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1、公司檔案分類與檔號編制管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則 第一條 為了更好地規范公司公司的檔案業務。提高管理水平，促進公司檔案工作的整體建設，為公司的經營、管理、決策和各項工作更好地服務，特制定本規定。第二條 本規定制定了公司公司統一的檔案分類原則、方法、類目設置及其所含基本范圍，適用于公司公司以及各子公司檔案的分類整理、組織案卷、排架管理。第三條 公司公司檔案分類的原則是以公司公司的全部檔案為對象，依據公司公司的特點和主要職能,保持文件之間的有機聯系，便于科學的管理和利用。第四條 根據公司公司的2、特點和主要職能，共設置了十二個一級類目，即決策類、監督類、行政管理類、經營管理類、營銷管理類、科學技術類、設備儀器類、基本建設類、會計檔案類、人力資源管理類、實物檔案類及電子檔案類。第五條 檔案的二級類目，是進一步對一級類目的細分。第六條 檔案的三級類目，是按照公司各公司所設板塊進行細分，針對不同的二級類目進行細分，共設置了五個三級類目，及公司板塊（0）、酒店板塊（1）、地產板塊（包括合作公司）（2）、建設板塊（3）、其他板塊（4）。第二章 公司公司檔案分類類目標識、歸檔范圍及保管期限第七條 檔案類目分類號一律采用阿拉伯數字統一編號標識。其表示為：一級類目二級類目三級類目（凡未標注的按照總則規3、劃）歸 檔 范 圍保管期限代號名 稱代號名 稱代號名 稱0決策類1董事會董事會會議文件長期董事會的往來文件、信函長期短期執董會會議文件長期2股東大會股東大會會議文件永久1監督類1監事會監事會會議文件長期監事會往來文件、信函短期2法律事務判決書、調解書、裁定書、仲裁決定書等長期訴狀、答辯狀、代理詞等長期證據材料長期授權委托書長期重大法律事務的請示、報告長期審核公司重大合同、經營行為出具的法律意見長期合同、協議等（非經濟、人事類）長期短期3審計管理政府相關部門關于審計工作的指示、規定、辦法、條例、通知等長期關于審計工作的制度、意見、辦法、通知長期短期年度財務情況審計報告永久關于財經違紀的專題報告長4、期短期領導任期主要經濟指標審計材料長期領導離任經濟責任審計報告長期專項審計報告長期2行政管理類1行政事務外來文件要貫徹執行的決議、決定、條例、規定、指示、通知、通報、函長期短期關于機構成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印信、辦公遷址等文件永久每年度的管理制度匯編長期公司發文（規章、制度、決定、條例、規定、辦法、任免等）永久長期行政各項日常工作的計劃、報告、總結、通知等短期2資產管理關于固定資產申請調撥、報廢、封存的請示、報告及批復永久長期固定資產登記表、清單等短期千元以上除設備以外固定資產的說明書、使用手冊等配套材料至設備報廢3后勤管理本公司有關辦公用品的登記、申請、批示、情況統計等短期本公司用5、印單及重要文件的復印件長期短期有關行政管理方面的合同、協議短期4信息管理本公司信息中心軟件開發標準短期本公司開發或委托開發的計算機系統的全套資料（用戶需求、系統說明、用戶手冊等）長期各類信息數據(若以磁盤、光盤形式保存則歸入13類電子檔案)永久長期3經營管理類1經營決策企業改革，重大經營戰略性決策，企業發展規劃，方針目標管理等長期公司例會的會議紀要長期其它重要會議的會議紀要長期年度經營指標及經營策劃書等相關文件長期年度工作總結、計劃長期2財務管理政府相關主管部門關于財務管理、財政紀律檢查、外匯管理、稅收工作規定、制度、辦法、指示、通知等長期短期關于財務管理、財政紀律檢查的規定、制度、辦法、通知6、等長期短期財務工作計劃、預算、編制說明、總結長期短期有關財務工作會議報告、總結、匯報材料等長期短期有關稅收、稅收工作的意見、通知長期短期經濟合同及協議書長期短期資金借款合同、協議等長期