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1、爆破工程公司檔案資料歸檔及交接管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為了規(guī)范公司經營管理中所涉及的各類文件檔案資料的管理工作，防范和避免由于檔案資料保存不完整、資料不全、保管責任人不明確等潛在隱患，防止因文件檔案的缺失給公司帶來損失，使公司經營管理有序、規(guī)范、健康發(fā)展，特制定本規(guī)定。第二章 定義及范圍第二條 本規(guī)定所稱的文件檔案資料是指公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。第2、三條 包括但不限于公司的房產、土地、工商執(zhí)照、稅務登記證及其他經營管理中需要保管的相關權利憑證、司法行政機關等部門下發(fā)的裁決書、判決書等法律文書、人力資源招聘、辭退、工傷、職業(yè)病等資料、工程實施合同、變更修改解除合同補充協(xié)議等交易資料、財務對帳確認單據(jù)、發(fā)票、匯回款財務憑證等文件資料及經營管理當中所形成的其他需要納入經營管理的其他文件檔案資料等。第三章 職責第四條 綜合事務部對以公司名義對內外所形成的所有文件檔案資料的管理工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一制度進行監(jiān)督和指導。第五條 各部（室）應當按自己的工作職責范圍，建立本部門的檔案資料管理系統(tǒng)。第六條 各部（室）的專職、兼職文檔管理人員負責本部門文件檔3、案的具體管理工作，管理人員的姓名及其保管文件范圍將在公司內網上公開，以便本部門及其它部門相關工作人員與其聯(lián)系。第四章 檔案資料歸檔管理規(guī)定第七條 各部（室）應當對本職崗位職責范圍內所形成的文件檔案資料進行管理，建立檔案資料檢索、查詢、借閱登記制度，防范由于管理不嚴導致文件檔案資料丟失、需要時無法查詢或查詢不到等情況的發(fā)生。因此規(guī)定： 一 工程管理部負責管理工程實施項目中各種信息文件。管理的文件資料包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、電子聲像文件等；二 倉儲安監(jiān)部應當對出入庫登記、檢驗等文件資料進行統(tǒng)一分類管理,并且相關文件資料檔案要具備相關責任人或公司簽字蓋章確認； 三 業(yè)務部應當對與客4、戶之間商務活動所產生的所有交易文件資料進行統(tǒng)一分類管理，客戶信息收集匯總、業(yè)務合同、業(yè)績目標、銷售統(tǒng)計等相關資料進行歸檔。業(yè)務部人員不得私自保管、留存任何的交易憑證原件或傳真件；四 財務部門對于所有的財務會計憑證或涉及其他部門需要由財務部門統(tǒng)一管理的文件資料應當按法律、法規(guī)、會計準則及公司相關規(guī)章制度的規(guī)定進行歸檔管理；五 綜合事務部負責管理公司經營過程中所涉及的所有文件檔案資料的歸檔管理工作；六 除上述部門以外的其他各項目部，應當對本職責范圍內所形成的文件資料進行統(tǒng)一的歸檔管理。第八條 綜合事務部負責對以公司名義發(fā)布或以公司名義對外所簽訂、形成的文件檔案資料等的歸檔管理工作。第九條 檔案內容5、包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料。1.檔案管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類做好收集、整理、立卷、歸檔工作。 2.檔案管理員的歸檔立卷：1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)，均應齊全完整；2）在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開；3）不同年度的文件一般不得在一起立卷；第五章 檔案資料歸檔及交接第九條 各部（室）應當根據(jù)文件資料的性質，進行檔案編號統(tǒng)一管理。