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1、企業(yè)員工檔案資料保管保密管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 檔案管理制度一.檔案管理規(guī)定：1. 公司各項目的檔案資料規(guī)定由項目經理(包括代理經理)負責監(jiān)督保管，由項目管理處總辦秘書專職文件存檔、注記工作。2. 有關驗收檔案、圖則、業(yè)主及商戶資料、管理制度、合約及附件設備設施檔案及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經項目經理許可，他人不得動用。3. 檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。4. 檔案目2、錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。5. 檔案在歷任項目經理調職、離任時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)，經確認后方可離任。6. 檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。7. 因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經項目經理書面確認，如有違反的作泄密處理。8. 公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符合要求的保管責任人將作適當處分。9. 檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對管理有重大影響及損害公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。二.管理保密規(guī)定：1. 管理處工作范圍內所有的公司內部資料，業(yè)主、用戶單元和管理處員工個人資料3、及其內所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、及公司內部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。2. 業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在管理處辦公室文件柜中，由管理處秘書專人負責備注、記錄及存檔等工作，由項目經理每季審核，其它工作人員未經許可禁止查閱。3. 管理處文件柜備用鑰匙由項目經理保管，項目經理及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執(zhí)行以上事務。4. 因工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、接待處的業(yè)主及用戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必須隱蔽放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。5. 公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引，由管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱4、(須辦理借閱手續(xù))，每次限時一周。實行借閱目的為指引員工工作及員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。6. 管理處發(fā)布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。7. 員工應具有維護他人隱私權利的法律意識，主動為公司及用戶保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向管理處報告。8. 員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當，致使公司、業(yè)主、用戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規(guī)定從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。第二章 檔案保管一.檔案資料：1、驗收檔案：1) 土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)；2) 設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件；3) 機電5、設備保養(yǎng)合約；4) 公共區(qū)域設施設備驗收記錄(管理公司)；5) 公共區(qū)域設施設備移交記錄(發(fā)展商，承包商與管理公司)；6) 單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司)；2、二次裝修檔案：1) 用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；2) 二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；3、商戶資料：1) 業(yè)主入伙情況記錄；2) 業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱，單元號，聯(lián)系人，建面積，交接單，入伙時間或租用期限等)；4、管理文本匯編：1) 管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊；2) 各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等；3) 各項管理分包合約；5、設備維修保養(yǎng)類：1) 各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施；2)6、 各類設施設備有獨立的維修檔案；及日常巡檢維修記錄；3) 