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1、企業文書檔案歸檔范圍及保管期限管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文書檔案歸檔范圍及保管期限管理規定1 總則1.1 目的為確保在管理、經營等活動中形成的應當歸檔保存的文件材料管理的科學性、系統性，便于提供服務，制定本辦法。1.2 適用范圍本辦法適用于各單位在行政管理、生產和經營等各項活動中形成的具有保存價值的文件材料的積累、整理和歸檔管理。2 術語和符號2.1 文書檔案（Archives）機關、團體、企業、事業單位及其他社會組織在領導和行政管理等項活動中形成的具有保存備查價值的文件。2.2 案卷（File）由相2、互聯系的若干文件材料組合而成的檔案保管單位。2.3 保管期限（retention period）檔案部門根據檔案鑒定標準，對每個案卷或文件所確定的保存年限。2.4 歸檔（filing）按規定制度整理組卷后的文件并定期向檔案部門移交集中的過程。3 基本規定3.1 職責3.1.1 檔案部門負責文書檔案的歸口管理，對各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行監督、檢查和指導，負責文書檔案的驗收，并對其實行集中統一管理。3.1.2 各部門負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔、移交工作，并對其完整、準確和系統負責。3.2 凡屬歸檔范圍的文件材料，必須按規定整理歸檔后向檔案部門移交，實行集中統一3、管理，任何個人和部門不得據為己有或拒絕歸檔。3.3 保管期限規劃原則按照機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定（國家檔案局令 第8號），文書檔案保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為10年、30年。4 技術內容4.1 歸檔范圍凡是在管理、生產和經營等活動中形成的具有保存價值的，作為真實歷史記錄歸檔保存的文件材料都在歸檔范圍之內。具體見“文書檔案歸檔范圍和保管期限表”。4.2 歸檔文件材料的來源4.2.1 內部形成的文件材料。4.2.2 執行、辦理的外來文件材料。4.2.3 所屬單位和派出機構（包括境外機構）應報給本單位的文件材料。4.2.4 引進項目、外購設備等帶回的文件材料。4.2.54、 投資的全資、控股、參股企業應向本單位提交的文件材料。4.2.6 參與的合作項目，合作單位按要求應向本單位提交的文件材料。4.3 歸檔要求4.3.1 整理歸檔的文件材料應遵循文件材料形成規律，保持其有機聯系，并符合有關標準、規范要求。4.3.2 歸檔的文件材料應為原件。特殊情況無原件的可歸具有憑證作用的文件材料（文件材料歸檔后不得更改）。4.3.3 非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。4.3.4 具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。4.3.5 歸檔文件的制作和書寫材料必須符合耐久性要求5、。4.3.6 反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。4.3.7 兩個以上單位合作完成的項目，主辦單位保存全套文件，協辦單位保存與承擔任務相關的正本文件。4.3.8 對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。4.3.9 應歸檔紙質文件材料中，有文件發文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。4.4 歸檔時間管理、生產和經營等活動中形成的文件材料，原則上于次年上半年內歸檔。4.5 歸檔數量4.5.1 文書檔案：底稿1份，正本1份。4.5.2 其他材料：照片、底片、錄音帶、錄像帶等按實際數量歸檔。