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1、企業測繪成果資料檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄管理制度1測繪成果資料檔案管理制度3第一章測繪成果資料歸檔制度3第二章 測繪成果資料檔案借閱制度5第三章 檔案室管理制度7第四章 檔案工作人員要求9第五章 檔案鑒定銷毀工作規定10第六章 資料檔案復制制度12第七章 檔案統計工作規定13第八章 檔案保密制度14測繪資料歸檔范圍、份數、保管期限表16附錄二20附錄三22附錄五25 測繪成果資料檔案管理制度為規范測繪成果及資料檔案的管理，確保測繪成果、資料檔案的安全，促進測繪成果的廣泛應用和檔案信息化建設2、，根據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國測繪成果管理條例并結合本公司有關規定制定本制度。第一章測繪成果資料歸檔制度第一條 測繪成果及資料檔案根據國家要求，制定歸檔范圍及保管限期表（見附錄一）。第二條 測繪成果及資料檔案必須按要求及一定的編號原則進行編號歸檔；歸檔的資料應當齊全、完整，分類整理立卷，案卷首頁為案卷文件目錄并編制檔案著錄卡，案卷標題簡明確切，案卷質量符合國家有關規范、標準。第三條 不得擅自改變檔案分類、組卷、編號方法。第四條 對歸檔的成果資料應做好完整的登記表登記，并錄入計算機中以便查閱，同時對將登記表進行統一管理保存（登記表見附錄二）。第五條 長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、3、純蘭墨水、圓珠筆、復寫紙書寫，只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫，以利長期保存。第六條 成果及資料檔案的接收、移交，必須附有清單，嚴格清點和履行簽字手續并填寫移交（接收）登記簿（見附錄三）。第七條 數據載體每年輪流抽取不少于5%讀取檢查，發現問題及時更換載體或恢復搶救。第八條 接收的檔案必須及時整理、組卷、歸檔、入庫。當年接收的檔案必須當年完成歸檔工作。第九條 所有檔案必須登記，詳細到文件級，盡量用數據庫或電子表格進行登記。第十條 保密、防蟲、防霉、防盜工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、變質檔案資料及時上報領導并提出處理意見。第十一條 各部門必須設專職或兼職人員管理測繪資料，做到職責分明，并應設置4、資料室和鐵柜，存放測繪資料。第十三條 將測繪成果資料檔案工作列入總經辦工作日程，并由總經辦或其指派人員對檔案管理工作進行定期或不定期檢查，及時發現問題并協調解決。第十四條 歸檔流程見附錄四第二章 測繪成果資料檔案借閱制度第一條 為了開發檔案信息資源和企業的發展，更好地為社會主義建設服務，根據中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法，結合本公司有關規定，制定本制度。第二條 檔案室應當根據工作的需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編和各種檔案參考資料，積極開發檔案信息資源，為公司服務。第三條 檔案室保管的檔案，主要供本單位利用，不屬于開放利用范圍。對外提供利用須經領5、導批準。第四條 對各類檔案均按規定的查閱范圍提供利用，查閱人員要如實說明查檔的目的和內容，符合查閱條件的辦理手續后，方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出的閱覽者，須經主管領導批準。