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1、汽車貿易公司檔案借閱與管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx汽車貿易公司檔案管理制度第一條檔案管理的內容1. 企業檔案是指公司在各項工作中，如：投資、經營、生產、基建等活動中形成全部檔案的總合，以科技檔案為主體，包括文書、會計的聲像檔案，以及各公司、部門形成的業 務檔案材料。2. 檔案管理堅持集中統一管理的原則，實行二級管理體制：公司綜合檔案室和各部門兼職檔案員。第二條綜合檔案室的基本任務1. 積極宣傳，貫徹執行國家檔案法和上級有關檔案管理的指示精神。2、接受各部門移交的檔案資料，分門別類組卷和密級分類、保管2、。3、堅持檔案為企業服務的原則，對部門檔案資料管理進行業務指導，辦好閱覽室，為充分利用檔案資料提供良好條件。4. 定期中請上報和組織檔案的鑒定及銷毀工作。5、做好檔案的紀錄、統計及檔案網絡化管理工作。6. 主動出具檔案提交清冊，督促各部門提交相關檔案，確保檔案及時.完備。第三條 部門檔案管理的基本任務1. 認真收集、整理和保管本部門所形成的檔案資料。2、按照每年度公司行政中心下發之關丁收集檔案資料的通知及“檔案資料收集明細表”的要求，向公司綜合檔案室移交檔案資料。第四條 文件材料歸檔的質量要求1、所有歸檔資料不得用鉛筆和圓珠筆書寫，否則要有相應的復印件。2、歸檔文件資料必須完整、準確、真實的反3、映歷史過程。3、檔案文件資料必須層次分明，符合其形成規律。4、歸檔的照片、光盤、錄咅（像）帶必須附有說明和獨立的包裝物。第五條檔案資料移交綜合歸檔時間1、文書、財務類檔案于次年一季度開始公司各部門按歸檔計劃移交綜合檔案室。2、科技檔案資料在工程竣工后三個月移交綜合檔案室。3、各類前期手續、證件、圖紙和參觀學習考察及參加各種會議收集的文件資料要及時 移交檔案室。4、移交時要標出所交檔案資料符合實際內容的名稱和標題，卷內要有目錄，并寫出移 交清單一式兩份，交接雙方簽字。第六條檔案管理1、檔案管理員在接受歸檔的文件材料后，要按規范及時加工整理、分類、設定保存期 限、編目歸檔。文件資料的保存年限可參照4、以下標準設定：（1）永久保存文書：包括黨組例會記錄、重要的制度性規定；重要的契約書、協議書、登記注冊文書；重要的政府許可證書；有關局（公司）歷史的文書；決算書和其他重要文書。（2）保存10年文書：包扌舌請求審批提案文書；人事任命文書；獎金工資與津貼有關文 書；財務會計賬簿、傳票與會計分析報表；永久保存以外的重要文書。（3）保存5年文書：指不需要保存1O年的次重要文書。（4）保存一年文書：指無關緊要或者臨時性文書。如果是調查報告原件，則由所在部 門主管負責確定保存年限。2、檔案資料要分類設庫，專人管理。3、每年要進行一次庫存檔案的清理核對，做到帳、卡、物相符，對變質、損壞的檔案 資料及時進行修補5、和復制。4、檔案室要嚴禁煙火，庫房內不得存放食物，下班后要關閉門窗、落鎖，注意防盜， 注意檢查溫度、濕度儀，及時采取防潮防蟲措施。5、庫存檔案不得隨意拆散、撕和涂改。6、綜合檔案室根據保管期限的規定，提出鑒定報告，登記造冊，待檔案管理部門主管 領導批準后組織專人監督銷毀，監毀人員要在銷毀清單上簽字存檔。7、銷毀方式：所有文件的銷毀均不得以垃圾或廢品變賣，一般文件可以碎紙機進行銷 毀，重要、機密文件須焚毀。第七條檔案借閱制度1、凡本公司職工均可借閱檔案資料，但對機要、保密、財務等檔案資料借閱時，需經公司有關領導批準，方可借閱。2、檔案資料未經批準，不得復制。3、檔案資料原則上不準借出拿走，只許在6、檔案閱覽室閱覽，確有特殊情況借出時，需 經公司有關領導批準，但不準轉借他人。4、借閱檔案時，不得撕折、涂改、做標記。5、借閱檔案資料要當面點清份數，辦理手續。檔案借閱人員在借閱期間應妥善保管好所借檔案資料，用后及時歸還，出現檔案遺失者，將按公司相關規定進行處罰。6、公司員工因調離、退休時，要及時歸還圖書資料，否則不得辦理手續。（1）公司員工離職時，若有未歸還檔案資料，需先歸還檔案資料；若檔案資料還在使 用中無法歸還時，須將與工作接手人員的交接證明備案一份留檔案室，否則，行政部不予辦 理離職手續。（2）公司重要文件：人事檔案資料、公司土地證、房產證、規劃證、組建變更類等文 件借閱時，須經理級以上7、人員親自辦理借閱手續，借閱手續需立檔部門經理簽字，借閱部門 經理簽字及立檔部門總監級（副總級）以上領導簽字。此類文件不對普通員工借閱。（3）內部購房人員借房產證時，一般情況不對外借出，員工可在公司副總級以上領導 簽字批準后到檔案室查看或借出復印件；如因特殊情況確需借出時（如售房或其他情況，房 產證借出后行政部無法控制其絕對能交還），行政部憑經公司副總級以上領導簽字批準的申 請單借出，在申請單上應注明以下情況（可在備注欄中填寫）： 是否需要向公司補交費用。 如需向公司補交費用，請公司財務部門岀具費用己經補交完畢的證明。檔案室管理人員應據以上內容查驗清楚后方可借出。7、如因檔案管理員管理不善使檔案資料造成重大損壞或丟失的，按照公司員工手冊 中的相關規定予以處罰。如因檔案員管理不善或不遵守公司保密規定造成資料泄密者，視情 節輕重據公司員工手冊進行相應懲罰、或承擔相應法律責任。第八條本制度由行政管理中心負責解釋、修訂。第九條 本制度自下發之日起實施。