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1、企業(yè)檔案文件收發(fā)及銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1、目的為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制定本制度。2、適用范圍文件管理內(nèi)容：政府機(jī)關(guān)、集團(tuán)公司來文；以公司名義上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。 3、職責(zé)綜合管理部負(fù)責(zé)以上各類文件的管理、下發(fā)工作；各部門負(fù)責(zé)按文件歸屬進(jìn)行材料的上報(bào)、文件的編制工作。4、主要內(nèi)容4.1 收文的管理公文的簽收（1）簽收文件時(shí)，要檢查收文單位或收件人姓名無誤后再進(jìn)行簽收；（2）簽收文件時(shí)，要對(duì)文件的份數(shù)、標(biāo)題等2、內(nèi)容逐份清查核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)；（3）簽收文件應(yīng)簽寫姓名并注明時(shí)間。文件的登記編號(hào)對(duì)收到的文件，要分類逐件在收文登記薄上詳細(xì)登記，所有附件按文件中出現(xiàn)順序統(tǒng)一編號(hào)（附件一）。登記項(xiàng)目一般包括：收文時(shí)間、順序編號(hào)、來文單位、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題等。參加各種會(huì)議帶回的文件、材料，在傳達(dá)、匯報(bào)結(jié)束后應(yīng)交綜合管理部保管，個(gè)人不得存放。文件的閱批與分轉(zhuǎn)（1）凡正式文件應(yīng)附文件處理傳閱單（附件二），給綜合管理部部長(zhǎng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由行政專員根據(jù)閱簽意見報(bào)相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)閱辦；重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱3、簽完畢；（2）為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，行政專員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。文件的傳閱（1）傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍，不得將有密級(jí)的文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看；（2）閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交與行政專員，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)，如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，綜合管理部應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜；（3）文件閱完后，及時(shí)交回綜合管理部。4.2 發(fā)文的管理綜合管理部負(fù)責(zé)文件的上報(bào)、下發(fā)，各部門一律不得自行向上、向4、下發(fā)送正式文件； 發(fā)文的范圍：凡是以公司名義、公司黨政名義上報(bào)、下發(fā)的各種文件均屬發(fā)文范圍。發(fā)文的程序（1）各職能部門需要發(fā)文，應(yīng)填寫發(fā)文申請(qǐng)表（附件三），詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，附打印的發(fā)文內(nèi)容報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，簽字后報(bào)綜合管理部并在發(fā)文登記薄（附件四）上登記。（2）所有文稿（件）除正式發(fā)文的紅頭封面外，均應(yīng)正反打印。（3）綜合管理部行政專員對(duì)文稿內(nèi)容、格式進(jìn)行把關(guān)，確定印發(fā)份數(shù)，綜合管理部部長(zhǎng)進(jìn)行審核；（4）行政專員將文稿送總經(jīng)理簽發(fā)；（5）經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿由行政專員統(tǒng)一編號(hào)。（6）文件打印清樣，應(yīng)由發(fā)文部門核稿人校對(duì)并簽名，此份文稿由發(fā)文單位在發(fā)放文5、件時(shí)經(jīng)所有文件接收人簽字后轉(zhuǎn)交綜合管理部存檔。4.3 文件的借閱需要留用的文件，需要向綜合管理部辦理借閱手續(xù)，明確責(zé)任人借閱時(shí)間和歸還時(shí)間，填寫借閱文件檔案登記表（附件五）；借閱人必須做好保密工作，需要翻印和復(fù)印的材料需要請(qǐng)示綜合管理部部長(zhǎng)，不得轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)禁拆卷和在文件上標(biāo)記，絕密文件應(yīng)在指定地點(diǎn)閱讀。4.4 文件的立卷歸檔文件歸檔工作依照檔案法和 公司有關(guān)規(guī)定及時(shí)整理（立卷）、歸檔；存檔時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性；要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則，重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。4.5 文件的銷毀對(duì)已不具備歸檔和存6、查價(jià)值的文件應(yīng)填寫檔案銷毀清單（附件六），經(jīng)綜合管理部部長(zhǎng)審核批準(zhǔn)后，可以銷毀。銷毀秘密文件應(yīng)到指定場(chǎng)所，由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。下發(fā)至各單位、部室的無密級(jí)文件由其自行銷毀，并向綜合管理部上報(bào)銷毀清單。對(duì)于違反文件管理制度并造成影響和損失的人員，視具體情節(jié)嚴(yán)重，給予行政處罰和經(jīng)濟(jì)處罰。5、本制度解釋權(quán)歸綜合管理部，自下發(fā)之日開始執(zhí)行。附件一： 公 司 收 文 登 記 薄序號(hào)收文日期來文機(jī)關(guān)文件字號(hào)文件標(biāo)題份數(shù)密級(jí)承辦部門簽收備注附件二： 公司文件處理傳閱單文件標(biāo)題來文單位文件號(hào)文件要求報(bào)送時(shí)間接收人綜合管理部部長(zhǎng)意見領(lǐng)導(dǎo)審批意見承辦人辦理結(jié)果備注 收文時(shí)間： 編號(hào)：注：辦理（傳閱）完后，請(qǐng)及時(shí)將本文件還綜合管理部存檔。附件三：公司發(fā)文申請(qǐng)表年 月 日標(biāo) 題：文件號(hào)：發(fā)送范圍：印刷份數(shù)：主辦部門和擬稿人：主辦部門負(fù)責(zé)人意見：分管（副）總經(jīng)理意見：注：1.表中“文件號(hào)”待審批后填寫。2.請(qǐng)將發(fā)文內(nèi)容附后。附件四：公 司 發(fā) 文 登 記 薄序號(hào)文件名稱文件編號(hào)數(shù)量發(fā)文部門發(fā)文日期發(fā)文部門簽字備注附件五：公司借閱文件檔案登記表 序號(hào)借閱日期借閱部門檔案編號(hào)文件（資料）題目借閱人交還日期交還人 簽字備注附件六：公司檔案銷毀清單序號(hào)檔案編（盒）號(hào)保管期限起止時(shí)間數(shù)量銷毀部門批準(zhǔn)人備 注