第五條 本單位工作人員借閱本人職能范圍內的檔案，辦理借閱登記手續后方可借閱；借閱本人職能范圍外的檔案須經主管領導或檔案管理部門負責人批準，方可借閱。第六條 利用者借閱檔案，須辦理借閱手續，填寫檔案借閱登記表（見附錄五）和檔案利用效果登記。 借閱機密、絕密檔案材料，需經主管經理及保密責任人簽署意見，報總經辦批準后方可借閱（見附錄六）。第七條 利用檔案一般在檔案室查閱，確需外借利用者，須經檔案公司領導批準。會6、計檔案借閱，不得拆散原卷冊，并按期歸還。第八條 利用者必須注意保護檔案，不得拆散案卷，不得折疊文件，不得在文件上圈點、勾劃或作其它標記，不得污染文件。未經許可，不得轉借他人和隨意復制、摘抄檔案。第九條 科技檔案項目的臘底圖、計算單、概、預、決算檔案，概不外借；確需復制件的，須經公司有關領導批準并進行登記，用畢后需將復制件交回檔案室處理。第十條 未經檔案管理人員同意，不得摘抄、拍照、復制所查檔案內容，其中涉密內容需抄錄、復制，要經主管領導批準，且只能在檔案閱覽室內進行，利用者對涉密內容要負責保密。第十一條 測繪成果及資料檔案利用者，對所借檔案要妥善保管，不得轉借、遺失、拆散或損毀檔案，不準拆卷、7、抽頁，不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經許可，不得摘抄或復制檔案，不得向無關人員泄露檔案內容。第十二條 借閱國家密級測繪成果，不得擅自復制。確因工作需要復制的，須經國家密級測繪成果提供部門批準，并按原密級進行管理。第十三條 查閱者應按規定及時清退檔案，清退檔案時，檔案人員必須當面嚴格檢查核對，如發現與原卷冊不符，須酌情處理。第十四條 查閱者必須保守檔案機密，凡損壞檔案和私自泄露檔案內容，給國家、公司（集體）、個人造成損失和惡劣影響的，應按檔案法和檔案法實施辦法的有關規定辦理，情節嚴重的要追究其法律責任。第十五條 檔案室應注意搜集檔案利用效果反饋信息，不斷總結開發利用檔案8、的經驗，進一步做好檔案開發利用工作。第十六條 借閱流程見附錄七第三章 檔案室管理制度第一條 為了確保檔案的安全，最大限度地延長檔案的使用壽命，使檔案更好地為社會和公司服務，特制定本制度。第二條 保管檔案必須有專用庫房，并設專人負責管理。庫房內應采取有效的防護措施，保證檔案安全。第三條 檔案室是保管檔案專用區域，任何人不得在檔案室內存放與檔案管理無關的物品。第四條 檔案柜（架）排列應與窗戶垂直，柜（架）與柜（架）、柜（架）背與墻壁保持一定的距離。第五條 檔案案卷按檔案門類和載體進行各項目錄編制規定（總目錄、分類目錄、卷內目錄等）科學分類、排列、編號入柜（架），有序管理，不得任意挪動案卷的位置。案9、卷調出利用或加工整理，返還時必須及時歸回原處。第六條 檔案進出庫房，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收進入庫，庫存檔案調出室外及日常的調閱、歸還。第七條 對新接收入庫檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發霉及其它問題的檔案須經科學處理后方可入庫。第八條 檔案室內應備有溫濕度計和記錄本（簿），堅持每日觀察記錄，做好溫濕度調控工作，維持良好的保管環境并不斷改善保管條件，檔案庫房內應當安置溫濕度計。環境的溫濕度應相對穩定，庫房的溫度應控制在14-24之間，相對濕度應控制在40-60之間。第九條 光盤或磁介質檔案應用防磁檔案柜存放。