4.6 歸檔移交程序4.6.1 每年上半年，各部門文件管理人員，按照歸檔范圍6、收集應歸檔的文件材料，按規定進行分類、整理和編目。4.6.2 檔案人員對各部門整理的文件材料質量進行檢查和驗收。4.6.3 辦理歸檔手續4.6.3.1 填寫歸檔清單：按文件排列順序填寫歸檔清單一式兩份。4.6.3.2 向檔案部門辦理移交手續，檔案人員驗收后雙方簽字各執一份。檔案部門同時出具歸檔證明。5 附錄附錄A 文書檔案歸檔范圍及保管期限表（經營管理類）附錄B 文書檔案歸檔范圍及保管期限表（生產管理類）附錄C 文書檔案歸檔范圍及保管期限表（行政管理類）附錄D 文書檔案歸檔范圍及保管期限表（黨群管理類）6 引用標準名錄機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定（國家檔案局令 第8號） 國有企業7、文件材料歸檔辦法（檔發20044號）企業檔案工作規范DA/T42-2009機關檔案工作業務建設規范（國檔發198727號）歸檔文件整理規則DA/T22-2000附錄A:文書檔案歸檔范圍和保管期限表（經營管理類）序號基本范圍保管期限1經營決策1.1企業發展規劃、經營戰略決策、企業改革等文件永久1.2轉換經營機制、各項配套制度改革實施方案、請示與批復、總結、報告等永久1.3董事會、監事會、股東會構成及變更方面的文件永久1.4院務公開文件30年1.5院長（經理）責任制、任期目標等30年1.6股東大會文件重要的永久一般的10年1.7董事會、股東會會議記錄、紀要、工作報告、聲明、決定、決議、通知、名單、8、議程、報告、討論通過的文件、公告、總結等永久1.8監事會會議記錄、紀要、工作報告、聲明決定、決議等永久1.9股票、股市方面的材料30年1.10紅利分配材料永久2生產經營計劃2.1生產經營計劃、總結、報告及計劃調整等材料10年2.2計劃任務書或作業計劃10年2.3生產技術、經濟指標完成情況分析30年3統計工作3.1統計工作制度、規定、辦法、通知30年3.2生產、技術、經濟統計報告永久3.3企業綜合性統計報表及分析材料30年4財務管理4.1賬務管理制度、規定、辦法、通知30年4.2財務管理計劃、總結10年4.3固定資產的新增、報廢、調撥材料30年4.4生產財務和成本核算永久4.5稅務方面的材料永久9、4.6資金管理、價格管理、會計管理的材料永久5.資產管理5.1房產、土地方面的文件房地產的權屬證明材料永久房地產的租賃、使用方面的合同、協議等文件30年5.1.3職工承租、購置單位住房的合同、協議和有關手續永久5.1.4職工住房分配、出售的規定、方案、細則，職工住房情況統計、調查表，職工住房申請30年5.2投資項目投資規劃、決策等方面的材料永久5.2.2投資企業的董事會、股東會材料永久投資企業的財務報告、紅利分配材料永久股權證、轉讓協議等股權管理方面的材料永久5.3國有資產管理、登記、統計、核查清算、交接等文件永久5.4企業的產權變動產權變動的請示、批復方面的材料永久清產核資、資產評估工作的文10、件永久產權變動的協議、合同等永久資產處置方案、歸屬方面的材料永久因產權變動所至職工身份變化的材料永久5.5多種經營管理經營機構的工作計劃、匯報、總結30年內部承包章程、合同、協議30年經濟核算材料永久5.6境外項目管理境外項目的前期設計、規劃、協議、合同等文件永久項目檢查、重要的專項報告、審批意見等永久工作總結、計劃、業務方面的一般來往函件10年6設備管理6.1設備分配計劃、記錄10年6.2設備采購、保管重要設備的采購審批手續、保管及招投標合同、協議、來往函件、總結永久辦公設備及用品、機動車等的采購計劃、審批手續、招投標、購置，機動車調撥、保險、事故等一般性文件30年6.3設備管理規章制度、臺11、賬、統計報表30年7合同管理7.1商務合同正本及其補充件重要的永久一般的30年7.2客戶資信調查材料重要的30年一般的10年8信用管理8.1企業認證、達標等活動的呈報、審批材料、合格證、資格證書等永久8.2企業形象宣傳、展覽會文件30年8.3企業獲得的資質、信譽方面的證書及其他獎勵永久8.4企業客戶資信調查