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1、公司生產質量文件記錄管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 前 言本規定為規范記錄管理而編制記錄文件管理制度。本規定由質量部提出，質量部歸口。為便于理解，將歷次修訂記錄保留如下。 本規定由質量部起草，主要起草人：* 自本文件下發之日起實施。2 目的為規范原始記錄管理，加強對各類記錄的有效控制，進一步規范記錄的填寫，體現記錄的原始性、準確性和可追溯性，特制定本制度。3 適用范圍適用于與公司生產管理有關的所有記錄。4 職權和職責1. 生產部、質量部及相關部門的點檢作業區、質檢作業區負責各自的記錄填寫、貯存和保管。22、.管理部負責記錄需要委托印刷等日常管理。5 管理標準和管理要求1.原始記錄是公司的一項重要的基礎工作，要使公司原始記錄的設計、印刷更加規范。2.記錄作為基礎性和依據性文件，應盡可能全面地反映產品質量形成的過程和結果。3.對記錄的每一項要進行評審和取舍，選擇那些必要的原始數據作為記錄項。4.在確定記錄的格式和內容的同時，應考慮使用者的填寫方便。5.應盡量采用國際、國內或行業標準，參考先進公司的成功經驗以使記錄更加規范化和標準化。6.在建立管理體系和修訂過程中，應當對現行的記錄進行清理，廢除多余的記錄，修改不適用的記錄，同時應按要求統一編號。7.對于同一種活動的記錄格式應當是固定的，不能隨意變更，3、以免造成混亂。8.記錄的建立、更改、委托印刷8.1記錄的建立、更改由主管部門或使用部門提出，委托印刷由使用部門提出。記錄的建立、更改、印刷量須經主管部門對記錄的內容、使用量等方面審核后執行。8.2生產部負責對生產現場相關記錄表格的統一編號后再委托印刷。8.3委托印刷至少在一個月前提出，原則上一次印刷量控制半年左右的使用量。8.4綜合管理部在接受委托印刷時須憑有效審批手續，方可實施印刷。9.記錄的分類及編號1）部門類別取其簡稱，如：生產、財務、質量等。2）記錄類別根據本標準分為原始記錄（記錄）、臺帳、報告、圖表、照片，以及電子媒體的記錄等。10.記錄的設置1）各部門根據工作重要性和必要性設置記錄4、的類別，原則是同一專業或部門記錄項目不重復、不交叉，有利于記錄信息共享。2）設計記錄項目應合理、簡單明確，具有:期、質、量的要求，便于見證業務活動的痕跡，便于統計分析。3）記錄表一般應設置填表部門、填表人、審核人、日期等項欄目，使之具有可追溯性。4）記錄保存期可根據的用途及實際需要和重要程度規定其保存年限。5）對于公司和國內外行業標準的通用記錄表，可直接使用。6）記錄的標識：應具有唯一性標識，為了便于歸檔和檢索。11.記錄的填寫1）記錄必須在規定期限填寫和上報，任何個人和部門不得延誤上報時間。遇有客觀原因不能按時上報，事先須征得主管部門同意。2）記錄填寫須指定相應崗位的技術、管理、操作及驗證人5、員負責，記錄中應注明填寫時間，記錄人（全名）、審核人（全名）應在記錄中簽字，必要時應由分管領導確認簽字。3）記錄填寫執行國家法定或公司規定的計量單位和符號。4）記錄填寫必須及時、準確、全面；用鋼筆、簽字筆填寫，字跡清晰、整潔清晰，便于識別和保存。5）記錄數據填寫必須真實準確、不得做假，對記錄造假、失實而造成后果的，按誰填寫誰負責原則。6）各項工藝操作、監視和測量等作業崗位應作實時記錄和整理，不得在事前填好或事后補記。7）已填寫的記錄不得隨意更改。若由于筆誤造成差錯需要更改，修改人應杠改“”并簽字，同時寫明更改時間；保持原數據仍可辨認，切不可用刀刮、修改液涂改、橡皮擦或有重筆描寫。12.記錄是記6、載過程狀態和過程結果的文件，在記錄過程中必須避免以下問題：1）盲：記錄的設置、設計目的、功能不明，不是為管理、改進所用，而是為了應付檢查。