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1、機(jī)電控股公司會(huì)計(jì)檔案工作管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 會(huì)計(jì)檔案管理制度第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)XX機(jī)電控股有限責(zé)任公司（以下簡稱公司）所屬企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理，根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局XX年制定的會(huì)計(jì)檔案管理辦法，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本制度。第二條 公司所屬企事業(yè)單位，均應(yīng)依照本制度管理會(huì)計(jì)檔案。第三條 會(huì)計(jì)檔案較多的企業(yè)應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案分室，負(fù)責(zé)本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和提供利用工作。第四條 企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理部門的分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專職或兼職的會(huì)計(jì)2、檔案員（出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案），配備相應(yīng)的檔案庫房、裝具，逐步改善會(huì)計(jì)檔案保管條件，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。第二章 會(huì)計(jì)檔案分類第五條 會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映本企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括： 1、財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，以及其他財(cái)務(wù)報(bào)告。 2、會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)賬、輔助賬簿，以及其他會(huì)計(jì)賬簿。 3、會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證，匯總記賬憑證，以及其他會(huì)計(jì)憑證。 4、工資發(fā)放名冊(cè)。 5、其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表及對(duì)3、賬單、稅務(wù)資料、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)（或案卷目錄）、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。第六條 會(huì)計(jì)檔案的整理和立卷 1、會(huì)計(jì)年度終了要將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案整理立卷。各種會(huì)計(jì)檔案、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表按本立卷，每本為一卷，按卷順序編號(hào)。 2、會(huì)計(jì)憑證按全年順序統(tǒng)一編號(hào)，卷號(hào)應(yīng)與會(huì)計(jì)憑證封面的冊(cè)數(shù)編號(hào)一致。 3、會(huì)計(jì)賬簿按保管期限分類編制卷號(hào)（1）現(xiàn)金、銀行存款（借款）日記賬，全年按順序編制卷號(hào)。（2）總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬，全年按順序編制卷號(hào)。 4、會(huì)計(jì)報(bào)表按保管期限分別編制卷號(hào)（l）月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表，全年按順序編制卷號(hào)。（2）年度會(huì)計(jì)報(bào)表，全年按順序編制卷號(hào)。 4、5、單獨(dú)裝訂的立卷項(xiàng)目（1）涉及外事及對(duì)私改造等有關(guān)會(huì)計(jì)資料，要單獨(dú)裝訂立卷，單獨(dú)編制卷號(hào)。（2）會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，要單獨(dú)裝訂立卷，單獨(dú)編制卷號(hào)。第三章 會(huì)計(jì)檔案的管理第七條 會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管 1、當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)年度終了，可暫由各企業(yè)財(cái)務(wù)部門保管一年。 2、年度終了，各企業(yè)財(cái)務(wù)部門要將會(huì)計(jì)檔案分門別類登記造卅并填寫“會(huì)計(jì)檔案案卷目錄”表一式二份，一份隨會(huì)計(jì)檔案存放，一份由保管部門簽章后退回財(cái)務(wù)部門，以明確責(zé)任。 3、會(huì)計(jì)檔案管理部門應(yīng)分別建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案借閱登記清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，將歷年會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、保管期限、存放地點(diǎn)等情況登記清楚。 45、財(cái)務(wù)部門要指定專人管理會(huì)計(jì)檔案，具體負(fù)責(zé)移交前的會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管工作，期滿后負(fù)責(zé)移交檔案管理部門。 5、會(huì)計(jì)檔案管理部門的工作人員，要負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的接收、整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。 6、企業(yè)有條件時(shí)單獨(dú)設(shè)立檔案室，配備專用檔案柜等有關(guān)設(shè)備。做到存放有序、碼放整齊、調(diào)閱方便等。 7、機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案保管人員工作變動(dòng)時(shí)，要辦理交接手續(xù)，原檔案管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，交給接替人員；接替人員應(yīng)將全部案卷逐一清點(diǎn)，清點(diǎn)無誤后交接雙方在清冊(cè)上簽字。第八條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年25年5類（詳見附6、表）。上述保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本制度附表所列期限執(zhí)行。各企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本制度不相符的，要以比照類似檔案的保管期限辦理。保存會(huì)計(jì)檔案資料應(yīng)做到防盜、防火、防潮、防蟲，磁性介質(zhì)還要防熱、防磁、防凍。第九條 會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù) 1、會(huì)計(jì)檔案需要借閱時(shí)，檔案管理人員要填寫會(huì)計(jì)檔案借閱登記清冊(cè)，要將借閱人的姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸還日期等情況進(jìn)行記。 