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1、房地產公司檔案資料管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xxXX房地產公司檔案管理制度文件編號版 次頁 次分頁編號：發行日期1目的：為了建立健全的檔案管理制度，明確工作程序和職責，確保歸檔完整，防止檔案流失和方便查閱，特制訂本制度。2管理職責：綜合管理部及檔案管理員負責制度的貫徹及在各部門執行檢查，加強對檔案管理的業務領導及工作實務的指導實施。3適用范圍：集團總部及各子公司。4檔案收集：原則上由集團總部各部門對工作開展中所產生的具有保存價值的證件、文件、圖像、照片、錄間、錄像等材料進行分類，擬出各部門歸檔目錄，提2、交檔案管理員，按照檔案性質予以收集、分類、歸檔。41綜合管理部BGS：411證件類：公司的房產證、土地所有權或使用權證、固定資產憑證、營業執照、資質證書、組織機構代碼證、進出口資格證、高新技術企業證、進出口生產許可證及質檢證、股權證、債權證等。412公文類：公司管理機構形成的各種規章、制度、會議、決策、會議紀要、申請、批復、通報、報告、通知、函等，以及各類外來文件。413經營管理類：各種記錄、宣傳、情報信息和專利性文件資料。414法律事務類：投資各方簽訂的合同、協議及其他法律事務方面的文件材料。415饋贈性資料：上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工3、藝制品等。41. 6人事資料：勞動工資、人事事務、對員工教育培訓方面的文件材料。42計劃財務部JC：國稅、地稅登記證等相關證件，財務管理的各種帳冊、報表、票據、憑證和文件材料。43工程管理部、項目經理部XM：項目開發、工程管理施工、竣工驗收等方面的的資料。4. 4 市場營銷部：市場營銷資料，各種市場分析報表等。 5歸檔時間：51BGS檔案：證件類一經形成及時入檔；辦理完畢的具有保存價值的各種資料，在三日內立卷入檔。52BGS人事檔案：一經形成及時入檔。 53JC檔案：按財務管理制度要求入檔。54XM檔案：以施工項目為單位，工程準備階段文件一經形成及時入檔，施工過程中產生的文件由部門每半月一次整4、理分類，做出文件清單入檔。 6檔案保管：檔案管理員對檔案管理負完全責任，若檔案丟失或擅自泄露檔案機密，視情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究法律責任。61集中管理：入檔材料集中存放于檔案室，由檔案管理員專人負責。62建立檢索目錄：入檔文件分門別類建立檢索目錄，以便檢索、查閱。63歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。64存檔移交手續：641存檔手續：在文件存檔登記表上注明存檔日期、文件名稱、文號、存檔份數，經存檔人簽字確認。文件存檔登記表由檔案管理員保管，不得遺失。642移交手續：檔案管理員若發生人事變動，交接雙方對移交的文件進行檢查，編制移交清單，根據移交清單嚴格驗收，在移交清5、單上簽字并由部門主管監交簽字確認；移交清單一式三份，三方各保存一份，以便查驗。643歸檔的文件自存檔移交三日內做成電子目錄，以電子版形式在局域網上公布，以供核準及查閱。65檔案保密：651檔案密級審定：6511絕密：不能向總經理和特別指出的最小范圍內的相關工作人員以及承辦人以外者公開的公司經營發展中直接影響公司權益的重要決策文件資料。6512機密：不能向總經理和最小范圍內的相關工作人員以及承辦人以外者公開的公司戰略規劃、經營計劃、財務報表、客戶資料、重要會議決定、決議和紀要，以及未公開的價格政策等。6513秘密：不能向總經理及相關人員以外者公司的統計資料、合同和契約以及協議或根據協商而決定的重6、要事項、人事問題、員工人事檔案、薪金收入，以及未公開的市場方案等。6514普通：公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料、宣傳資料。652絕密、機密、秘密文檔屬于受控檔案，要求標明密級，使用單位和個人有責任保守秘密。外出工作人員攜帶受控文件，須經主管部門批準。若發生檔案丟失或可能存在泄密，必須及時向上反映，采取措施，防止擴散。66檔案保管年限 661永久保存：（1）公司章程（2）股東名冊（3）組織規程及辦事細則（4）董事會及股東會紀錄（5）財務報表（6）政府機關核準文件（7）不動產所有權及其他債權憑證（8）建設工程竣工資料（9）其他經核定須永久保存的文書662長期保存（50年以下至10年7、以上）：（1）預算、決算書類（2）會計憑證（3）事業計劃資料（4）其他經核定須保存10年的文書663短期保存：（1）1年保存：期滿或解除之合約（2）其他經核定保存5年的文書664 一年保存：結案后無長期保存必要的。7檔案借用：71內部人員借用：711普通檔案借用：公司內部人員借用檔案，都必須填寫借用登記表，注明借用時間、文件名稱、文號、份數、歸還時間，并經借用人簽字確認。712受控檔案借用：公司內部人員借用受控檔案，須經總經理批準后方可辦理借用手續。713外部人員借用：公司外部人員借用本集團檔案均須經過總經理批準方可借用。714歸還：借用者按時歸還借用檔案，若到期未還，檔案管理員必須及時予以追討，并于檔案歸還時仔細檢查檔案是否完整，若發生丟失、泄密或其他損壞行為由借用者承擔責任，視情節輕重予以處理。8檔案銷毀：81任何部門或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案。82保存期滿的檔案，經有關部門審核，報總經理批準給予銷毀，由審核人及經辦人簽字確認以備后查。