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1、公司文件檔案資料發放及管理規定制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文件發放及管理規定1 目的 1.1為加強公司文件檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文件檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管。1.2統一規范文件的發放權限，增加公司文件保密程度，特制定本規定。2 范圍本制度包括公司所有文件。3 職責 3.1本公司文控中心負責本制度的擬定、審核及執行解釋及檔案資料的歸檔督促和日常管理工作；董事長/總經理負責本制度的批準執行。 3.2本公司各總監、部門經理及主管，為本制度的落實執行人，負責本制度的執行與監督。4 規定內容4.2、1 公司文件大致分：制度類、合同類、報告類、報表類、憑證類及技術類六個類別。制度類文件分為：規定、制度、辦法、決定及方案等。合同類文件分：合同、合約、契約、協議及約定等。報告類文件分：請示、報告、申請、工作總結及工作計劃等。報表類文件分：業績統計報表、銷售額統計報表、產能統計報表、品質統計報表及財務報表等相關統計報表。憑證類文件分：借條、請款單、費用報銷單、差旅費報銷單、送貨單等。技術類文件分：作業指導書、操作規程、檢驗細則、工藝卡片及產品圖紙等。4.2制度類文件審批流程.1制定：制度類文件由各部門負責人安排相關人員根據工作需要進行制度的編制。.2審核：制度類文件編寫完成后，由制度編制人交本部3、門最高負責人審核，審核完畢后，應在相關部門進行傳閱，征詢意見，會簽文件制度資料征詢意見登記表，直至無異議。 （注：僅需部門內部傳閱征求意見時用文件傳閱記錄表）.3批準：部門最高負責人將審核后的制度類文件提交本公司總經理辦公室，由總經理辦公室將相關文件按類型分類整理后轉交董事長/總經理確認；如涉及重大管理變革及其它原因需要由董事長/總經理召集相關人員召開小組會議討論會簽通過。發放流程.1發放：以公司名義下發的制度類文件，由文控中心負責下發及失效文件的收回，簽發原件由文控中心負責整理立卷；以部門名義下發的制度類文件簽發原件由其部門整理立卷，并復制一份交由文控中心備案后執行下發及收回失效文件的工作。4、4.2.2.2執行：以公司名義下發的制度類文件，由人力資源部負責相關宣導、培訓并跟進執行情況；以部門名義下發的制度類文件，由各部門負責人負責相關宣導、培訓并跟進執行情況。4.3合同類文件4.3.1審批流程4.3.1.1制定：合同類文件根據公司需要與客戶或供方達成相關合作意向，由經辦人與相關方進行相關合約初稿的協商擬定。4.3.1.2審核：合同類文件初稿擬定后，由經辦人提交部門負責人審核（合同協議類文件項目內容必須經法律事務負責人確定其合法有效性）。4.3.1.3批準：經辦人將經部門負責人審核后的合同類文件提交總經理辦公室，由總經理辦公室將相關文件按類型分類整理后轉交董事長/總經理批準確認；與員5、工管理或利益有關的制度須經職代會通過；如涉及特殊或重大合約及其它原因需要由董事長/總經理召集相關人員進行合同評審通過。4.3.2發放流程4.3.2.1經批準后的合同類文件原件由財務部備份跟進應收、應付事宜，同時總經理辦公室必須留底備份。.2由經辦人根據合同類文件要求完成跟進事項。4.4報告類文件報告類文件由各部門負責人進行審批并交由本部門專人負責存檔，如需發放的報告則提交總經理辦公室審批后，由文控中心負責發放。4.5報表類文件審批流程.1制定：報表類文件由部門統計或財務人員根據原數據統計進行報表編制和統計分析。.2審核：報表類文件編制完成后，由制度編制人提交部門負責人審核。.3批準：部門負責人6、將審核后的報表類文件提交總經理辦公室，由總經理辦公室將相關文件按類型分類整理后轉交董事長/總經理批準確認。發放流程.1總經理辦公室將總經理簽署后的報表類文件發回呈送人。.2呈送人根據總裁批準確認后的報表類文件視情況需要分發相關部門。.3部門負責人根據報表反映情況分析原因進行相應跟進措施。4.6憑證類文件按照財務部門要求的流程執行4.7技術類文件審批流程.1制定：技術類文件由工程技術部門負責人安排相關人員根據工作需要進行相關文件的編制。.2審核：技術類文件編寫完成后，由文件編制人提交部門負責人審核。.3批準：部門負責人將審核后的制度類文件提交技術總監批準確認；如涉及重大管理變革及其它原因需要由技7、術總監召集相關人員召開小組會議討論會簽通過。