、身份、人數(shù)、事由寫(xiě)填寫(xiě)清楚。五、因情況變化7、，介紹信領(lǐng)用人沒(méi)有使用介紹信，應(yīng)立即退還，未及時(shí)退還的，介紹信的管理者應(yīng)立即收回。六、如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失，領(lǐng)用人應(yīng)立即向公司反映，以便及時(shí)采取相應(yīng)措施。七、介紹信要有編號(hào)和騎縫章。存根和發(fā)出的介紹信要一致。 八、介紹信的存根要妥善保管，按保密要求歸檔，保管期三至五年。 九、介紹的管理者應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行使用介紹信的簽批手續(xù)，嚴(yán)禁發(fā)出空白介紹信。執(zhí)行部門(mén)： 責(zé)任人簽名：制度辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放制度簽發(fā)簽發(fā)日期文件編號(hào)總頁(yè)碼1內(nèi)容 一、公司設(shè)有總務(wù)人員負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放、登記工作。二、為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)，所有辦公用品都由總務(wù)管理員統(tǒng)一訂購(gòu)。 三、管理員將根據(jù)辦公用品的庫(kù)存量及消耗8、，確定訂購(gòu)數(shù)量。 四、對(duì)有些部門(mén)提出的特殊需求，可選擇直接去商店購(gòu)買(mǎi)。五、 根據(jù)商品購(gòu)進(jìn)價(jià)格，制作辦公用品價(jià)目表。六、 公司內(nèi)部購(gòu)買(mǎi)辦公用品，需執(zhí)內(nèi)部代金券，價(jià)格與購(gòu)進(jìn)價(jià)等同。七、 管理員須清楚的掌握辦公用品庫(kù)存情況，經(jīng)常整理清點(diǎn)，庫(kù)存不足及時(shí)購(gòu)進(jìn)。八、 設(shè)立內(nèi)部購(gòu)、銷(xiāo)登記臺(tái)帳，每月統(tǒng)計(jì)、公布發(fā)放數(shù)量、費(fèi)用公布。執(zhí)行部門(mén)： 責(zé)任人簽名：制度辦公室日常工作安排管理制度簽發(fā)簽發(fā)日期文件編號(hào)總頁(yè)碼1內(nèi)容 一、整理總經(jīng)理辦公室，備好茶水。二、整理副總前日工作日記，摘抄重點(diǎn)一并報(bào)送總經(jīng)理辦公室。三、各部門(mén)文件報(bào)總經(jīng)理簽批、各店、各部門(mén)支票申領(lǐng)整理報(bào)副總簽批后上報(bào)總經(jīng)理；四、各種會(huì)議記錄、考察報(bào)告、副總級(jí)9、每周工作日程、月工作總結(jié)等的收集上報(bào)。五、報(bào)刊、信函的整理報(bào)送。六、辦公用品的整理、發(fā)放、登記、購(gòu)買(mǎi)。七、各類(lèi)文件的整理、分類(lèi)、存檔工作。八、日常工作完善，接聽(tīng)電話、接待客人。 執(zhí)行部門(mén)： 責(zé)任人簽名：制度公司閱覽室圖書(shū)管理制度簽發(fā)簽發(fā)日期文件編號(hào)總頁(yè)碼1內(nèi)容一、 公司閱覽室設(shè)有管理員對(duì)圖書(shū)進(jìn)行分類(lèi)、整理借閱、登記。 二、建立圖書(shū)帳卡，所有圖書(shū)都必須按圖書(shū)管理要求進(jìn)行登記，寫(xiě)明購(gòu)入時(shí)間、著作名稱等必要的項(xiàng)目。 三、每年按圖書(shū)管理帳卡，對(duì)書(shū)架中的圖書(shū)進(jìn)行一次性清點(diǎn)與核對(duì)。在清點(diǎn)與核對(duì)前，停止外借，并要求借出圖書(shū)全部返還。四、必須經(jīng)常整理圖書(shū)管理帳卡，把已不存在的或被清理掉的圖書(shū)在帳卡中除名。