主要部位如變配電間、監(jiān)控中心等應有工作日記，交接班記錄，巡視記錄及人員進出記錄；4) 管理處有用戶維修報修單，維修后應有回訪記錄；6、設施設備檢測類：1) 變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄；2) 生活水箱要定期清洗消毒并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明；3) 消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感溫感探頭應有定期測試工作記錄；4) 其它設施設備檢測記錄資料；7、管理處運作類：1) 管理處正式文件應用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄；2) 管理費收繳情況；3) 管理費財務報告；4) 7、物業(yè)管理處運作報告；* 管理處會議記錄(包括內部及與發(fā)展商或業(yè)主委員會)* 管理處值班記錄* 保安值班記錄* 設備值班與巡檢記錄* 管理工作計劃與報告* 工程設備管理計劃與報告* 管理處往來信函* 用戶報修與投訴處理記錄* 承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄二.檔案存檔要求資料內容文檔名稱存檔要求目錄索引1. 土建設備安裝竣工資料竣工圖則資料圖紙檔案盒(藍色)數量：按類建立每張圖紙名稱索引2. 設施設備質檢、消防等部門驗收文件審驗文件易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本按設施設備單項設索引3. 機電設備保養(yǎng)合約設備保養(yǎng)合約易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本按設施設備單項設索引4. 公共8、區(qū)域設備設備驗收記錄公共區(qū)域驗收記錄圖紙檔案盒數量：按量而定按區(qū)域、設備名稱設索引5. 公共區(qū)域設備移交記錄公共區(qū)域移交記錄圖紙檔案盒數量：按量而定按區(qū)域、設備名稱設索引6. 單元驗收及移交記錄單元驗收移交記錄圖紙檔案盒數量：按量而定按單元設目錄索引7. 用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)二次裝修審批記錄圖紙檔案盒數量：按量而定按單元設目錄索引8. 二次裝修監(jiān)督檢查資料二次裝修監(jiān)督記錄圖紙檔案盒數量：按量而定按單元設目錄索引9. 入伙情況記錄入伙情況記錄易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本按月作報表不作索引10. 業(yè)主、商戶及租戶情況記錄業(yè)主、用戶情況記錄易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集9、中一本按順序存檔不作索引11. 管理合約、公約用戶手冊匯編管理文本匯編易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本按文本分類索引12. 管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定規(guī)章制度匯編易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本按文本分類索引13.管理分包合約管理公包合約易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本同上14.設施設備維修保養(yǎng)制度及應急措施維修保養(yǎng)制度易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本同上15.設施設備維修檔案設備維修檔案易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本同上16.設施設備檢測記錄設備檢測記錄易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本同上17.管理財務報告財務報告易事快A4文件夾(黑10、色3寸)數量：集中一本按月報告存放不作索引18.管理費收繳情況記錄管理費收繳記錄易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本同上19.管理報告管理報告易事快A4文件夾(黑色3寸)數量：集中一本同上第三章 檔案目錄示例A. 公司注冊登記文件(總辦)1. 法人營業(yè)執(zhí)照(正本/副本)2. 國稅登記證(正本/副本)3. 組織代碼證(正本/副本)4. 財務登記證(正本/副本)5. 批準證書(正本/副本)6. 研究報告的批復7. 外匯登記證8. 基本帳戶開戶許可證9. 基本及資本金帳戶印鑒10. 驗資報告11. 社會保險登記證(正本)12. 資質證書(正本/副本)13. 用工許可證(正本/副本)14. 驗資11、前注冊文件復印件15. 其它B. 一般來往信件（總辦及各項目）1. 與發(fā)展商往來信件1.1 來信1.1.1 天府公司1.1.2.天府項目工程部1.1.3.天府財務部1.1.4.天府其它部門1.2 發(fā)函1.2.1天府公司1.2.2天府項目工程部1.2.3天府財務部1.2.4天府其它部門2. 與業(yè)戶/租戶往來信件2.1 來信2.1.1表揚信件（總辦及各項目）2.1.2投訴信件（總辦及各項目）2.1.3意見表2.1.4通告/信件2.1.5業(yè)權變更2.1.6警告信(如：狗只飼養(yǎng)、冷氣機滴水等)2.1.7業(yè)主/租戶資料（每個業(yè)主一份檔案）2.1.8業(yè)主/租戶裝修2.2 發(fā)函2.2.1表揚信件（總辦及各項12、目）2.2.2投訴信件（總辦及各項目）2.2.3意見表2.2.4通告/信件2.2.5業(yè)權變更2.2.6警告信2.2.7業(yè)主/租戶資料（每個業(yè)主一份檔案）2.2.8業(yè)主/租戶裝修3. 