第十條 檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等“八防”10、的設備和措施，宣傳貫徹上級有關安全防火的規章制度，樹立防火意識。第十一條 檔案室管理人員每年春末在檔案柜（架）內置放防蟲藥品，并定期進行檢查，發現情況及時處理。第十二條 檔案室應安裝防火防盜裝置，置放滅火器材，加強防火、防盜工作。檔案室周圍要滅絕火源，下班時要關閉電閘。室內嚴禁吸煙，嚴禁將易燃易爆物品帶入檔案室。第十三條 要經常檢查庫房有無火災隱患，發現問題及時向領導報告，以便采取有效措施，防患于未然。第十四條 定期檢查消防器材并定點放置，管理人員要了解其性能并能熟練使用。第十五條 檔案室管理人員必須保持檔案室的安保性能，不得損壞任何安全設施。檔案室內的白熾燈不得任意更換成日光燈，不得自行任意11、變動照明線路。第十六條 不準擅自安裝電器開關和其他電器設備，嚴禁亂接、亂搭臨時線。第十七條 檔案室照明不采用自然光源，防光窗簾（或遮陽板）不得隨意拉開。第十八條 檔案入庫前必須消毒除塵。要定期做好室內清潔衛生工作。第十九條 檔案的存放和提取利用均由檔案室管理人員進行，其他人未經允許不得隨意進出檔案室。第四章 檔案工作人員要求第一條 認真學習、貫徹檔案法及保密制度，嚴格執行檔案工作的規章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技能。第二條 檔案管理人員簽署保密協議。第三條 忠于職守，負責完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計等各項具體工作。第四條 積極開發檔案信息，編制各類檔12、案檢索工具及參考資料，為生產、科研等各項工作服務。第五條 負責檔案借閱登記和利用效果收集工作。第六條 負責檔案庫房的管理，做好“八防”工作，確保檔案的完整與安全。第七條 熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動熱情為用戶提供服務。第八條 積極參加各種檔案管理培訓活動，不斷提高自身業務素質和崗位工作質量。第九條 加強團結協作，遵守工作紀律，嚴格執行各項工作制度。第十條 嚴格遵守保密制度，做好公司秘保證公司的機密安全。第五章 檔案鑒定銷毀工作規定第一條 為了優化檔案室藏檔案，加強檔案的保管和有效利用，按照檔案管理的有關規定，對己超過保管期限的檔案，應本著“審查從細、留存從寬”的原則，及時進行鑒定銷毀工13、作。第二條 檔案鑒定銷毀工作必須在本公司檔案鑒定領導小組的領導下進行，小組成員由主管檔案工作領導和有關職能負責人及檔案室人員組成。具體工作由檔案部門和與形成檔案內容有關的職能部門共同進行。第三條 測繪工程鑒定檔案必須按照公司頒布的檔案保管期限表進行。第四條 鑒定檔案采用直接鑒定法，以案卷為單位，對檔案的內容、名稱、來源、完整準確率程度等，逐卷、逐件、逐頁地進行審查鑒定。對重新考證、修訂的應在案卷備考表中說明。對鑒定結果要寫書面報告。需延長保管期限的案卷，要在有關目錄及案卷備考表中注明第五條 銷毀檔案必須從嚴掌握。慎重從事。鑒定結束后，對確無保存價值需要銷毀的檔案，應登記造冊，編制銷毀清冊，提出14、銷毀報告，經主管領導和檔案室審查后簽字蓋章，報公司審批或備案，再銷毀。第六條 銷毀檔案要派兩人以上監銷，并在指定地點銷毀，防止檔案遺失和泄密。銷毀人、監銷人、批準人、鑒定小組人員均應在銷毀清冊上簽字，以示負責。第七條 對保管期滿但屬國家重大工程項目的測繪檔案，要根據需要適當延長保管期限。第八條 應銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售。