材料30年附錄B:文書檔案歸檔范圍和保管期限表（生產管理類）序號基本范圍保管期限1生產管理1.1生產管理工作計劃、總結、報告30年1.2生產管理計劃的編制、執行及調度工作情況10年1.3生產管理會議記錄30年1.4生產管理的職責、制度、規程永久1.5生產活動綜合分析10年2質量管理2.1質量12、管理計劃、措施、總結10年2.2質量管理制度、辦法、規定、條例30年2.3產品質量檢測、化驗、試驗材料30年2.4質量異議處理、帶有分析及處理材料，質量認證、檢查、評比材料30年2.5產品創優的獲獎證書永久2.6質量管理工作形成的文件、質量體系運行及管理文件30年3“三標”管理3.1三標管理工作形成的文件、三標體系運行及管理文件30年3.2三標管理體系認證書等10年4安全生產4.1安全技術管理規定、通報、總結、會議紀要等30年4.2事故報告、調查分析及處理材料30年4.3安全教育活動的材料10年4.4安全生產、消防方面的材料10年4.5統計報表30年5科技管理5.1科技發展規劃、計劃、總結，科13、技工作規定等30年5.2技術革新和合理化建議文件10年5.3新產品開發、科技成果管理、技術引進30年5.4學術論文、考察報告、專題總結30年5.5統計報表30年5.6企業標識、商標標識方面的材料永久5.7專利、商標和其他知識產權方面的申報、證明及管理方面材料永久5.8軟件著作權方面的材料6計量工作6.1計量工作規劃、計劃、總結10年6.2計量工作管理規定30年6.3計量設備、儀器、器具資料及定期檢查記錄10年6.4計量管理工作方面的材料10年6.5統計報表永久7標準化工作7.1標準化管理的規劃、制度、辦法、規定30年7.2標準化管理計劃、總結30年7.3生產技術規范、企業技術標準、企業工作標準14、企業管理標準永久8檔案工作8.1檔案工作計劃、總結10年8.2檔案工作統計年報永久8.3檔案工作的規劃、規定等30年8.4檔案移交清單、銷毀清冊永久8.5檔案利用、開發成果材料30年9信息化建設9.1信息工作計劃、總結10年9.2信息管理工作的文件、規定等30年9.3信息化建設項目的立項申請、商務文件、技術文件、實施方案、驗收報告等永久9.4網絡設備的連接、布線圖30年9.5軟件開發（引進）申請、審批、計劃、合同、評審（鑒定）材料30年9.6軟件有效版本清單10年附錄C:文書檔案歸檔范圍和保管期限表（行政管理類）序號基本范圍保管期限1行政事務1.1上級機關頒發的本企業應執行的有關文件30年115、.2上級領導視察本企業的題詞、指示、講話材料重要的永久一般的10年1.3行政工作計劃、總結等永久1.4院長辦公會、行政辦公會會議記錄、紀要、決定等永久1.5企業制發的行政決定、通報和簽訂的行政協議、合同永久1.6工商行政管理方面的材料30年1.7企業的設立、關、停、并、轉及更名、啟用與廢止印模等方面的文件永久1.8企業文秘、機要、保密、信訪、綜合治理等方面的文件重要的30年一般的10年1.9企業編史修志方面的文件大事記、機構沿革等永久工作簡報、情況反映、工作信息等30年收、發文件登記本永久2安全保衛工作2.1上級機關頒發的本企業應貫徹執行的有關文件10年2.2企業安全保衛工作的計劃、總結、報告16、報表等30年2.3對本企業及職工在安全保衛工作方面的獎懲材料及統計報表30年2.4自然災害防范、交通管理方面的文件重要的30年一般的10年2.5重大事故調查和處理文件永久3法律事務3.1法律事務管理與協調工作法院判決書、調解書等訴訟和仲裁等文件永久一般法律事務工作文件30年3.2案件、糾紛及公證事務中結論性材料永久3.3案件、糾紛及公證事務中調查過程形成的文件30年4審計稽查工作4.1上級機關頒發的本企業應貫徹執行的有關審計工作文件30年4.2審計意見、審計報告及批復等永久4.3審計工作會議記錄、紀要、計劃、報告、總結、調查材料、辦法、一般的請示與批復等30年4.4專項審計通知、報告、批復、17、評價書（結論）、調查與證明材料重要的永久一般的30年4.5下級單位報送的審計工作文件10年5勞動人事與人力資源管理5.1上級機關頒發的本企業應貫徹執行的有關文件30年5.2企業制