與各政府部門的來往信件3.1 來信3.1.1房屋土地管理局3.1.2街道辦事處3.1.3工商局3.1.4公安局3.1.5稅務局3.1.6建委3.1.7環(huán)保3.1.8消防3.1.9民防/人防3.1.10陸管所3.1.11電信局3.1.12銀行3.1.13財政局3.2 發(fā)函3.2.1房屋土地管理局3.2.2街道辦事處3.2.3工商局3.2.4公安局3.2.5稅務局3.2.6建委3.2.7環(huán)保3.2.8消防3.2.9民防13、/人防3.2.10陸管所3.2.11電信局3.2.12銀行3.2.13財政局4. 與業(yè)主委員會往來文件(住宅)4.1 業(yè)委會活動4.2議程/會議記錄4.3書信往來4.4委員會名單4.5其它C. 行政管理(總辦及各項目)1. 行政通告2. 行政制度及操作手冊3. 辦公用品申領記錄4. 購物報價/招投標記錄5. 購物申請記錄6. 文件收發(fā)記錄7. 印刷品/司標庫存、簽收記錄8. 鑰匙領用記錄表9. 員工制服發(fā)放退還記錄10. 供應商名錄及資料11. 供應商評估報告12. 報紙訂閱清單13. 手機話費報銷申請記錄14. 公司印章申請記錄15. 辦公室公用事業(yè)費清單16. 辦公室租金、物業(yè)管理費17.14、 辦公室租賃合約18. 辦公室裝修19. 通訊錄/緊急聯(lián)絡表20. 辦公設施/資產清單/庫存清單21. 辦公設施維修記錄22. 資產設備說明書23. 行政事務合同24. 報價單25. 員工活動26. 禮物記錄27. 周年聚餐D. 人事管理(總辦及各項目)1. 人事通告2. 考勤記錄3. 加班記錄4. 排班記錄5. 休假及年假記錄6. 員工資料7. 員工工資8. 員工保險9. 員工離職申請10. 四金申報記錄11. 社保政策及表格12. 勞動政策、法規(guī)13. 勞動局申報備案14. 招聘廣告15. 招聘廣告合同16. 人事制度及操作手冊17. 員工手冊18. 員工崗位手冊19. 人力資源年度計劃215、0. 年終考評21. 員工退休金/獎金記錄22. 優(yōu)秀/最佳員工選舉23. 應聘資料24. 面談記錄表25. 員工內部培訓記錄26. 員工外部培訓記錄27. 員工教育津貼28. 員工住院津貼29. 員工差旅津貼30. 費用分配記錄31. 員工雜項申請表格記錄E. 財政（總辦及各項目）1. 財務發(fā)文2. 年度預算3. 財務收支月報4. 帳目審核/年度報告5. 管理費欠款報告6. 減免物業(yè)管理費7. 財務制度及操作手冊8. 物業(yè)管理繳款通知書9. 雜項收費10. 記帳憑證11. 財務報表12. 備用金13. 銀行往來信件14. 資產負債表15. 核數師律師專業(yè)報告服務費F. 信息技術(總辦)1. 16、IT服務外判2. IT報告G. 公共關系（總辦及各項目）1. 公眾活動2. 剪報3. 照片資料4. 公司簡介5. 問卷調查6. 律師服務7. 其它H. 政府部門往來文件(總辦及各項目)1. 房屋土地管理局2. 街道辦事處3. 工商局4. 公安局5. 稅務局6. 建委7. 環(huán)保8. 消防9. 民防/人防10. 陸管所11. 電信局12. 銀行13. 財政局I. 物業(yè)前期籌備(總辦及各項目)1. 管理公約2. 業(yè)主/租戶手冊3. 裝修手冊4. 委托物業(yè)管理服務合同5. 物業(yè)管理建議書/提案6. 預算7. 物業(yè)交接文件8. 物業(yè)整改記錄9. 驗收記錄、接管記錄10. 物業(yè)建筑面積、測繪資料11. 物17、業(yè)招投標文件12. 物業(yè)管理條例、法規(guī)13. 前期施工圖紙14. 工程招投標J. 會議記錄（各項目）1. 項目協(xié)調會議（總辦）2. 行政管理會議（總辦）3. 商廈管理會議4. 清潔會議5. 保安會議6. 維修會議7. 裝修協(xié)調會議8. 消防專題會議9. 其它K. 營運（各項目）1. 清潔a. 清潔服務招投標b. 清潔崗位規(guī)章制度c. 清潔保準d. 保潔內容及計劃e. 滅蟲害控制2. 保安a. 保安隊規(guī)章制度b. 機動車/非機動車管理條例c. 保安崗位檢查考評規(guī)程d. 保安管理日常記錄e. 安全消防巡樓報告f. 戶外巡查記錄g. 進場裝修人員名單h. 臨時出入人員登記表i. 物品出門證制度及記錄18、j. 停車場內車輛及設施登記表k. 停車場管理日常記錄3. 綠化及園藝a. 園林綠化招投標b. 公園管理c. 小區(qū)綠化管理4. 有償服務及收費標準5. 無償服務6. 社區(qū)文化活動7. 事故報告8. 犯罪報告9. 管理處每月管理報告10. 商廈經理夜巡報告11. 郵政12. 車場L. 維修保養(yǎng)（各項目）1. 土建2. 給排水a. 給排水每日工作記錄b. 給排水維修記錄c. 給排水交接班記錄d. 給水泵運行記錄e. 生活水箱清洗f. 招投標文件3. 污水處理系統(tǒng)a. 污水處理站監(jiān)測報告b. 污水處理日報表c. 招投標文件4. 電梯a. 自動扶梯/電梯/貨梯運行時間b. 自動扶梯維修保養(yǎng)c. 電梯維19、修保養(yǎng)d. 電梯應急處理措施e. 電梯運行記錄f. 電梯年檢記錄及合格證g. 招投標文件5. 公共洗手間設備6. 消防a. 消控室管理日記b. 消控中心管理規(guī)定c. 防火安全委員會工作條例d. 消防管理條例e. 消防守則f. 火災應急方案g. 消防報警記錄h. 消防系統(tǒng)巡檢記錄i. 消防系統(tǒng)維保j. 招投標文件7. 電力a. 變配電運行日記b. 強電負荷日報表c. 高配負荷監(jiān)測表d. 強電工程維修、保養(yǎng)工作記錄e. 用戶電表抄表記錄f. 高壓變配電管理8. 空調a. 運行記錄b. 維修記錄c. 保養(yǎng)記錄d. 空調水處理e. 空調證書f. 招投標文件9. 升降機10. 安保、通訊、廣播、有線/閉路/衛(wèi)星電視系統(tǒng)M. 保險（總辦及各項目）1. 往來文件2. 保險單3. 索償N. 外判服務承包合同（總辦及各項目）O. 業(yè)主/租戶往來文件（各項目）1. 表揚信件（總辦及各項目）2. 投訴信件（總辦及各項目）3. 意見表4. 通告/信件5. 業(yè)權變更6. 警告信(如：狗只飼養(yǎng)、冷氣機滴水等)7. 業(yè)主/租戶資料（每個業(yè)主一份檔案）8. 業(yè)主/租戶裝修P. 業(yè)主委員會往來文件(住宅)1. 業(yè)委會活動2. 議程/會議記錄3. 書信往來4. 委員會名單5. 其它Q. 各類表單1. 行政2. 人事3. 財務4. 保安5. 綠化6. 清潔7. 設備