第九條 銷毀國家密級圖紙或測繪成果，必須經省測繪行政管理部門批準。第十條 被銷毀的檔案必須與銷毀清冊無誤，為防止遺失和泄密，嚴禁將檔案賣給廢舊物資收購部門或收購人員。檔案被銷毀后，監銷人員須在銷毀清冊上簽字確認，以示負責。第十一條 鑒定報告、銷毀清冊及審批文件，應存15、檔保存。第六章 資料檔案復制制度第一條 為了保守資料檔案機密，維護黨、國家和公司的利益，做好檔案復制利用工作，發揮檔案的社會效益和經濟效益，特制定本制度。第二條 檔案復制由專人嚴格按照復制制度執行。第三條 檔案復制工作人員必須遵守檔案保密守則，維護檔案的絕對安全。復制一般檔案，需經檔案室領導批準后，才能辦理復制登記手續和復制。并確保復制質量。非檔案工作人員謝絕參觀。第四條 檔案室一般不向借閱者提供機密和科技檔案的概、預、決算檔案的復制件；確需要復制件的，須經有關領導批準并進行登記，用畢后需將復制件交回檔案室處理。第五條 借閱者需要復制檔案時，必須說明利用的目的和范圍，不得要求復制與利用目的、范16、圍無關的檔案，尤其是機密檔案。第六條 檔案復制工作人員必須遵守復制機械的操作、保養規程，時刻關注復制機械運作狀態，注意保養。第七章 檔案統計工作規定第一條 檔案統計包括檔案數量、保管狀況、鑒定情況、利用情況及檔案部門基本情況的統計，檔案部門要建立上述各種情況的登記簿，定期進行統計分析。第二條 各類檔案的統計由分管的檔案人員負責統計，檔案統計工作的匯總表，由單位分管領導指定專人負責填報。第三條 要保證統計資料的準確性，系統性和及時性，做到完整、連續、報送及時。第四條 對于上報的檔案統計報表，由本單位主管負責人（？）和統計人員簽字并對統計資料、報表的準確性負責。第五條 定期統計檔案利用情況，每年年17、末統計當年檔案借閱人次、卷數，總結檔案利用效果。第六條 各類檔案統計報表及綜合統計表，均要保留一份存檔備查。第八章 檔案保密制度第一條 為了保守檔案機密，維護黨、國家、人民和企業的利益，嚴格執行保密法、檔案法，確保檔案的完整與安全。第二條 檔案文件密級的界定、變更、解密，必須嚴格按照國家規定執行。第三條 檔案密保存的檔案不屬于開放利用的范圍，只限于公司職工利用，不對外提供利用。外單位需要查閱、利用者，須經主管領導批準。第四條 查閱、利用檔案，必須嚴格履行登記手續。利用者須持本公司介紹信（查閱科技檔案須經本公司總工程師批準），跨單位或部門查閱檔案。須同時經歸檔部門領導的同意，借閱機密檔案，須經分18、管領導批準。第五條 利用者借閱檔案必須說明利用的目的和范圍，不得要求查閱與利用目的、范圍無關的檔案，尤其是機密檔案。第六條 利用者必須維護檔案機密的安全，不得在個人存儲設備或其他記錄工具等私人用品上記錄檔案機密。不得擴散檔案機密。第七條 檔案案卷只限于在閱覽室閱讀，未經許可不得抄錄檔案內容。確需借出檔案，必須經領導批準，借出檔案須按時歸還。第八條 非檔案工作人員，嚴禁進入檔案庫房。第九條 非檔案人員必須注意檔案庫房門窗的關閉情況和防火工作。尤其是在重大節假日，檔案人員更應做好安全保密工作。第十條 任何人不得攜帶檔案文件外出參觀、游覽、探親訪友、辦私事。第十一條 檔案室一般不向利用者提供機密檔案19、的復制件；確需復制件的，須經領導批準并進行登記，用畢后須將復制件交回檔案室部門處理。第十二條 凡需銷毀的檔案，必須登記造冊，報經檔案鑒定小組審查、批準并進行監銷。第十三條 檔案工作人員不得以任何理由為借口對外泄露檔案機密，對泄露檔案機密者，要根據情節輕重，依法處理。第十四條 測繪成果及資料檔案管理制度適用于廣州南方測繪儀器有限公司，請各部門、員工遵照執行。第十五條 本制度最終解釋權歸廣州南方測繪儀器有限公司所有。