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1、企業辦公用品使用管理制度（檔案、流程等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公室用品管理規章制度一、目的合理、有效地開展辦公用品的申購和發放工作，簡化作業流程，提高工作效率，節能降耗。二、適用范圍公司各職能部門三、內容辦公用品配置標準每月辦公用品崗位費用標準：（附表一）新入職人員辦公用品配發標準:(附表二)辦公用品申購流程每季度最后一個月的23日行政部發放下一季度辦公用品申購表（附表三），各部門根據申購標準，填寫辦公用品申購表，經部門經理審核后于25日前交至辦公室前臺文員處。行政部前臺文員于28日前將各部門申購計劃進2、行匯總，結合庫存情況，統計出本季度所購辦公用品及影印易耗品（例如：碳粉、墨盒、油墨、等），經副總經理審核后安排采購。影印易耗單列。每月各部門可根據需要制訂專項工作用品申購計劃如投標書等，交副總經理審核后安排采購。對消耗性物品辦公用品，如簽字筆、圓珠筆、鉛筆、便簽、膠水等，一個月最多申領一次，再次領用時需以舊換新。非消耗性辦公用品不慎遺失，由本人負責賠償，辦公室不予在領用。嚴禁把公司領用的辦公室用品拿回家私用。行政部每月對辦公室用品進行一次盤點，并將盤點結果上報副總經理。辦公室須在每季度的最后一周，將紙張的采購和領用情況表上報副總經理。四、用紙管理1.在辦公室設置不可在利用“廢紙收集箱”和“可循3、環再用紙”收集箱，“廢紙收集箱”用于收集用紙過程中產生的不可在利用紙張。（已經雙面打印過的紙張沒有空余的空間）“可循環再用紙”收集箱用于收集用紙過程中可再利用的紙張（單面使用的紙張另面可繼續使用）。2.推行無紙化辦公，節紙模式文件傳閱、資料交流、工作溝通、部門資料盡可能利用電子文件，減少紙張的使用量。文件未形成正式文書前，修改過程提倡以電子版形式流轉。其他各類材料、資料盡量通過網絡進行傳看。打（復）印文件時，辦公用紙盡量正反使用，以提高紙張的利用率。各部門需領導審閱的草稿性文檔，要盡量使用經確認過期或作廢的已用紙反面打印。對于背面可用的紙，或將其收集后，放到辦公室回收箱內，對未完全利用的廢棄紙4、張，不含有單位內保密或重要信息的可裁剪裝訂成冊，當便簽使用。在各個打印機上面放本登記表，打（復）印文件、資料后須自覺填寫打（復）印機紙張使用登記表、寫明事件、用途、姓名和印張數，并接受管理部人員監督。不準辦公用紙打（復）印私人用品。（可以給打印機設置密碼，禁止私自復印，以免造成不必要的浪費）辦公文員每天要在上班、下班之前對公用打（復）印機桌面、紙張清理，將物品擺放整齊。 在用電腦打印文件時，盡量使頁邊距縮小到（1.5-2.0cm），使用單倍行矩;，除單位重要文件、資料、材料或發放給外部相關單位的宣傳材料、協議、合同等（有專門規定要求的文件除外），其他文件使用字號小于或等于5號字體，標題無特殊要5、求時，一般不大于3號字體。各部門在打印文件、資料前要做打印預覽，認真核對內容、格式、落款等，以減少錯誤，避免浪費紙張。各部門打（復）印，要使用本部門發放紙張，超過本月配額的部分，除特殊情況外，不允許再次申領。其他外來用紙，一律由辦公室統一安排，并做好登記。五、辦公用品發放流程行政部前臺文員將購回的辦公用品清點、辦理進出倉手續后，按辦公用品申購表通知各部門領取并發放。辦公耐用品（如計算器、訂書機、打孔機等）需在個人辦公用品統計表上登記存檔，并列入人事異動交接手續。 六、辦公用品檔案建立辦公用品由辦公室負責發放，辦公文員進行專門庫存管理。辦公文員須建立辦公用品臺賬、定期盤點，查對臺賬與實物，保證賬6、實相符。辦公文員須防止辦公用紙受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用紙的功用性。