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1、智能產業公司檔案工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案工作管理制度今日之文件，明日之歷史。為保證公司文件的完整，便于查找使用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計等工作，特制定本制度。一、管理部門綜合部是公司文書檔案的管理部門，其主要職責如下：（1）制定或參與制定檔案工作的規章制度。（2）對公司其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督。（3）做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。（5）提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。二、文件材料的收集2、（一）收集主體各部門應確定檔案主管，負責收集、整理、移交和保管該部門的檔案資料。檔案主管應由責任心強、工作態度認真仔細的員工兼任，并定期參加公司組織的統一培訓。（二）收集范圍凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片、影音資料等都要齊全完整地收集起來。其中應以公司產生的具有長遠或重要參考價值的文件材料作為保存的重點。具體包括以下各項：1、上級來文（1）上級機關下發的需要貫徹執行的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司落實的文件。（2）上級領導視察、檢查公司工作時的重要批示講話、題詞、照片和錄像等材料。2、公司文件材料 （1）會議文3、件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等。（2）公司頒發（包括轉發）的各種正式文件的簽發稿、印制稿、重要文件的修改稿。（3）公司的請示與上級批復文件，下級單位的請示與公司的批復文件。（4）公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告。（5）反映公司業務活動和科學技術管理的專業文件材料。（6）公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料。（7）公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機盤片等）、財務報表、憑證、帳薄、審計等文件材料。（8）公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料。（9）公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄；從外單位帶回的與公司有關的未經文書處理登記4、的文件材料。（10）公司基本建設工程施工竣工、購置大型設備的文件材料，公司直接管理的科研、生產、建設項目的科技文件材料。（11）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織綱要、人員編制等文件材料。（12）公司制訂的工作條例、章程、制度等文件材料。（13）公司的歷史沿革、大事紀、年鑒，反映公司重要活動的簡報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件。（14）公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、工人手冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休、離休等工作及獎懲等文件材料。（15）公司員工轉移工資、行政、黨5、團、工會組織介紹信及存根。（16）公司財產、物資、檔案等交接憑證、清冊。（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本。（18）公司簽訂的各種合同、協議等材料。（19）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考查總結、重要簡報、會議紀錄、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等。（20）各種普查工作中形成的文件材料。各部門歸檔內容明細詳見附件一各部門歸檔內容明細表。（三）收集中應注意的問題1、公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。2、正文和附件要同時收集。3、一般文件只存印本和完稿，其他底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。4、作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、6、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整后再立卷歸檔。5、有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。6、有請示無批復或有批復無請示的文件，應當查明原因，采取補救措施補齊，沒有書面文件的，應當注明并蓋公章。7、用鉛筆、圓珠筆或復寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位復制。8、經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。三、立卷歸檔公文立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。1、文件材料的分類按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據事先編好的立卷類目，采7、取相應的措施進行分類。2、立卷、歸檔分工（1）各部門形成的需自行存檔的文件材料由各部門自行立卷、歸檔，凡公司文秘檔案、人事檔案、各類合同、證件原件以及其他非專業性文件，由綜合部統一立卷、歸檔。（2）需存檔的文件資料原則上由綜合部保管原件，各部門保管復印件。如確因工作所需不便移交原件的，應提交電子文件或復件，同時應向綜合部提交書面申請，寫明留用文件資料原件的理由及期限、保管人員、原件名稱、頁數、制作單位、制作時間、編號等，并經部門負責人或分管領導簽字批準。（詳見附件二：重要文件資料部門留用申請表）（3）各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。（4）8、具有不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。3、電子文件的歸檔要求（1）電子文件的邏輯歸檔，按照歸檔鑒定標識進行，將管理權從網絡上移交檔案部門。其歸檔工作，除存儲格式和位置不變外，其它均應參照國家文件歸檔的有關規定執行。（2）把帶有歸檔標識的電子文件集中拷貝至耐久性的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，第3套異地保存。對于加密電子文件，則應解密后再完成上述工作。（3）保存電子文件的載體，按優先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤、可擦寫光盤等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。（4）存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫檔號、題名、密級、保9、管期限、硬件及軟件環境等。電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態。（5）將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表。（6）需要長期保存的電子文件，應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一類型載體上，如果采用專用軟件，應將軟件及相關數據存在同一載體上。（7）原電子文件載體在完成電子文件歸檔后， 在其形成部門保留時間至少1年。（8）在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件，應按上述歸檔過程完成物理歸檔。4、檔案保管（1）檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。（2）膠片、照片、磁帶專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。（3）底圖入庫要認10、真檢查，平放或卷放。（4）庫藏檔案定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或復制。5、歸檔時間 各部門每月的文件材料在辦理完畢后，要求在次月的15號以前整理歸檔，編制文件目錄，向綜合部移交。各部門負責人、分管領導應當督促其部門按時移交歸檔材料。6、歸檔手續移交檔案必須制作移交清單，一式兩份，寫明文件標題、文件頁數、文件數量、移交時間等，交接雙方要簽名蓋章。（詳見附件三：歸檔移交清單）四、檔案借閱（1）借閱檔案必須當面點清楚，并辦理借閱手續，由借閱人填寫借閱申請單，經所在部門主任及保管部門主任簽字后借閱。（詳見附件四：檔案借閱申請表）借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。公11、司經營發展決策中的秘密事項、重要合同、客戶貿易渠道、項目可行性研究報告、底圖、重要財務信息以及其他重要檔案借閱時不得帶出存檔部門。（2）借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。（3）借閱時間最長不能超過一個月，確因工作需要不能到期歸者，要說明情況辦理續借手續。（4）歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記薄上及時注銷。（5）凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。五、檔案銷毀（1）對已過期并失去保存價值的文件材料，經公司領導批準，可以定期銷毀。（2）銷毀秘密公文，應進行登記，由2人以上監督，保證不丟失、不漏銷。六、檔案統計（1）及時對檔案數量、鑒定情況、利用情況進行統計。（2）除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。（3）對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。（4）統計數字要準確真實。（5）定期編制專題資料。七、檔案保密（1）檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放設鎖，無關人員不得接觸。（2）不得傳播、議論有關機密問題。（3）檔案資料不準帶到公共場所。本制度由綜合部負責解釋；自印發之日起執行。