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1、公司檔案保管保密、借閱庫房管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為加強公司公司檔案管理工作，為公司經營管理做好服務，根據中華人民共和國檔案法及其實施辦法，結合公司實際情況，特制定本管理規定，公司及各子公司全體適用。第二條 根據公司公司的實際情況和檔案目標管理的要求，將檔案統一劃分為十二大類作為檔案管理的范疇。它們分別是：決策類、監督類、行政管理類、經營管理類、營銷管理類、科學技術類、設備儀器類、基本建設類、會計檔案類、人力資源管理類、實物檔案類及電子檔案類。第三條 公司檔案管理工作的方針是對各2、子公司的檔案實施統一管控，各子公司可設置臨時檔案管理室，定期將各類別檔案存檔公司檔案室。公司檔案管理工作的目標是維護公司及子公司檔案的完整、準確、系統、安全。第二章 管理體制與職責第四條 公司公司應設置專人專崗負責檔案管理工作，各子公司可根據實際情況，設置專職或兼職檔案管理人員。公司及子公司各部門也應設立檔案監管人員，負責本部門臨時檔案的管理，及向上級檔案管理部門定期存檔工作。一、公司的檔案管理工作在總裁辦的領導下，實行檔案工作集中統一管理。總裁辦是公司公司檔案工作的行政管理部門，對檔案工作實行統一管理，統籌規劃、組織協調、統一制度；同時又是收集、保管公司公司檔案和提供便利服務的職能部門，并對3、公司各部門、各子公司立卷歸檔工作進行指導和監督。二、子公司的檔案工作在總經理或行政副總的領導下，由行政辦公室負責臨時檔案的管理及向公司檔案室的歸檔工作。子公司檔案的管理方法可以公司公司為基準執行。三、公司及各子公司的各個部門應設立一名兼職檔案員，負責做好本部門檔案工作，并定期將整理好的檔案移交本公司檔案室或公司檔案室。第五條 本規定第二條所列檔案大類，根據各部門業務范圍，由對口部門負責歸檔。第六條 歸檔時間一、管理類（決策類、監督類、行政/經營/營銷/人力資源管理類）：每月歸檔，由各子公司檔案管理員負責收集本公司管理類檔案，并每季度向公司檔案室歸檔，歸檔時間在每季度最后一個月的下旬。二、科學技4、術類：對于形成周期不長的科學技術研發檔案，可按項目結束時間歸檔；也可按工作階段歸檔。由子公司檔案管理人員進行收集，并在30日內轉存公司檔案室。三、設備儀器類：應抓住設備開箱驗收和安裝、調試完畢兩個環節，將隨機文件材料和安裝、調試過程中形成的文件材料由專人收集，交檔案員歸檔。設備檔案應保證該設備資料齊全，使用完畢后及時立卷歸檔，設備維修記錄按年歸檔。由子公司檔案管理人員進行收集，并在30日內轉存公司檔案室。四、基本建設類：要分階段收集、整理，并在竣工驗收時完成全部檔案立卷歸檔工作。工程項目驗收結束后6個月內移交本公司檔案室。由子公司檔案管理人員進行收集，并在30日內轉存公司檔案室。五、會計檔案類5、：由公司財會負責收集歸檔，在財會處保存一年后于次年五月底前送本公司檔案室統一保管，此外并重視收集相關法律、法規、享受優惠的政策等定期歸檔。由子公司檔案管理人員進行收集，并在30日內轉存公司檔案室。六、實物檔案類：當證書、獎狀、獎杯等實物檔案形成時，子公司檔案人員即負責進行收集、存檔，或將其復印件存檔，并在30日內轉存公司檔案室。七、電子檔案類：各子公司每年三月將上年度形成的反映本公司主要職能活動、存有重要數據信息的光盤等電子文檔進行收集、整理、歸類，五月底前交公司檔案室歸檔。第七條 各部門及各公司檔案管理人員在上崗前須經過檔案崗位培訓。培訓的內容包括中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實6、施辦法、企業檔案管理辦法等檔案工作法規性文件，以及檔案管理及保管等專業知識的培訓。以上各部門及各公司檔案管理人員在培訓結束時均須參加檔案管理業務知識考核，并通過考核，方具備上崗資格。第三章 文件材料的形成與歸檔第八條 文件材料的形成、運轉、積累、整理和歸檔工作納入公司公司經營管理、基本建設的計劃和工作程序，實行“四同步”管理：在布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作，并納入部門領導和有關人員的崗位職責，作為各部門季度或年度考核的依據之一。