辦公文員在每月月末做好庫存清點，填寫當月庫存清單，并報副總經理。由副總經理根據紙張的消耗和領用情況，及時調整采購計劃和發放計劃。辦公文員將每季度辦公用品申購表、辦公用品申購統計表、辦公用品領用單統一存檔。行政部建立個人辦公耐用品檔案。行政部辦理職員離職手續時應經行政部前臺文員辦理完個人辦公耐用品結交手續后方可辦理離職手續，行政部將試用期滿的職員提前一天通知辦公室前臺文員，以便作辦公用品的標準配發。七、新入職人員的辦公用品領用發放流程新入職人員未滿試用期的由辦公室按新入職人員培訓用辦公用品標準統一代為申領發放（一只圓珠筆7、和一本筆記本）。滿試用期后由部門人員按標準填寫新入職人員辦公用品領用單申購,部門經理批準、辦公室主任審核后方可領用，并需在個人辦公用品統計表上登記存檔。八、領用規定除易耗品外(碳粉、墨盒、油墨、等),其它消耗品(筆、筆芯等)一律在季度申購中購買，月度期間不購買。易耗品的申購需由部門經理批準、副總經理審核后方可購買，且以舊換新）九、 附辦公用品申購發放流程圖（見下頁）；十、 附表辦公用品崗位配置標準表新入職人員辦公用品領用標準辦公用品申購表十一、 相關記錄個人固定辦公用品統計表辦公用品領用單辦公用品申購發放流程 辦公用品申購表1、每季度前最后一個月的23日，辦公室下發辦公用品申購表。2、各部門根8、據員工崗位編制及辦公用品配置標準填寫辦公用品申購表，經各部門經理審批后于25日前交至辦公室前臺。審 核統 計3、前臺文員根據各部門辦公用品申購表并結合庫存情況，統計出所需購買的辦公用品及低值易耗品數量。4、前臺文員將統計的辦公用品申購統計表及易耗品申購表交副總經理審核。審 核采 購5、經審核后，將辦公用品申購表申購單交由采購部人員采購。6、辦公用品購回先辦理出入庫手續，然后通知各部門領用。固定辦公用品（如計算器、訂書機、打孔機等）需在個人固定辦公用品統計表上登記。7、行政部將每季度辦公用品申購表、辦公用品申購統計表、辦公用品領用表及個人固定辦公用品統計表存檔，以備查詢。存 檔發 放附表一：每月9、辦公用品崗位費用標準表職 務限額主管級以上人員（總經理、總經理秘書、總監、經理、主管、主任）6元月一般職員（文員、專員、業務員、工程師、助理）4元月附表二：新人職職員辦公用品配發標準新入職配發標準備注試用期職員圓珠筆1支、筆記本一本行政部培訓期間已發滿試工期職員普通職員 易耗品 耐用品1、 如有專項需申購辦公用品，須由部門經理批準、總經辦主任審批后安排采購；2、 其他需求另行申購。水筆一支、筆記本一本文件框各1個文件夾2個。主管級以上職員易耗品耐用品水筆、簽字筆各2支、筆記本2本計算器、釘書機、文件框各1個，文件夾6個附表三： 辦 公 用 品 申 購 表類別名稱規格單位單價(元)類別名稱規格單10、位單價(元)資料類三層文件柜個針類統一釘書針盒牛皮工資袋個回形針盒牛皮檔案袋個回形針盒牛皮檔案盒個回形針盒報告夾個大頭針盒格子帶個印章印臺盒單頁夾個印油瓶單彈力文件夾個復寫紙上海復寫紙盒文件冊個盒抽桿夾個盒雙彈力夾個其它碳粉支易利快勞個油墨支文具類訂書機個墨盒盒打孔機個盒直尺把盒長尾夾個盒計算器個盒膠裝訂夾個盒鋼夾盒介刀電池剪刀個個把把辦 公 消 耗 品 明 細 表類別名稱規格單位單價(元)類別名稱規格單位單價(元)筆、筆芯類熒光筆支文具修改液瓶白板筆支介刀片盒簽字筆支膠水瓶鉛筆支橡皮塊圓珠筆支墨水瓶水筆支瓶原子筆支筆記本本真美按摯筆支斑馬小白板筆支真美按摯筆芯支標準筆芯支水筆芯支三菱水筆芯支短筆芯支油筆支支支備注：1）主管級以上管理人員辦公用品費用每人每月限定6元；2）一般職員辦公用品費用每人每月限定4元； 3）辦公用品未有的品名請另開申請單；4）各部門根據人數，審定金額，超支退單。