附錄一測繪資料歸檔范圍、份數、保管期限表序號測繪資料名稱份數保管期限(一)天文測量1儀器檢驗及常數測定手簿全份永久2表差及經度測定手簿3緯度及方位角測定手簿4科學時號收錄及計算手簿5天20、文墩測站點歸心元素測定記錄、測站點照準點歸心投影用紙及人差測定資料6計時紙條(二)長度測量1長度測量手簿全份永久2基線尺、補尺、野外比尺手簿及儀器檢定資料(包括物理測距)3軸桿頭水準測量手簿及基線端點水準聯測手簿4折形基線角度測量手簿和歸心投影用紙(三)三角測量1點之記(點位說明)2份永久2標志占地同意書和委托保管書1分3覘標類型圖、標石類型圖、重埋標石投影用紙和文字依據4水平角及水平方向觀測手簿(包括方位點聯測手簿)全份一、二等永久，三、四等及按舊細則測的二等五年5記薄(包括測站平差)永久6歸心投影用紙一、二等永久，三、四等五年7天頂距觀測手簿8儀器檢定手簿9與其他單位聯測手簿(四)水準測量21、1點之記(點位說明)2份永久2路線圖3標志占地志愿書和委托保管書1份4水準儀及標尺檢定資料全份5水準觀測手簿一、二等永久，三、四等五年續表1序號測繪資料名稱份數保管期限(五)天文大地內業計算1天文及長度測量計算資料全份永久2三角、水準資用成果計算資料五年3水準及三角高程計算資料一、二等永久，三、四等五年4全國天文大地網平差計算資料永久5局部地區平差計算資料至重新平差后五年6外業技術總結2份永久7局部地區平差后最后平差后編制的成果表及技術總結(六)重力測量1重力觀測及計算手簿全份A、級點永久，加密點至全國天文大地網平差后為止2重力點坐標測量及計算手簿3重力點高程測量及計算手簿4儀器檢定及計算成果22、5重力點精度估算成果本6重力異常精度成果本7重力成果來源說明8重力點點之記2份A、級點永久，加密點至重測后有新的可以代替時為止9委托保管書1份A、級點永久，加密點至重測后有新的可以代替時為止10重力異常成果及異常圖2份永久11天文重力水準計算全份12技術總結2份(七)航空攝影1航空攝影底片(包括測圖及構架航線)全份至同地區同比例尺重新航攝時為止2高差儀、測高儀及雷達記錄底片至內業成圖后為止3航攝鑒定表及索引圖(鑲輯復照圖底片)4航攝底片登記簿5最后驗收書1份(八)航測外內業和平板儀測量1測圖相片、地貌相片全份至正式出版印刷圖及相鄰圖幅航測內業成圖為止續表2序號測繪資料名稱份數保管期限2外業控制23、計算手簿3外業控制相片、調繪相片至同比例尺重新航測時為止4航測外內業原圖、平板儀測量原圖1份至有同比例尺新圖為止5外內業技術總結永久6圖歷表(并入地圖制印類)(九)地圖制印1編繪原圖1份至有同比例尺新圖為止2圖歷表永久3印刷原圖(清繪原圖)全份至有同比例尺新圖為止4印刷圖3份一份永久，兩份保存至有同比例尺新圖代替時為止，如是根據國家正式出版的基本比例尺地形圖縮小或放大者不歸檔5黑圖全要素2份 分要素1份至有同比例尺新圖時為止6技術總結1份永久注：凡表內未注明保管期限的起算時間者，一律以歸檔時間起算。附錄二檔案目錄 檔案編號文號文件標題責任人頁數日期備注附錄三檔案移交（接收）登記簿檔案目錄號檔案名稱所屬年度移交(接收)日期移交(接收)原因檔案數量頁數本數備注附錄四 接收歸檔流程附錄五借 閱 檔 案 登 記 薄 序號日期單位（部門）案卷或文件題名用途批準人借閱人歸還日期備注附錄六資料借閱介紹信樣式：南方技術資料借閱介紹信第 號資料室：茲介紹我單位（部門） 等 同志前去貴室借用（查閱、抄錄或復制）如下資料，請接洽。資料清單：用途：主管領導簽字： 南方總經辦簽字：（單位蓋章） （單位蓋章）年 月 日 年 月 日資料單位主管部門意見（簽字）：資料單位總工程師意見（簽字）：附錄七 借閱流程