定的勞動人事方面的規章制度、報告、決定等永久5.3內部機構設置、名稱更改、組織簡則、印信啟用和作廢、人員編制方面的有關文件永久5.4干部職工的任免與招聘、升降、獎懲、考核、職稱評聘等方面的文件永久5.5人事調動介紹信及存根、工資轉移證等30年5.6老干部、職工離退休、停薪留職、撫恤、剩余人員與復轉軍人安置等有關材料永久5.7職工名冊、勞動人事工作計劃、總結、報表及調資方案等永久5.8勞動保護、職業安全衛生、計劃生育、保18、險的方針、政策、規定、統計報表等永久5.9職工獎勵、處分工作形成的文件，勞動合同管理，勞動工資和社會保險文件、醫療、工傷保險、住房公積金永久5.10勞資糾紛、仲裁方面的文件永久6教育培訓工作6.1上級機關頒發的本企業應貫徹執行的有關文件10年6.2企業教育培訓工作的計劃、總結10年6.3企業制定教育培訓工作規章制度、請求與批復、決定等30年6.4企業教育培訓工作統計報表等30年6.5企業干部職工進修培訓名單、合同等30年7外事工作7.1發表的公告、簽訂的協議、協定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等永久7.2出訪考察、參加國際會議、接待來訪外事活動、出訪審批文件30年7.3出口審批手續、執行日程安19、排，考察報告等一般性文件30年附錄D:文書檔案歸檔范圍和保管期限表（黨群管理類）序號基本范圍保管期限1黨務工作1.1黨員代表大會、黨委（黨支部）會議及其他有關會議會議通知、報告、換屆選舉結果、決議、通報、紀要等永久發言、簡報、黨委會議記錄10年1.2黨務綜合性工作重要專項活動工作報告，重要的調研材料、黨務工作大事記永久工作計劃、總結10年1.2.3情況反映、工作簡報及一般材料10年1.3上級機關關于黨務工作的文件針對本企業重大問題的指示、指批示文件永久對企業一般性、普發性的文件10年1.4對下屬單位關于黨務工作請示的批復30年1.5各項規章制度、管理辦法與條例等30年2組織工作2.1黨員干部考20、察、考核、任免、政審決定等永久2.2入黨、轉正、退黨、轉入、轉出等決定及黨員名冊永久2.3黨委（總支、支部）組織工作的規章制度30年2.4黨群機構設置、調整、人員編制等方面的決定及通知30年2.5黨費收支與黨組織關系介紹信及存根30年2.6黨員學習教育等活動形成的文件重要的永久一般的10年2.7黨員統計年報、計劃總結、組織發展計劃30年3宣傳統戰工作3.1企業宣傳統戰工作報告、會議紀要、調研、計劃、總結材料、各民主黨派人員名單登記、活動記錄重要的30年一般的10年3.2單位編輯的出版物樣本與定稿重要的永久一般的30年3.3反映本企業活動的報刊、廣播稿30年3.4企業文化建設方面的文件（包括社會21、公益事業、慈善事業的參與、投入的記錄；賑災、扶貧、獻血、擁軍優屬、精神文明建設方面的文件）重要的30年一般的10年4紀檢與監察工作4.1紀檢與監察工作的規定、決定、通報、通知、會議記錄、紀要、計劃、總結、請示報告及上級批復永久4.2違紀案件調查處理材料重大案件的立案報告、調查依據、審查結論、處理意見等材料永久一般案件的調查處理材料30年4.3紀檢與監察工作統計報表30年5工會工作5.1工會工作規劃、總結、規章制度、決定、通知、會議記錄30年5.2職工代表大會及有關會議文件會議通知、報告、換屆選舉結果、決議、通報、紀要等永久發言、簡報、小組會議記錄等10年5.3工會會員名冊30年5.4民主管理、勞動競賽、表彰先進、勞保福利、職工維權方面的文件30年5.5女工工作方面的文件、計劃生育重要的30年一般的10年5.6工會會費與財務管理材料30年5.7工作統計報表重要的30年一般的10年6共青團工作6.1共青團工作規劃、總結30年6.2團代會、團委（常委、擴大）會會議文件會議通知、報告、換屆選舉結果、決議、通報、紀要等永久發言、簡報、小組會議記錄等10年6.3團員及團組織管理方面的決定、通知、批復30年6.4團費收據與團組織關系介紹信及存根30年6.5共青團工作統計報表重要的30年一般的10年7民間團體工作7.1專業學會、協會、群眾團體活動方面的文件重要的30年一般的10年