發放流程.1 發放：以公司名義下發的技術類文件，技術部門先將文件交文控中心備案，由文控中心負責執行下發及失效文件的收回工作，簽發原件由文控中心負責整理立卷；以部門名義下發的技術類文件，文件原件由其部門整理立卷。復制一份至文控中心備案并由文控中心人員執行下發及失效文件的收回工作。.2用于打樣的圖紙，由技術部門加蓋“受控文件”章，旁邊注明“僅用打樣”直接發放采購部打樣，無需文控中心備案及發放。.3執行：以公司名義下發的技術類文件，由技術部負責人負責執行相關宣導、培訓并跟進執行情況；以部門名義下發的技術類文件，由各部門負責人負責相關宣導、培訓并跟進執行情況8、。4.8 公司所有急件處理流程 當事人于急件提交時需用檔案封存并用即時貼于檔案正面左上角注明標明急件字樣和簽閱完成時間。 如上層部門領導不在情況則需及時打電話請示處理。5 文件的借閱與清退5.1各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需填寫借用/申請單，經簽字后有效。對有保密的文件須有總經理以上高級主管同意后方可借閱。5.2 文控人員對于借閱文件應嚴格填寫借閱登記表，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。5.3 文控中心對承辦的文件應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清9、)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向上級報告。5.4 各部門應指定一位責任心強的員工負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。6 文件的收、發及存檔管理制度6.1外來文件要隨收、隨登、隨送，個人代接文件必須交本部門負責人統一辦理。6.2領導或承辦人對傳閱件停留時間不得超過兩天，閱后簽字送文控中心存檔。6.3文控管理人員應確保檔案的機密與安全，對檔案材料要認真鑒別、分類，做到編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。6.4為確保檔案的機密性和完整性，非工作人員不得進入檔案室，不得在檔案室做與檔案管理無關的工作。不得存放與檔案材料無關的其它雜物。6.5必須確保檔案的原有面貌，任何人不得改動檔案10、的內容。6.6嚴格執行檔案傳遞制度，做到轉入檔案及時登記編號，轉出檔案須經領導批準，密封加蓋公章后通過機要部門寄出。6.7應及時收集裝訂與檔案有關的材料，做到不漏裝，不錯裝，按規定分類裝訂成冊。6.8來訪查檔人員，須持有關單位證明，經領導批準后方能查檔，檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，不得向無關人員泄露或向外人公布檔案內容。6.9檔案管理人員要認真學習檔案管理知識，熟悉檔案管理業務，不斷加強改進和完善檔案管理制度和方法，使管理更加科學化。注：1、文控中心在外來文件接收外來文件，審核是否存檔，對需存檔的外來文件必需蓋“外來文件章”。2本公司技術類的文件原件必需加蓋“重要文件”章。3文控中心在發11、行所有文件時必需蓋“發行章”后方可發行使用，使用部門以最新的發行日期為準，不得擅自復印。7 文件的使用格式、受控、發放、更改及簽核制度 7.1各部門使用的文件格式及表格表頭、字體、字號、統一按照企劃部規定格式，不得擅自更改。7.2 各部門需外印刷的表格，則由使用部門提出初稿，由企劃部VI復審后方可外印刷。7.3各部門凡對品質產生影響的表單、公司文件中出現的表單及本部門認為不可取消的表單必需送文控中心編號受控，并將電子檔交于文控中心存檔備案。7.4各部門如有需要新增、更改文件內容或表單格式、內容需填寫文件新增/更改申請表/文件更改申請表單，注明更改前及更改后的內容，若新增或更改的文件/表單影響到12、相關部門，并要求相關部門主管會簽及意見后方可新增/更改。7.5所有受控文件、表單的權限核準均按照“權限核準制度”執行，相關制表/審核/核準人員需仔細確認。8 文件遺失、擅自更改懲罰規定8.1文件遺失應及時報告文控中心，并填寫文件補發登記表，由總經理簽字后再補發。由于保管不利，造成文控人員的重復工作，由丟失部門承擔。8.2對于遺失直接責任人給予扣當月績效考核分5分，一年度累計次數超過10次直接責任人及部門主管公告處罰。8.3對于公司已經發放的制度或表格，各部門要嚴格遵守，不得擅自更改或者自制，一經發現即扣當月的績效考核分。對文件擅自更改并造成嚴重品質事故，按“品質事故處罰規定”實施。84如需試運行的文件相關部門主管傳閱后將意見填與“文件傳閱記錄表”中，便于制作部門修改，傳閱時間不得多于2個工作日。