五、10、需購(gòu)買(mǎi)圖書(shū)應(yīng)由管理員制定購(gòu)書(shū)計(jì)劃，報(bào)公司審批后購(gòu)進(jìn)。六、 對(duì)職工或外部機(jī)構(gòu)捐贈(zèng)圖書(shū)必須致謝，并在接收?qǐng)D書(shū)時(shí)開(kāi)具收納憑證。 七、圖書(shū)原則上只借給在公司工作的人員，借出的圖書(shū)不得轉(zhuǎn)借第三者。 八、借閱圖書(shū)期原則上為一個(gè)月，對(duì)超過(guò)期限者進(jìn)行催促，令其歸還。 九、超過(guò)借閱歸還期限并經(jīng)再三催促依然不還者、丟失和被盜者，按圖書(shū)購(gòu)入價(jià)格索賠。執(zhí)行部門(mén)： 責(zé)任人簽名：制度報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度簽發(fā)簽發(fā)日期文件編號(hào)總頁(yè)碼1內(nèi)容一、 報(bào)刊、郵件、信函由前臺(tái)工作人員負(fù)責(zé)簽收、發(fā)放。 二、公司前臺(tái)設(shè)有郵件箱，各店郵件、信函放在郵箱中，由各店派人簽字領(lǐng)取交由本店前臺(tái)； 三、辦公室負(fù)責(zé)提供訂閱報(bào)刊的部門(mén)及報(bào)刊種類(lèi)清單。11、 四、前臺(tái)每天對(duì)郵局送來(lái)的報(bào)刊應(yīng)對(duì)分送清單分類(lèi)清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)要求補(bǔ)缺。 五、前臺(tái)收到郵局送來(lái)的報(bào)刊后，應(yīng)在半小時(shí)內(nèi)將報(bào)刊發(fā)送到訂閱人手中，不得拖延。六、總經(jīng)理訂閱的報(bào)刊、及私人信件前臺(tái)送交辦公室，由辦公室專人負(fù)責(zé)整理上交總經(jīng)理辦公室。七、公司各部門(mén)需外發(fā)的郵件應(yīng)提前送交辦公室，由辦公室指定專人送交當(dāng)?shù)剜]局寄發(fā)。八、前臺(tái)在簽收掛號(hào)信、包裹單等郵單后，應(yīng)立即通知收件人，收件人應(yīng)及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款，責(zé)任自負(fù)。九、公司外來(lái)郵件、信函一律經(jīng)前臺(tái)簽收分發(fā)。不論公私郵件應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失、損壞。 十、對(duì)郵局送來(lái)非公司郵件，經(jīng)核實(shí)確認(rèn)后，應(yīng)及時(shí)退回，不能私自扣留。執(zhí)行部門(mén)： 責(zé)任人簽名：制度公務(wù)車(chē)管理制度簽發(fā)簽發(fā)日期文件編號(hào)總頁(yè)碼1內(nèi)容 一、公司公務(wù)車(chē)由辦公室管理，設(shè)有專職司機(jī)。 二、使用公務(wù)車(chē)時(shí)，需提前到辦公室登記。 三、登記注明用車(chē)人、用車(chē)時(shí)間、部門(mén)、地點(diǎn)、事由，申請(qǐng)人簽字。四、公司前臺(tái)設(shè)公務(wù)車(chē)行車(chē)路線圖，標(biāo)明當(dāng)日行程、時(shí)間，如需中途搭車(chē)可與辦公室聯(lián)系，以便安排。五、外出車(chē)輛因故不能按時(shí)返回時(shí)，請(qǐng)與辦公室聯(lián)系，以便安排行程。六、公務(wù)車(chē)由專職司機(jī)負(fù)責(zé)定期、定點(diǎn)進(jìn)行保養(yǎng)，保證良好車(chē)況。 七、公務(wù)車(chē)需維修時(shí)需到指定地點(diǎn)維修。 八、公務(wù)車(chē)要經(jīng)常清洗，保證車(chē)內(nèi)車(chē)外的清新整潔。執(zhí)行部門(mén)： 責(zé)任人簽名：