2、外單位借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。 3、企業(yè)內(nèi)部人員或部門借閱會(huì)計(jì)檔案，要經(jīng)過財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。 4、借閱人員查閱7、檔案時(shí)，檔案管理人員要在場監(jiān)督，不得離開，查閱人員均不得在案卷中勾劃或拆散原案卷，更不得抽換案卷的有關(guān)內(nèi)容。 5、借閱人員需要攜帶檔案外出時(shí)，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。需要復(fù)制的也必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 6、會(huì)計(jì)檔案管理人員要嚴(yán)格掌握借閱期限，過期不還的要及時(shí)摧還，以免造成丟失。第十條 會(huì)計(jì)檔案銷毀手續(xù) 1、保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，由會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，財(cái)務(wù)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。經(jīng)本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查后，以書面形式報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。 2、對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)檔案和有關(guān)憑證，要單獨(dú)抽出另行立卷，直至保留到確無保存價(jià)值時(shí)，或結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。 3、會(huì)計(jì)檔案8、銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。 4、銷毀后，經(jīng)辦人員要在“銷毀審批單”上簽字或蓋章，審批單和銷毀清冊(cè)一并歸入檔案備查。第十一條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)、產(chǎn)權(quán)等原始憑證不得銷毀。應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)（或案卷目錄）中列明。第十二條 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。存貯于磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料在未打印成書面資料前要妥善保管。根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)量的大小和計(jì)算機(jī)的存貯能力而定復(fù)制備份數(shù)據(jù)的時(shí)間間隔，以及清除數(shù)據(jù)的時(shí)間間隔。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份應(yīng)分別存于9、兩個(gè)以上不同的建筑物內(nèi)。第十三條 企業(yè)因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，移交上級(jí)主管部門代管；二級(jí)企業(yè)的下屬部門有上述情況者，其會(huì)計(jì)檔案仍由歸口單位檔案室分管企業(yè)合并后原單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保存；企業(yè)合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍由原各單位保管。第十四條 移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的企業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。10、交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名蓋章。第十五條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，由二級(jí)企業(yè)的秘書部門按行政類檔案管理歸檔。第十六條 各企業(yè)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)本企業(yè)所屬企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督并定期組織檢查。第四章 附 則第十七條 本制度由公司資產(chǎn)財(cái)務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)解釋。第十八條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案期限表序號(hào)檔案名稱保管期限備注一會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年二會(huì)計(jì)賬簿類4總賬15年包括日記賬5明細(xì)賬15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年8輔助賬簿15年三財(cái)務(wù)報(bào)告類包括各級(jí)主11、管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告9月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年包括文字分析10年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久包括文字分析四其他類11會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年12會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久13會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久14銀行余額調(diào)節(jié)表5 年15銀行對(duì)賬單5年16稅務(wù)資料5年事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案期限表序號(hào)檔案名稱保管期限備注一會(huì)計(jì)憑證類1事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證15年包括原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表二會(huì)計(jì)賬簿類2日記賬15年3總賬15年4明細(xì)分類、分戶賬或登記簿25年5現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬6固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片）固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年三財(cái)務(wù)報(bào)告類7單位決算永久8基本建設(shè)撥、貨款年報(bào)（決算）永久9單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表5年所屬單位報(bào)送的保管2年四其他類11會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年12會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久13會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久14銀行對(duì)賬單、調(diào)節(jié)表5 年