2）亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體系考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責任不清。3）散：保存、管理分散，未作統一的規定。4）松：記錄填寫、傳遞、保管不嚴，日常疏于檢查，達不到要求，無人考核，且丟失和涂改現象嚴重。5）空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性。6）錯：寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。13.記錄填寫的注意事項：1）記錄要保持現場運作，如實記錄，當天的運作當天記，當周的活動當周記，崗位操作人員須按操作順序填寫，記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復印7、。2）文字、數字書寫要標準。3）記錄用筆可以用鋼筆、簽字筆或其他油性筆，不應用紅筆，字跡清晰端正，用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。4）記錄填寫應完整，不得有空缺，如無內容填寫，可用一斜線代之，表示記錄者已經關注到這一欄。5）內容與上項相同時，應重復抄寫，不得用“省略號”或“同上”表示。6）數字要上下對齊，左右對齊并按規定保留小數位數。7）日期與時間的填寫：日期一律按年、月、日順序橫寫。8）記錄中會包含各種類型的簽署，任何簽署都應簽署全名，字跡清晰易辨。品名不得簡寫，應按標準名稱填寫，不得使用自造簡化字。9）與其它班組、車間有關的操作記錄應做到一致性、連貫性。10）散頁記錄和成本記錄都應檢8、查是否完整，然后裝訂成冊，注明名稱、日期妥善保管。14.記錄的保管和處置：1）記錄的保管應落實到人，保管環境應適宜可靠，干燥、通風，并有必要的架、箱，應做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質和丟失；記錄保存期限問題，一般記錄的保存期限為2年，根據記錄的重要性，反映產品原始信息的重要追蹤記錄保存期限為10年，同時做好相關電子檔的記錄保存，保存期不低于原始記錄應盡量長期保存。2）凡屬新試、科研、技術、模具、設備等重點項目和產品的記錄按公司檔案保密管理規定，明確專人負責統一保管和處置。3）記錄的處置：超過規定保存期限的記錄，應統一進行處理，重要的含有保密內容的記錄須保留銷毀記錄（記錄的銷毀工作必須申報9、分管領導、總經理批準后方可進行）。15.記錄的查閱1）記錄使用部門和規定人員應及時查閱、分析和處理記錄文件，并做好上帳、匯總工作。2）各部門記錄文件原則上只供各部門內部使用，外部查閱須得到主管部門同意，涉及保密的記錄文件須報請總經理領導審批同意。3）查閱或借閱人員應保持記錄的完整和清潔，不得在記錄上私自涂改或撕毀，借閱部門應對歸還的記錄進行檢查，發現折頁、更改等情況，要追究其查閱或借閱者的責任。4）主管部門結合制度檢查，可直接查閱相關部門的記錄文件，并對記錄文件的編制、使用、保管的規范性和記錄事項的準確性、完整性作出評價。6 管理規定1.生產記錄和原始記錄是生產、技術、質量和經濟活動情況的直接反映，是公司、各生產車間管理的重要內容和基礎工作。2.原始記錄表由車間主任或車間技術人員編寫，根據工藝程序、操作要點和技術參數等內容設計。3.生產登記表由車間主任負責，根據原始記錄的內容以及各自生產特點進行設計。4.根據管理體系運行要求，原始記錄表、生產登記表的編制，要充分考慮到安全、環保相關表格的制定。5.認真做好本單位或部門自行保存的文件、資料工作，建立相應的檔案，妥善保存。7 附記錄表單記錄單目錄序號記錄名稱記錄編號版本備注1234附加說明：本標準由 * 起草本標準由 * 審核本標準由 * 審查本標準由 * 批準本標準由*部負責解釋