第九條 為了加強對公司設備管理，將固定資產中設備建檔范圍定為單位價值在1萬元以上（含1萬元）的設備要立卷歸檔。第十條 凡公司公7、司的員工在經營管理、外事等各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，任何人不得私自占有，由各公司檔案管理人員實施監督，督促定期存檔。第十一條 文件材料一般歸檔一份，重要的或經常使用的可歸檔數份。第十二條 歸檔要求一、歸檔文件材料，應完整、準確、系統，簽署齊全，確定密級，保管期限【保管期限分永久、長期（25-50年）、短期（10-15年）三種】，填寫移交清單，履行交接手續。二、歸檔的文件資料須制成材料優良、符合規定、字跡線條和圖像清晰，手稿須用碳素或藍黑墨水書寫，粘貼、裝訂應符合檔案保護的要求。三、歸檔的文件資料應是原件（文件里頁允許打印，但封面必須手工簽署完整）。四、檔案的裝具采用國家標準的科技8、檔案卷皮、卷夾、卷盒和表式。會計檔案按照會計檔案的憑證、帳冊、報表分類組卷,采用會計憑證、帳冊盒。第四章 檔案的保管及庫房管理第十三條 公司公司檔案室應采用防火、防磁的檔案柜。檔案室要控制合適的溫度與濕度。檔案室要做好防盜防護。對案卷保存情況應定期檢查，定期更換防蟲藥物,發現霉變、破損等情況，應立即報告領導并及時采取搶救措施。第十四條 檔案管理人員調動工作時，嚴格做好移交手續。第十五條 嚴禁在檔案室內吸煙及存放易燃易爆物品。第十六條 檔案室是機要重地，未經本公司行政負責人許可，除檔案管理員外任何人不得擅自進入。檔案室應隨手關門，妥善保管好鑰匙，下班前要檢查門窗，切斷電源。第五章 檔案的密級設定9、與保密第十七條 公司公司的檔案分為內部級和保密級二大類；保密級檔案的密級由低到高依次分為：秘密級、機密級、絕密級。按國家有關規定，保密期限原則上為15年以內。具有一定密級的檔案在超過保密時效后，自動解密密級下調一個等級。第十八條 檔案密級的設定由各歸檔部門經理與檔案管理員協商決定，并報本公司總經理審核。第十九條 密級檔案的查閱、借閱需經存檔公司總經理批準后方可辦理查閱、借閱手續。第二十條 銷毀檔案文件,必須嚴格履行批準手續，經由總裁辦主任及存檔公司總經理簽字許可。銷毀時要嚴格檢查、嚴格控制銷毀現場，防止失密、泄密。第二十一條 未經總裁辦主任批準，任何人員不得復制和摘抄密級檔案。第二十二條 對故10、意遺失檔案或故意泄密者，必須依法追究責任。第六章 檔案的借閱與利用第二十三條 公司檔案室內部級檔案資料向公司所有員工開放，提供檔案信息的利用，為公司經營發展服務。需要查閱時應向總裁辦檔案管理人員辦理查閱手續，查閱本部門內部級檔案填寫檔案借閱登記表；查閱其他部門內部級檔案，還需填寫借閱申請單，由存檔部門負責人簽字許可。第二十四條 檔案查閱完畢，須及時歸還，檔案的借閱期限一般為一周，若有特殊原因需延長借閱期限者，應向檔案管理人員辦理需借手續。檔案管理人員應及時催繳，以免檔案材料遺失。檔案管理人員不得將檔案材料拿給無關人員閱讀或憑私人關系隨意借閱。第二十五條 保密檔案的借閱規定一、凡借閱行為應在檔案11、閱覽室進行，任何人未經允許不得將保密檔案帶出檔案室外。如有特殊情況需借出檔案庫房，必須在借閱申請中注明。二、公司各公司各部門只能查閱本部門業務范圍內的保密檔案。三、摘錄批準查閱的保密檔案或對檔案內容進行復制，應在查閱申請單中復制欄內加以說明（批準程序同上），并由檔案管理人員負責操作，在復制件上加蓋“公司公司檔案室”的標識章后，方為有效。第二十六條 政府部門、合作方及外單位來公司公司調閱檔案，必須持政府相關文件、合作方或其他公司的文件或組織介紹信，并寫明查閱內容，內部級文件由公司總裁辦主任簽字；保密機文件由存入公司總經理及公司總裁或副總裁簽字方可借閱。第二十七條 借閱人員必須愛護好檔案。一、查閱檔案的人員，必須愛護檔案材料，維護檔案的完整、清潔并注意摘錄或復制材料的安全和保密。二、檔案管理人員對調閱的檔案材料，必須做到手續清楚，歸還時詳細檢查，如有損壞、拆散、失竊等情況，應及時向行政主管匯報追查處理。第二十八條 凡個人途徑獲取并贈予公司檔案室的具有較高利用價值的檔案，應在建功記星活動中給予記星表彰。