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1、公司員工及公文檔案綜合管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度公司檔案管理制度（一） 第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。 第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 第三條凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管2、理。 第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。 第五條歸檔范圍： 1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。 2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。 3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 第六條 檔案的借閱與索取： 1、借閱檔案要認真填寫借閱檔案登記薄。 2、借閱檔案必須愛護，保持3、整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。 3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。 第七條 檔案的銷毀： 1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料。 2、若按規定需要銷毀時，必須編制檔案銷毀清冊，屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。 3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。4、 公司檔案管理制度（二） 一、 文書檔案歸檔制度 1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。 2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。 3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。 4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。 5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。 6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。 7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的5、文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。 二、 專職檔案工作人員崗位責任制 1.認真學習專業知識，貫徹執行檔案法、檔案法實施辦法，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。 2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。 3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。 4.負責檔案庫房各項制度的落實。 5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。 三、兼職檔案工作人員崗位責任制 1. 各部門配備一名兼6、職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。 2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。 3. 兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。 4. 嚴格執行各項檔案管理制度。 5. 接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。 四、部門立卷制度 1. 凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。 2. 各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。 3. 兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求7、立卷，保證立卷質量。 五、檔案保管制度 1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。 2. 按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。 3. 檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。 4. 庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在1424，相對濕度要保持在4560%，防止危害檔案的現象發生。 5. 檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。 6. 庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。 7、與檔案庫房無8、關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。 六、檔案保密規則 1. 檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。 2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。 3. 查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。 4. 本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。 5. 對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據保密法的規定，嚴肅處理并追究其責任。 七、檔案借閱制度 9、1. 借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。 2. 凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。 3. 借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。 4. 借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。 5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。 6. 一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。 八、 其10、他解釋權歸公司行政人事部。 公司檔案管理制度（三） 一、總則 1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。 2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。 3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定專人負責文件材料的管理。 2、文件材料的收集11、由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。 3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案，會議文件由行政部收集。 三、歸檔范圍 1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。 2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。 3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。 4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。 5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 四、歸檔要求 1、檔案質量總的要求是：遵循文件12、的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。 2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。 3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。 5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。 6、案13、卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 五、檔案管理人員職責 1、按照 有關規定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。 2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。 3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。 六、檔案的利用 1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫借閱單，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。 2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。 3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。 4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。 5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。 6、不準轉借，必須專人專用。 7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。 七、本制度即日起開始執行。