向綜合事務部、財務部、倉儲安監(jiān)部等要害部門遞交重要的文件檔案資料時，需要由接收部門的責任人進行登記備案，登記備案時應當注明提交6、部門、經手人、接受人、提交時間等必備信息；同時，接收人應當向提交人出具書面簽收單。第十條 對于本部門自行管理的文件檔案，應當自形成并生效之日起10日內歸檔管理。需要轉由專門部門管理的文件檔案，須在文件產生（簽定）日的次日起（如果有雙方或多方簽字蓋章的，以最后的簽字、蓋章日為準）15日內將原件交至相關部門處保管，文件檔案資料形成部門可以保存復印件留存。第十一條 對于合同、協(xié)議等重要的交易憑證，除法律規(guī)定只能形成一份原件的外，一般應當保留兩份原件存檔。第十二條 對于由責任部門保管的文件，因無法查找、遺漏、丟失、缺失、破損、毀滅等原因導致文件檔案資料喪失使用功能的，追究直接管理人員的責任，責任部門負7、責人負連帶責任。根據(jù)具體情況對責任人做出相應制裁。第十三條 檔案資料管理責任人因調離、辭職等原因離開該崗位，應當與接任人員辦理交接清點手續(xù)，交接清楚后方可調離、辭職等。對于未辦理交接手續(xù)或交接不清的，查清責任后按公司規(guī)章制度給予相應處理。 第六章 檔案資料查詢、借閱登記規(guī)定第十四條 檔案管理責任部門應當建立嚴格的查詢、借閱管理制度，根據(jù)檔案資料的性質、重要程度等按公司相關規(guī)章制度的要求，確認查詢、借閱審批權限。一 各部（室）應對本部門的文件分類。本部門人員查詢、借閱部門非常重要的、涉密的文件資料檔案時，需要得到本部門負責人的允許；除工作崗位與該絕密文件相關的，都需要進行登記，記載借閱人姓名、日8、期等信息；二 查詢、借閱其它部門較為重要、涉密的文件資料時，需要向保管部門提交申請，并由經辦人、本部門負責人簽字，然后由保管部門負責人審批并進行登記備案；三 查詢、借閱由綜合事務部和財務審計部保管的文件資料，對于需要保密的，檔案管理員有責任事先確認借閱人是否有權限或經過部門負責人同意。第十五條 對于需要借用、復印的文件，應當根據(jù)文件的重要程度、性質、可復制性劃分審批權限，進行相應的審批和登記管理。一 各部（室）檔案管理員負責統(tǒng)計本部門人員借用文件情況，對于屬于部門的重要、涉密文件，需經部門負責人允許方可借用；電子檔文本未經允許不可以發(fā)送傳遞；二 借用非本部門產生的文件資料檔案時，需要征得保管部9、門負責人的同意，并進行相應的登記。第十六條 發(fā)生對外訴訟等法律事件時，相關部門配合訴訟調查時可以適當降低查詢、借用的審批要求，但仍應當進行嚴格的登記。第七章 檔案資料的保存期限第十七條 對于公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、印章等證照，以及對外簽訂的所有合同原件、房屋產權憑證、土地使用權憑證等代表公司行為所產生的所有文件檔案資料由綜合事務部進行永久保存；公司稅務登記證由財務審計部進行永久保存。第十八條 對于公司在生產經營中產生的與之有關的文件，如董事會決議、人員任命通知、制度原文等有關的資料原件、檔案等應當永久保存。第十九條 各部（室）在生產經營活動中產生的工程項目合同原件、招聘、雇傭合同等文件資10、料應當長期保存（期限應不小于該工程項目的服務期限及招聘、雇傭合同的約定期限）。第二十條 其他按法律規(guī)定應當保存的資料，根據(jù)相關法律規(guī)定確定具體的保存期限。第八章 檔案資料管理的監(jiān)督檢查制度第二十一條 公司將不定期的由綜合事務部組織相關部門人員對各個部門的檔案資料管理工作進行監(jiān)督檢查，并將檢查結果與績效考核指標掛鉤，作為部門及檔案管理責任人績效考核的一項參考內容。第二十二條 對于檢查不合格的部門公司將發(fā)出限期整改通知，經過整改仍達不到要求的，除按第二十一條條款規(guī)定降低部門（個人）績效考核獎勵外，將對相關責任人按公司規(guī)章制度給予處理。第九章 附則第二十三條 本規(guī)定由貴州xx爆破工程有限公司綜合事務部負責解釋，自發(fā)布之日起執(zhí)行。