資金擔保合同、協議等長期銀行承兌匯票、商業承兌匯票、支票、本票等有關票據的復印件長期互保單位基本資料短期成本定額管理文件短期成本分析文件材料短期經濟核算及其依據材料短期經濟活動分析文件材料短期有關經濟核算的組織機構與規章制度等長期3投資管理公司有關投資協議、章程長期股權變更、轉讓協議、中介機構的審計評估報告長期資產管理相關文件長期項目可行性研究報告、合同、協議等長期項目資料、介紹等短期疑難應收款的管理制度、辦法、7、操作程序等長期疑難應收款各類統計表短期企業注銷方面的申請與批復文件長期有關企業清算的決議、清算報告及相關的審計報告、財務報表等長期清企各類資料（如：企業證照、公司及財務公章、會計憑證、帳簿等）長期4物資管理物資政策及貨源狀況的調查材料短期物資供應計劃。物資申請或采購計劃。短期物資合同（訂貨、采購）、物資運輸及到貨臺帳等。長期短期存貨管理文件材料。長期驗收入庫文件。短期物資發放憑證。短期廢舊物資回收、修理、利用方面形成的記錄。短期4營銷管理類1市場-銷售市場調查報告及調查所得材料等。長期市場預測方面的報告、計劃、分析等長期產品銷售計劃及其編制依據材料長期有關銷售策略以及考核等文件材料長期銷售合同8、協議的履約管理臺帳、統計表長期廣告、樣本、展銷等宣傳材料短期2客戶資料用戶資料(包括用戶聯系方式、資信、履約情況及往來重要信函等)長期銷售合同、協議長期售后服務文件材料長期5科學技術類1工藝技術工藝、技術相關文件（如施工工藝）長期產品、服務相關文件（如招牌菜制作工藝）長期6設備設施類1辦公設備設施購置、驗收、調試文件長期使用維修文件長期舊設備處理文件長期2生產設備設施購置、驗收、調試階段相關文件長期使用維修階段產生文件長期更新改造階段文件長期舊設備處理文件長期3車輛有關車輛管理的材料（采購過程、產權證、保險單、維修記錄等）長期7基本建設類1翰鴻建設按照項目分類立項階段文件（項目申報、地質勘探9、使用土地、動拆遷、工程申照、招投標及項目監理方面的合同、協議、報告等文件）。永久長期2翰鴻置業按照項目分類設計階段文件（擴初設計、施工設計圖紙、說明和設計合同、設計計算書及說明書、工程概算等）永久短期3遼寧金泰地產按照項目分類施工階段文件（土建工程和水電安裝工程的施工合同、協議、預決算、竣工圖、施工技術資料、技術管理資料、施工管理資料；工藝設備安裝工程等）永久短期4海景房地產按照項目分類竣工階段文件（初驗文件材料、試生產文件材料、竣工驗收文件、審計文件、聲像材料等）永久長期5臥龍灣實業按照項目分類8會計檔案類1憑證原始憑證、記帳憑證、匯總憑證等15年 其中：涉及外事和入股的會計憑證永久2帳簿10、現金和銀行存款日記帳25年明細帳15年總帳15年固定資產臺帳（卡片）固定資產報廢 清理后保存5年輔助帳冊、備查薄15年涉及外事和入股的帳冊永久3報表月、季度會計報表（包括文字分析）3年年度會計報表（包括文字分析）永久4其它會計移交清單15年會計檔案保管清冊永久會計檔案銷毀清單25年銀行余額調節表5年銀行對帳單5年9人力資源管理類1人事政府相關部門關于人事政策、法規性文件、規定、辦法、條例、通知等長期高管人員任免文件永久每年的員工名冊永久在職員工檔案長期短期薪酬制度、福利制度、績效考核辦法、員工手冊等長期組織機構設置、部門職能、崗位描述等材料長期2企業文化商標設計、注冊、報批等相關文件永久企業CI策劃、設計、應用等相關文件永久3.報等公司內部刊物長期短期10實物檔案類1證書永久長期2獎狀3獎杯(牌)11電子檔案類1光盤反映公司主要職能活動、存有公司重要的數據信息、重要文件、照片、錄音、錄像的光盤資料永久長期2其他永久長期第八條 檔號的組成檔案的檔號由一級類號、二級類號、三級類號、年份、點、短線、案卷流水號和斜線、卷內流水號組成。類目之間以點分隔開。其中案卷為一不可分割的整體的，可省略卷內流水號；案卷為實物的，案卷流水號即為實物流水號。編號格式和示例 / 卷內流水號 案卷流水號 年份（用四位表示） 三級類目 二級類目 一級類目