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1、房產置業公司員工檔案保管借閱管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.0目的為配合公司檔案室根據公司管理要求和客觀需要予以管理，確保檔案及相關信息的完整和安全，特制定本制度。2.0范圍 本制度適用于全公司。3.0術語3.1員工檔案（人事檔案）：是全面考察、了解和正確考評、使用員工的依據，員工信息是準確了解公司人力資源現狀，以便進行短期和長期人力資源規劃的依據，員工檔案和信息管理工作是人力資源工作的重要組成部分。3.2員工信息管理：是指根據公司現在或將來可能的需要，對員工檔案及其他文件材料進行加工、整理、提煉而形成2、的規范、有序的公司員工的人事資料。4.0職責4.1人力資源部人力資源部對收集到的歸檔材料按制度進行整理、裝訂，并按員工順序號進行存放保管；為確保檔案的準確，每半年對內部檔案進行檢查、核對；對保存的內部檔案應不定期查看，做到防蛀、防潮；每年年底清理當年離職員工內部檔案。5.0內容5.1員工檔案包括員工的人事檔案材料和內部檔案（員工進入公司后根據公司有關制度形成的應該歸檔的各種材料）。5.1.1內部檔案材料：員工求職資料；員工的應聘資料及簽署的各類協議；員工本人提供的身份證、學歷證、學位證、外語等級證書、戶口本、各種資格證以及其他相關證件的復印件；1寸近期免冠照片2張；員工轉正申請表、異動交接手續3、解除勞動合同協議、員工履歷表、勞動合同等；綜合一覽表：反映員工的職務、崗位變遷情況及獎懲、違紀記錄等情況；其他能反映員工情況的綜合材料，如：述職報告、培訓記錄等。5.1.2內部檔案的收集和補充：公司員工內部檔案應及時、全面地收集到公司檔案室統一保管。各部門應主動將平時形成的公司員工應歸檔材料及時送交人力資源部審核后歸檔。駐外機構在當地招聘的人員，須建立詳細的人事資料存檔備查，并將所招聘的主要個人資料整理匯總后交人力資源部審核后存檔。檔案管理人員根據公司文件，收集公司員工的工作調配、干部任免、職稱評聘等材料。人力資源部可根據需要和檔案材料欠缺情況，通知有關人員補充材料。各部門人員應協助人力資源4、部做好檔案收集和補充工作。檔案管理人員對收集到的存檔材料應進行認真鑒別，存檔材料應真實準確、完整齊全、文字清楚。 5.2內部檔案的保管人力資源部對收集到的歸檔材料按制度進行整理、裝訂，并按員工順序號進行存放保管；為確保檔案的準確，每半年對內部檔案進行檢查、核對；對保存的內部檔案應不定期查看，做到防蛀、防潮；每年年底清理當年離職員工內部檔案。5.3內部檔案的查（借）閱5.3.1查（借）閱員工內部檔案的人員，須是部門經理級以上管理人員，且只能查（借）閱其下屬的檔案；5.3.2除職能部門外，一般不得跨部門查（借）閱員工內部檔案；5.3.3如確有必要，只能查（借）閱同級以下人員檔案并經被查人上級領導同5、意；5.3.4查（借）閱員工內部檔案的人員須按要求填寫員工檔案調閱登記表，經分管副總經理批準后方可查（借）閱。5.3.5公司員工內部檔案一般不外借，特殊情況需借閱，借用人須說明充分理由并報總經理批準；檔案借出時間不超過2天，如需超期借閱，應補辦手續，借閱人員應妥善保管被借檔案，確保被借檔案的安全和保密。5.4員工信息管理5.4.1員工信息的建立和收集、補充：據收集的員工內部檔案，提煉、整理所需各類相關信息，建立人力資源信息管理系統；根據公司相關文件，收集公司設置和人員調整情況及員工異動、職務變化情況并及時修改、補充相關人事信息；及時向人力資源部提供部門人員異動信息。5.4.2員工信息的查詢：除6、職能部門外，查詢員工信息只能是部門經理級以上的管理人員，且只能查詢下屬部門的員工信息；部門經理級以下員工因工作或項目需要查詢公司員工信息，須經部門負責人同意，并報分管副總批準；對查詢事務按公司制度辦理，由人力資源部負責管理。5.4.3員工信息的統計和分析：人力資源部統計月末員工基本情況（如當月員工人數、員工流入和流出情況等），并制作員工信息統計報表；人力資源部統計職能部門所需信息報表和查詢部門所需臨時報表；人力資源部根據每月月末信息報表統計員工流失情況和制作季末、年末報表，分析當年人力資源發展趨勢。 5.4.4員工信息的上報和存檔：人力資源部于每月10號前上報上月統計資料總經理；人力資源部月末、季末、年末報表應統一歸檔管理。